B: Job Desk Admin Logistik
Staf administrasi bagian logistik adalah salah seorang pegawai yang bertugas membantu, men-support, dan menyelesaikan tugas-tugas keadministrasian serta kelancaran divisi logistik. Bagaimana format dan bentuk job description staf administrasi logsitik? Perhatikan contoh berikut ini:
1: Identitas Posisi Kerja
- Kode Jabatan : Log-Staf-2002
- Nama Jabatan : Staf Administrasi Logistik
- Bagian : Logistik
2: Deskripsi Jabatan
- Staf admin logistik menangani semua pekerjaan terkait dengan keadministrasian bagian logistik, seperti penyiapan berkas pengiriman barang.
- Mencatat berkas administrasi logistik.
- Mendokumentasikan berkas-berkas bagian logistik, seperti bukti pengiriman dan tanda terima barang.
3: Tanggung Jawab Utama Staf Admin Logistik
A: Aktivitas Staf Administrasi Logistik
- Mengumpulkan, mencatat dan menyiapkan surat jalan, invoice serta barang-barang yang akan dikirimkan ke pelanggan dan pihak lain melalui perusahaan ekspedisi, seperti JNE atau dengan armada angkutan sendiri.
- Memeriksa semua pengiriman barang dan memverifikasi bahwa semua kiriman barang sudah diterima oleh pelanggan dalam kondisi baik.
- Memastikan sudah menerima bukti tanda terima atau invoice.
- Menyampaikan informasi dan follow up kepada pelanggan (penerima barang) jika ada pengiriman barang/berkas yang tertunda atau tidak bisa terselesaikan tepat waktu.
B: Hasil Kerja Staf Admin Logistik
- Laporan pengiriman barang serta berkas-berkas pendukung.
- Dokumentasi berkas logistik, seperti invoice, tanda terima barang, dan surat jalan.
- Bagian lain merasakan kenyamanan dan sangat terbantu keberadaannya.
C: Key Performance Indicator (KPI) Staf Administrasi Logistik
- Pengiriman barang beserta berkas-berkas pendukungnya tepat waktu
- Jika ada masalah bisa diselesaikan dengan baik dan hasilnya win win solution.
- Jumlah komplain dari penerima barang sedikit.
4: Hubungan Kerja Staf Administrasi Logistik
(a). Hubungan Internal:
- Bekerjasama dan saling mendukung dengan bagian lain seperti departemen finance & accounting.
- Memenuhi dan mengirim permintaan serta kebutuhan barang dari departemen lain.
(b). Hubungan Eksternal
- Memastikan bahwa barang yang dikirimkan sesuai dengan pesanan.
- Memberikan kemudahan pelayanan kepada pelanggan.
- Menyiapkan berkas-berkas logistik yang diperlukan pihak luar perusahaan.
5: Kondisi Lingkungan Kerja Staf Admin Logistik
- 75% aktivitas pekerjaan dilakukan di ruangan administrasi.
- 25% beraktivitas di lokasi penyimpanan barang/gudang untuk memeriksa kondisi serta jumlah pengiriman barang.
- Kadangkala ke lokasi pengiriman untuk menyelesaikan administrasi dengan pelanggan atau pihak yang meminta barang.
6: Kualifikasi Posisi Staf Administrasi Logistik
- Pendidikan: Sarjana Akuntansi/Administrasi/Manajemen/Teknik atau bidang lain yang relevan.
- Pengalaman kerja: satu tahun pada bidang yang sejenis. Bagi fresh graduate, ada pengalaman magang atau pendidikan tambahan, seperti kursus akuntansi.
- Kompetensi: Keadministrasian, MS Office, mudah berkomunikasi dengan orang lain.
7: Tantangan Staf Admin Logistik
(a). Internal
- Bisa menyajikan data secara akurat
- Mampu berhubungan dan berkomunikasi dengan bagian lain.
- Mengikuti perkembangan teknologi informasi.
(b). Eksternal
- Cepat beradaptasi dengan perubahan dan perkembangan teknologi.
- Mampu menyampaikan informasi dengan baik kepada orang lain, khususnya pelanggan perusahaan.
8: Sarana dan Prasarana Staf Administrasi Logistik
(a). Sarana
- Meja kerja
- Kursi kerja
- Desktop/komputer kerja
- Kendaraan (tambahan jika ada kebutuhan)
(b). Prasarana
- Ruangan kerja
