Cara Membuat Laporan Keuangan Sekolah dengan Excel

Apakah sekolah perlu membuat Laporan Keuangan sekolah?

Menurut saya, sebagai orang accounting & finance jawabannya adalah perlu.

Terutama laporan keuangan sekolah swasta yang dikelola oleh yayasan atau lembaga.

Kalau laporan keuangan sekolah negeri, terus terang saya kurang tahu, karena tidak punya pengalaman di sana 🙂

So, dalam kesempatan ini saya akan membahas cara membuat laporan keuangan sekolah Excel (financial statements for school) swasta, step-by-step.

Mari langsung saja dimulai…

 

01: Proses Penyusunan Laporan Keuangan Sekolah 

laporan keuangan sekolah dasar

Proses dan langkah-langkah membuat laporan keuangan sekolah hampir sama dengan membuat laporan keuangan perusahaan jasa, dagang, dan manufaktur.

Paling tidak ada 7 tahap proses penyusunan laporan keuangan sekolah Excel, yaitu:

  1. Mengklasifikasi, menggolongkan transaksi-transaksi keuangan yang terjadi di sekolah.
  2. Menganalisis pengaruh transaksi-transaksi itu terhadap pos-pos laporan keuangan.
  3. Mencatat proses (#1) dan (#2) ke dalam jurnal akuntansi.
  4. Memindahkan hasil pencatatan dari jurnal transaksi ke dalam buku besar.
  5. Membuat daftar saldo, neraca saldo atau neraca percobaan (trial balance).
  6. Membuat proses penyesuaian terhadap pos-pos tertentu laporan keuangan.
  7. Menyusun laporan keuangan sekolah lengkap yang terdiri dari:
    1. Laporan Posisi Keuangan
    2. Laporan Laba Rugi
    3. Laporan Perubahan Ekuitas
    4. Laporan Arus Kas
    5. Catatan Atas Laporan Keuangan

***

Bagaimana cara melakukan 7 proses penyusunan laporan sekolah tersebut?

Ada 3 cara untuk melakukan proses penyusunan laporan keuangan sekolah adalah:

  1. Dilakukan secara manual, yaitu dengan melakukan tiap proses itu secara manual.
  2. Dilakukan secara semi manual, yaitu dengan bantuan software spread sheet, seperti Excel dan Google Spreadsheet.
  3. Dilakukan dengan bantuan software akuntansi (accounting software) atau software ERP (enterprise resource planning) seperti SAP, Dynamics 365 for Finance and Operations.

Anda bisa memilih 3 metode tersebut, silahkan mana yang paling sesuai dengan kebutuhan dan ketersediaan sumber daya yang dimiliki.

Pilihlah dengan bijak ya 🙂

Dan pada kesempatan ini saya akan menggunakan software besutan Bill Gates, yaitu Microsoft Excel untuk membuat laporan keuangan sekolah.

Baca terus ya….

 

02: Klasifikasi Transaksi Keuangan Sekolah

laporan keuangan sekolah swasta

Langkah pertama proses penyusunan laporan keuangan sekolah adalah mengklasifikasikan dan menggolong-golongkan setiap transaksi keuangan sekolah.

Dasar penggolongan transaksi keuangan sekolah adalah pos-pos, account, atau rekening yang disajikan dalam laporan keuangan.

Secara umum ada 5 (lima) jenis account dalam laporan keuangan adalah:

  1. Account Aktiva atau Aset (asset dalam bahasa Inggris nya). Contoh: kas dan piutang.
  2. Account Kewajiban atau liabilitas (liability dalam bahasa Inggrisnya). Contoh: hutang.
  3. Account Modal atau ekuitas (equity in English). Contoh: dana awal pendirian sekolah.
  4. Account Pendapatan (revenue). Contoh: pembayaran SPP.
  5. Account biaya (expense). Contoh: gaji guru dan karyawan sekolah.

Jadi ‘hanya’ ada 5 pos utama dalam laporan keuangan.

Simpel banget kan?

Namun, yang perlu diperhatikan, dari 5 pos utama itu, bisa terdiri dari ratusan atau bahkan ribuan sub-account 🙂

Intinya, semua transaksi keuangan yang terjadi di sekolah bisa di klasifikasikan ke dalam 5 account tersebut.

***

Untuk membantu memahami topik ini, perhatikan contoh berikut ini:

Sekolah Dasar ‘Pintar Berakhlak Mulia Mati Masuk Surga’ setiap tanggal 25 mengeluarkan beban gaji guru dan karyawan sebesar Rp 50.000.000.

Bagaimana cara mengklasifikan pengeluaran dana gaji ini?

Transaksi keuangan ini diklasifikan dalam 2 (dua) pos/account/rekening laporan keuangan sekolah adalah:

  1. Account aset
  2. Account biaya atau beban.

 

03: Analisis Transaksi Keuangan Sekolah

laporan keuangan sekolah excel

Setelah kita mengklasifikasikan jenis transaksi keuangan sekolah sesuai dengan pos laporan keuangan.

Proses selanjutnya adalah menganalisis transaksi keuangan sekolah tersebut.

Tujuan proses analisis transaksi keuangan sekolah ini adalah untuk mengetahui pengaruh transaksi terhadap account-account tersebut.

Apakah transaksi keuangan sekolah tersebut menaikan atau menurunkan nilai account?

***

Perhatikan analisis terhadap contoh transaksi pengeluaran biaya gaji guru dan karyawan sekolah di atas.

Setelah kita mengklasifikasikan transaksi pengeluaran gaji guru dan karyawan, selanjutnya kita menganalisis pengaruh transaksi tersebut terhadap akun yang terpengaruh.

Akibat dari pengeluaran beban gaji guru dan karyawan adalah:

  • Mengurangi nilai saldo account kas sekolah sebesar Rp 50.000.0000
  • Menambah nilai saldo account biaya sekolah sebesar Rp 50.000.000

Setelah kita mengetahui pengaruh transaksi, selanjutnya kita mencatat ke dalam jurnal akuntansi seperti berikut ini:

[Debit] Gaji Guru dan Karyawan ….. Rp 50.000.000
[Kredit] Kas ……… Rp 50.000.000

Gampang ya…

 

04: Membuat Buku Besar

laporan keuangan sekolah negeri

Cara paling sederhana untuk membuat buku besar akuntansi adalah memindahkan (posting) hasil pencatatan dari jurnal akuntansi transaksi keuangan sekolah ke dalam buku besar.

Buku besar bisa diibaratkan sebagai rangkuman pencatatan transaksi keuangan sekolah masing-masing account.

Perhatikan contoh proses membuat buku besar sederhana berikut ini:

Transaksi keuangan sekolah #1:

Tanggal 01 Juni 2020, Sekolah Dasar ‘Pintar, Berakhlak Mulia Mati Masuk Surga’ menerima SPP:

  • Kelas I sebesar Rp 10.000.000
  • Kelas II sebesar Rp 10. 500.000
  • Kelas III sebesar Rp 10.500.000
  • Kelas IV sebesar Rp 12.000.000
  • Kelas V sebesar Rp 12.000.000
  • Kelas VI sebesar Rp 12.500.000

 

Transaksi keuangan sekolah #2:

Tanggal 15 Juni 2020, Sekolah Dasar ‘Pintar, Berakhlak Mulia Mati Masuk Surga’ membayar listrik dan air PDAM sebesar Rp 1.500.000

 

Transaksi keuangan sekolah #3:

Tanggal 25 Juni 2020 membayar beban gaji guru dan pegawai sebesar Rp 50.000.000.

***

Sebagai asumsi dalam satu periode hanya ada 3 transaksi di atas, maka kita bisa membuat buku besar akuntansi dengan proses seperti berikut ini:

A: Melakukan analisis dan pencatatan transaksi keuangan sekolah:

Dari contoh transaksi-transaksi di atas, maka dapat kita melakukan analisis dan mencatatkan ke dalam jurnal akuntansi seperti berikut ini:

Jurnal transaksi #1:

[Debit] Kas …. Rp 67.500.000
[Kredit] Penerimaan SPP … Rp 67.500.000

Keterangan:

Penerimaan kas dari SPP merupakan pendapatan sekolah.

Transaksi ini akan mengakibatkan kenaikan nilai saldo kas dan setara kas, sehingga dicatat di sisi debit.

Selain itu, akan menaikkan nilai saldo pendapatan sehingga dicatat di sisi kredit.

 

Jurnal transaksi #2:

[Debit] Beban Utilitas (air dan listrik) … Rp 1.500.000
[Kredit] Kas ….  Rp 1.500.000

Keterangan:

Pembayaran biaya listrik dan air akan mengakibatkan kenaikan nilai saldo akun biaya utilitas, sehingga dicatat di sisi debit.

Selain itu, akan mengakibatkan penurunan nilai saldo kas, sehingga dicatat di sisi kredit.

 

Jurnal transaksi #3:

[Debit] Beban Gaji Guru dan Karyawan Sekolah … Rp 50.000.000
[Kredit] Kas … Rp 50.000.000

Keterangan:

Pembayaran gaji guru dan staf sekolah akan menyebabkan penurunan nilai saldo kas dan dicatat di sisi kredit.

Transaksi ini juga akan menyebabkan kenaikan nilai saldo akun biaya dan dicatat di sisi debit.

 

B: Membuat Buku Besar dalam Proses Menyusun Laporan Keuangan

Setelah melakukan pencatatan, selanjutnya kita pindahkan hasil catatan tersebut ke dalam buku besar.

Dan hasil pemindahan pencatatan jurnal transaksi sesuai dengan jenis akunnya adalah sebagai berikut:

 

Buku Besar: Akun Kas dan setara kas

kas dan setara kas
Contoh format buku besar akuntansi

 

Buku Besar : Penerimaan SPP

pendapatan sekolah
Contoh format buku besar akuntansi

 

Buku Besar: Akun Beban Utilitas

Beban utilitas sekolah
Contoh format buku besar akuntansi

 

Buku Besar: Akun Beban Gaji dan Karyawan Sekolah

Beban Gaji dan Karyawan Sekolah
Contoh format buku besar akuntansi

 

05: Membuat Daftar Saldo – Penyusunan Laporan Keuangan Sekolah

laporan keuangan sekolah smk

Setelah proses membuat buku besar akuntansi selesai, proses membuat laporan keuangan sekolah.

Selanjutnya adalah membuat daftar saldo, neraca saldo atau neraca percobaan (trial balance).

Sesuai dengan namannya, maka neraca saldo ini berisi daftar saldo-saldo masing-masing account atau rekening laporan keuangan untuk sekolah.

Bagaimana cara membuat neraca saldo atau daftar saldo ini?

Cara paling mudah membuat neraca saldo adalah memindahkan masing-masing saldo account di buku besar akuntansi.

Apa tujuan pembuatan neraca saldo ini?

Tujuan membuat neraca saldo adalah untuk memeriksa kembali proses yang telah dilakukan sebelumnya.

Indikasi kebenaran proses yang sudah dilakukan adalah dengan memeriksa kesimbangan antara sisi DEBIT dan Kredit neraca saldo.

Bila jumlah sisi debit dan sisi kredit sudah balance, maka sudah benar. Sehingga kita melanjutkan proses penyusunan laporan keuangan untuk sekolah selanjutnya.

***

Untuk memperjelas proses membuat neraca saldo ini, perhatikan contoh neraca saldo berikut ini:

Sekolah Dasar ‘Pintar, Berakhlak Mulia Mati Masuk Surga’
Daftar Saldo
Tanggal 31 Mei 2020

daftar saldo keuangan sekolah
Contoh format daftar saldo keuangan sekolah

Daftar saldo akun-akun neraca saldo di atas diambil dari saldo masing-masing akun di buku besar akuntansi.

Total saldo dalam daftar saldo atau neraca saldo harus sama (balance).

Jika berbeda, biasanya masih ada kesalahan dalam proses sebelumnya.

Maka harus dicari dan ditelusuri sampai ketemu kesalahannya.

 

06: Membuat Jurnal Penyesuaian

laporan keuangan sekolah untuk pajak

Jurnal penyesuaian adalah jurnal yang dibuat untuk melakukan proses penyesuaian terhadap pos-pos tertentu laporan keuangan (report and financial statement for school).

Mengapa proses penyesuaian ini perlu dilakukan?

Alasan utama melakukan proses penyesuaian dengan membuat jurnal penyesuaian adalah agar laporan keuangan  yang dihasilkan benar-benar menggambarkan kondisi yang sebenarnya.

Bila tidak dilakukan proses penyesuaian, bisa jadi laba terlalu besar atau terlalu kecil karena ada komponen laporan keuangan lain yang tidak mencerminkan kondisi sebenarnya.

***

Apa saja yang perlu disesuaikan?

Ada beberapa account laporan keuangan sekolah yang perlu penyesuaian, antara lain:

  1. Rekening Pembayaran Diterima di Muka
  2. Rekening Pendapatan Diterima di Muka
  3. Rekening Persediaan Barang
  4. Rekening Penyusutan atau Depresiasi Aset Tetap.

***

Perhatikan contoh proses penyesuaian depresiasi aset tetap dengan jurnal penyesuaian berikut ini:

Sekolah Dasar ‘Pintar, Berakhlak Mulia Mati Masuk Surga’ mempunyai kendaraan antar jemput yang dibeli bulan Januari 2020 dengan nilai perolehan sebesar Rp 150.000.000.

Masa ekonomis = 8 tahun

Nilai Residu = Rp 30.000.000

Nilai Depresiasi :

= [( Rp 150.000.000 – Rp 30.000.000) : 8) : 12]
= Rp 1.250.000 per bulan.

Jadi pencatatan jurnal penyesuaian tiap bulannya adalah sebagai berikut:

[Debit] Beban Depresiasi …. Rp 1.250.000
[Kredit] Akumulasi Beban Depresiasi … Rp 1.250.000

Proses pencatatan jurnal penyesuaian beban depresiasi ini biasanya dicatat pada setiap akhir periode, sampai masa ekonomis dari aset tetap habis.

Bila proses penyesuaian depresiasi aset tetap ini tidak dilakukan, maka akan menyebabkan nilai laba (rugi) terlalu besar.

 

07: Menyusun Laporan Keuangan Sekolah Lengkap

laporan keuangan sekolah xls

Tahap berikutnya adalah menyusun laporan keuangan sekolah lengkap.

Dan untuk memudahkan dalam memahami dan membuat laporan keuangan ini.

Saya sajikan satu contoh proses penyusunan laporan keuangan untuk sekolah mulai dari transaksi keuangan sekolah.

***

A: Contoh Transaksi Keuangan Sekolah

Pada contoh ini kita menggunakan data-data dari sebuah sekolah ‘Pribadi Mulia School’ berikut ini:

Rekap Transaksi Keuangan Sekolah ‘Pribadi Mulia School’ Bulan Mei 2020 adalah sebagai berikut:

1: Penerimaan SPP = Rp 128.675.000, dengan rincian:

  • Kelas I = Rp 22.400.000
  • Kelas II = Rp 28.600.000
  • Kelas III = Rp 18.200.000
  • Kelas IV = Rp 23.650.000
  • Kelas V = Rp 17.825.000
  • Kelas VI = Rp 9.450.000
  • TK dan PG = Rp 8.550.000

2: Gaji Guru dan Karyawan = Rp 97.800.000

3: Pembayaran Listrik = Rp 1.845.563

4: Pembayaran Telepon = Rp 540.769

5: Kebutuhan Kantor = Rp 12.349.607

6: Penyusutan Aset Tetap = Rp 8.173.958

7: PPh = Rp 1.286.750

 

B: Analisis dan Pencatatan Jurnal Transaksi

Dari data-data di atas, selanjutnya kita analisis dan catat ke dalam jurnal akuntansi seperti berikut ini:

[Debit] Kas Rp 128.675.000
[Kredit] SPP Rp 128.675.000

[Debit] Gaji Guru dan Karyawan Rp 97.800.000
[Kredit] Kas … Rp 97.800.000

[Debit] Pembayaran Listrik = Rp 1.845.563
[Kredit] Kas … Rp 1.845.563

[Debit] Pembayaran Telepon = Rp 540.769
[Kredit] Kas … Rp 540.769

[Debit] Kebutuhan Kantor …. Rp 12.349.607
[Kredit] Kas … Rp 12.349.607

[Debit] Penyusutan Aset Tetap …. Rp 8.173.958
[Kredit] Akumulasi Penyusutan Aset Tetap … Rp 8.173.958

[Debit] PPh …. Rp 1.286.750
[Kredit] Hutang PPh ….. Rp 1.286.750

 

C: Membuat Buku Besar Sekolah

Setelah menyelesaikan pencatatan jurnal transaksi keuangan sekolah, selanjutnya kita pindahkan atau posting ke buku besar, seperti berikut ini:

Buku besar – Account Kas dan Account Akumulasi Penyusutan:

saldo kas sekolah
Format buku besar – kas & akumulasi depresiasi

 

Buku besar – Account biaya gaji dan utilitas (listrik)

Account biaya gaji dan utilitas
Format buku besar – biaya

 

Buku besar – Account biaya utilitas telpon dan account biaya kantor

account biaya kantor sekolah
format buku besar

 

Buku besar – Account penyusutan aset tetap sekolah dan account pajak penghasilan

account pajak penghasilan
Format buku besar – biaya

 

Buku besar – Account PPh dan Penerimaan SPP

PPh
Format Buku Besar

 

D: Membuat Neraca Saldo Sekolah

Neraca saldo dibuat setelah menyelesaikan penyusunan buku besar, dan hasilnya adalah seperti berikut ini:

Pribadi Mulia School
Neraca Saldo
Untuk periode yang berakhir 31 Mei 2020

Neraca Saldo Sekolah
Contoh Neraca Saldo Sekolah

Dari neraca saldo di atas, kita bisa melihat bahwa total nilai saldo balance, yaitu sebesar Rp 138.135.708.

 

E: Membuat Kertas Kerja Akuntansi

Kertas kerja akuntansi adalah rangkuman atau ringkasan proses penyusunan laporan keuangan dari transaksi hingga laporan laba rugi dan neraca.

Dan dari proses yang telah kita lakukan, maka dihasilkan sebuah kertas kerja atau neraca lajur 7 kolom berikut ini:

Pribadi Mulia School
Neraca Lajur/ Kertas Kerja
Untuk periode yang berakhir 31 Mei 2020

Kertas Kerja akuntansi
Kertas Kerja akuntansi

 

F: Menyusun Laporan Posisi Keuangan Sekolah

Laporan Posisi Keuangan adalah jenis laporan keuangan sekolah yang menunjukkan posisi aset, kewajiban, dan ekuitas pada saat tanggal dibuatnya laporan.

Berikut ini posisi keuangan sekolah pada tanggal 31 Mei 2020:

 

    Pribadi Mulia School
        Laporan Posisi Keuangan
Tanggal 31 Mei 2020

Laporan Posisi Keuangan sekolah
Contoh Laporan Posisi Keuangan Sekolah

Dari laporan posisi keuangan di atas, kita bisa mengetahui bahwa:

  • Jumlah aset adalah Rp 7.965.103
  • Jumlah kewajiban adalah Rp 1.286.750
  • Jumlah modal adalah Rp 6.678.353

 

G: Menyusun Laporan Laba Rugi

Dan berikut ini hasil proses perhitungan laba rugi dari transaksi-transaksi keuangan sekolah yang terjadi selama bulan Mei 2020.

Pribadi Mulia School
      Laporan Laba Rugi
Untuk periode yang berakhir 31 Mei 2020

Laporan Laba Rugi Sekolah
Contoh Laporan Laba Rugi Sekolah

Dari Laporan Laba Rugi di atas, kita dapat mengetahui bahwa jumlah laba bulan Mei 2020 adalah sebesar Rp 6.678.363.

 

H: Menyusun Laporan Perubahan Ekuitas Sekolah

Dari contoh data-data di atas, maka dapat disusun laporan perubahan ekuitas sebagai berikut:

Pribadi Mulia School
Laporan Perubahan Ekuitas
Untuk periode yang berakhir 31 Mei 2020

Laporan Perubahan Ekuitas Sekolah
Contoh Laporan Perubahan Ekuitas

 

I: Menyusun Laporan Arus Kas Sekolah

Pribadi Mulia School
Laporan Arus Kas
Untuk periode yang berakhir 31 Mei 2020

Laporan Arus Kas Sekolah
Contoh Laporan Arus Kas Sekolah

Laporan arus kas atau cash flow adalah laporan yang menyajikan aliran kas dari operasi, investasi dan pendanaan.

Dari laporan cash flow di atas, kita dapat mengetahui bahwa jumlah:

  • aliran kas dari aktivitas operasi adalah Rp 16.139.061
  • aliran kas dari dari aktivitas investasi dan pendanan adalah Rp 0.

Jadi pada akhir periode, yaitu tanggal 31 Mei 2020, jumlah saldo kas dan setara kas adalah sebesar Rp 16.139.061.

Nilai ini jumlahnya harus sama dengan nilai kas dan setara kas yang disajikan di Laporan Posisi Keuangan per tanggal 31 Mei 2020.

Coba cek, sama kan?

 

08: Kesimpulan

Laporan Keuangan Sekolah adalah laporan yang menyajikan posisi keuangan dan kinerja sekolah.

Dari laporan keuangan tersebut kita bisa mengetahui pertumbuhan dan perkembangan kesuksesan visi misi sekolah dari waktu ke waktu.

Terutama dari sisi keuangan.

Dengan demikian, pengelola sekolah bisa menggunakan laporan keuangan tersebut sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.

Bagaimana cara dan langkah-langkah membuat laporan keuangan sekolah sudah dijelaskan di atas.

Anda bisa mempelajari dan mengimplementasikan untuk sekolah Anda.

Bila sekolah yang Anda kelola belum memiliki tata kelola keuangan yang sistematis sesuai standar akuntansi keuangan yang berlaku.

Saran saya baca tentang pentingnya prosedur standar pengelolaan keuangan di SOP Finance dan Accounting Tools sederhana bermanfaat.

Demikian yang dapat saya bagikan, semoga bermanfaat.

Terima kasih.*****

manajemen keuangan dan SOP