2 Sistem Manajemen Persediaan, EOQ dan Persediaan Variabel, Mana yang Anda Pakai?

Manajemen persediaan adalah sistem, metode atau cara untuk mengendalikan dan mengelola persediaan perusahaan.

Dengan kata lain definisi manajemen persediaan adalah untuk menjaga kelancaran operasi perusahaan.

Bagi perusahaan dagang, persediaan barang dagangan memungkinkan perusahaan memenuhi permintaan pembeli.

Sedangkan bagi perusahaan industri, persediaan bahan baku dan barang dalam proses bertujuan untuk memperlancar kegiatan produksi.

Sedangkan persediaan barang jadi dimaksudkan untuk memenuhi permintaan pasar.

Bagi manajemen keuangan perlu memahami dampak peenggunaan suatu kebijakan pengelolaan persediaan terhadap aspek keuangan.

Untuk lebih jelasnya, mari ikuti pembahasannya berikut ini…

 

01. Sistem Manajemen Persediaan

manajemen persediaan dalam produksi dan operasi

Persediaan yang tinggi memungkinkan perusahaan memenuhi permintaan yang mendadak.

Namun demikian persediaan yang tinggi akan menyebabkan perusahaan memerlukan modal kerja yang makin besar juga.

Sebenarnya kunci persoalannya adalah pada permintaan yang mendadak.

Bila perusahaan bisa memprediksi dengan tepat kebutuhan akan bahan baku atau barang jadi, perusahaan bisa menyediakan persediaan tepat pada waktunya sesuai dengan jumlah yang diperlukan.

Pada saat tidak diperlukan, jumlah persediaan bisa saja sangat kecil atau bahkan nol. Teknik seperti ini dikenal sebagai manajemen persediaan just in time  (JIT) atau zero inventory.

Dengan demikian maka masalahnya adalah reliabilitas, sistem informasi, dan sistem pengadaaan bahan atau sistem produksi, sehingga mampu menekan jumlah persediaan yang pada waktu yang tidak diperlukan.

Masalah manajemen persediaan merupakan contoh lain bahwa keputusan keuangan bukan dilakukan oleh bagian keuangan.

Sistem ini biasanya menjadi tanggung jawab bagian produksi dan atau bagian pembelian.

Berikut ini beberapa sistem pengawasan persediaan, yaitu:

#1: Jumlah persediaan dikaitkan dengan variabel tertentu

Sistem manajemen persediaan ini adalah sistem yang sangat sederhana. Misalnya perusahaan menetapkan bahwa persediaan barang jadi rata-rata akan sebesar satu bulan penjualan.

Dengan demikian jika penjualan meningkat, rata-rata persediaan juga akan meningkat. Demikian juga jika menurun.

Cara lain misalnya, mengaitkan kapan harus memasan kembali dan jumlah yang dipesan dihubungkan dengan kebutuhan selama periode tertentu.

Misalnya kebijakan perusahaan adalah memesan bahan baku pada saat jumlah bahan tinggal mencapai dua minggu kebutuhan produksi, dan jumlah yang dipesan sebesar kebutuhan dua bulan produksi.

Cara-cara yang sederhana ini memungkinkan bagian gudang untuk mengajukan permohonan pembelian bahan baku bila melihat bahwa persediaan telah mencapai batas yang telah ditetapkan.

Yang lebih sulit adalah untuk persediaan barang jadi, diperlukan koordinasi antara bagian pemasaran dengan bagian produksi terutama untuk perusahaan yang menghasilkan berbagai jenis produk.

Sebab dapat saja terjadi bagian produksi justeru memproduksi jenis barang yang tidak diminta oleh pasar.

Sedangkan permintaan produk lain tidak dapat dipenuhi karena persediaannya kosong.

 

#2: Economic Order Quantity (EOQ)

metode manajemen persediaan

Salah satu model manajemen persediaan yang paling sering dibicarakan dalam berbagai buku teks adalah model Economic Order Quantity (EOQ).

Model Economic Order Quantity – EOQ adalah model pengelolaan persediaan yang diterapkan oleh perusahaan dengan berdasarkan pada pemikiran sebagai berikut:

  • Jika perusahaan memiliki rata-rata persediaan yang besar, untuk jumlah kebutuhan yang sama dalam suatu periode, berarti perusahaan tidak perlu terlalu sering melakukan Jadi menghemat biaya pemesanan dan pembelian.
  • Tapi kalau perusahaan membeli dalam jumlah besar sehingga bisa menghemat biaya pembelian, perusahaan akan menanggung persediaan dalam jumlah yang besar pula. Berarti menanggung biaya penyimpanan yang tinggi.
  • Karena itu perlu dicari jumlah yang akan membuat biaya persediaan terkecil. Biaya persediaan adalah biaya simpan ditambah biaya pembelian/pemesanan.

Penjelasan economic order quantity adalah model yang digunakan sama seperti di pembahasan tentang manajemen kas.

Misalnya kebutuhan bahan baku dalam satu tahun sebesar D satuan. Pemakaian bahan dilakukan secara secara konstan setiap waktu. Perusahaan tersebut memesan Q satuan setiap kali pesan.

Dengan demikian frekuensi pesanan dalam satu tahun adalah:

A. Frekuensi pesanan dalam satu tahun = D/Q

Persediaan yang dimiliki perusahaan akan berkisar dari 0 sampai dengan Q satuan.

Dengan demikian rata-rata persediaan buku tersebut adalah:

B. Rata-rata persediaan = (Q/2) satuan

Bila biaya simpan per satuan per tahun dinyatakan sebagai i,  maka biaya simpan per tahun yang akan ditanggung perusahaan adalah:

C. Biaya simpan per tahun = (Q/2)

Bila setiap kali perusahaan memesan memerlukan biaya sebesar o, maka biaya pemesanan dalam satu tahun adalah:

D. Biaya pemesanan dalam satu tahun = (D/Q)o

Dengan demikian total biaya persediaan dalam satu tahun (misalnya kita beri notasi Y) adalah sebagai berikut:

E. Y = (Q/2)i + (D/Q)o

Biaya ini yang harus diminimumkan.

Sehingga kita bisa menuliskan rumus persamaan tersebut sebagai berikut:

Q = [(2oD)/i)]1/²

Perhatikan contoh soal manajemen persediaan eoq dengan rumus persamaan tersebut berikut ini:

Kebutuhan bahan baku PT Siklus Network dalam satu tahun adalah 3.600 satuan, dengan harga Rp 50.000 per satuan.

Kebiasaan perusahaan adalah melakukan pembelian setiap bulan sekali.

Biaya simpan termasuk dalam biaya modal sebesar 18% per tahun, sedangkan biaya setiap kali memesan sebesar Rp 200.000.

Berdasarkan kebiasaan tersebut, maka biaya persediaannya adalah sebagai berikut:

#1: Jumlah yang dipesan setiap bulan:

= 3.600/12
= 300 satuan

#2: Nilai rata-rata persediaan:

= (300 x Rp 50.000) : 2
= Rp 7,50 juta

#3: Biaya simpan dalam satu tahun:

= Rp 7,50 juta x 0,18
= Rp 1,35 juta

#4: Biaya pesan dalam satu tahun:

= Rp 200.000 x 12
= Rp 2,40 juta

#5: Total biaya persediaan:

= Rp 1,35 juta + Rp 2, 4 juta
= Rp 3,75 juta

Dengan menggunakan metode EOQ, perusahaan akan dapat menekan biaya persediaannya.

Penerapan rumus EOQ  menghasilkan jumlah pembelian sebagai berikut:

= [(2 x 3.600 x Rp 200.000) : (0,18 x Rp 50.000)] 1/²
= 400 satuan

Dengan demikian maka:

#1: Biaya pesan:

= (3.600 : 400) x Rp 200.000
= Rp 1,80 juta

#2: Biaya simpan:

= [(400 x Rp 50.000) : 2] x 0,18
= Rp 1,80 juta

#3: Total biaya persediaan:

= Rp 1,80 + Rp 1,80
= Rp 3,60 juta

Yang berarti perusahaan dapat menghemat biaya sebesar Rp 150.000 dalam satu tahun

Bila waktu yang diperlukan sejak saat bahan dipesan sampai dengan bahan sampai di perusahaan adalah selama setengah bulan (disebut dengan lead time).

Maka perusahaan harus memesan pada saat bahan baku mencapai D/24. Tingkat persediaan ini disebut sebagai titik pemesanan kembali (reorder point).

Dalam contoh yang kita pergunakan berarti titik pesan kembalinya adalah:

= 3.600 : 24 = 150 unit

Jadi pada waktu jumlah bahan baku telah mencapai 150 unit, perusahaan akan melakukan pemesanan kembali.

Untuk berjaga-jaga terhadap ketidakpastian, baik dalam hal penggunaan maupun dalam hal lead time, perusahaan mungkin menetapkan perlunya persediaan keamanan (safety stock).

Sebab mungkin terjadi bahwa selama lead time penggunaan bahan meningkat, atau pengiriman bahan mengalami keterlambatan.

Misalkan ternyata pengiriman mengalami kelambatan, bukannya setengah bulan tetapi mencapai satu bulan.

Dengan demikian bila perusahaan tidak memiliki safety stocks perusahaan akan kehabisan bahan (stock out) sebanyak 150 unit.

Ada 2 cara untuk menentukan besarnya persediaan, yaitu:

A. Cara #1:

Penentuan besarnya persediaan keamanan bisa dilakukan dengan membandingkan biaya kerugian yang diharapkan bila perusahaan kehabisan persediaan (expected loss pada saat perusahaan mengalami stock out) dengan tambahan biaya karena memiliki safety stock yang lebih besar.

Cara ini memerlukan estimasi tentang stock out costs dan probabilitas kehabisan bahan.

B. Cara #2:

Cara yang lain adalah dengan menentukan berapa probabilitas kehabisan bahan yang bisa diterima oleh perusahaan.

Semakin kecil probabilitas ini semakin besar safety stock ditentukan. Pengalaman biasanya digunakan sebagai dasar penentuan safety stock.

Perhatikan contoh penentuan jumlah persediaan berikut ini:

Misalnya perusahaan menentukan safety stock sebanyak 150 unit. Apa yang terjadi dengan rata-rata persediaan?

Sebelum perusahan menentukan safety stocks perkembangan jumlah bahan baku ditunjukkan pada grafik manajemen persediaan berikut:

manajemen persediaan model eoq

Pada saat tidak terdapat safety stocks maka jumlah persediaan maksimal adalah 400 unit, dengan minimal nol unit. Reorder point dilakukan pada titik 150 unit.

Pada saat ditentukan persediaan keamanan sebanyak 150 unit, maka perkembangan persediaan bahan baku akan nampak seperti grafik manajemen persediaan berikut ini:

inventory management economic order quantity

Perhatikan bahwa dengan adanya persediaan keamanan sebanyak 150 unit akan membuat persediaan maksimum mencapai 550 unit, dan minimum  150 unit.

Meskipun demikian frekuensi pembelian selama satu tahun tetap tidak mengalami perubahan. Hanya saja sekarang reorder point dilakukan pada saat persediaan mencapai 300 unit.

 

Harga Pembelian Tidak Konstan.

Bagaimana cara menghitung persediaan jika harga tidak konstan?

Masalah yang perlu diperhatikan dalam penerapan model di atas adalah pada asumsi-asumsi yang mendasarinya.

Pada contoh penerapan model di atas menggunakan asumsi harga bahan baku KONSTAN.

Bisa terjadi pada saat diperkirakan akan terjadi kenaikan harga bahan baku, perusahaan sengaja membeli dalam jumlah besar.

Demikian juga kadang-kadang perusahaan melakukan pembelian di atas jumlah yang paling ekonomis.

Atau melanggar kebijakan yang biasa dianut dengan maksud untuk memperoleh quantity discount.

Perhatikan contoh manajemen persediaan berikut ini:

Misalnya perusahaan memperoleh tawaran quantity discount sebesar 2%, bila perusahaan membeli dalam jumlah minimal 1.000 unit setiap kali pembelian.

Bila perusahaan memanfaatkan discount ini, maka biaya yang dapat dihemat adalah:

= 2% x 3.600 x Rp 50.000
= Rp 3.600.000

Sebagai akibatnya biaya persediaan akan naik bila dibandingkan dengan biaya persediaan dengan menggunakan EOQ.

Biaya persediaan akan sebesar:

Biaya pesan:

= 3,6 x Rp 200.000 = Rp 720.000

Biaya simpan:

= (1000 : 2) x 0,18 x Rp 50.000 = Rp 4.500.000

Jadi biaya persediaannya adalah:

= Rp 720.000 + Rp 4.500.000 = Rp 5.220.000

Dan tambahan biaya persediaan adalah:

= Rp 5.220.000 – Rp 3.600.000 = Rp 1.620.000

Karena tambahan biaya masih lebih kecil dibandingkan dengan diskon yang dinikmati, maka perusahaan sebaiknya memanfaatkan tawaran quantity discount tersebut.

Dengan demikian perusahaan tidak akan membeli dalam jumlah sesuai dengan rumus EOQ.

 

02. Hubungan Antara Pengelolaan Persediaan dengan Manajemen Keuangan

Bila perusahaan menerapkan manajemen persediaan dengan dikaitkan pada faktor tertentu, misalnya produksi atau penjualan, sangat boleh jadi bahwa jumlah persediaan akan proporsional dengan faktor tersebut.

Sebagai contoh, perusahaan menentukan bahwa persediaan barang jadi sebesar setengah bulan penjualan.

Dengan demikian bila penjualan dalam satu tahun sebesar Rp 48 M, maka persediaan akan sebesar:

= Rp 48 M : 24 = Rp 2 M

Bila penjualan meningkat menjadi Rp 60 M (25%), maka persediaan akan naik menjadi:

= Rp 60 M : 24 = Rp 2,5 M (25%)

Dalam keadaan seperti ini, masuk akal jika manajemen keuangan perusahaan menggunakan metode sales percentage untuk merencanakan keuangan.

Atau menggunakan data tahun lalu sebagai dasar perbandingan rasio perputaran persediaan.

Masalah menjadi lain kalau diterapkan model EOQ. Dan masalah akan menjadi kompleks jika dimasukkan adanya faktor safety stock.

Penerapan model ini menyebabkan kita tidak bisa membandingkan efisiensi pengaturan persediaan yang diukur dengan perputaran persediaan dari waktu ke waktu.

 

03. Kesimpulan

Pengaturan persediaan pada umumnya berada di bawah wewenang bagian produksi atau pembelian.

Dan pengaruh manajemen persediaan yang efisien terhadap likuiditas dan profitabilitas perusahaan sangat penting.

Mengapa manajemen persediaan harus ada?

Secara umum terdapat dua kekuatan yang berlawanan untuk memiliki persediaan yang banyak atau sedikit.

Persediaan yang besar akan menimbulkan keluwesan yang lebih besar bagi perusahaan, tapi akan menimbulkan biaya yang besar pula.

Sebaliknya persediaan yang kecil akan menghemat biaya, tapi dapat menimbulkan gangguan produksi dan atau penjualan.

Karena itulah muncul konsep manajemen persediaan “persediaan hanya bila diperlukan”

Berbagai metode manajemen persediaan pun dicoba untuk mengelola persediaan agar sesuai dengan tujuan manajemen persediaan.

Tujuan manajemen persediaan adalah untuk menyeimbangkan antara biaya yang timbul karena memiliki persediaan dan kerugian yang mungkin terjadi jika kehabisan persediaan.

pengaruh manajemen persediaan yang efisien terhadap likuiditas dan profitabilitas perusahaan

Oleh karena itu manajemen perusahaan perlu mengerti dan memahami pentingnya manajemen persediaan.

Dan tujuan dari artikel ini adalah seperti itu, yaitu semoga bisa membantu mendukung perjalanan bisns Anda.

Terima kasih

***

manajemen keuangan dan SOP