Cara Membuat Laporan Keuangan Restoran Excel
Kali ini, saya akan berikan tutorial cara membuat laporan keuangan restoran excel atau aplikasi spread sheets lainnya dengan cepat, tepat, dan akurat. Cukup dengan 3 langkah praktis berikut ini:
A: Buatlah lembar kerja baru di Excel
Langkah pertama membuat laporan keuangan adalah menyiapkan lembar kerja dengan Excel. Lembar kerja ini disebut juga dengan neraca lajur. Dalam pembahasan ini saya menggunakan enam lajur atau kolom yang digunakan dengan rincian sebagai berikut:
- Kolom pertama adalah nomor urut dari pos atau akun yang digunakan oleh restoran selama masa periode tertentu.
- Lajur kedua berisi daftar nama akun restoran.
- Kolom ketiga adalah bagian Debet dari Laba Rugi restoran.
- Lajur keempat merupakan bagian Kredit dari Laba Rugi.
- Kolom kelima berisi sisi Debet dari Neraca keuangan restoran
- Lajur keenam berisi bagian Kredit dari Neraca Keuangan restoran
B: Input daftar nama account di lembar kerja
Daftar akun atau pos-pos yang digunakan oleh perusahaan untuk melakukan transaksi keuangan bisnis di-input ke kolom dua. Berikut ini beberapa nama account yang digunakan dalam bisnis restoran:
Kelompok akun aset:
- Kas dan setara kas
- Piutang usaha (account receivable)
- Persediaan (inventory):
- Bahan baku
- Bahan penolong
- Fixed asset:
- Peralatan dapur resto
- Perlengkapan restoran
- Kendaraan operasional
- Bangunan
- Tanah
Jenis akun liabilitas:
- Liabilitas lancar
- Utang usaha
- Utang lain-lain
- Liabiltas tidak lancar
- Utang bank jangka panjang
Kelompok jenis akun ekuitas:
- Modal dan saham disetor
- Laba ditahan
- Prive
Jenis akun Pendapatan:
- Penjualan produk
- Retur penjualan
- Potongan penjualan
- Pendapatan lain-lain (service charge)
Kelompok biaya:
- Harga Pokok Penjualan (HPP)
- Pembelian bahan baku
- Pembelian bahan penolong
- Potongan pembelian
- Retur pembelian
- Biaya Administrasi dan umum
- Gaji manajemen dan staf
- Upah karyawan tidak tetap
- Beban kesejahteraan karyawan
- Tunjangan, lembur, dan insentif
- Beban konsumsi
- Biaya rumah tangga kantor
- Beban utilitas
- Biaya Marketing
- Iklan dan promosi
- Beban pengiriman/ongkir
- Gaji karyawan marketing
- Tunjangan karyawan marketing
- Fee marketing
Bagaimana cara menghitung, membayar, dan melaporkan pajak restoran? Baca > SOP Pajak Perusahaan
C: Masukkan data-data keuangan restoran ke dalam lembar kerja
Langkah berikutnya untuk membuat financial statements bisnis resto adalah menginput data-data keuangan restoran ke dalam lembar kerja yang telah dibuat di tahap-tahap sebelumnya.
Untuk membantu memudahkan memahami proses ini, saya ambil contoh 14 transaksi yang dilakukan sebuah restoran yang baru buka berikut ini:
01/07/23: Modal Usaha Rp 200.000.000
05/07/23: Pinjaman Pihak ketiga Rp 7.500.000
07/07/23: Pembelian lampu Rp 223.000
10/07/23: Pembuatan Akta Pendirian Ijin Usaha Rp 1.400.000
15/07/23: Pembelian kran Wastafel (3pcs) Rp 795.900
17/07/23: Biaya bersih-bersih kantor (Rubicle & Kursi) Rp 984.000
18/07/23: Pembelian keperluan rumah tangga kantor Rp 259.000
20/07/23: Penerimaan dari penjualan Rp 6.000.000
23/07/23: Pembelian lampu gantung 6 pcs Rp 5.244.000
25/07/23: Pembelian lampu lorong, lampu tangga Rp 390.000
27/07/23: Biaya bersih-bersih kantor Rp 82.000
28/07/23: Biaya pengiriman dokumen pembuatan restoran Rp 25.000
30/07/23: Gaji karyawan Rp 7.500.000
30/07/23: Pembelian adaptor laptop Rp 345.000
Proses Penyusunan Laporan Keuangan Resto
Sebelum transaksi-transaksi tersebut diinput ke kertas kerja, ada beberapa proses yang perlu dijalankan, yaitu:
1: Membuat pencatatan akuntansi
Kita harus melakukan identifikasi dan penggolongan transaksi dengan membuat jurnal akuntansi sebagai berikut:
01/07/23:
Kas … Rp 200.000.000 (Debet)
Modal Disetor … Rp 200.000.000 (Kredit)
05/07/23:
Kas …. Rp 7.500.000 (Debet)
Pinjaman Pihak ketiga …. Rp 7.500.000 (Kredit)
07/07/23:
Perlengkapan Restoran… Rp 223.000 (Debet)
Kas …. Rp 223.000 (Kredit)
10/07/23:
Biaya Pembuatan Akta Pendirian Ijin Usaha … Rp 1.400.000 (Debet)
Kas …. Rp 1.400.000 (Kredit)
15/07/23:
Biaya Pemeliharaan Kantor … Rp 795.900 (Debet)
Kas Bank …. Rp 795.900 (Kredit)
17/07/23:
Aset Tetap – Rubicle dan Kursi … Rp 984.000 (Debet)
Kas Bank ….. Rp 984.000 (Kredit)
18/07/23:
Biaya Rumah Tangga Kantor …. Rp 259.000 (Debet)
Kas Bank …. Rp 259.000 (Kredit)
20/07/23:
Kas … Rp 6.000.000 (Debet)
Pendapatan … Rp 6.000.000 (Kredit)
23/07/23:
Aset Tetap – Lampu Gantung 6 pcs …. Rp 5.244.000 (Debet)
Cash …. Rp 5.244.000 (Kredit)
25/07/23:
Pemeliharaan Restoran …. Rp 390.000 (Debet)
Cash ….. Rp 390.000 (Kredit)
27/07/23:
Pemeliharaan Kantor …. Rp 82.000 (Debet)
Cash ….. Rp 82.000 (Kredit)
28/07/23:
Biaya Pengiriman … Rp 25.000 (Debet)
Cash …. Rp 25.000 (Kredit)
30/07/23:
Beban Gaji Karyawan …. Rp 7.500.000 (Debet)
Cash …. Rp 7.500.000 (Kredit)
30/07/23:
Perlengkapan Kantor …. Rp 345.000 (Debet)
Cash …. Rp 345.000 (Kredit)
2: Menyiapkan buku besar restoran
Buku besar atau dalam bahasa Inggris disebut dengan general ledger adalah tabel yang berisi ringkasan per akun yang digunakan oleh perusahaan untuk melakukan transaksi keuangan.
Bagaimana cara membuat buku besar? Cara paling mudah dan cepat adalah mem-posting setiap transaksi yang tealh dicatat di buku jurnal ke dalam form buku besar. Jadi ‘hanya’ memindahkan atau posting dari catatan jurnal. Itu yang paling mudah.
Bagaimana cara posting jurnal ke buku besar? Ada beberapa cara yang bisa dipilih, sesuaikan dengan yang Anda anggap mudah. Bisa manual, mem-posting satu per satu, atau bisa juga dengan memanfaatkan rumus Excel. Atau bisa juga dengan accounting software.
—
Dan setelah diposting semua catatan jurnal di langkah #1, maka kita bisa melihat hasilnya sebagai berikut:
3: Menyiapkan neraca saldo sebelum penyesuaian restoran
Neraca saldo sebelum penyesuaian atau dalam istilah bahasa Inggris disebut sebagai unadjusted trial balance merupakan tabel 3 kolom yang berisi daftar akun yang digunakan perusahaan untuk melakukan transaksi beserta saldo-saldonya.
Tujuan dan manfaat neraca saldo sebelum penyesuaian adalah memudahkan proses pembuatan laporan keuangan. Selain itu, neraca saldo sebelum penyesuaian bisa digunakan sebagai tools sederhana untuk memeriksa proses dan langkah sebelumnya.
Satu lagi, fungsi neraca saldo sebelum penyesuaian digunakan untuk membuat jurnal penyesuaian, yaitu dengan memeriksa akun atau pos-pos apa saja yang perlu mendapat pembaruan.
—
Bagaimana cara membuat neraca saldo sebelum penyesuaian? Cara paling gampang dan super cepat adalah memindahkan (posting) dari buku besar ke tabel neraca saldo sebelum penyesuaian.
Dan setelah kita posting ringkasan transaksi di buku besar, maka hasilnya bisa dilihat sebagai berikut:
4: Membuat jurnal penyesuaian restoran
Jurnal penyesuaian adalah catatan akuntansi yang digunakan untuk melakukan proses pembaruan terhadap pos-pos tertentu, misalnya biaya dibayar dimuka, dan beban depresiasi aset tetap.
Langkah ini harus dilakukan agar laporan keuangan yang kita hasilkan akurat dan tepat. Ambil contoh biaya dibayar di muka, bila pos ini tidak dilakukan penyesuaian untuk mengalokasikan beban sesuai dengan waktunya, maka total biaya lebih besar dari yang semestinya. Akibatnya, jumlah laba atau rugi tidak akurat, bisa lebih atau kurang dari yang seharusnya.
Dalam contoh kasus ini, apa saja yang perlu disesuaikan? Beban penyusutan aset tetap. Bagaimana caranya? Ikuti langkah-langkah perhitungan nilai penyusutan dan pencatatannya berikut ini…
5: Input data ke lembar kerja
Langkah kelima adalah menginput data-data yang telah dikerjakan ke kertas kerja. Saya menggunakan 6 kolom untuk membuat lembar kerja akuntansi. Dan setelah semua diinput hasilnya seperti berikut ini:
