E: Job Desk Admin Purchasing
Bagian purchasing di suatu perusahaan memiliki peran yang cukup strategis berhubungan dengan proses pengadaan barang-barang kebutuhan, misalnya bahan baku, bahan penolong dan barang pendukung. Untuk lebih jelasnya mari perhatikan contoh job desk staf purchasing berikut ini:
1: Identitas Posisi Staf Administrasi Purchasing
- Kode Jabatan : Purchasing-Staff-02
- Nama Jabatan : Staf Admin Purchasing
- Bagian : Purchasing
2: Deskripsi dan Tanggung Jawab Utama Staf Admin Purchasing
- Mencari, mendata dan mencatat daftar supplier yang bisa memasok bahan baku, bahan penolong dan kebutuhan perusahaan lainnya.
- Mencatat dan mendata semua pesanan bahan baku maupun kebutuhan lainnya dari bagian produksi.
- Melakukan negosiasi harga, cara pembayaran, dan jangka waktu pembayaran dengan pemasok.
- Mencari bahan baku dan barang lain yang dibutuhkan perusahaan dengan kualitas bagus dan harga ekonomis.
- Mengajukan permohonan persetujuan kepada manajemen untuk melakukan pembelian bahan baku atau kebutuhan lainnya sesuai dengan permintaan bagian terkait.
- Menyiapkan dan membuat Purchasing Order (PO) bahan baku maupun barang kebutuhan lainnya kepada pemsok yang telah ditentukan.
- Memberikan informasi kepada bagian terkait bila barang yang diminta tidak bisa terpenuhi sesuai waktu yang telah ditentukan.
3: Hubungan Kerja Staf Administrasi Purchasing
(a). Hubungan Internal
- Dapat menjalin kerjasama dan hubungan baik dengan setiap departemen di perusahaan.
- Mampu menyediakan kebutuhan dan mendukung kegiatan bagian purchasing.
- Bisa memberikan laporan tepat waktu.
(b). Hubungan Eksternal
- Bisa bekerjasama dan menjaga hubungan baik dengan setiap supplier.
- Dapat menyampaikan informasi yang tepat kepada pihak eksternal.
5: Kondisi Lingkungan Kerja Staf Admin Purchasing
- Lebih banyak beraktivitas di ruangan.
- Kadangkala melakukan kegiatan di luar ruang untuk menyelesaikan permasalahan dengan supplier.
- Ketika barang yang dibeli dikirim, melakukan pemeriksaan di gudang penyimpanan.
6: Kualifikasi Posisi Staf Administrasi Purchasing
A: Pendidikan : S1 atau Diploma Accounting, Finance, Manajemen
B: Pengalaman Kerja : 1-2 tahun dalam bidang yang sesuai
C: Soft Competency : komunikasi, bahasa, berhubungan dengan orang lain
D: Technical Competency : administrasi pembelian, Microsoft Excel, Word
7: Tantangan Staf Administrasi Purchasing
A: Internal
- Mampu memilih kualitas dan harga barang dan jasa yang sesuai dengan permintaan bagian terkait.
- Bisa memberikan saran dan masukan terkait dengan permintaan pembelian barang dan kebutuhan dari masing-masing departemen.
B: Eksternal
- Bisa berhubungan dan bekerjasama dengan berbagai supplier, sehingga punya banyak pilihan dalam menentukan pemasok barang.
- Dapat memilih tingkat harga yang logis dan ekonomis dari barang serta kebutuhan lain setiap bagian.
8: Sarana dan Prasarana Staf Admin Purchasing
- Kursi dan meja kerja
- Komputer dan asesorisnya
- Kendaraan operasional
- Ruang kerja
Kesimpulan
Job description atau job desk adalah uraian terinci mengenai posisi kerja, jabatan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab karyawan.
Tujuan disusunnya sebuah job description adalah untuk memberikan panduan teknis dan tata cara bagi setiap karyawan dalam melakukan pekerjaan dan tugas. Selain itu akan memudahkan perusahaan untuk melakukan pemantuan dan penilaian perkembangan karyawan.
Dan beberapa contoh job desk admin telah saya sajikan, harapannya bisa memberikan manfaat, khususnya bagi Anda yang ingin menyusun job desk karyawan.
Note:
Silahkan mengutip artikel ini dengan menyebutkan/menyertakan link sumbernya ya. Thanks
