Job Desk: Pengertian dan Contoh Tugas Admin Finance serta Purchasing

Deskripsi kerja atau job desk adalah uraian rinci tentang pekerjaan, posisi jabatan, dan tanggung jawab orang yang diberinya. Jadi, job description adalah dokumen tertulis yang dibuat perusahaan untuk melaksanakan tugas sesuai dengan apa yang telah ditentukan. Job desk sangat bermanfaat bagi setiap pegawai maupun atasannya. Contoh job desk admin finance.

Bagaimana format dan komponen job description? Yuk baca sampai kelar penjelasan beserta contoh job desk admin berikut ini.

 

01: Pengertian Job Desk

A: Definisi Job Desk Menurut Para Ahli

Bagaimana para ahli menjelaskan tentang job desk? Perhatikan pandangan dan uraiannya berikut ini:

1: Mondy & Martocchio

Job description adalah ulasan detail dari tugas pekerjaan yang harus dilakukan sesuai dengan posisi karyawan, sehingga pihak perusahaan bisa memantau perkembangan pegawai selama bekerja dari waktu ke waktu.

2: Moekijat

Job desk adalah deskripsi posisi jabatan karyawan yang dituangkan dalam bentuk tulisan singkat, padat, jelas, dan teliti berhubungan dengan tugas serta tanggung jawab jabatan yang telah ditentukan.

3: Stone

Deskripsi kerja atau job description adalah dokumen yang disusun secara terstruktur rapi oleh perusahaan mengenai ringkasan informasi penting dari setiap jabatan yang ada di suatu perusahaan, sehingga membantu memudahkan dan membedakan masing-masing jabatan.

Dari pengertian job desk yang disampaikan oleh 3 orang ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa job description atau uraian kerja mencakup tanggung jawab dan kewenangan dari suatu jenis pekerjaan.

 

B: Komponen Deskripsi Kerja

Apa saja elemen-elemen yang ada di dalam sebuah dokumen job description?

1: Identifikasi Pekerjaan

Penggambaran nyata dari identifikasi pekerjaan karyawan adalah dalam bentuk struktur organisasi perusahaan. Pada sruktur organisasi memuat berbagi informasi tentang jabatan seorang pegawai, hubungan antar satu karyawan dengan yang lain, dan jenis pekerjaan yang harus dilakukan.

Selain itu, dalam sebuah job desk harus menjelaskan tentang upah, gaji, tanggal penyusunan, nama pembuat serta orang yang menyetujui penyusunan job description.

Apa itu struktur organisasi?

Secara umum, struktur organisasi adalah suatu garis hierarki di perusahaan atau organisasi yang menggambarkan berbagai macam tingkatan posisi/jabatan di perusahaan tersebut. Struktur organisasi dibuat sesuai struktur fungsional, di mana di setiap posisi mempunyai fungsi, kewenangan yang jelas dalam sistem tersebut.

 2: Tujuan Pekerjaan

Job objective atau tujuan dari pekerjaan dijelaskan secara detail pada bagian ini. Terutama pekerjaan dan tugas pokok dari tugas yang harus dilakukan.

3: Tugas dan Tanggung Jawab

Daftar tugas dan tanggung jawab diuraikan secara rinci di bagian ini. Tugas dan tanggung jawab adalah inti dari job desk yang akan disusun.

Kinerja seorang karyawan bisa dipantau dari pelaksanaan tugas dan tanggung jawaban yang menjadi bagian dari standar kinerja dalam mencapai tujuan strategis yang telah ditetapkan perusahaan.

4: Hubungan Internal dan Eksternal

Performance seorang pegawai bisa terbentuk tatkala bisa mencapai tingkat kepuasan dalam menjalani pekerjaannya. Salah satu upaya untuk mencapainya perlu ada interaksi hubungan yang baik dengan pihak internal maupun eksternal perusahaan, maka itulah di bagian ini dalam job desk perlu dijelaskan dengan gamblang.

5: Pengetahuan

Seorang expert menguraikan bahwa untuk memperoleh kehidupan yang baik seseorang perlu ilmu, demikian juga untuk mendapatkan kehidupan yang bahagia setelah dunia, maka perlu ilmu. Pengetahuan, ilmu, dan skill pun sangat dibutuhkan untuk mengerjakan tugas serta tanggungjawab yang dibebankan kepada seorang karyawan.

Tanpa memiliki wawasan, pengalaman, dan kemampuan yang diperoleh dari berbagai sumber, antara lain pendidikan formal, kursus, pelatihan (misalnya training akuntansi), ataupun perjalanan hidup, maka akan sulit menuntut seorang karyawan mencapai kinerja yang diharapkan.

Oleh karena itu, perusahaan perlu membuat pedoman tertulis sebagai pedoman yang berisi syarat-syarat yang harus dipenuhi ketika melakukan proses recruitment karyawan.

6: Pemecahan Masalah

Setiap pekerjaan memiliki potensi masalah, baik yang skalanya kecil maupun besar serta urgent, sehingga seorang karyawan dituntut untuk memiliki kecepatan dalam menyelesaikan suatu masalah di bidang pekerjaannya.

Proses pemecahan masalah seringkali berkaitan dengan proses pemilihan dari beberapa solusi yang ditawarkan. Oleh karenanya seorang pegawai dilatih untuk cepat dalam mengambil keputusan terkait dengan tugas pekerjaan yang diberikan kepadanya.

7: Akuntabilitas

Akuntabilitas karyawan perusahaan adalah pertanggungjawaban yang disampaikan kepada manajemen tentang pelaksanaan atas apa yang telah diamanahkan sebagai tugas, pekerjaan dan wewenang. Bentuk pertanggungjawaban ini bisa berupa laporan aktivitas yang disampaikan secara berkala.

8: Kewenangan

Merupakan wewenang yang diberikan oleh perusahaan kepada setiap karyawan. Hal ini berarti setiap pegawai memiliki hak dan wewenang dalam menyampaikan pendapat serta keputusan yang dapat dipertanggungjawabkan.

9: Standar Kinerja

Untuk mengevaluasi dan menilai kinerja seorang pegawai, maka harus dibuat standar kerja. Standar kinerja berupa syarat-syarat tertentu yang perlu di penuhi untuk meningkatkan performa kerja serta hasil kerja karyawan.

10: Lisensi

Adalah dokumen legal yang digunakan sebagai kelengkapan surat izin dalam pekerjaan yang memiliki tingkat risiko tinggi, sehingga diperlukan lisensi yang menandakan bahwa karyawan bersangkutan mampu untuk melakukan pekerjaan dan tugas yang diamanahkan.

Itulah 10 elemen pokok yang harus diuraikan dengan jelas dan rinci menurut Desseler.

 

02: Contoh Job Desk Admin

Untuk membantu dalam memahami tentang job description, perhatikan beberapa contoh job desk admin berikut ini:

A: Job Desk Admin Finance/Keuangan

Staf admin keuangan adalah salah satu jenis jabatan yang bernaung pada departemen finance dan accounting. Jika anda ingin tahu bagaimana job description staf admin keuangan, yuk sejenak perhatikan contoh sederhana berikut ini:

1: Identitas Posisi Kerja

• Kode Jabatan : Fin.05
• Nama Jabatan : Staf Admin Finance
• Departemen : Finance & Accounting

 

2: Deskripsi Pekerjaan

• Mengumpulkan, mengklasifikasikan dan mencatat semua transaksi harian, seperti penerimaan kas dan pengeluaran kas.
• Memeriksa dan mencatat semua mutasi rekening bank harian.
• Menyusun rencana anggaran biaya harian, pekanan, bulanan, dan tahunan, selanjutnya disampaikan ke atasan.
• Membuat laporan cash flow harian.
• Membantu mempersiapkan penyusunan laporan keuangan bulanan dan tahunan.
• Membantu mempersiapkan data-data yang diperlukan untuk menyusun laporan pajak yaitu PPN dan Pph 21.

 

3: Tanggung Jawab Utama

Aktivitas

• Memeriksa dan mempersiapkan dokumen penagihan atas piutang perusahaan.
• Mengingatkan waktu jatuh tempo pembayaran dari pelanggan.
• Melakukan pemeriksaan terhadap rencana permintaan pembelian dari setiap departemen.
• Memeriksa semua dokumen yang berhubungan dengan perhitungan dan rencana pembayaran upah, gaji, tunjangan, komisi, bonus karyawan yang diajukan oleh masing-masing bagian.
• Mengeluarkan dana kas untuk membayar upah, gaji, komisi,tunjangan dan bonus karyawan yang telah disetujui oleh manajer setiap departemen.
• Mengeluarkan kas untuk membayar utang perusahaan yang telah jatuh tempo.

 

Hasil Kerja

• Laporan cash flow harian, mingguan, bulanan, dan tahunan.
• Rencana anggaran biaya
• Jurnal transaksi
• Laporan bank
• Laporan cash opname

 

Key Performance Indicator (KPI)

• Dokumen laporan pengeluaran dan peneriman kas harian, pekanan, bulanan
• Dokumen rencara anggaran biaya
• Hasil cash stock opname

 

4: Kewenangan

• Me-reschedule, memberi masukan, dan membatalkan pengajuan permintaan penjualan, surat jalan, invoice, maupun dokumen penjualan jika harga jual tidak sesuai dengan ketentuan standard operating procedure (SOP) keuangan yang diterapkan perusahaan.
• Mempertanyakan invoice dan penagihan kepada bagian terkait.
• Bila ada kekeliruan atau kejanggalan dalam perhitungan dan pengajian gaji, komisi, tunjangan serta komisi, maka berwenang untuk memverifikasi kepada bagian yang mengajukan permohonan.
• Menentukan mana yang perlu dibayar dulu atau tidak dengan mengacu pada kebutuhan dan kemampuan perusahaan.
• Menolak, menangguhkan, atau membatalkan sebagian atau seluruh rencana pembelian atau budget yang diajukan oleh bagian/divisi/departemen dengan alasan tingkat kebutuhan dan ketersediaan keuangan perusahaan.
• Melakukan re-schedule pembayaran karena kesulitan keuangan perusahaan.
• Memilah dan memilih pemasok yang diajukan oleh bagian purchasing dengan alasan yang tidak sesuai dengan standard operating procedure yang telah ditetapkan oleh perusahaan, misalnya ada tanda-tanda pesanan barang yang kurang dibutuhkan.

 

5: Hubungan Kerja

A: Hubungan Internal

• Menjalin komunikasi yang baik antar departemen terutama menyangkut koordinasi budget dan perencanaan belanja barang.
• Menyampaikan saran dan masukan terkait persoalan keuangan. Misalnya permintaan pembelian ditolak atau dibatalkan.
• Menyampaikan laporan keuangan kepada pihak manajemen.

B: Hubungan Eksternal

• Memberikan pelaporan keuangan kepada pihak ekternal seperti kreditor, investor dan kantor pajak.
• Menyampaikan penjelasan kepada pihak luar terkait dengan masalah keuangan perusahaan.

 

6: Kondisi Lingkungan Kerja

• Bekerja dalam ruangan dalam jangka waktu yang lama.
• Setiap akhir bulan melakukan stock opname di gudang penyimpanan.
• Setiap awal bulan minimal satu kali ke kantor pajak.

 

7: Kualifikasi Posisi Pekerjaan

• Pendidikan : Accounting atau yang sejenis
• Pengalaman kerja : Minimal satu tahun atau bagi fresh graduate mendapat pelatihan dan training akuntansi
• Soft Competency : komunikasi, supel dan mudah bergaul dengan orang lain.
• Technical Competency : accounting, finance, tax, computer, minimal MS Office.

 

8: Tantangan

A: Internal

• Harus mampu sebagai problem solver bagi setiap departemen di perusahaan.
• Mampu mengomunikasikan pemikiran dan ide untuk menjelaskan mengenai alasan pengajuan menyangkut keuangan yang ditolak, ditangguhkan atau dibatalkan.
• Luwes dan tidak kaku dalam menghadapi serta menyelesaikan persoalan dengan divisi lain.

B: Eksternal

• Bisa menyampaikan laporan keuangan kepada pihak eksternal dengan tepat waktu.
• Mengikuti perkembangan regulasi yang dikeluarkan oleh pihak berwenang menyangkut masalah keuangan, misalnya UU Pajak dan PSAK.

 

9: Sarana dan Prasarana

A: Sarana

• Meja dan kursi kerja
• Komputer dan asesorisnya
• Printer
• Jaringan internet
• Telphone

B: Prasarana

• Ruang kerja dan perlengkapannya

 

B: Job Desk Admin Logistik

Staf administrasi bagian logistik adalah salah seorang pegawai yang bertugas membantu, men-support, dan menyelesaikan tugas-tugas keadministrasian serta kelancaran divisi logistik. Bagaimana format dan bentuk job description staf administrasi logsitik? Perhatikan contoh berikut ini:

1: Identitas Posisi Kerja

• Kode Jabatan : Log-Staf-2002
• Nama Jabatan : Staf Administrasi Logistik
• Bagian : Logistik

 

2: Deskripsi Jabatan

• Staf admin logistik menangani semua pekerjaan terkait dengan keadministrasian bagian logistik, seperti penyiapan berkas pengiriman barang.
• Mencatat berkas administrasi logistik.
• Mendokumentasikan berkas-berkas bagian logistik, seperti bukti pengiriman dan tanda terima barang.

 

3: Tanggung Jawab Utama Staf Admin Logistik

A: Aktivitas Staf Administrasi Logistik

• Mengumpulkan, mencatat dan menyiapkan surat jalan, invoice serta barang-barang yang akan dikirimkan ke pelanggan dan pihak lain melalui perusahaan ekspedisi, seperti JNE atau dengan armada angkutan sendiri.
• Memeriksa semua pengiriman barang dan memverifikasi bahwa semua kiriman barang sudah diterima oleh pelanggan dalam kondisi baik.
• Memastikan sudah menerima bukti tanda terima atau invoice.
• Menyampaikan informasi dan follow up kepada pelanggan (penerima barang) jika ada pengiriman barang/berkas yang tertunda atau tidak bisa terselesaikan tepat waktu.

 

B: Hasil Kerja Staf Admin Logistik

• Laporan pengiriman barang serta berkas-berkas pendukung.
• Dokumentasi berkas logistik, seperti invoice, tanda terima barang, dan surat jalan.
• Bagian lain merasakan kenyamanan dan sangat terbantu keberadaannya.

 

C: Key Performance Indicator (KPI) Staf Administrasi Logistik

• Pengiriman barang beserta berkas-berkas pendukungnya tepat waktu
• Jika ada masalah bisa diselesaikan dengan baik dan hasilnya win win solution.
• Jumlah komplain dari penerima barang sedikit.

 

4: Hubungan Kerja Staf Administrasi Logistik

(a). Hubungan Internal:

• Bekerjasama dan saling mendukung dengan bagian lain seperti departemen finance & accounting.
• Memenuhi dan mengirim permintaan serta kebutuhan barang dari departemen lain.

(b). Hubungan Eksternal

• Memastikan bahwa barang yang dikirimkan sesuai dengan pesanan.
• Memberikan kemudahan pelayanan kepada pelanggan.
• Menyiapkan berkas-berkas logistik yang diperlukan pihak luar perusahaan.

 

5: Kondisi Lingkungan Kerja Staf Admin Logistik

• 75% aktivitas pekerjaan dilakukan di ruangan administrasi.
• 25% beraktivitas di lokasi penyimpanan barang/gudang untuk memeriksa kondisi serta jumlah pengiriman barang.
• Kadangkala ke lokasi pengiriman untuk menyelesaikan administrasi dengan pelanggan atau pihak yang meminta barang.

 

6: Kualifikasi Posisi Staf Administrasi Logistik

• Pendidikan: Sarjana Akuntansi/Administrasi/Manajemen/Teknik atau bidang lain yang relevan.
• Pengalaman kerja: satu tahun pada bidang yang sejenis. Bagi fresh graduate, ada pengalaman magang atau pendidikan tambahan, seperti kursus akuntansi.
• Kompetensi: Keadministrasian, MS Office, mudah berkomunikasi dengan orang lain.

 

7: Tantangan Staf Admin Logistik

(a). Internal

• Bisa menyajikan data secara akurat
• Mampu berhubungan dan berkomunikasi dengan bagian lain.
• Mengikuti perkembangan teknologi informasi.

 

(b). Eksternal

• Cepat beradaptasi dengan perubahan dan perkembangan teknologi.
• Mampu menyampaikan informasi dengan baik kepada orang lain, khususnya pelanggan perusahaan.

 

8: Sarana dan Prasarana Staf Administrasi Logistik

(a). Sarana

• Meja kerja
• Kursi kerja
• Desktop/komputer kerja
• Kendaraan (tambahan jika ada kebutuhan)

(b). Prasarana

• Ruangan kerja

 

C: Job Desk Admin Marketing

Apa saja jobdesk admin sales? Perhatikan contoh berikut ini:

1: Identitas Jabatan Administrasi Marketing

• Kode Jabatan : Marketing-Adm-Staff
• Nama Jabatan : Staf Administrasi Pemasaran
• Departemen : Marketing

 

2: Deskripsi Jabatan Administrasi Marketing

• Menerima telephone yang masuk dan menghubungkannya kepada pihak terkait.
• Menyiapkan dan membuat permintaan penjualan (Sales Order) sesuai dengan pesanan dari staf admin penjualan.
• Memeriksa harga jual yang dicantumkan oleh staf penjualan dalam permintaan penjualan dengan harga jual yang ditentukan oleh perusahaan.
• Mempersiapkan surat jalan / tanda terima, invoice, kuitansi dan faktur pajak untuk customer yang membutuhkan sesuai dengan permintaan penjualan (sales order) dari staf penjualan.

 

3: Tanggung Jawab Utama Administrasi Marketing

• Jika ada produk pengganti yang akan dikirimkan ke pelanggan, maka harus dibuatkan surat jalan dan tanda terima sesuai dengan permintaan dari staf marketing.
• Menyusun laporan penjualan pekanan, bulanan dan tahunan untuk disampaikan kepada pihak manajemen perusahaan.
• Memberikan copy PO kepada departemen finance & accounting. Dokumen-dokumen tersebut akan dijadikan dasar dalam melakukan aktivitas produksi atas pesanan yang telah diterima.

 

4: Hubungan Kerja Staf Admin Marketing

(a). Hubungan Internal:

• Komunikasi dan kerjasama dengan bagian finance & accounting terkait dengan masalah keuangan beserta perrtanggungjawabannya.
• Bekerjasama dengan bagian gudang dan logistik menyangkut pengiriman barang kepada customer.

(b). Hubungan Eksternal

• Memastikan barang yang diminta oleh customer sudah terkirim dalam kondisi baik.
• Memastikan jumlah barang dan spesifikasi sesuai permintaan pelanggan.

 

5: Kondisi Lingkungan Kerja Admin Marketing

• Dalam ruangan sebagai tempat menyelesaikan aktivitas keadministrasian marketing.
• Sebagian beraktivitas di luar ruangan, misalnya memeriksa proses pengiriman dan ke lapangan.

 

6: Kualifikasi Posisi Jabatan Staf Administrasi Marketing

• Pendidikan : S1 Manajemen Pemasaran, Akuntansi dan sejenis
• Pengalaman Kerja : satu tahun pada bidang yang relevan
• Soft Competency : communication skill, berwawasan luas dan terbuka
• Technical Competency : administrasi marketing

 

7: Tantangan Staf Administrasi Marketing

A: Internal

• Teliti, supel dan mudah bergaul dengan banyak orang.
• Bisa memberikan solusi yang cepat terkait masalah administrasi marketing.

B: Eksternal

• Memberikan pelayanan administrasi kepada pelanggan tepat waktu, akurat, dan ramah.
• Memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai permintaan.
• Mampu menggunakan perkembangan teknologi informasi untuk mengembangkan pemasaran.

 

8: Sarana dan Prasarana Staf Admin Marketing

(a). Sarana

• Meja dan kursi untuk bekerja
• Personal computer beserta pendukungnya
• Telephone
• Kendaraan operasional

(b). Prasarana

• Ruang kerja

 

D: Job Desk Admin Produksi

Seperti apa job description staf admin produksi? Untuk memberikan gambaran perhatikan contoh job desk berikut ini:

1: Identitas jabatan staf admin produksi

• Kode Jabatan : Prod-Admin-Staf
• Nama Jabatan : Staf Admin Produksi
• Bagian : Departemen Produksi

2: Deskripsi Jabatan

• Mendata, mengumpulkan dan membuat serta mendistribusikan form kerja harian pada semua bagian yang ada di departemen produksi.
• Membuat laporan harian (daily report) produksi dari masing-masing bagian di departemen produksi.

 

3: Tanggung Jawab Utama staf administrasi produksi

• Membuat, menyiapkan, dan menyusun data-data produksi dan persediaan bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi untuk disampaikan kepada pihak manajemen.
• Menyusun laporan pengiriman barang hasil produksi ke
• Membuat dan menyiapkan data-data laporan bulanan untuk stock opname.

 

4: Hubungan Kerja staf admin produksi

(a). Hubungan Internal:

• Bekerjasama dengan bagian purchasing terkait dengan permintaan pembelian barang kebutuhan produksi, seperti bahan baku dan bahan penolong.
• Berhubungan dengan bagian gudang/logistik terkait permintaan barang dan pengiriman barang hasil produksi.

(b). Hubungan Eksternal

• Mendata dan mencatat dengan akurat pesanan produksi.
• Menyampaikan informasi mengenai progress barang yang dipesan oleh pelanggan.

 

5: Kondisi Lingkungan Kerja staf admin produksi

• Ruang kerja untuk melakukan aktivitas administrasi produksi.
• Memeriksa dan melakukan verifikasi ke pabrik/lokasi produksi barang.

 

6: Kualifikasi staf administrasi produksi

A: Pendidikan : S1 Akuntansi, Administrasi, dan Teknik

B: Pengalaman Kerja : 1-2 tahun pada bidang yang sama.

C: Kemampuan Penunjang : komunikasi, wawasan luas

D: Kemampuan Teknis : MS Word, MS Excel, Perhitungan kinerja mesin produksi

 

7: Tantangan staf admin produksi

A: Internal

• Mampu berkomunikasi dengan baik, supel, enerjik dan menarik
• Bisa menyusun dan menyajikan data dengan baik

B: Eksternal

• Perkembangan teknologi informasi
• Penyajian dan penyampaian laporan kepada pihak eksternal.

 

8: Sarana dan Prasarana staf admin produksi

• Ruang kerja berpendingin.
• Komputer
• Printer
• Pabrik produksi

 

E: Job Desk Admin Purchasing

Bagian purchasing di suatu perusahaan memiliki peran yang cukup strategis berhubungan dengan proses pengadaan barang-barang kebutuhan, misalnya bahan baku, bahan penolong dan barang pendukung. Untuk lebih jelasnya mari perhatikan contoh job desk staf purchasing berikut ini:

1: Identitas Posisi Staf Administrasi Purchasing

• Kode Jabatan : Purchasing-Staff-02
• Nama Jabatan : Staf Admin Purchasing
• Bagian : Purchasing

 

2: Deskripsi dan Tanggung Jawab Utama Staf Admin Purchasing

• Mencari, mendata dan mencatat daftar supplier yang bisa memasok bahan baku, bahan penolong dan kebutuhan perusahaan lainnya.
• Mencatat dan mendata semua pesanan bahan baku maupun kebutuhan lainnya dari bagian produksi.
• Melakukan negosiasi harga, cara pembayaran, dan jangka waktu pembayaran dengan pemasok.
• Mencari bahan baku dan barang lain yang dibutuhkan perusahaan dengan kualitas bagus dan harga ekonomis.
• Mengajukan permohonan persetujuan kepada manajemen untuk melakukan pembelian bahan baku atau kebutuhan lainnya sesuai dengan permintaan bagian terkait.
• Menyiapkan dan membuat Purchasing Order (PO) bahan baku maupun barang kebutuhan lainnya kepada pemsok yang telah ditentukan.
• Memberikan informasi kepada bagian terkait bila barang yang diminta tidak bisa terpenuhi sesuai waktu yang telah ditentukan.

 

3: Hubungan Kerja Staf Administrasi Purchasing

(a). Hubungan Internal

• Dapat menjalin kerjasama dan hubungan baik dengan setiap departemen di perusahaan.
• Mampu menyediakan kebutuhan dan mendukung kegiatan bagian purchasing.
• Bisa memberikan laporan tepat waktu.

(b). Hubungan Eksternal

• Bisa bekerjasama dan menjaga hubungan baik dengan setiap supplier.
• Dapat menyampaikan informasi yang tepat kepada pihak eksternal.

 

5: Kondisi Lingkungan Kerja Staf Admin Purchasing

• Lebih banyak beraktivitas di ruangan.
• Kadangkala melakukan kegiatan di luar ruang untuk menyelesaikan permasalahan dengan supplier.
• Ketika barang yang dibeli dikirim, melakukan pemeriksaan di gudang penyimpanan.

 

6: Kualifikasi Posisi Staf Administrasi Purchasing

A: Pendidikan : S1 atau Diploma Accounting, Finance, Manajemen

B: Pengalaman Kerja : 1-2 tahun dalam bidang yang sesuai

C: Soft Competency : komunikasi, bahasa, berhubungan dengan orang lain

D: Technical Competency : administrasi pembelian, Microsoft Excel, Word

 

7: Tantangan Staf Administrasi Purchasing

A: Internal

• Mampu memilih kualitas dan harga barang dan jasa yang sesuai dengan permintaan bagian terkait.
• Bisa memberikan saran dan masukan terkait dengan permintaan pembelian barang dan kebutuhan dari masing-masing departemen.

B: Eksternal

• Bisa berhubungan dan bekerjasama dengan berbagai supplier, sehingga punya banyak pilihan dalam menentukan pemasok barang.
• Dapat memilih tingkat harga yang logis dan ekonomis dari barang serta kebutuhan lain setiap bagian.

 

8: Sarana dan Prasarana Staf Admin Purchasing

• Kursi dan meja kerja
• Komputer dan asesorisnya
• Kendaraan operasional
• Ruang kerja

 

Kesimpulan

Job description atau job desk adalah uraian terinci mengenai posisi kerja, jabatan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab karyawan.

Tujuan disusunnya sebuah job description adalah untuk memberikan panduan teknis dan tata cara bagi setiap karyawan dalam melakukan pekerjaan dan tugas. Selain itu akan memudahkan perusahaan untuk melakukan pemantuan dan penilaian perkembangan karyawan.

Dan beberapa contoh job desk admin telah saya sajikan, harapannya bisa memberikan manfaat, khususnya bagi Anda yang ingin menyusun job desk karyawan.

Note:
Silahkan mengutip artikel ini dengan menyebutkan/menyertakan link sumbernya ya. Thanks