Mengubah Momentum Menjadi Kebaikan: Strategi Efektif untuk Sukses

Bagaimana manajemen waktu Anda? Strategi manajemen waktu adalah cara mengelola waktu yang baik. Waktu, peristiwa, atau kejadian adalah keniscayaan yang harus kita alami. Waktu, peristiwa dan kejadian silih berganti kita lalui.

Pernahkah kita merenung, berpikir dan berusaha memahami, apakah melalui waktu begitu saja? Atau berupaya memanfaatkan waktu untuk kebaikan dan kebermanfaatkan hidup. so, bagaimana cara memanfaatkan waktu, kejadian, momentum dan peristiwa itu untuk merajut kebaikan? Mari kita diskusikan bareng-bareng sambil nyrupuk secangkir kopi pahit di pagi ini…

 

01: Pengertian Time Management

Secara umum, manajemen waktu adalah keterampilan kritis yang membantu individu atau organisasi untuk mengalokasikan waktu dengan bijak, meningkatkan produktivitas, dan mencapai tujuan secara efektif.

A: Definisi Menurut Para Ahli

Menurut para ahli, definsi manajemen waktu adalah kemampuan untuk merencanakan dan mengelola waktu secara efektif.

Perlu dipahami, bahwa beberapa definisi manajemen waktu menurut para ahli terkait dengan konsep pengelolaan aktivitas, prioritas, dan alokasi waktu untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai. Dan, berikut disajikan 4 definisi time management yang disampaikan oleh para ahli:

1: Stephen R. Covey

Beliau adalah penulis salah satu buku laris dengan judul “The 7 Habits of Highly Effective People”. Dia menyampaikan bahwa manajemen waktu sesungguhnya bukan hanya tentang bagaimana kita menghabiskan waktu, tetapi tentang bagaimana kita mengarahkan hidup kita.

2: Peter Drucker

Peter Drucker adalah salah satu tokoh manajemen terkemuka dunia. Ia menyatakan bahwa manajemen waktu adalah tugas utama manajer dan sesungguhnya waktu adalah sumber daya yang tak tergantikan.

3: Brian Tracy

Ia adalah seorang penulis dan motivator. Beliau menyampaikan bahwa time management berhubungan dengan kemampuan untuk menentukan prioritas, mengatur aktivitas, dan menggunakan waktu secara efektif demi untuk mencapai tujuan.

4: David Allen

Dia adalah seorang penulis buku laris dengan judul “Getting Things Done”. Menurut beliau bahwa time management adalah tentang menyusun tugas-tugas secara sistematis, mengelola proyek, dan memastikan bahwa kita memiliki peran kontrol penuh atas pekerjaan kita.

5: Eisenhower Matrix

Eisenhower Matrix adalah suatu metode manajemen waktu yang diatribusikan kepada Dwight D. Eisenhower, mantan Presiden Amerika Serikat. Apa itu Eisenhower Matrix? Yakni suatu metode yang mengklasifikasikan tugas-tugas ke dalam empat kuadran berdasarkan urgensi dan pentingnya.

 

B: Fungsi Time Management

cara menentukan jadwal waktu

Apa fungsi time management?

Perlu diketahui dan dipahami bahwa manajemen waktu mempunyai fungsi penting dalam aktivitas kehidupan seseorang maupun profesional seseorang. Dan, berikut ini diberikan 8 fungsi time management dalam kehidupan sehari-hari:

1: Meningkatkan Produktivitas

Produktifitas seseorang akan meningkat pesat apabila memanfatkan dan menggunakan prinsip manajemen waktu yang. Akibatnya, seseorang bisa menyusun rencana dan mengatur tugas-tugas secara efisien, sehingga seseorang bisa menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat.

2: Mengurangi Stres dan Tekanan Kerja

Stres bisa berkurang dan hilang jika seseorang memiliki kontrol yang baik terhadap waktu dan tugas. Menjalankan kontrol yang baik sangat membantu seseorang untuk menghindari situasi di mana tugas-tugas menumpuk yang akhirnya menimbulkan tekanan yang sebenarnya tidak perlu.

3: Meningkatkan Kualitas Pekerjaan

Dengan memberikan waktu yang cukup untuk setiap tugas, seseorang dapat fokus pada kualitas pekerjaan. Manajemen waktu yang baik memungkinkan untuk memberikan perhatian maksimal terhadap detail dan menghasilkan pekerjaan yang lebih baik.

4: Membantu untuk Mencapai Tujuan

Time management membantu seseorang untuk menyusun perencanaan dengan alokasi waktu yang jelas sehingga membantu mendukung untuk mencapai tujuan tersebut, melalui pemantaun progres kemajuan yang konsisten.

5: Meningkatkan Keseimbangan Kehidupan

Aplikasi manajemen waktu membantu menciptakan keseimbangan antara kehidupan profesional dan pribadi sehingga mengurangi risiko kelelahan dan membantu seseorang menjaga kesehatan mental dan fisik.

6: Penggunaan Sumber Daya secara Optimal

Identifikasi prioritas terhadap aktivitas penting mendesak akan membantu alokasi sumber daya dan waktu yang dimiliki secara tepat serta efektif.

7: Membentuk Disiplin Pribadi

Kebiasaan-kebiasaan yang dibangun secara konsisten, antara lain membuat jadwal, menghormati tenggat waktu, dan berkonsentrasi pada tugas-tugas yang mendukung tujuan, bisa membentuk disiplin pribadi.

8: Meningkatkan Efisiensi Kerja

Pengelolaan waktu yang efisien, seperti mengurangi waktu sia-sia, dan terus melakukan perbaikan proses kerja seseorang bisa melakukan pekerjaan dengan lebih efisien, sehingga mencapai hasil yang lebih baik melalui usaha yang lebih sedikit.

Dari 8 fungsi time management yang telah disampaikan di atas, bisa diringkas bahwa manajemen waktu tidak hanya sekadar alat untuk mengelola kegiatan harian, tapi juga membantu untuk mencapai kesuksesan dan kesejahteraan secara keseluruhan, bukan hanya faktor materi, namun juga hati serta pikiran.

 

02: Tujuan Manajemen Waktu (Time Management)

waktu pagi hari

A: Tujuan Time Management

Bagaimana cara memanfaatkan waktu secara efektif?

Tujuan manajemen waktu adalah mengoptimalkan waktu dengan sebaik-baiknya untuk merajut kebaikan.

Pernahkah kita merenungkan dan mengamati seringkali ada kejadian-kejadian yang seolah-olah’ memihak pada kita. Apakah peristiwa atau kejadian tersebut yang memang ‘memihak’ kepada kita atau hanya sebuah kebetulan saja?

Ada orang-orang yang menyadari dan memanfaatkan suatu kejadian, peristiwa atau memanfaatkan fungsi manajemen waktu untuk merajut keuntungannya, namun banyak juga yang lalai dan menganggap suatu kejadian atau peristiwa adalah sesuatu yang biasa saja.

Sebenarnya, bila kita mau peka  dan sedikit berpikir, banyak kejadian atau peristiwa yang bisa dimanfaatkan bagi keuntungan kita.

 

B: Penerapan Manajemen Waktu

Berikut ini 12+ saran dari para ahli untuk  mengelola peristiwa yang terjadi dengan prinsip manajemen waktu yang baik, dan perhatikan dampak dan manfaat manajemen waktu.

01: Manfaatkan Penentuan Waktu Orang Lain yang Tidak Tepat

Penentuan waktu yang dilakukan orang lain secara tidak tepat dapat memberikan banyak kesempatan bagi kita.

Coba amati sebuah kejadian saat menjelang Pilkada atau Pilpres seperti saat ini. Setiap calon sangat berhati-hati melontarkan pernyataan. Masing-masing menunggu sampai yang lain membuat kesalahan politik, sehingga dia dapat memanfaatkannya dan terjun ke gelanggang sebagai ksatria putih.

Seperti halnya anda berusaha menjual sesuatu ketika calon pembeli merasa tidak puas dengan pesaing anda, atau ketika anda ingin memperbarui sebuah kontrak bisnis, maka pilihlah waktu saat partner bisnis anda dalam kondisi BAHAGIA. Itulah pentingnya manajemen waktu.

02: Membandingkan Masa Sekarang dengan Masa Depan

Contoh manajemen waktuyang jelas dari kejadian-kejadian seperti ini bisa kita lihat dalam dunia entertainment dan olahraga.

Beberapa artis dan olahragawan saat mereka berada di puncak kepopulerannya, hidup bergelimang harta dan kemewahan, namun, banyak dari mereka yang tidak bisa mempertahankan kualitas hidup di masa berikutnya, bahkan beberapa dari mereka hidup bergantung dari belas kasihan orang lain.

Kenapa bisa seperti itu?

Mereka tidak pernah memikirkan kondisi sekarang dalam hubungannya dengan masa depan, dan oleh karena itu penghasilannya yang diperoleh dari saat berada di puncak karir tidak bisa dipertahankan hingga masa senja-nya.

03: Manfaatkan Saat Matahari Terbit dan Terbenam

strategi manajemen waktu yang baik

Tidak banyak orang yang menghendaki saat matahari terbenam, namun yang pasti ialah bahwa kita bisa mengambil manfaat bagi keuntungan kita saat terbenamnya matahari.

Ada sebuah kisah tentang penjual kuda yang mengundang calon pembelinya untuk bersama-sama minum teh pada sore hari, yang penting di sini bukan pada keramahtamahannya, melainkan pada kenyataan bahwa saat yang paling baik untuk memperagakan seekor kuda ialah ketika matahari terbenam.

Bulunya akan mengkilap, kelihatan penuh dinamika dan tidak terkalahkan, dan dengan alasan yang sama, ada sebuah produk pakaian renang yang selalu difoto pada saat matahari terbit dan terbenam.

04: Kalender Penuh Informasi dalam Manajemen Waktu

Kalender di tangan orang yang tepat dapat menjadi senjata yang ampuh.

Bagi seorang penjualan, moments seperti ini sudah menjadi sesuatu yang lazim dimanfaatkan untuk mendulang keuntungan, misalnya saat lebaran, tahun baru, dan liburan.

Contoh lain yang bisa dimanfaatkan untuk keuntungan anda adalah, misalnya pada saat pemerintah akan mengumumkan paket  Amnesti Pajak.

Bila anda seorang yang ahli dalam bidang perpajakan, menjelang diumumkannya kebijakan amnesti pajak ini, maka Anda bisa membuat iklan pelatihan, seminar atau workshop tentang “Bagaimana anda dapat memanfaatkan Kebijakaan Amnesti Pajak?”

Kemungkinan besar pelatihan, seminar dan workshop yang anda selenggarakan akan dipenuhi peserta, bahkan bisa dilakukan beberapa session.

05: Masuk dan Keluar Perusahaan dalam Prinsip Manajemen Waktu

Seorang penjual yang jeli bisa memanfaatkan momentum ketika seseorang akan meninggalkan atau baru masuk perusahaan.

Seseorang yang baru saja masuk perusahaan ingin sekali berbuat sesuatu, misalnya, untuk menunjukkan prestasinya, dan biasanya dia diberi kesempatan yang cukup besar. Untuk membantunya, anda bisa menawarkan produk atau jasa yang anda jual.

Bila produk atau jasa yang anda tawarkan memang benar-benar akan bisa membantunya maka dia akan membeli produk dan jasa anda, sebaliknya, seseorang yang akan meninggalkan perusahaan dan menyadari agar tidak akan menghadapi berbagai persoalan.

Serta memberikan kesan baik di kemudian hari maka sebelum keluar perusahaan, dia ingin menyelesaikan berbagai pekerjaan tersebut. Momentum seperti ini pun bisa anda manfaatkan untuk menjual produk atau jasa anda.

06: Pertimbangan Penentuan Waktu dalam Manajemen Waktu

sun shine

Bila penentuan waktu anda penuh pertimbangan, beritahukan hal ini kepada pihak lain

Misalnya, saat ada persoalan tertentu di mana menyangkut partner bisnis anda, maka sampaikan seperti berikut ini:

… hal ini saya ketahui beberapa hari yang lalu, tapi saya tidak ingin mengganggu anda pada saat meeting di perusahaan anda”

Dan sebaiknya jangan menyampaikan suatu informasi yang tidak menggembirakan atau suatu masalah pada hari Senin pagi atau Jum’at sore.

07: Berhati-hati dalam Menentukan Waktu

Prinsip berhati-hati dalam menentukan waktu yang tidak mempertimbangkan kepentingan orang lain

Bila kita dapat melakukan dan memanfaatkan sebuah moment dengan bijaksana maka kita bisa menarik sebuah moment untuk keuntungan kita.

Misalnya, kesan yang ditimbulkan akan lebih dalam bila kita bisa menghubungi seseorang di luar jam kantor, pada jauh malam, atau pada akhir pekan, namun kita harus yakin bahwa hal ini tidak akan merugikan di kemudian hari.

08: Jangan Menetapkan Batas Waktu dalam Manajemen Waktu

Penerapan strategi manajemen waktu ini adalah menyangkut penetapan waktu.

Seringkali batas waktu (deadline) tidak dapat dielakkan, namun batas waktu merupakan ancaman dan orang yang merasa diancam akan berusaha keras menantang anda agar melaksanakan ancaman itu. Batas waktu hendaknya hanya digunakan dalam keadaan mendesak.

Cara paling tepat untuk menghilangkan kepercayaan orang kepada kita adalah dengan menetapkan batas waktu, kemudian memperpanjang, mengubah, atau mengabaikannya. 

Hal ini ibarat memberi ancaman palsu. Sekali kita gagal melaksanakan batas waktu yang telah ditetapkan, maka apa saja yang kita katakan setelah itu akan dianggap angin lalu.

09: Penentuan Waktu Untuk Memperlunak Ancaman

Penentuan waktu bisa digunakan untuk memperlunak desakan pengambilan keputusan.

Bila anda meragukan ketulusan perkataan ‘mungkin’ berilah orang itu konflik waktu yang nalar yang akan mempercepat penyelesaian persoalan.

Contoh manajemen waktu, bila anda merasa ‘dipermainkan’ oleh calon customer atau rekan bisnis anda berkaitan dengan waktu,.

Maka bila anda menetapkan batas waktu bagi mereka, hal itu kedengarannya akan terlalu mengancam, sebagai gantinya, kami menyatakan bahwa jika kami tidak mendapat jawaban dalam satu minggu ke depan, maka akan sangat sukar dan barangkali tidak mungkin bagi kami untuk membatalkan beberapa kesepakatan.

Tidak mengapa, bila jawaban yang anda terima negatif, nmun akan lebih baik menerima jawaban seperti itu daripada menunggu tanpa adanya kepastian.

Dengan mengemukakan konflik waktu tertentu, maka anda bisa menyelesaikannya tanpa menimbulkan kesan mengancam.

10. Rentang Perhatian Dalam Manajemen Waktu

Orang-orang yang sibuk mempunyai rentang waktu yang pendek, maka katakan maksud anda secara langsung. Anggaplah bahwa anda berada di situ untuk mendengarkan, sehingga anda akan sedikit bicara.

Jangan mulai menceritakan riwayat hidup anda, dan jangan memperpanjang waktu keahadiran anda. Lupakan saja usaha untuk membuatnya dramatis.

Bisa jadi anda hanya akan menjengkelkan orang, atau malahan membuat pikiran mereka tidak fokus melayang ke mana-mana, selain itu pelajari rentang perhatian orang lain.

11: Daftar Topik yang Harus Dibicarakan dalam Manajemen Waktu

cara menentukan waktu meeting

Penerapan prinsip manajemen waktu ini adalah membuat daftar topik apa saja yang akan dibahas. Buat juga skala prioritas, mana topik terpenting yang akan dibahas dulu dan alokasikan waktu yang tepat. Jangan sampai anda berada dalam posisi harus meminta:

“ Bolehkah saya mohon perhatian anda selama beberapa menit lagi? Saya belum sampai pada persoalan terpenting”.

Dengan menerapkan prinsip manajemen waktu ini adalah agar tujuan manajemen waktu tercapai.

12: Menghadiahkan Waktu Pada Seseorang

Salah satu cara terbaik untuk menimbulkan kesan baik kepada seorang customer ialah dengan hanya mengambil waktunya setengah jam.

Padahal dia telah mengira bahwa anda memerlukan satu jam. Sebaliknya, bila anda menyita waktunya satu setengah jam akan timbul kesan jelek. Perhatikan efek manajemen waktu ini.

13: Memperpanjang atau Memperbarui Kesepakatan

Bila anda ingin memperbarui, memperpanjang, atau merundingkan kembali sebuah kesepakatan, maka pilihlah saat pihak lain dalam kondisi paling bahagia, bukan pada saat kesepakatan itu akan berakhir.

Pelajari dan kajilah suasana perasaan seseorang! Suasana hati saja pada suatu saat dapat mengubah “ya” menjadi “tidak” dan sebaliknya.

Contoh penerapan prinsip manajemen waktu ini adalah jika customer anda telah menerima kabar yang menggembirakan, meskipun hal itu tidak berkaitan dengan produk atau jasa anda, misalnya penerimaan bonus, maka suasana seperti ini merupakan kesempatan yang bisa dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya untuk keuntungan bisnis anda.

 

03: Video tentang Cara Mengatur Jadwal

Dan untuk menambah ilmu, pengetahuan dan wawasan, saya sajikan video inspiratif  yang pantas Anda tonton dan semoga bisa memberikan inspirasi serrta mencerahkan. Selamat menyaksikan.

Bagaimana menurut Anda?

 

04: Penutup

A: Kesimpulan Tentang Manajemen Waktu

Hampir semua orang ingin hidup nyaman, damai, sejahtera sejak hari ini hingga kehidupan setelah dunia. Untuk mencapai dan mewujudkan keinginan serta cita-cita itu sebenarnya susah-suah gampang. Salah satunya adalah dengan mengelola waktu dengan baik. Atau yang kita kenal sebagai time management.

Melalui implementasi time management yang baik, proses menjalani hidup akan terasa teratur, tidak sibuk dikejar-kejar waktu, namun tetap enjoy dan bisa menikmati setiap prosesnya. Sudahkah Anda memanfaatkan moments bagi pertumbuhan dan perkembangan kualitas hidup Anda?

 

B: Tips dan Saran

Ada beberapa tips praktis yang bisa saya sampaikan berkenaan dengan pembahasan tentang time management, yaitu sebagai berikut:

  1. Susun dan prioritaskan tugas dengan bijaksana, buat jadwal yang realistis, dan terapkan disiplin dalam mengikuti rencana.
  2. Identifikasi dan buat klasifikasi terhadap tujuan jangka pendek dan jangka panjang, selanjutnya buat strategi alokasi waktu dengan cerdas untuk mencapainya.
  3. Jangan ragu untuk mengatakan ‘tidak’ pada hal-hal yang tidak berguna dan tidak mendukung prioritas Anda.
  4. Bangun mindset Anda, bahwa manajemen waktu adalah kunci penting untuk meningkatkan produktivitas dan keseimbangan hidup.

Demikian sedikit yang bisa saya bagikan, semoga ada guna dan manfaatnya. Terima kasih.*****

Manajemen Keuangan Profil

Profesional lulusan ekonomi yang menekuni ERP (SAP), Accounting Software, Business Analyst dan berbagi pengalaman pekerjaan Finance & Accounting.