Begini Cara Mengelola Kas Kecil dengan Sistem Imprest

Begini Cara Mengelola Kas Kecil dengan Sistem Imprest

Kas kecil adalah dana yang disediakan oleh perusahaan untuk membayar biaya-biaya yang nilainya relatif kecil, atau tidak efektif bila dibayarkan dengan sistem non tunai.

Contohya untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran seperti pembelian ATK, Foto Copy, Konsumsi rapat, tol, parkir, mencetak marketing tools – brosur, leaflet.

Nilai kas kecil tidak sama untuk setiap perusahaan, tergantung pada kebijakan dan sistem yang dijalankan.

Ada perusahaan yang menentukan jumlah tertentu untuk kas kecilnya, sebaliknya ada perusahaan lain yang tidak menentukan jumlah tertentu atas kas kecilnya, alias jumlah berfluktuasi, kadang besar dan kadang kecil.

Kas Kecil dalam laporan keuangan dimasukkan dalam NERACA pada kelompok current asset atau aset lancar. Berikut contoh laporan neraca :

gambar : contoh laporan keuangan perusahaan

Dari contoh laporan keuangan – neraca di atas, kita bisa melihat bahwa ASET terdiri dari Aset Lancar dan Aset Tidak Lancar.

Aset Lancar terdiri dari :

  • Kas dan setara kas
  • Investasi jangka pendek
  • Piutang usaha pihak ketiga
  • Piutang lainnya pihak ketiga
  • Persediaan lancar lainnya
  • Biaya dibayar dimuka lancar
  • Uang muka lancar lainnya
  • Pajak dibayar di muka lancar

Jadi kas kecil dilaporkan pada laporan neraca sebagai kas dan setara kas, pada contoh laporan neraca di atas ditandai dengan kotak garis merah. Nilai Kas dan Setara Kas per 31 Maret 2017 adalah Rp 62.576.371.274, sedangkan posisi per 31 Desember 2016 adalah sebesar Rp 57.447.397.484 Berarti ada kenaikan sebesar 8,93%.

Nah, berikutnya kita ingin mengetahui bagaimana pengelolaan kas kecil?

Ada dua sistem atau metode yang lazim digunakan untuk mengelola kas kecil, yaitu :

  • Metode Imprest
  • Metode Fluktuatif

Baca juga : Secuil Fakta Menarik Tentang Arus Kas Bersih dan Laba Bersih

Blog Manajemen Keuangan akan membahas dua metode tersebut secara komprehensif, dan untuk kali ini, kita akan membahas METODE IMPREST beserta contohnya.

Metode Imprest adalah pengelolaan kas kecil di mana perusahaan menentukan jumlah dana yang tetap di kas kecil.

Setiap kali terjadi pengeluaran yang akan mengakibatkan berkurangnya jumlah kas kecil, maka karyawan yang bertanggungjawab atau kasir akan meminta dana sejumlah pengeluaran-pengeluaran tersebut. Selanjutkan kas kecil akan di-isi kembali baik dengan tunai atau lewat bank.

Melalui cara seperti ini maka jumlah uang di kas kecil akan terisi kembali dan jumlahnya seperti semula.

Perlu diingat juga bahwa dalam sistem imprest, semua pengeluaran kas kecil akan dicatat pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

Pada saat pengisian kembali,   semua bukti pengeluaran yang sudah dibayar diserahkan dan dana kas kecil ditambah sebesar pengeluaran tersebut, sehingga jumlah kas kecil akan kembali ke titik semula.

Jumlah pengeluaran-pengeluaran tersebut sebelumnya telah diperiksa oleh bagian akuntansi, selanjutnya dicatat di sisi DEBIT dan kas di sisi KREDIT.

Selama pembayaran terhadap pengeluaran-pengeluaran itu belum dilakukan, kasir atau bagian yang bertanggungjawab terhadap kas kecil harus menyimpan bukti-bukti pengeluaran bersama sisa dana yang ada dalam petty cash.

Sehingga bila dikalkulasi jumlah bukti pengeluaran dan dana yang tersisa adalah merupakan jumlah kas kecil.

Untuk lebih jelasnya, mari kita ikuti contoh prosedur sistem akuntansi kas kecil dengan sistem imprest berikut ini :

PT Manajemen Keuangan Network pada tanggal 1 Januari 2018 menetapkan dana kas kecil yang jumlahnya Rp 5.000.000.

Pengeluaran kas kecil hingga tanggal 10 Januari 2018 adalah Rp 3.000.000, dengan rincian sebagai berikut :

  • Biaya Pemeliharaan Kantor Rp. 1.000.000
  • Biaya Kerumahtanggaan Rp 500.0000
  • Biaya Konsumsi Meeting Rp. 1.000.000
  • Biaya Transport Rp. 500.000

Pada tanggal 11 Januari 2018 dilakukan pengisian kembali dana kas kecil sebesar Rp. 3.000.000, yaitu mengganti biaya pengeluaran yang telah dilakukan.

Pada tanggal 11 Januari hingga 31 Januari 2018 terjadi pengeluaran kas kecil sebesar Rp. 4.000.000, dengan rincian berikut ini :

  • Biaya Marketing Rp. 2.000.000
  • Biaya Training SDM Rp. 1.000.000
  • Biaya Perijinan Rp. 1.000.000

Bagaimana prosedur pencatatan akuntansi dari transaksi-transaksi yang telah terjadi di atas?

Pencatatan transaksi-transaksi tersebut di buku jurnal adalah seperti berikut ini :

1 Januari 2018 :

(D) Kas kecil = Rp 5.000.000
(K) Kas = Rp. 5.000.000

10 Januari 2018 :

(D) Biaya Pemeliharaan Kantor = Rp. 1.000.000
(D) Biaya Kerumahtanggaan = Rp  500.000
(D) Biaya  Konsumsi Meeting = Rp. 1.000.000
(D) Biaya Transport = Rp. 500.000
(K) Kas = Rp. 3.000.000

31 Januari 2018 :

(D) Biaya Marketing = Rp. 2.000.000
(D) Biaya Training SDM = Rp. 1.000.000
(D) Biaya Perijinan = Rp. 1.000.000
(K) Kas = Rp. 4.000.000

Pencatatan akuntansi di jurnal pada tanggal 31 Januari 2018 prosedurnya seperti di atas bila ada pengisian kembali dana kas kecil sejumlah Rp. 4.000.000, sehingga jumlah dana kas tetap pada angka Rp 5.000.000

Namun bila tidak ada pengisian kembali dana kas kecil, maka jumlahnya Rp 1.000.000 karena yang Rp 4.000.000 sudah dikeluarkan untuk biaya-biaya. Maka pada tanggal 31 Januari 2018 dibuatkan jurnal penyesuaian seperti berikut ini :

(D) Biaya Marketing = Rp. 2.000.000
(D) Biaya Training SDM = Rp. 1.000.000
(D) Biaya Perijinan = Rp. 1.000.000
(K) Kas Kecil = Rp. 4.000.000

Pada tanggal 1 Februari 2018, dibuatkan kembali jurnal penyesuaian, apa tujuannya? Tak lain dan bukan adalah agar saldo kas kecil kembali seperti pada posisi terakhir, sehingga bila ada pengisian kembali prosedur pencatatan akuntansinya sama dengan sebelumnya.

Jadi seperti ini pencatatan jurnal penyesuaianya :

(D) Kas Kecil = Rp. 4.000.000
(K) Biaya Marketing = Rp. 2.000.000
(K) Biaya Training SDM = Rp. 1.000.000
(K) Biaya Perijinan = Rp. 1.000.000

Dengan prosedur pencatatan seperti itu, maka perubahan jumlah kas kecil yang terjadi pada tanggal 31 Januari 2018 akan kembali seperti semula setalah dilakukan jurnal penyesuaian pada tanggal 1 Februari 2018.

Selain hal seperti di atas, perubahan jumlah kas kecil juga bisa berubah karena dua sebab, yaitu :

  • Pengurangan jumlah kas kecil ; perusahaan menganggap jumlah kas kecil terlalu besar sehingga memutuskan untuk mengurangi jumlahnya.
  • Penambahan jumlah kas kecil ; perusahaan menganggap jumlah kas kecil terlalu kecil sehingga memutuskan untuk menambah jumlah kas kecil.

Masih menggunakan contoh di atas, misalnya manajemen PT Manajemen Keuangan Network menganggap bahwa jumlah kas kecil terlalu besar dan memutuskan jumlah kas kecil menjadi Rp 4.000.000.

Atas keputusan ini maka prosedur pencatatan akuntansi di jurnalnya adalah sebagai berikut :

Kas               Rp. 1.000.000
Kas Kecil            Rp. 1.000.000

Bagaimana bila manajemen PT Manajemen Keuangan Network menganggap bahwa jumlah kas kecil terlalu kecil dan memutuskan untuk menambah jumlahnya menjadi Rp. 10.000.000.

Maka prosedur pencatatan akuntansi di jurnalnya adalah sebagai berikut :

Kas kecil              Rp. 5.000.000
Kas                                  Rp. 5.000.000

Demikian pembahasan mengenai pengelolaan kas kecil dengan menggunakan sistem atau metode imprest.

sop akuntansi keuangan powerful