Dana Petty Cash dan Kebutuhan Khusus dalam Sistem Akuntansi

Dana petty cash adalah dana yang dialokasikan oleh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak. Misalnya permintaan kas bon atau pengeluaran sementara.

Strategi perusahaan dalam mengelola dan mengendalikan dana kas antara lain dengan mengalokasikan ke dana petty cash dan dana untuk kebutuhan khusus. Selain itu, perusahaan juga akan mengalokasikan dana kas untuk keperluan khusus, misalnya gaji dan keperluan lainnya.

Bagaimana cara prosedur pengelolaan dan pencatatan jurnal untuk transaksi dana kas kecil tersebut? Mari dibahas satu per satu, tentu dengan dilengkapi contoh soal dan kasus petty cash.

 

01: Dana Kas Kecil (Petty Cash Fund)

A: Pengertian Dana Petty Cash Adalah?

Biasanya menulis cek untuk membayar sejumlah kecil pengeluaran, seperti perangko dan materei tentu tidak praktis dilakukan oleh perusahaan.

Selain itu, pembayaran jumlah kecil dapat dilakukan cukup sering sehingga lama-kelamaan jumlah tersebut jika tambahkan akan menjadi besar.

Oleh karena itu, tindakan pengendalian terhadap pembayaran semacam ini juga diperlukan. Untuk tujuan ini maka digunakan pengelolaan kas kecil yang disebut petty cash fund (dana kas kecil).

 

B: Sistem Pengelolaan Dana Petty Cash

Pembentukan dana kas kecil pertama-tama dengan memperkirakan jumlah kas yang diperlukan untuk pembayaran selama periode tertentu, misalnya selama satu minggu atau satu bulan.

Setelah persetujuan diberikan, cek ditulis dan diuangkan sebesar jumlah perkiraan tadi. Uang dari cek tersebut, kemudian diberikan kepada karyawan yang berhak untuk mengeluarkan uang dari dana kas.

Untuk tujuan pengendalian, perusahaan dapat menetapkan batasan jumlah maksimum pembayaran dan jenis pembayaran yang dapat dilakukan dari dana tersebut.

Setiap kali uang dibayarkan dari kas kecil (petty cash), karyawan mencatat rincian pembayaran dalam formulir penerimaan kas kecil.

Salah satu prosedur yang bisa diterapkan untuk pengeluaran kas untuk memenuhi kebutuhan yang mendadak, dapat dipelajari di artikel tentang pengeluaran kas bon sementara, prosedur dan langkah-langkah pencatatan jurnal akuntansinya.

Dana kas kecil biasanya diisi kembali pada jarak periodik atau saat dana habis atau mencapai jumlah minimum.

Saat dana kas kecil (petty cash) diisi kembali, akun yang didebit ditentukan dengan merangkum penerimaan kas kecil, kemudian cek ditulis sejumlah tertentu dan dimasukkan dalam kas kecil.

 

C: Cara dan Prosedur Pencatatan Jurnal Dana Kas Kecil

Bagaimana cara prosedur mencatat dana petty cash?

Perhatikan contoh berikut ini….

Sebagai ilustrasi tentang metode pencatatan dana kas kecil, misalnya pembentukan dana kas kecil pada tanggal 1 Juni 2021 sebesar Rp 500.000.

Perhatikan pencatatan jurnal transaksi ini adalah sebagai berikut:

Jadi ada dana masuk dari kas perusahaan ke kas kecil sebesar Rp 500.000. Pembukuan kas kecil adalah dengan mendebit akun Kas Kecil dan mengkredit akun Kas, seperti ditunjukkan pada jurnal di atas.

Pada akhir bulan Juni 2021, penerimaan kas kecil (petty cash) menunjukkan pengeluaran untuk pos-pos berikut:

  • Bahan habis pakai bagian kantor Rp 380.000
  • Prangko (bahan habis pakai) Rp 22.000
  • Bahan habis pakai di outlet Rp 35.000
  • Beban administrasi lain-lain Rp 30.000

 

D: Prosedur Pencatatan Jurnal Pembentukan Dana Kas Kecil

Perhatikan ayat jurnal untuk mengisi kembali dana kas kecil pada tanggal 30 Juni 2021 adalah sebagai berikut:

Note: Metode pencatatan jurnal petty cash

Pengisian kembali dana kas kecil mengembalikan kas ke jumlah awalnya sebesar Rp 500.000, dan jangan lupa bahwa tidak ada ayat jurnal untuk akun kas kecil saat dana diisi kembali.

Kas Kecil didebit hanya saat dana awal disediakan atau saat dana dinaikkan jumlahnya di kemudian hari, sebaliknya Kas Kecil dikredit jika jumlahnya DIKURANGI.

 

02: Dana Kas untuk Kebutuhan Khusus

A: Pengertian Dana Keperluan Khusus Adalah?

Selain kas kecil (petty cash), seringkali perusahaan menggunakan dana kas lainnya untuk memenuhi kebutuhan khusus, seperti gaji atau beban perjalanan dinas untuk tenaga penjual. Dana sejenis ini disebut dana keperluan khusus (special purpose fund).

Setiap tenaga penjual misalnya diberi uang sejumlah Rp 200.000 untuk beban yang berhubungan dengan penjualan, maka secara berkala, tenaga penjual akan menyampaikan laporan perincian beban dan dana perjalanan dinas akan di-isi kembali.

***

Contoh lain adalah pada perusahaan ritel, seperti Indomaret dan Alfa Mart juga menggunakan dana khusus untuk uang kembalian pelanggan, akhirnya, kebanyakan perusahaan menggunakan rekening bank khusus gaji untuk membayar gaji karyawan.

Dana kas keperluan khusus pada awalnya dibentuk dengan memperkirakan jumlah kas yang diperlukan untuk pembayaran dari dana tersebut selama periode tertentu. Misalnya selama satu minggu atau satu bulan. Setelah disetujui, kas dikirimkan ke dana keperluan khusus.

Karyawan yang bertugas mengeluarkan uang dari dana kas akan menyetujui seluruh pengeluaran dari dana kas tersebut.

Untuk tujuan pengendalian, perusahaan dapat menetapkan batasan jumlah maksimum pembayaran dan jenis pembayaran yang dapat dilakukan dari dana kas. Secara berkala, karyawan dari departemen internal audit  memeriksa pengeluaran dari dana kas, pengeluaran dicatat, dan dana akan di-isi kembali.

 

B: Cara Pencatatan Jurnal Dana Kas untuk Kebutuhan Khusus

Bagaimana cara mencatat dana keperluas khusus?

Perhatikan contoh perhitungan dan pencatatan dana untuk kebutuhan khusus berikut ini:

Untuk mempertajam pemahaman kita tentang metode pencatatan dana kas kecil ini, berikut ini kami sajikan satu contoh lagi:

Transaksi-transaksi yang dilakukan PT Go Berkah, pada bulan Januari 2022 adalah sebagai berikut:

  1. Tanggal 1 Januari 2022 Mengeluarkan cek untuk pembentukan dana kas kecil sebesar Rp 1.500.000
  2. Jumlah kas dalam dana kas kecil (petty cash fund) adalah 1.070.000. Pada 31 Januari 2022, perusahaan mengeluarkan cek untuk mengisi kembali dana kas berdasarkan ringkasan penerimaan kas kecil berikut ini:
    • Bahan habis pakai Rp 300.000
    • Beban administrasi lain-lain Rp 125.000
    • Selisih kurang/lebih dana kas Rp 5.000

***

Dari transaksi-transaksi yang terjadi di bulan Januari 2022 tersebut, maka perusahaan melakukan pencatatan jurnal akuntansi sebagai berikut:

Perhatikan ayat jurnal untuk mencatat pembentukan dana kas kecil:

Note: Pencatatan jurnal petty cash

Perhatikan juga ayat jurnal untuk mencatat pengisian kembali dana kas kecil:

Note: Pencatatan pengisian kas kecil

Dari contoh yang telah disajikan di atas, kita bisa melihat bahwa jumlah petty cash selalu tetap. Setiap ada penggunaan kas atau pengeluaran uang akan digantikan/diisi kembali. Prosedur pengelolaan ini terjadi bila perusahaan menerapkan sistem dana tetap, namun bila perusahaan menggunakan sistem fluktuatif dalam mengelola dana petty cash maka cara pencatatan dan pengisian kas agak sedikit berbeda.

***

Untuk menambah pemahaman, yuk sejenak saksikan video singkat tentang petty cash dan rekonsiliasi bank.

 

03: Kesimpulan tentang Pengelolaan Dana Petty Cash

Dana petty cash maupun kas besar perusahaan adalah sangat penting. Keduanya harus dikelola dengan sangat baik, dengan cash management yang sesuai dengan jenis, karakteristik dan keadaan perusahaan.

Terganggunya dua hal penting tersebut akan mengganggu operasional perusahaan secara keseluruhan. Coba bayangkan, seandainya perusahaan tidak memiliki dana untuk menggaji karyawannya ketika saatnya tiba? cukup pusing kan? 🙂

Coba bayangkan juga seandainya perusahaan tidak punya dana, sehingga tidak bisa membeli bahan-bahan yang dibutuhkan untuk proses produksinya?

Oleh karena itu, mau tidak mau, suka atau tidak suka, perusahaan kudu menjalankan sistem pengelolaan dananya dengan sebaik-baiknya, bila ingin eksis, bertumbuh, dan berkembang dari waktu ke waktu.

Pengelolaan dana petty cash dimulai sejak penyediaannya, pengeluarannya, pencatatannya, sampai pelaporannya.

***

Intinya perusahaan menetapkan dana kas dalam jumlah tertentu untuk dua tujuan tersebut, kemudian secara berkala mengganti pengeluaran yang terjadi sehingga dana kas tersebut jumlahnya selalu TETAP.

Lalu berapa jumlah dana kas untuk kas kecil dan keperluan khusus lainnya?

Untuk jumlah tidak ada ketentuan pastinya, namun perusahaan dapat menentukan jumlahnya sesuai dengan kebiasaan dari transaksi-transaksi yang terjadi selama periode tertentu.

Setiap perusahaan tentu berbeda-beda, tergantung pada jenis dan skala bisnisnya.

Bagaimana dengan BISNIS Anda?

Demikian yang dapat kami sharing pembahasan tentang dana kas untuk kas kecil dan keperluan khusus lainnya dalam sistem akuntansi.

Semoga bermanfaat dan terima kasih.*****

Profesional lulusan ekonomi yang menekuni ERP (SAP), Accounting Software, Business Analyst dan berbagi pengalaman pekerjaan Finance & Accounting.