Proses Membuat Account Code, Buku Jurnal dan Buku Besar

Laporan Keuangan dibuat melalui proses bertahap yang terstruktur dan sistematis, mulai dari bukti-bukti transaksi bisnis keuangan, buku jurnal, buku besar, neraca saldo, kertas kerja sampai income statement, laporan posisi keuangan, cash flow dan perubahan ekuitas.

Masing-masing tahapan saling terkait satu dengan yang lain, sehingga jika terjadi kesalahan pada salah satu tahapan akan mempengaruhi tahap lainnya. Sebagai contoh, bila terjadi kesalahan pada saat proses pencatatan jurnal transaksi, maka akan menyebabkan kesalahan di buku besar, neraca saldo, dan neraca lajur serta berujung pada kesalahan laporan keuangan yang dihasilkan.

Oleh karena itu, bagi siapapun yang bekerja atau berkecimpung di bidang finance dan accounting perlu memahami setiap proses pembuatan laporan keuangan.

Apapun latarbelakang Anda yang ingin mempelajari setiap tahapan proses dalam menyusun laporan keuangan, ikuti dan baca sampai tuntas artikel berikut ini. Dijamin Anda paham dan bisa membuat laporan keuangan dengan baik dan benar sesuai standar akuntansi keuangan yang berlaku saat ini.

 

1: Merancang Kode Rekening (Chart of Account)

A: Pengertian Kode Akun

Sebenarnya apa kegunaan kode akun dalam laporan keuangan?

Langkah pertama untuk membuat laporan keuangan menggunakan Microsoft Excel adalah merancang kode rekening atau account untuk menggolongkan dan mengklasifikasi setiap transaksi yang dilakukan perusahaan.

Proses perancangan dan pembuatan account code ini akan memudahkan proses selanjutnya, yaitu buku jurnal. Kode akun yang ada dalam buku jurnal berfungsi sebagai rekening untuk mencatat setiap transaksi keuangan yang dilakukan perusahaan sesuai dengan jenisnya.

Bila diumpamakan sebagai sebuah bangunan, kode account adalah salah satu komponen penyusun pondasi, sehingga perlu dipersiapkan secara terstruktur dan sistematis agar bagian-bagian yang tersusun di atasnya makin kokoh dan bermanfaat serta ngayomi lingkungan sekelilingnya.

Jadi, dilihat dari sudut fungsinya akuntansi dilakukannya penyusunan kode rekening atau kode akun ini sangat membantu serta memudah dalam menyusun informasi akuntansi berupa laporan keuangan. Berbeda dengan kode akun Tiktok, kode akun virtual BRI, atau kode akun virtual Dana.

 

B: Format Kode Akun COA

Bagaimana cara membuat kode account?

Tidak ada ketentuan yang mengatur prosedur penyusunan kode perkiraan atau account, sehingga setiap perusahaan atau entitas memiliki format yang berbeda-beda, namun pada intinya sama yaitu untuk memudahkan dalam proses penyusunan laporan keuangan.

Salah satu format yang digunakan adalah menggunakan angka dengan ketentuan sebagai berikut:

 

Account utama:

Digit pertama kode account menunjukkan kelompok sebagai berikut:

1 – untuk kelompok Aset, contoh 10000, 11000, 10001, sehingga kode akun yang digunakan untuk akun motor vehicle adalah berkode paling kiri 1. Demikian pula kode akun yang digunakan perusahaan jasa yang menunjukkan akun bank bernomor 1.

2 – untuk kelompok Liabilitas, contoh 20000, 22000, 22200

3 – untuk golongan Ekuitas, contoh 31000, 32000, 33001

4 – untuk golongan Revenue, contoh 45000, 46000, 470000

5 – untuk golongan Cost, contoh 58000, 59000

 

Sub account:

Adalah angka-angka yang diletakkan setelah digit pertama account code. Perhatikan contoh berikut ini:

1100000 – Aset lancar

Angka 1 paling kiri  menunjukkan kelompok aset, sedangkan angka 1 setelah angka pertama paling kiri menunjukkan kelompok aset lancar atau current asset, demikian juga dengan lainnya, contoh:

210000 – Liabilitas jangka panjang

310000 – Modal disetor

410000 – Pendapatan jasa

510000 – Biaya pengiriman

 

Sub sub account:

Kode account ini ditunjukkan oleh karakter ketiga dari nomor perkiraan. Perhatikan contoh di bawah ini:

111000 – Rekening Bank Perusahaan.

Digit pertama paling kiri menunjukkan kelompok aset, digit kedua menunjukkan golongan aset lancar, dan digit ketiga menunjukkan akun bank perusahaan.

 

C: Contoh Kode Akun Akuntansi Perusahaan Jasa

Berikut ini disajikan contoh daftar kode akun akuntansi (chart of account) perusahaan dengan komponen utama dan sub rekening yang relatif lengkap:

contoh kode akun
Contoh kode akun perusahaan jasa

 

2: Membuat Buku Harian atau Jurnal umum

A: Fungsi Buku Jurnal

Buku jurnal berisi catatan mengenai transaksi-transaksi yang terjadi secara harian. Sebagai contoh buku jurnal yang tidak digunakan untuk pencatatan piutang dagang dan mencatat transaksi retur penjualan serta pembelian.

Proses pencatatan ini kudu dilakukan secara konsisten dan terus menerus, bukan tergantung mood atau sesuai suasana hati seperti buku jurnal diary J

Dengan pola seperti ini, fungsi buku jurnal akan memberikan banyak manfaat, antara lain:

  1. Bila terjadi kesalahan akan segera diketahui dan dibetulkan.
  2. Setiap hari bisa mengetahui jumlah dan nilai transaksi bisnis yang terjadi.
  3. Memudahkan proses posting ke buku besar.
  4. Secara keseluruhan akan membantu proses penyusunan laporan keuangan.

Jadi, buku jurnal yang digunakan oleh perusahaan digunakan untuk mencatat transaksi keuangan bisnis yang terjadi dalam jangka waktu tertentu, atau dalam istilah akuntansi disebut sebagai periode akuntansi. Bukan buku jurnal skripsi, riset, penelitian, PKL SMK, atau buku jurnal refleksi latihan industri.

 

B: Cara Membuat Buku Jurnal Excel

Format buku jurnal yang digunakan oleh setiap entitas bisa berbeda, tergantung pada kebutuhan dan kondisi yang kemudian diwujudkan dalam bentuk standar operasional prosedur (SOP). Elemen yang HARUS ada adalah kolom debit dan kredit.

Di kursus pelatihan akuntansi membuat laporan keuangan ini, buku jurnal Excel yang akan dibuat terdiri dari tujuh kolom yang berisi antara lain:

  1. Nomor urut transaksi usaha di kolom pertama
  2. Tanggal transaksi di kolom kedua, contoh 18 Januari 2022
  3. Kolom ketiga adalah kode jurnal transaksi, contoh JKM (jurnal kas masuk), JKK (jurnal kas keluar) dan JPb (jurnal pembelian)
  4. Kolom ke-empat adalah deskripsi singkat dari transaksi, misalnya ‘penerimaan kas dari penjualan’
  5. Kode akun ada di kolom kelima, misalnya ‘21000 Utang Jangka Panjang’
  6. Saldo debit di kolom enam dan saldo kredit ada di kolom tujuh.

Format buku jurnal ini bisa berubah dan disesuaikan dengan kebutuhan peserta kursus akuntansi. Bila jumlah kolom dirasa masih kurang maka bisa ditambah dan sebaliknya.

Demikian pula bila ada kebutuhan lain yang bisa membantu proses pencatatan jurnal transaksi pun bisa ditambahkan, contoh fitur untuk memeriksa kesamaan jumlah debit dan kredit. Fitur ini bisa kita buat dengan memanfaatkan fungsi Excel “IF”.

Perhatikan contoh format buku jurnal di bawah ini:

buku jurnal umum
Contoh pencatatan transaksi di buku jurnal akuntansi

 

C: Prosedur Pencatatan Transaksi ke Buku Jurnal

Proses untuk mencatat setiap transaksi bisnis ke buku jurnal dilakukan setiap hari dengan mengacu pada prinsip double entry, yaitu sistem pencatatan akuntansi yang menganggap bahwa setiap transaksi keuangan minimal akan mempengaruhi dua akun yang dicatat di sisi debit dan sisi kredit.

Bagaimana cara mencatat transaksi keuangan dengan sistem debit kredit?

Prosedur pencatatan transaksi keuangan dan bisnis secara umum berprinsip pada persamaan akuntansi sebagai berikut:

Aset = Utang + Modal

Turunan dari persamaan dasar akuntansi di atas membentuk prinsip-prinsip pencatatan transaksi  seperti di bawah ini:

  1. Bila suatu transaksi menyebabkan penambahan nilai kelompok aset, maka dicatat di sisi DEBIT, dan sebaliknya dicatat di sisi KREDIT.
  2. Jika transaksi bisnis mengakibatkan kenaikan saldo kelompok utang, maka dicatat pada sisi KREDIT, dan jika sebaliknya maka dicatat pada sisi DEBIT.
  3. Jika suatu transaksi bisnis membuat saldo kelompok modal bertambah, maka dicatat di sisi Kredit dan sebaliknya.
  4. Suatu transaksi yang membuat saldo pendapatan naik, maka dicatat pada sisi Kredit, kebalikannya jika transaksi tersebut mengakibatkan penurunan saldo pendapatan turun, maka diinput di bagian Debit.
  5. Prinsip kelima, jika transaksi bisnis menyebabkan kenaikan saldo kelompok account biaya, maka diinput di bagian Debit, kebalikannya jika mengurangi saldo akun maka diinput di sisi Kredit.

Kelima prinsip pencatatan Debit Kredit di atas bisa dirangkum dalam tampilan sederhana seperti berikut ini:

fungsi buku jurnal
Prinsip pencatatan debit kredit di buku jurnal.

Tips:

Kita tidak perlu menghapal, tapi cukup dipahami. Dari tabel di atas kita bisa membaca bahwa jika transaksi menambah saldo akun, ada dua kelompok akun yang mencatat di sisi Debit, yaitu Aset dan Biaya, lainnya di bagian Kredit. Bila terjadi sebaliknya maka dicatat lawan dari tabel kolom menambah. Kode akun yang ada dalam buku jurnal berfungsi sebagai alat untuk menggolong-golongkan setiap transaksi bisnis sesuai dengan jenisnya.

Jadi, kita tidak perlu menghapal semua jenis akun, namun cukup dihapal pencatatan akun aset dan biaya, lainnya kebalikannya. Itu saja!

 

D: Cara Memeriksa Keseimbangan Debit Kredit

Langkah pertama untuk memeriksa pekerjaan pencatatan transaksi di buku jurnal adalah menge-check jumlah kolom debit dan kredit. Jika jumlahnya masih selisih berarti pekerjaan ini masih ada kesalahan.

Untuk memudahkan pemeriksaan kesamaan jumlah debit kredit buku jurnal excel, kita manfaatkan fungsi Excel IF dengan penulisan rumus sebagai berikut:

IF(Jumlah Kolom Debit = Jumlah Kolom Kredt;”Balance”;”Periksa Lagi Ya”)

Dengan rumus Excel ini kita akan memperoleh informasi jika jumlah kolom debit dan kredit sudah sama maka muncul pesan “Balance”, sebaliknya bila jumlahnya belum sama, pesan yang terlihat adalah “Periksa Lagi Ya”

Cara ini cukup sederhana namun sangat bermanfaat dan membantu pengerjaan buku jurnal Excel.

 

E: Contoh Pencatatan Transaksi Buku Jurnal

Transaksi Keuangan Bisnis dan Prosedur Pencatatannya

Sekarang yuk dipraktikkan prinsip pencatatan debit kredit untuk contoh transaksi-transaksi bisnis dan keuangan berikut ini:

1: Tanggal 2 Januari 202x, menerima uang dari klien sebesar Rp 8.000.000

(Debit) Kas …. Rp 8.000.000
(Kredit) Pendapatan Jasa …. Rp 8.000.000

2: Tanggal 3 Januari 202x, membayar sewa dibayar dimuka untuk satu tahun ke depan sebesar Rp 12.000.000

3: Tanggal 5 Januari 202x, memberikan jasa pelayanan perpajakan kepada klien dengan fee Rp 1.700.00 yang akan dibayar di kemudian hari.

(Debit) Piutang Usaha …. Rp 1.700.000
(Kredit) Pendapatan Jasa … Rp 1.700.000

4: Tanggal 10 Januari 202x, membayar biaya lain-lain sebesar Rp 500.000

(Debit) Biaya Lain-lain …. Rp 500.000
(Kredit) Kas ….. Rp 500.000

5: Tanggal 12 Januari 202x, membayar kewajiban yang telah jatuh tempo sebesar Rp 2.600.000

(Debit) Utang Usaha … Rp 2.600.000
(Kredit) Kas ….. Rp 2.600.000

6: Tanggal 14 Januari 202x, membeli persediaan barang habis pakai secara kredit sebesar Rp 250.000.

(Debit) Persediaan Barang Habis Pakai … Rp 250.000
(Kredit) Utang …. Rp 250.000

7: Tanggal 18 Januari 202x, menerima pendapatan jasa audit yang telah selesai dilakukan sebesar Rp 5.900.000.

(Debit) Kas …. Rp 5.900.000
(Kredit) Pendapatan Jasa … Rp 5.900.000

8: Tanggal 25 Januari 202x, membayar gaji pegawai sebesar Rp 3.800.000.

(Debit) Biaya Gaji Pegawai …. Rp 3.800.000
(Kredit) Kas …. Rp 3.800.000

 

Data-data yang perlu dilakukan penyesuaian:

1: Pendapatan jasa yang belum diterima sebesar Rp 500.000.

(Debit) Piutang Usaha …. Rp 500.000
(Kredit) Pendapatan Jasa … Rp 500.000

2: Persediaan barang habis pakai yang tersisa adalah Rp 200.000.

(Debit) Beban Persediaan Barang Habis Pakai …. Rp 50.000
(Kredit) Persediaan Barang Habis Pakai … Rp 50.000

Perhitungan:

= Rp 250.000 – Rp 200.000

= Rp 50.000

3: Sewa gedung untuk masa satu tahun terhitung dari tanggal 1 Januari 2022 s/d 1 Januari 2023.

(Debit) Biaya Sewa …. Rp 1.000.000
(Kredit) Sewa Dibayar Dimuka … Rp 1.000.000

4: Beban Gaji yang masih harus dibayar Rp. 300.000.

(Debit) Beban Gaji Yang Masih Harus Dibayar …. Rp 300.000
(Kredit) Utang Gaji …. Rp 300.000

Setelah semua transaksi dicatat ke dalam buku jurnal, proses selanjutnya adalah memindahkan (posting) catatan-catatan tersebut ke buku besar sesuai dengan account.

 

3: Membuat Buku Besar (General Ledger)

general ledger kantor

Pengertian jurnal buku besar Excel

Buku besar adalah rangkuman atau ringkasan setiap transaksi keuangan yang terjadi dalam satu periode akuntansi. Untuk memudahkan peringkasan tersebut dilakukan dengan menggolongkannya ke dalam akun-akun.

Buku besar yang digunakan dalam perusahaan mempunyai kolom jumlah saldo masing-masing akun yang digunakan dalam transaksi harian, bulanan, maupun tahunan. Contoh buku besar perusahaan jasa, dagang, manufaktur, koperasi atau lembaga non-profit seperti buku besar akuntansi zakat.

Ada juga jenis buku besar pembantu yang diisi berdasarkan rincian transaksi keuangan bisnis secara lebih rinci, sehingga akan memudahkan proses pembuatan financial statement.

Bentuk buku besar ada berbagai macam, misalnya buku besar 4 kolom, bentuk T, staffel, dan skontro.

 

Bagaimana cara membuat buku besar dari jurnal umum?

Berikut ini langkah-langkahnya:

Sebelum melakukan posting catatan-catatan transaksi dari buku jurnal ke dalam buku besar, kita persiapkan dulu format buku besar sederhana Excel seperti berikut ini:

buku besar format
Contoh buku besar format berkolom.

Perhatikan tabel di atas, terdapat 5 (lima) kolom yang berisi Account, Debit, Kredit dan Saldo Debit serta Saldo Kredit.

1: Kolom account diisi dengan nomor perkiraan yang menampung akumulasi transaksi yang dilakukan selama satu periode akuntansi menyangkut pos tersebut, misalnya akun cash dan setara kas.

2: Kolom Debit dan Kredit digunakan untuk meringkas nilai transaksi yang terjadi dengan account bersangkutan.

3: Kolom saldo debet dan credit yang menghitung selisih antara jumlah di bagian debit dan bagian kredit. Selisih inilah yang merupakan saldo account akhir periode.

***

Langkah selanjutnya cara membuat buku besar dari jurnal umum adalah dengan memindahkan masing-masing transaksi ke dalam format tabel di atas. Ada beberapa cara memindahkan catatan transaksi dari buku jurnal akuntansi, antara lain:

1: Memindahkan setiap catatan harian satu per satu.

Misalnya transaksi yang berkaitan dengan account kas terjadi pada tanggal 1 Januari sebesar Rp 150.000, tanggal 2 Januari Rp 500.000, dan tanggal 25 Januari Rp 200.000. Maka posting setiap transaksi itu ke buku besar kas, dan hasilnya adalah seperti berikut ini:

buku besar excel
Contoh buku besar dari jurnal khusus.

Pada tabel di atas, masing-masing transaksi ditampilkan dibuku besar, selanjutnya dihitung dan ketemulah hasil akhirnya.

 

2: Menjumlahkan seluruh catatan transaksi di buku jurnal sesuai dengan akun menggunakan fungsi Excel “SUMIF”. Dan setelah dihitung maka hasilnya akan nampak seperti berikut ini:

isi buku besar
Contoh posting ke buku besar

Cara membuat buku besar dari jurnal umum menggunakan metode ini adalah dengan menampilkan saldo akhir dari setiap akun, sehingga yang ada pada tabel buku besar di atas hanya satu baris yang memberikan informasi jumlah saldo akhir dari setiap akun.

 

Kesimpulan Tentang Akun, Buku Jurnal dan Buku Besar

Membuat kode akun akuntansi, buku jurnal harian, dan buku besar adalah tahap-tahap dalam proses membuat laporan keuangan perusahaan dagang, jasa, manufaktur dan organisasi lainnya.

Kegunaan kode akun dalam laporan keuangan adalah untuk mengklasifikasikan setiap transaksi yang dilakukan entitas sesuai dengan pos-pos penyajian, apakah sebagai aset, kewajiban, modal, pendapatan, atau biaya? Contoh kode akun pajak pph 21 dan 23 serta akun motor vehicle.

Dilihat dari sudut fungsinya akuntansi dibuatnya account ini sangat membantu dalam proses penyusunan dan penyajian informasi berupa laporan keuangan.

***

Buku jurnal memiliki fungsi dan digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi bisnis sesuai dengan kode akun, tak terkecuali buku jurnal memorial. Sebagai contoh buku jurnal kas kecil yang digunakan untuk mencatat mutasi dan penggunaan kas kecil.

Buku jurnal adalah buku catatan berisi mengenai kejadian atau peristiwa-peristiwa bisnis yang dilakukan oleh perusahaan, contoh peristiwa penjualan dan pembelian secara tunai atau kredit.

***

General ledger atau buku besar memiliki fungsi utama sebagai ringkasan dari setiap transaksi keuangan sesuai dengan jenisnya. Di buku besar biasanya transaksi akan dicatat nilainya di sisi debit dan kredit. Hal-hal rinci yang tidak bisa disajikan, bisa dicatat dalam buku besar pembantu, contoh buku besar pembantu piutang.

Ada beberapa bentuk format buku besar yang bisa digunakan, antara lain: bentuk t, 3 kolom, 4 kolom, skontro, atau bentuk staffel.

Inilah yang bisa saya sajikan dan bahas dalam kesempatan ini, yakni tentang proses penyusunan laporan keuangan dari perancanga kode rekening/perkiraan atau account sampai buku besar. Semoga bermanfaat dan terima kasih.

Bila ada hal-hal yang akan disampaikan, silahkan tuliskan di kolom comment di bawah ini.

Manajemen Keuangan Profil

Profesional lulusan ekonomi yang menekuni ERP (SAP), Accounting Software, Business Analyst dan berbagi pengalaman pekerjaan Finance & Accounting.