Deskripsi kerja atau job desk adalah uraian rinci tentang pekerjaan, posisi jabatan, dan tanggung jawab orang yang diberinya. Jadi, job description adalah dokumen tertulis yang dibuat perusahaan untuk melaksanakan tugas sesuai dengan apa yang telah ditentukan. Job desk sangat bermanfaat bagi setiap pegawai maupun atasannya. Contoh job desk admin finance.
Bagaimana format dan komponen job description? Yuk baca sampai kelar penjelasan beserta contoh job desk admin berikut ini.
Pengertian Job Desk
A: Definisi Job Desk Menurut Para Ahli
Bagaimana para ahli menjelaskan tentang job desk? Perhatikan pandangan dan uraiannya berikut ini:
1: Mondy & Martocchio
Job description adalah ulasan detail dari tugas pekerjaan yang harus dilakukan sesuai dengan posisi karyawan, sehingga pihak perusahaan bisa memantau perkembangan pegawai selama bekerja dari waktu ke waktu.
2: Moekijat
Job desk adalah deskripsi posisi jabatan karyawan yang dituangkan dalam bentuk tulisan singkat, padat, jelas, dan teliti berhubungan dengan tugas serta tanggung jawab jabatan yang telah ditentukan.
3: Stone
Deskripsi kerja atau job description adalah dokumen yang disusun secara terstruktur rapi oleh perusahaan mengenai ringkasan informasi penting dari setiap jabatan yang ada di suatu perusahaan, sehingga membantu memudahkan dan membedakan masing-masing jabatan.
Dari pengertian job desk yang disampaikan oleh 3 orang ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa job description atau uraian kerja mencakup tanggung jawab dan kewenangan dari suatu jenis pekerjaan.
B: Komponen Deskripsi Kerja
Apa saja elemen-elemen yang ada di dalam sebuah dokumen job description?
1: Identifikasi Pekerjaan
Penggambaran nyata dari identifikasi pekerjaan karyawan adalah dalam bentuk struktur organisasi perusahaan. Pada sruktur organisasi memuat berbagi informasi tentang jabatan seorang pegawai, hubungan antar satu karyawan dengan yang lain, dan jenis pekerjaan yang harus dilakukan.
Selain itu, dalam sebuah job desk harus menjelaskan tentang upah, gaji, tanggal penyusunan, nama pembuat serta orang yang menyetujui penyusunan job description.
Apa itu struktur organisasi?
Secara umum, struktur organisasi adalah suatu garis hierarki di perusahaan atau organisasi yang menggambarkan berbagai macam tingkatan posisi/jabatan di perusahaan tersebut. Struktur organisasi dibuat sesuai struktur fungsional, di mana di setiap posisi mempunyai fungsi, kewenangan yang jelas dalam sistem tersebut.
2: Tujuan Pekerjaan
Job objective atau tujuan dari pekerjaan dijelaskan secara detail pada bagian ini. Terutama pekerjaan dan tugas pokok dari tugas yang harus dilakukan.
3: Tugas dan Tanggung Jawab
Daftar tugas dan tanggung jawab diuraikan secara rinci di bagian ini. Tugas dan tanggung jawab adalah inti dari job desk yang akan disusun.
Kinerja seorang karyawan bisa dipantau dari pelaksanaan tugas dan tanggung jawaban yang menjadi bagian dari standar kinerja dalam mencapai tujuan strategis yang telah ditetapkan perusahaan.
4: Hubungan Internal dan Eksternal
Performance seorang pegawai bisa terbentuk tatkala bisa mencapai tingkat kepuasan dalam menjalani pekerjaannya. Salah satu upaya untuk mencapainya perlu ada interaksi hubungan yang baik dengan pihak internal maupun eksternal perusahaan, maka itulah di bagian ini dalam job desk perlu dijelaskan dengan gamblang.
5: Pengetahuan
Seorang expert menguraikan bahwa untuk memperoleh kehidupan yang baik seseorang perlu ilmu, demikian juga untuk mendapatkan kehidupan yang bahagia setelah dunia, maka perlu ilmu. Pengetahuan, ilmu, dan skill pun sangat dibutuhkan untuk mengerjakan tugas serta tanggungjawab yang dibebankan kepada seorang karyawan.
Tanpa memiliki wawasan, pengalaman, dan kemampuan yang diperoleh dari berbagai sumber, antara lain pendidikan formal, kursus, pelatihan (misalnya training akuntansi), ataupun perjalanan hidup, maka akan sulit menuntut seorang karyawan mencapai kinerja yang diharapkan.
Oleh karena itu, perusahaan perlu membuat pedoman tertulis sebagai pedoman yang berisi syarat-syarat yang harus dipenuhi ketika melakukan proses recruitment karyawan.
6: Pemecahan Masalah
Setiap pekerjaan memiliki potensi masalah, baik yang skalanya kecil maupun besar serta urgent, sehingga seorang karyawan dituntut untuk memiliki kecepatan dalam menyelesaikan suatu masalah di bidang pekerjaannya.
Proses pemecahan masalah seringkali berkaitan dengan proses pemilihan dari beberapa solusi yang ditawarkan. Oleh karenanya seorang pegawai dilatih untuk cepat dalam mengambil keputusan terkait dengan tugas pekerjaan yang diberikan kepadanya.
7: Akuntabilitas
Akuntabilitas karyawan perusahaan adalah pertanggungjawaban yang disampaikan kepada manajemen tentang pelaksanaan atas apa yang telah diamanahkan sebagai tugas, pekerjaan dan wewenang. Bentuk pertanggungjawaban ini bisa berupa laporan aktivitas yang disampaikan secara berkala.
8: Kewenangan
Merupakan wewenang yang diberikan oleh perusahaan kepada setiap karyawan. Hal ini berarti setiap pegawai memiliki hak dan wewenang dalam menyampaikan pendapat serta keputusan yang dapat dipertanggungjawabkan.
9: Standar Kinerja
Untuk mengevaluasi dan menilai kinerja seorang pegawai, maka harus dibuat standar kerja. Standar kinerja berupa syarat-syarat tertentu yang perlu di penuhi untuk meningkatkan performa kerja serta hasil kerja karyawan.
10: Lisensi
Adalah dokumen legal yang digunakan sebagai kelengkapan surat izin dalam pekerjaan yang memiliki tingkat risiko tinggi, sehingga diperlukan lisensi yang menandakan bahwa karyawan bersangkutan mampu untuk melakukan pekerjaan dan tugas yang diamanahkan.
Itulah 10 elemen pokok yang harus diuraikan dengan jelas dan rinci menurut Desseler.
