Cara Membuat Executive Summary Proses Audit Manajemen Intern

Ringkasan hasil proses pemeriksaan pengendalian intern oleh tim eksternal atau internal auditor dapat disampaikan dalam bentuk executive summary.

Perlu diketahui bahwa audit manajemen biasanya tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan.

Pemeriksaan audit manajemen meliputi fungsi-fungsi penjualan, penagihan, akuntansi, keuangan, distribusi, pergudangan, dan personalia.

Tujuan dari pemeriksaan tersebut adalah untuk mengevaluasi efisiensi, efektivitas, dan ke-ekonomisan dari kegiatan operasi perusahaan.

Dan memberikan saran perbaikan atas kelemahan yang ditemukan selama proses pemeriksaan.

 

Cara membuat Executive Summary Pengendalian Intern

unsur sistem pengendalian intern

Tujuan dari audit manajemen sudah disinggung pada paragraf sebelumnya, dan sekarang kita akan membuat executive summary yang merupakan ringkasan hasil audit manajemen (executive summary of internal control).

Format executive summary of internal control

Format yang digunakan untuk membuat executive summary ini adalah sebagai berikut:

  • Bagian pendahuluan: Bagian ini memuat nama entitas atau lembaga yang diaudit.
    Disertai dengan dasar untuk melakukan aktivitas audit manajemen, misalnya surat keputusan direktur/pimpinan.
  • Bagian utama: Bagian ini memuat ringkasan temuan audit dari masing-masing departemen yang ada di perusahaan.
  • Bagian lampiran: Bagian ini memuat temuan-temuan pemeriksaan secara rinci yang mencakup kondisi, akibat dan rekomendasi.

Sekarang kita buat tiap bagiannya…

 

Bagian Pendahuluan

komponen pengendalian internal

Bagian executive summary pengendalian intern yang terdiri dari beberapa paragraf sebagai pengantar dan informasi yang sifatnya umum.

Berikut ini contohnya:

======================================================

Executive Summary

Secara umum berpendapat bahwa pengendalian intern PT MKN sudah cukup baik, begitu juga kegiatan operasi dan hasil usaha perusahaan sudah menunjukkan peningkatan yang cukup berarti.

Namun demikian kami melihat masih terdapat cukup banyak kesempatan untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas dan ke-ekonomian dari aktivitas operasi perusahaan.

Selain itu, dengan makin berkembangnya aktivitas operasi perusahaan, diperlukan dukungan dari pengendalian intern yang lebih baik lagi.

Berikut ini kami sampaikan ringkasan temuan pemeriksaan dari masing-masing fungsi yang terdapat di perusahaan yang menurut pendapat kami memerlukan perhatian dari manajemen perusahaan.

=======================================================

 

Bagian Utama

prosedur pengendalian internal

Bagian executive summary pengendalian intern yang memuat laporan utama hasil pemeriksaan pengendalian intern.

Dan berikut ini contohnya:

=======================================================

Dari proses audit manajemen, kami sampaikan temuan-temuan pemeriksaan dan rekomendasi dari fungsi-fungsi berikut:

A. Bagian Penjualan

  • Aplikasi program komputer untuk penjualan dan persediaan belum menerapkan sistem data base, melainkan hanya program aplikasi yang sudah tidak kompatible.
    Akibatnya, pemrosesan data dan pelaporan menjadi lambat dan kurang terjamin akurasinya.
  • Salesman di Surabaya selain melakukan penjualan juga melakukan penagihan kepada pelanggan. Akibatnya rute perjalanan menjadi terganggu dan rencana kunjungan pada hari tersebut tidak dapat dilaksanakan seluruhnya.
  • Perusahaan belum membentuk tim khusus untuk pemasaran produk baru. Akibatnya penjualan produk baru tidak berkembang sesuai rencana.
  • Sistem insentif yang diterapkan dihitung berdasarkan faktor pencapaian target per produk.Tidak mempertimbangkan faktor penambahan order baru, jumlah pelanggan aktif, dan disiplin karyawan, sehingga pertumbuhan order berkurang dan pelayanan terhadap langganan kurang diperhatikan.

B. Bagian Gudang

  • Struktur organisasi dan penugasan kerja bagian gudang secara baku tidak ada, sehingga terjadi tugas rangkap antara bagian loading dengan bagian administrasi.
  • Warehouse melakukan order pesanan hanya melalui telpon. Akibatnya, jika terjadi kesalahan dalam pengiriman kesulitan untuk menentukan siapa yang bertanggung jawab atas kesalahan tersebut.

C. Bagian Penagihan

  • Terdapat kekurangan personil di bagian credit control, sehingga statement of account untuk pelanggan tidak dibuat dan bagian ini belum dapat melaksanakan fungsinya secara efektif.
  • Uraian tugas untuk petugas verifikasi account receivable belum dipahami secara jelas, dan penunjukkan petugasnya tidak dikuatkan dengan surat keputusan (penunjukkan dalam bentuk lisan).
    Akibatnya, salesman/supervisor dan bagian lainnya kurang membantu dalam pelaksanaanya.

D. Bagian Akuntansi dan Keuangan

  • Kebijakan perusahaan menetapkan bahwa transfer bank dari warehouse, baru bisa dilakukan 2 hari setiap pekan. Akibatnya, manajemen kas menjadi kurang efisien. Contohnya, saldo rata-rata yang menganggur setiap bulan relatif tinggi.
  • Jika fungsi treasury perusahaan lebih diaktifkan bisa dilakukan penghematan biaya sehingga laba perusahaan bisa diperbesar, misalnya:
    • Bank loan diusahakan dalam bentuk overdraft facility
    • Saldo bank dikelola dengan ‘bank link’ dan rekening bank yang bersaldo di atas limit tertentu langsung ditransfer ke ‘rekening bank loan’ sehingga bisa dihemat biaya bunga.
  • Belum ada accounting manual dan operasional manual untuk semua bagian. Akibatnya sistem dan prosedur tidak baku dan terjadi kesulitan dalam mengevaluasi hasil kerja karyawan.
    Di samping itu, data keuangan yang disajikan sebagai salah satu bahan pengambilan keputusan kurang dapat diandalkan. Maka, segeri buat atau beli Acconting Tools+SOP.
  • Pelunasan piutang dagang dengan bilyet giro dikredit/dibukukan pada saat diterimanya bilyet giro tersebut.
    Akibatnya, insentif telah diberikan kepada salesman sebelum dana atas bilyet giro tersebut dapat dicairkan
  • Pengelolaan kas kecil tidak menggunakan imprest fund system. Akibatnya pengendalian kas kecil kurang efektif dan efisien.

E. Bagian Personalia

  • Struktur organisasi dan uraian tugas belum menggambarkan secara lengkap, fungsi/bagian tertentu dalam perusahaan. Contoh: internal audit. Akibatnya fungsi tersebut menjadi tidak efektif karena belum diakui secara resmi keberadaanya.
  • Hasil inventarisasi fisik aset tetap menunjukkan bahwa perlengkapan mesin kantor belum diberi kode inventaris secara khusus pada fisik barang. Akibatnya dapat menimbulkan masalah dalam identifikasi kepemilikan.
  • Belum ada bagian legal untuk menghadapi persoalan yang menyangkut aspek hukum. Akibatnya dapat mengganggu aktivitas bagian lain serta penanganan yang tidak konsisten/terkoordinasi untuk masalah yang sama.

=======================================================

 

Bagian Lampiran

jenis pengendalian internal

Bagian executive summary pengendalian intern yang memuat daftar temuan lengkap dalam proses audit manajemen.

Pada bagian utama utama  hanya memuat hasil temuan audit manajemen yang terdiri dari pokok-pokoknya saja.

Sedangkan di bagian ini melaporkan hasil temuan secara detil, dari kondisi, akibat dan rekomendasi.

Perhatikan contoh-contoh berikut:

=======================================================

Contoh 01:

Kondisi:

Salesman kurang memahami cara perhitungan insentif.

Akibat:

Pengaruh pemberian insentif kurang tercapai karena salesman menganggap jumlah insentif yang diterima adalah apa adanya.

Rekomendasi:

Kebijakan dan metode perhitungan insentif perlu dikomunikasikan kepada seluruh salesman.

Contoh 01:

Kondisi:

Proses data belum terintegrasi. Hal ini menyebabkan setiap bagian akun mengirim data jadi, yang selanjutnya akan diposting oleh bagian accounting ke jurnal umum.

Akibat:

Kontrol untuk dibagian accounting karena hanya menerima data jadi, tanpa memeriksa ke bukti langsung posting ke jurnal umum.

Di samping itu, menunggu data dari bagian lain akan menambah lama pekerjaan petugas bagian accounting.

Rekomendasi:

Sebaiknya memasukkan data diintegrasi.

Caranya dengan menerapkan software akuntansi yang integrated, simple, mudah, praktis, ada cetak dan kirim faktur, invoice, harga terjangkau, support bagus.

Dan kalau perlu manfaatkan program free trial untuk mencoba dan memeriksa hasil kerja software akuntansi tersebut.

=======================================================

Dan bila bagian-bagian executive summary pengendalian intern digabungkan, maka akan terbentuk sebuah contoh executive summary of the internal control yang utuh seperti berikut:

Kenapa harus ada pengendalian intern?
Contoh executive summary hasil audit manajemen

 

Kesimpulan

Laporan hasil pemeriksaan oleh tim audit baik oleh audit dari luar perusahaan atau dari departemen pengendalian intern perusahaan dapat disajikan dalam sebuah executive summary.

Bentuk atau format executive summary bisa seperti contoh yang dibahas dalam artikel ini. Dan dari contoh tersebut dapat dibuat sebuah template executive summary of internal control. 

Dengan membuat executive summary akan membantu tim audit dan manajemen perusahaan untuk lebih memahami prosedur pengendalian internal, unsur sistem pengendalian intern dan manfaat pengendalian internal.

Bagaimana dengan pengendalian intern di perusahaan tempat Anda berkarya?

***

manajemen keuangan dan SOP

2 pemikiran pada “Cara Membuat Executive Summary Proses Audit Manajemen Intern”

Komentar ditutup.