Job Desk dan Tugas Admin HRD
A: Perbedaan Tugas dan Job Desk
Tugas dan job desk atau deskripsi pekerjaan dalam konteks admin HRD cenderung merujuk pada hal yang sama, yakni tanggung jawab dan tugas-tugas yang harus dilakukan oleh seorang Admin HRD dalam menjalankan fungsinya.
Job desk dilakukan untuk menguraikan secara lebih detail mengenai apa yang diharapkan dari seorang Admin HRD dterkait dengan tanggung jawab dan tugasnya.
Beberapa perusahaan, istilah “job desk” bisa merujuk pada daftar resmi tanggung jawab dan tugas yang diberikan kepada seorang karyawan mencakup rincian tentang apa yang diharapkan dari pekerja tersebut dalam peran dan fungsinya di perusahaan.
Jadi, meskipun istilahnya berbeda, keduanya memiliki konten sama, yakni menggambarkan tanggung jawab dan tugas yang terkait dengan peran seorang Admin HRD.
B: Job Desk Admin HRD
Apa job desk admin HRD?
Menurut para pakar, job desk atau deskripsi pekerjaan seorang admin antara lain:
1: Rekrutmen dan Seleksi
- Mengiklankan lowongan pekerjaan.
- Menyaring berkas lamaran.
- Menyusun jadwal wawancara.
- Melakukan wawancara awal.
- Mengatur tes atau asesmen.
- Melakukan verifikasi referensi.
- Membuat dan mengirimkan surat penawaran kerja.
2: Pengelolaan Data Karyawan
- Memelihara dan mengelola basis data karyawan.
- Memastikan data karyawan tetap mutakhir dan akurat.
- Mengelola dokumen kepegawaian seperti kontrak kerja dan surat perjanjian.
3: Penggajian dan Tunjangan
- Mengelola proses penggajian karyawan.
- Menghitung gaji, tunjangan, dan bonus.
- Memastikan pemotongan pajak dan kewajiban terkait dipenuhi.
4: Manajemen Administratif
- Menangani surat-menyurat dan komunikasi internal.
- Menyusun laporan terkait SDM.
- Menyimpan dan mengarsipkan dokumen secara teratur.
5: Perizinan dan Absensi
- Memantau absensi karyawan.
- Mengelola perizinan, cuti, dan liburan.
- Memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan terkait absensi.
6: Hubungan Karyawan
- Menangani pertanyaan dan masalah karyawan.
- Mendukung manajemen konflik antar-karyawan.
- Membantu menciptakan lingkungan kerja yang positif.
7: Kesejahteraan Karyawan
- Mengelola program-program kesejahteraan karyawan.
- Menyusun dan mengelola kebijakan kesehatan dan keselamatan kerja.
8: Manajemen Dokumen
- Mengelola berkas karyawan, dokumen kepegawaian, dan catatan lainnya.
- Menyusun dan memelihara arsip digital.
9: Koordinasi Pelatihan
- Menyusun jadwal dan mengatur pelatihan karyawan.
- Melacak partisipasi karyawan dalam program pelatihan.
10: Pemberdayaan Karyawan
- Mendukung pengembangan karir dan peningkatan keterampilan karyawan.
- Mengelola program penghargaan dan pengakuan.
C: Tugas Admin Human Resource Department
Secara umum tugas seorang staf admin HRD adalah mencakup berbagai aspek administratif dan operasional manajemen sumber daya manusia, antara lain:
1: Rekrutmen dan Seleksi
- Mempublikasikan lowongan pekerjaan.
- Menyaring berkas lamaran.
- Mengatur dan mengkoordinasikan jadwal wawancara.
- Mengirimkan surat penawaran kerja kepada kandidat yang terpilih.
- Memantau dan mengelola proses rekrutmen dari awal hingga akhir.
2: Penggajian dan Tunjangan
- Menghitung dan memastikan penggajian karyawan tepat waktu.
- Memeriksa dan mengelola tunjangan, insentif, dan bonus.
- Menyusun dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan terkait upah dan pajak.
3: Pengelolaan Data Karyawan
- Menyimpan dan mengelola informasi pribadi karyawan.
- Memelihara dan memperbarui basis data karyawan.
- Mengatur dan mengelola dokumen-dokumen kepegawaian.
4: Perizinan dan Absensi
- Memantau absensi karyawan.
- Mengelola perizinan, cuti, dan liburan karyawan.
- Memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan terkait absensi.
5: Hubungan Karyawan
- Menjawab pertanyaan dan memberikan dukungan administratif kepada karyawan.
- Menangani permintaan dan masalah karyawan terkait administrasi.
6: Manajemen Administratif
- Mengelola surat-menyurat dan komunikasi internal.
- Menyusun laporan terkait kegiatan dan statistik SDM.
- Mengarsipkan dan menyimpan dokumen-dokumen penting.
7: Kesejahteraan Karyawan
- Mengelola program kesejahteraan karyawan, seperti asuransi kesehatan, program pensiun, dan manfaat lainnya.
8: Koordinasi Pelatihan
- Menyusun jadwal pelatihan dan mengelola pendaftaran karyawan.
- Mengurus logistik dan fasilitas pelatihan.
9: Pemberdayaan Karyawan
- Mendukung program pengembangan karyawan.
- Mengelola program penghargaan dan pengakuan.
10: Manajemen Dokumen
- Mengelola berkas karyawan dan dokumen terkait kepegawaian.
- Mengelola arsip digital dan fisik.
11: Koordinasi dan Kolaborasi
- Berinteraksi dengan departemen lain dan manajemen untuk mengkoordinasikan kegiatan SDM.
12: Pematuhan Hukum dan Peraturan
- Memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku.
13: Pengembangan dan Pemeliharaan Kebijakan SDM
- Mendukung penyusunan dan pembaruan kebijakan dan prosedur terkait SDM.
