Memahami Apa itu Kas Kecil, dan Cara Praktis Pencatatannya

Pengelolaan dan pencatatan dana kas kecil harus dilakukan dengan baik dan benar agar operasional perusahaan berjalan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

Pengertian Dana Kas Kecil (Bahasa Inggris: petty cash) adalah sejumlah dana yang disediakan perusahaan dengan tujuan untuk keperluan yang sifatnya rutin. Transaksi-transaksi itu terjadi setiap hari dan nilainya relatif kecil bagi perusahaan tersebut. Bagaimana sistem pengelolaan dan pencatatan dana kecil? Yuk ikuti pembahasan lengkapnya berikut ini…

 

A. Pengertian Dana Kas Kecil (Petty Cash)

Kas kecil adalah salah satu komponen Laporan Posisi Keuangan yang disajikan sebagai bagian dari kas dan setara kas, dan merupakan bagian dari aset lancar atau current asset.

A: Definisi Menurut Para Ahli

Apa yang dimaksud dengan Kas Kecil atau Petty Cash? Agar tidak ragu, atau bahkan tanya dalil, berikut ini saya sajikan 3 pendapat para ahli:

1: Prof. Dr. H. Soepriyanto, M.Si

Mengutip dari buku karyanya, “Dasar-dasar Akuntansi Keuangan”, dituliskan bahwa arti kas kecil adalah sejumlah uang tunai yang dialokasikan untuk memenuhi kebutuhan pembayaran yang nilainya relatif kecil dan mendesak dalam aktivitas operasional sehari-hari.

2: Dr. Imam Subekti, S.E., M.Si

Menurut Dr. Imam Subekti, S.E., M.Si yang disampaikan dalam buku karya penulisannya yang berjudul “Dasar-dasar Akuntansi Keuangan Menengah I” beliau menuliskan bahwa yang dimaksud dengan kas kecil adalah dana tunai yang diatur dan biasnya dipegang atau dikelola oleh karyawan finance yang diberi wewenang pada posisi tertentu.

Tujuan penyisihan dana tersebut adalah untuk memenuhi kebutuhan pembayaran yang bersifat kecil dan seringkali bersifat rutin.

3: Prof. Dr. Moh. Khoirul Anam, M.Si

Menurut Prof. Dr. Moh. Khoirul Anam, M.Si dalam bukunya “Akuntansi Keuangan Lanjutan” mendefinisikan istilah kas kecil atau petty cash adalah sejumlah uang yang dikelola oleh departemen  finance perusahaan untuk mengelola pengeluaran yang bersifat relatid kecil dan seringkali tidak memerlukan persetujuan manajemen tingkat atas.

—-

Dari tiga pendapat yang telah disampaikan oleh 3 ahli di atas, menurut Anda, mana yang sesuai dengan kondisi sebenarnya?

 

B: Sistem Pengelolaan Kas Kecil

Di paragraf pertama sudah disampaikan bahwa dana kas kecil adalah dana yang disediakan oleh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan dana yang jumlahnya relatif kecil.

Dana kas kecil biasanya diambil dan disisihkan kemudiaan dipercayakan kepada seorang karyawan atau pegawai yang khusus mengelola dana itu.

Karyawan yang mengelola dan tersebut dikenal sebagai seorang kasir kas kecil.

Perlu diketahui bahwa ada dua sistim pencatatan kas kecil yang lazim digunakan perusahaan.

Metode pencatatan kas kecil ini harus diperhatikan, sebagai salah satu tahap dalam menyusun Laporan Keuangan, selain pembuatan BUKU BESAR, neraca saldo sampai laporan keuangan LENGKAP.

Dua sistem tersebut adalah :

  1. Sistem Dana Tetap, sistem pengelolaan dana kas kecil dengan menentukan jumlah dana tetap.
  2. Sistem Fluktuasi, sitem pengelolaan dana kas kecil dengan menentukan jumlah dana berfluktuasi.

Sebenarnya tidak ada ketentuan yang mengharuskan suatu perusahaan menggunakan salah satu dari 2 sistem pencatatan tersebut.

Setiap perusahaan memiliki kebijakan tertentu dalam menggunakan sistem pencatatan tergantung pada jenis usaha dan kebutuhan perusahaan.

 

C: Metode Pencatatan Dana Kas Kecil

Bagaimana sistem pencatatan dana kas kecil?

Bagaimana sistem pencatatan dana kas kecil menggunakan software akuntansi yang tersedia di pasaran saat ini, seperti:

  1. MYOB Accounting
  2. Bee Accounting
  3. Zahir Accounting
  4. Accurate
  5. Jurnal.id
  6. Pawon
  7. Siscom
  8. MAS
  9. Masteronline

Dilanjutkan bacanya sampai kelar ya….  🙂

Dan pada kesempatan ini, saya akan bahas bagaimana pencatatan dana kas kecil dengan menggunakan dua sistem tersebut di software akuntansi, yaitu MYOB Accounting.

Mengapa saya menggunakan software akuntansi tersebut?

Tidak ada alasan khusus, saya bukan karyawan atau menjual softawre akuntansi tersebut. Alasan utamanya, karena saya pernah menggunakan software akuntansi tersebut.

Lucu kan, jika saya memberikan contoh TANPA PERNAH menggunakan Myob Accounting. itu saja sih dan berdasarkan pengamatan sekilas, bisnis proses disetiap software akuntansi adalah relatif sama, yang membedakan di fitur da tampilan.

so, saya rasa Myob Accounting sudah mewakili software akuntansi yang lain.

Jadi clear ya. Yuk dilanjutkan ya…

 

02: Sistem Pengelolaan Dana Kas Kecil

mengetik di laptop

A: Sistem Dana Kas Tetap (imprest system)

Pengelolaan kas kecil dengan sistem dana tetap adalah dengan menetapkan dana kas kecil dalam jumlah tertentu.

Dan nilai tersebut relatif tidak berubah dari waktu ke waktu.

Pencatatan pengeluaran biaya yang telah dilakukan tidak langsung dicatat kedalam pembukuan perusahaan.

Pengakuan biaya yang dikeluarkan tersebut baru akan dicatat pada saat pengisian dana kembali pada suatu periode tertentu yang telah ditetapkan.

 

Contoh Aplikasi Metode Imprest

Pada kesempatan kali ini, software akuntansi yang digunakan sebagai contoh pengelolaan dana kas kecil adalah MYOB Accounting.

Apa kepanjangan MYOB?

MYOB kepanjangan dari Mind Your Own Bussiness.

Simple & mudah digunakan, Cetak & kirim faktur, lacak pengeluaran, stok barang, cetak laporan keuangan, rekonsiliasi pembayaran. Untuk latihan bisa menggunakan Myob Accounting versi 19 atau 18.

metode dana tetap dan tidak tetap mengelola dana kas kecil
Myob Accounting Software

Bila pengelolaan dana kas kecil perusahaan menggunakan sistem dana tetap, maka saat pengisian dana kembali adalah melalui menu:

A: Banking | Spend Money

Selanjutnya dengan memilih akun kas yang berkaitan dengan pengeluaran.

Yaitu akun Kas atau Bank (bukan Kas Kecil) dengan lawannya adalah akun-akun bersangkutan, yaitu akun biaya operasional yang sifatnya kecil-kecil.

Selain itu pencatatan biaya juga dilakukan diakhir periode karena adanya penyesuaian atas transaksi yang sudah terjadi tetapi belum dicatat.

Untuk penyesuaian ini dicatat melalui menu:

B: Banking | Spend Money

Yaitu dengan memilih akun Kas Kecil (sebagai pengeluaran dana) dan akun lawannya adalah biaya-biaya operasional yang sifatnya kecil.

 

B: Sistem Fluktuasi

Imprest Fund Method?

Mengelola dana kas kecil dengan metode fluktuasi adalah dengan menetapkan dana kas kecil sebesar nilai tertentu,

Di mana setiap ada pengeluaran untuk biaya sekecil apapun langsung dicatat dalam pembukuan perusahaan.

Bagaimana cara pencatatannya?

Masih melalui menu:

A: Banking | Spend Money

Yaitu dengan memilih akun Kas Kecil sebagai akun pengeluaran dana.

Dengan demikian setiap waktu kas kecil didalam laporan keuangan akan selalu berubah.

Agar pemahaman kita tentang penerapan dari 2 metode tersebut lebih jelas dan mendalam, maka berikut ini diberikan contoh transaksi dan contoh laporan dana kas kecil:

Manajemen Keuangan Education menyediakan dana kas kecil sebesar Rp. 5.000.000,-, kemudian melakukan transaksi-transaksi keuangan sebagai berikut :

Tanggal:

  • 16 Januari 2010 : Biaya Jamuan makan minum tamu Rp 400.000,-
  • 17 Feb 2010 : Biaya Reparasi dan Pemeliharaan Kantor Rp. 200.000,-
  • 18 Maret 2010 : Jamuan makan minum tamu Rp. 100.000,-
  • 19 April 2010 : Reparasi dan Pemeliharaan Kendr Kantor Rp. 200.000,-
  • 20 Mei 2010 : ATK Kantor (Utilitas) Rp. 300.000,-
  • 21 Juni 2010 : Reparasi Mesin Pabrik (Overhead Pabrik)Rp. 250.000,-
  • 1 Juli 2010 : Pengisian Dana Kembali dari KAS Rp. 1.450.000,-
  • 22 Juli 2010 : Jamuan makan minum tamu Rp. 200.000,-
  • 23 Agustus 2010 : Reparasi Mesin Pabrik (Overhead Pabrik) Rp. 350.000,-
  • 24 September 2010 : Biaya Telepon Kantor Rp. 450.000,-
  • 25 Oktober 2010 : Bayar Air PDAM Kantor Rp. 350.000,-
  • 26 Nopember 2010 : Biaya jamuan tamu Rp. 250.000,-
  • 27 Desember 2010 : Biaya reparasi kendaraan kantor Rp. 250.000,-
  • 31 Desember 2010 : Penyesuaian kas kecil (adjustment) Rp. 1.850.000,-

Dari contoh transaksi-transaksi tersebut, selanjutnya kita akan melakukan pencatatn dengan menggunakan 2 metode pencatatan kas kecil.

Bagaimana cara melakukan pencatatan dengan 2 sistem pencatatan terhadap contoh transaksi-transaksi di atas?

Yuk dilanjutkan pembahasannya…

 

03: Pencatatan Akuntansi Pengelolaan Dana Kas Kecil

Sistem akuntansi adalah

A: Pencatatan Transaksi Dana Kas Kecil dengan Sistem Dana Tetap

Pencatatan transaksi kas kecil sebagian besar dicatat jurnal khusus pengeluaran uang.

Contoh-contoh yang lain bisa dibaca di artikel: Jurnal Penerimaan dan Pengeluaran Kas: Bagaimana cara melakukan pencatatannya?

Jika melakukan pencatatan dengan menggunakan metode dana tetap, maka transaksi yang terjadi dari tanggal 16 Januari 2010 hingga 21 Juni 2010 tidak dicatat di MYOB Accounting.

Begitu juga untuk transaksi dari tanggal 22 Juli 2010 hingga 27 Des 2010 juga tidak dicatat di MYOB Accounting.

Apa tujuan dari pembentukan dana kas kecil?
Pengisian Dana Kas Kecil – Sistim Dana Tetap

Transaksi baru akan dicatat saat Pengisian kembali Kas Kecil pada tanggal 1 Juli 2010 dan pencatatan di buku jurnal penyesuaian kas kecil metode imprest di akhir periode 31 Juli 2010 melalui menu:

A: Banking | Spend Money.

Berikut ini tampilan kedua transaksi pengisian dana kas kecil yang dicatat dari menu:

B: Banking | Spend Money.

  • Account : pilih Kas (yang mengeluarkan dana).
  • Isikan nomor transaksi dan tanggal serta keterangan.
  • Acct# : pilih akun biaya (gabungan untuk satu akun yang sejenis dijumlahkan nilainya) dan dimasukkan dalam kolom Amount.

Sedangkan untuk pencatatan kedua, yaitu transaksi penyesuaian atas pemakaian dana kas kecil hingga akhir periode  yang belum dicatat melalui menu:

 

C: Banking | Spend Money

  • Account : pilih Kas Kecil.
  • Isikan nomor transaksi dan tanggal serta keterangan.
  • Acct# : pilih akun biaya (gabungan untuk satu akun yang sejenis dijumlahkan nilainya) dan dimasukkan didalam kolom Amount.
Apa fungsi dari dana kas kecil?
Keterangan: Penyesuaian Sisa Dana Kas Kecil – Dana Tetap

 

B: Pencatatan Transaksi Dana Kas Kecil dengan Sistem Dana Berubah

dana kas kecil biasanya diambil dari
Keterangan: Pengeluaran Dana Kas Kecil – Sistim Dana Berubah

Untuk mempercepat pengisian kas kecil yang menggunakan sistem dana berubah, maka setiap terjadi pengeluaran dana langsung dicatat dari menu:

A: Banking | Bank Register.

Langkah-langkah pencatatan transaksi adalah sebagai berikut :

  • Account : pilih aku Kas Kecil.
  • Date : tetapkan tanggal periode transaksi yang diinginkan.
  • Type : pilih Spend Money untuk transaksi pengeluaran kas kecil, atau Receive Money untuk penerimaan kas kecil.
  • Cheque Number : nomor voucher pengeluaran kas kecil.
  • Date : tanggal pengeluaran kas kecil.
  • Amount : nilai pengeluaran kas kecil.
  • Account : pilih jenis akun biaya.
  • Memo : keterangan pencatatan jurnal transaksi di buku besar.
  • Record.

Untuk transaksi pengisian kembali Dana Kas Kecil bisa langsung dicatat dari menu:

 

B: Bank Register

Cara mengisi bagian bank register adalah dengan memilih type transaksi yang dilakukan perusahaan.

 

C: Receive Money

dan isikan seperti gambar dibawah ini:

contoh kas kecil
Keterangan: pengisian kembali dana kas kecil dengan sistem dana berubah

Pada akhir periode tidak perlu dibuatkan jurnal penyesuaian dikarenakan setiap terjadi pengeluaran kas kecil sudah langsung dicatat.

Penyesuaian dengan metode dana berubah hanya perlu dilakukan jika ternyata terdapat perbedaan nilai antara catatan kasir dengan bukti fisik

Yaitu jumlah uang yang tersedia di kas kecil pada akhir periode.

Sampai di sini sudah cukup jelas ya.

 

C: Video Metode Pencatatan Kas Kecil (Petty Cash)

Dan untuk menambah wawasan, saksikan video singkat berikut ini:

Bagaimana, sudah paham kan bagaimana mengelola kas kecil dan pencatatan akuntansinya?

 

Kesimpulan

Kas kecil atau petty cash adalah kas yang disediakan oleh perusahaan untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran biaya yang jumlahnya relatif kecil, seperti kas bon karyawan dan membeli keperluan kantor.

Walaupun jumlah dana relatif kecil, namun jika jumlah transaksi yang ditangani banyak maka jumlah pengeluarannya pun semakin banyak. Oleh karena itu perusahaan kudu melakukan pengelolaan dengan cara yang baik dan benar, seperti pencatatan jurnal petty cash dan metode penyediaan dananya.

Dan jikalau Anda tidak mau ribet dalam mengelola petty cash, segera susun dan terapkan SOP Keuangan untuk usaha Anda.

Oke, demikian yang dapat saya sampaikan mengenai cara pencatatan dana kas kecil di software akuntansi, dan pada contoh ini menggunakan MYOB Accounting.

Semoga bermanfaat.

Bagaimana menurut Anda?*****

Note:
Mohon sebutkan dan sertakan link artikel ini jika Anda mengutip ini. Thanks

Manajemen Keuangan Profil

Profesional lulusan ekonomi yang menekuni ERP (SAP), Accounting Software, Business Analyst dan berbagi pengalaman pekerjaan Finance & Accounting.