Contoh Job Desk Admin
Untuk membantu dalam memahami tentang job description, perhatikan beberapa contoh job desk admin berikut ini:
A: Job Desk Admin Finance/Keuangan
Staf admin keuangan adalah salah satu jenis jabatan yang bernaung pada departemen finance dan accounting. Jika anda ingin tahu bagaimana job description staf admin keuangan, yuk sejenak perhatikan contoh sederhana berikut ini:
1: Identitas Posisi Kerja
- Kode Jabatan : Fin.05
- Nama Jabatan : Staf Admin Finance
- Departemen : Finance & Accounting
2: Deskripsi Pekerjaan
- Mengumpulkan, mengklasifikasikan dan mencatat semua transaksi harian, seperti penerimaan kas dan pengeluaran kas.
- Memeriksa dan mencatat semua mutasi rekening bank harian.
- Menyusun rencana anggaran biaya harian, pekanan, bulanan, dan tahunan, selanjutnya disampaikan ke atasan.
- Membuat laporan cash flow harian.
- Membantu mempersiapkan penyusunan laporan keuangan bulanan dan tahunan.
- Membantu mempersiapkan data-data yang diperlukan untuk menyusun laporan pajak yaitu PPN dan Pph 21.
3: Tanggung Jawab Utama
Aktivitas
- Memeriksa dan mempersiapkan dokumen penagihan atas piutang perusahaan.
- Mengingatkan waktu jatuh tempo pembayaran dari pelanggan.
- Melakukan pemeriksaan terhadap rencana permintaan pembelian dari setiap departemen.
- Memeriksa semua dokumen yang berhubungan dengan perhitungan dan rencana pembayaran upah, gaji, tunjangan, komisi, bonus karyawan yang diajukan oleh masing-masing bagian.
- Mengeluarkan dana kas untuk membayar upah, gaji, komisi,tunjangan dan bonus karyawan yang telah disetujui oleh manajer setiap departemen.
- Mengeluarkan kas untuk membayar utang perusahaan yang telah jatuh tempo.
Hasil Kerja
- Laporan cash flow harian, mingguan, bulanan, dan tahunan.
- Rencana anggaran biaya
- Jurnal transaksi
- Laporan bank
- Laporan cash opname
Key Performance Indicator (KPI)
- Dokumen laporan pengeluaran dan peneriman kas harian, pekanan, bulanan
- Dokumen rencara anggaran biaya
- Hasil cash stock opname
4: Kewenangan
- Me-reschedule, memberi masukan, dan membatalkan pengajuan permintaan penjualan, surat jalan, invoice, maupun dokumen penjualan jika harga jual tidak sesuai dengan ketentuan standard operating procedure (SOP) keuangan yang diterapkan perusahaan.
- Mempertanyakan invoice dan penagihan kepada bagian terkait.
- Bila ada kekeliruan atau kejanggalan dalam perhitungan dan pengajian gaji, komisi, tunjangan serta komisi, maka berwenang untuk memverifikasi kepada bagian yang mengajukan permohonan.
- Menentukan mana yang perlu dibayar dulu atau tidak dengan mengacu pada kebutuhan dan kemampuan perusahaan.
- Menolak, menangguhkan, atau membatalkan sebagian atau seluruh rencana pembelian atau budget yang diajukan oleh bagian/divisi/departemen dengan alasan tingkat kebutuhan dan ketersediaan keuangan perusahaan.
- Melakukan re-schedule pembayaran karena kesulitan keuangan perusahaan.
- Memilah dan memilih pemasok yang diajukan oleh bagian purchasing dengan alasan yang tidak sesuai dengan standard operating procedure yang telah ditetapkan oleh perusahaan, misalnya ada tanda-tanda pesanan barang yang kurang dibutuhkan.
5: Hubungan Kerja
A: Hubungan Internal
- Menjalin komunikasi yang baik antar departemen terutama menyangkut koordinasi budget dan perencanaan belanja barang.
- Menyampaikan saran dan masukan terkait persoalan keuangan. Misalnya permintaan pembelian ditolak atau dibatalkan.
- Menyampaikan laporan keuangan kepada pihak manajemen.
B: Hubungan Eksternal
- Memberikan pelaporan keuangan kepada pihak ekternal seperti kreditor, investor dan kantor pajak.
- Menyampaikan penjelasan kepada pihak luar terkait dengan masalah keuangan perusahaan.
6: Kondisi Lingkungan Kerja
- Bekerja dalam ruangan dalam jangka waktu yang lama.
- Setiap akhir bulan melakukan stock opname di gudang penyimpanan.
- Setiap awal bulan minimal satu kali ke kantor pajak.
7: Kualifikasi Posisi Pekerjaan
- Pendidikan : Accounting atau yang sejenis
- Pengalaman kerja : Minimal satu tahun atau bagi fresh graduate mendapat pelatihan dan training akuntansi
- Soft Competency : komunikasi, supel dan mudah bergaul dengan orang lain.
- Technical Competency : accounting, finance, tax, computer, minimal MS Office.
8: Tantangan
A: Internal
- Harus mampu sebagai problem solver bagi setiap departemen di perusahaan.
- Mampu mengomunikasikan pemikiran dan ide untuk menjelaskan mengenai alasan pengajuan menyangkut keuangan yang ditolak, ditangguhkan atau dibatalkan.
- Luwes dan tidak kaku dalam menghadapi serta menyelesaikan persoalan dengan divisi lain.
B: Eksternal
- Bisa menyampaikan laporan keuangan kepada pihak eksternal dengan tepat waktu.
- Mengikuti perkembangan regulasi yang dikeluarkan oleh pihak berwenang menyangkut masalah keuangan, misalnya UU Pajak dan PSAK.
9: Sarana dan Prasarana
A: Sarana
- Meja dan kursi kerja
- Komputer dan asesorisnya
- Printer
- Jaringan internet
- Telphone
B: Prasarana
- Ruang kerja dan perlengkapannya
