Apakah sekolah perlu membuat Laporan Keuangan sekolah? Menurut saya, sebagai orang accounting & finance jawabannya adalah perlu, terutama laporan keuangan sekolah swasta yang dikelola oleh yayasan atau lembaga. Kalau laporan keuangan sekolah negeri, terus terang saya kurang tahu, karena tidak punya pengalaman di sana.
So, dalam kesempatan ini saya akan membahas cara dan langkah-langkah membuat laporan keuangan sekolah dengan Microsoft Excel (Financial Statements for School) swasta. Mari langsung saja dimulai, step-by-step berikut ini…
Proses Penyusunan Laporan Keuangan Sekolah
A: Langkah-langkah Membuat Laporan Keuangan
Proses dan langkah-langkah membuat laporan keuangan sekolah hampir sama dengan membuat laporan keuangan perusahaan jasa, dagang, dan manufaktur.
Paling tidak ada 7 tahap proses penyusunan laporan keuangan sekolah Excel, yaitu:
- Mengklasifikasi, menggolongkan transaksi-transaksi keuangan yang terjadi di sekolah.
- Menganalisis pengaruh transaksi-transaksi itu terhadap pos-pos laporan keuangan.
- Mencatat proses (#1) dan (#2) ke dalam jurnal akuntansi.
- Memindahkan hasil pencatatan dari jurnal transaksi ke dalam buku besar.
- Membuat daftar saldo, neraca saldo atau neraca percobaan (trial balance).
- Membuat proses penyesuaian terhadap pos-pos tertentu laporan keuangan.
- Menyusun laporan keuangan sekolah lengkap yang terdiri dari:
- Laporan Posisi Keuangan
- Laporan Laba Rugi
- Laporan Perubahan Ekuitas
- Laporan Arus Kas
- Catatan Atas Laporan Keuangan
B: Metode Menyusun Laporan Keuangan Sekolah
Bagaimana cara melakukan 7 proses penyusunan laporan sekolah tersebut?
Ada 3 cara untuk melakukan proses penyusunan laporan keuangan sekolah adalah:
- Dilakukan secara manual, yaitu dengan melakukan tiap proses itu secara manual.
- Dilakukan secara semi manual, yaitu dengan bantuan software spread sheet, seperti Excel dan Google Spreadsheet.
- Dilakukan dengan bantuan software akuntansi (accounting software) atau software ERP (enterprise resource planning) seperti SAP, Dynamics 365 for Finance and Operations.
Anda bisa memilih 3 metode tersebut, silahkan mana yang paling sesuai dengan kebutuhan dan ketersediaan sumber daya yang dimiliki. Pilihlah dengan bijak ya.
Dan pada kesempatan ini saya akan menggunakan software besutan Bill Gates, yaitu Microsoft Excel untuk membuat laporan keuangan sekolah. Baca terus ya….
Klasifikasi Transaksi Keuangan Sekolah
A: Akun Laporan Keuangan Sekolah
Langkah pertama proses penyusunan laporan keuangan sekolah adalah mengklasifikasikan dan menggolong-golongkan setiap transaksi keuangan sekolah.
Dasar penggolongan transaksi keuangan sekolah adalah pos-pos, account, atau rekening yang disajikan dalam laporan keuangan.
Secara umum ada 5 (lima) jenis account dalam laporan keuangan adalah:
- Account Aktiva atau Aset (asset dalam bahasa Inggris nya). Contoh: kas dan piutang.
- Account Kewajiban atau liabilitas (liability dalam bahasa Inggrisnya). Contoh: hutang.
- Akun Modal atau ekuitas (equity in English). Contoh: dana awal pendirian sekolah.
- Account Pendapatan (revenue). Contoh: pembayaran SPP.
- Account biaya (expense). Contoh: gaji guru dan karyawan sekolah.
Jadi ‘hanya’ ada 5 pos utama dalam laporan keuangan. Simpel banget kan? Namun, yang perlu diperhatikan, dari 5 pos utama itu, bisa terdiri dari ratusan atau bahkan ribuan sub-account. Intinya, semua transaksi keuangan yang terjadi di sekolah bisa di klasifikasikan ke dalam 5 account tersebut.
B: Contoh Klasifikasi Transaksi
Untuk membantu memahami topik ini, perhatikan contoh berikut ini:
Sekolah Dasar ‘Pintar Berakhlak Mulia Mati Masuk Surga’ setiap tanggal 25 mengeluarkan beban gaji guru dan karyawan sebesar Rp 50.000.000.
Bagaimana cara mengklasifikan pengeluaran dana gaji ini? Transaksi keuangan ini diklasifikan dalam 2 (dua) pos/account/rekening laporan keuangan sekolah adalah:
- Account aset
- Account biaya atau beban.
Analisis Transaksi Keuangan Sekolah
A: Tujuan Analisis Transaksi
Setelah kita mengklasifikasikan jenis transaksi keuangan sekolah sesuai dengan pos laporan keuangan. Proses selanjutnya adalah menganalisis transaksi keuangan sekolah tersebut.
Tujuan proses analisis transaksi keuangan sekolah ini adalah untuk mengetahui pengaruh transaksi terhadap account-account tersebut. Apakah transaksi keuangan sekolah tersebut menaikan atau menurunkan nilai account?
B: Contoh Analisis Transaksi
Perhatikan analisis terhadap contoh transaksi pengeluaran biaya gaji guru dan karyawan sekolah di atas.
Setelah kita mengklasifikasikan transaksi pengeluaran gaji guru dan karyawan, selanjutnya kita menganalisis pengaruh transaksi tersebut terhadap akun yang terpengaruh. Akibat dari pengeluaran beban gaji guru dan karyawan adalah:
- Mengurangi nilai saldo account kas sekolah sebesar Rp 50.000.0000
- Menambah nilai saldo account biaya sekolah sebesar Rp 50.000.000
Setelah kita mengetahui pengaruh transaksi, selanjutnya kita mencatat ke dalam jurnal akuntansi seperti berikut ini:
[Debit] Gaji Guru dan Karyawan ….. Rp 50.000.000
[Kredit] Kas ……… Rp 50.000.000
Gampang ya, yuk dilanjut ya…
