Seperti yang sudah dijelaskan pada artikel tentang prosedur pembukaan rekening bank, rekening bank merupakan salah satu alat penting yang digunakan perusahaan untuk mengendalikan kas.
Sebagai contoh, perusahaan seringkali mengharuskan seluruh penerimaan kas langsung disetorkan ke rekening bank.
Begitu juga, saat perusahaan mengharuskan menggunakan cek atau transfer melalui rekening bank untuk melakukan seluruh pembayaran, kecuali untuk jumlah yang sangat kecil.
Saat sistem tersebut digunakan, terdapat pencatatan transaksi ganda, satau dilakukan oleh perusahaan dan satu lagi oleh bank.
Itu alasan mengapa perlu dilakukan rekonsiliasi bank, yakni memeriksa dan membandingkan pencatatan yang dilakukan oleh perusahaan dan bank.
***
Rekening Bank (Bank Statement)
Biasanya bank mengelola pencatatan seluruh transaksi rekening bank. Ringkasan seluruh transaksi yang disebut rekening koran (bank statement), dikirimkan ke nasabah dalam bentuk cetakan (hardcopy) maupun email (softcopy).
Seperti akun pelangggan atas kreditur, rekening koran juga menunjukkan saldo awal, penambahan, pengurangan, dan saldo pada akhir periode.
Contoh rekening koran standar dapat dilihat seperti berikut ini:
Cek nasabah yang dicairkan selama periode tertentu dapat dilampirkan oleh bank bersama dengan rekening koran sesuai urutan pembayaran.
Jika cek yang telah diuangkan, cek tersebut dicap “telah dibayar” bersama dengan tanggal pembayaran sehingga tidak dapat diuangkan dua kali.
Namun saat ini banyak bank yang tidak lagi mengembalikan cek bersama dengan rekening koran.
Sehingga nasabah sebaiknya menyimpan fotocopy cek yang telah dikeluarkan agar dapat membandingkan jumlahnya dengan jumlah pencairan cek yanh tercantumdi rekening koran.
Jurnla lain yang dibuat oleh bank di rekening nasabah dicantumkan sebagai memo debit atau memo kredit di rekening koran.
Saldo rekening bank nasabah dalam catatan bank merupakan kewajiban, sehingga rekening nasabah memiliki saldo kredit dalam catatan bank.
Oleh karena rekening koran disiapkan dari sudut pandang bank, maka ayat jurnal memo kredit dalam rekening koran menunjukkan kenaikan (kredit) dalam rekening nasabah.
Begitu pula, ayat jurnal memo debit dalam rekening koran menunjukkan penurunan (debit) dalam rekening nasabah.
Hubungan ini ditunjukkan dalam gambar berikut ini:
Penjelasan gambar:
Bank membuat ayat jurnal kredit (mengeluarkan memo kredit) untuk setoran yang dilakukan melalui transfer dana elektronik.
Penerimaan pembayaran wesel tagih untuk nasabah, pencairan dana atas pinjaman nasabah yang diberikan oleh bank, pembayaran bunga atas saldo uang nasabah, dan koreksi atas kesalahan bank.
Bank membuat ayat jurnal debit (mengeluarkan memo debit) untuk pembayaran yang dilakukan melalui transfer dana elektronik.
Untuk beban administrasi, cek yang dikembalikan karena sewaktu hendak dicairkan saldo uangnya tidak mencukupi, dan koreksi kesalahan bank.
Cek yang dikembalikan karena saldo uang di penerbit cek di rekening banknya tidak mencukupi, disebut cek kosong atau cek yang ditolak dengan alasan not sufficient funds (NSF).
Awalnya, ketika perusahaan atau nasabah menyetorkan cek pembayaran dari pelanggan ke bank, bank akan meng-kredit rekening nasabah sehingga jumlah saldonya bertambah.
Dalam proses selanjutnya, ketika saldo rekening bank orang yang menerbitkan cek tersebut akan dipotong oleh banknya untuk ditransfer ke rekening penerima cek, baru diketahui bahwa saldonya tidak mencukupi.
Cek tersebut akan ditolak dan dikembalikan ke bank nasabah. Akibatnya bank nasabah akan men-debit (mengeluarkan memo debit) rekening atau mengurangi saldo nasabah sebesar cek yang ditolak tersebut.
Proses pembukuab ayat jurnal memo kredit atau debit dibuat ditunjukkan dalam rekening koran. Bank biasanya menggunakan kode-kode yang sudah ditentukan.
Berikut ini contoh jenis ayat jurnal memo kredit dan debit:
BC (error correction): Koreksi kesalahan untuk memperbaiki kesalahan yang dilakukan oleh bank.
NSF (not sufficient funds): Cek kosong atau cek yang ditolak karena dana di bank si penerbit cek tidak mencukupi.
SC (service charge): Beban administrasi bank.
ACH (automated clearing house): Ayat jurnal kliring otomatis untuk transfer dana elektronik.
MS (miscellaneous): Lain-lain, seperti penerimaan pembayaran wesel tagih atas nama nasabah atau pencairan pinjaman dari bank untuk nasabah.
Dalam daftar istilah tersebut, misalnya istilah ACH untuk transfer uang elektronik.
ACH merupakan jaringan untuk kliring transfer dana elektronik antar perorangan, antar perusahaan, dan antar bank di AS.
Karena transfer dana elektronik dapat dilakukan untuk penyetoran maupun pembayaran, ayat jurnal ACH dapat menunjukkan ayat jurnal debit atau kredit dalam rekening nasabah/
Begitu pula ayat jurnal untuk memperbaiki kesalahan bank dan informasi lain-lain dapat menunjukkan ayat jurnal debit atau kredit dalam rekening nasabah.
Untuk manambah wawasan berikut ini kamu sajikan contoh kasus:
Dalam rekening koran suatu perusahaan muncul informasi:
- NSF
- Transfer dana elektronik
- Beban administrasi bank
- Koreksi kesalahan bank dalam mencatat cek sebesar Rp 4.000.000 menjadi Rp 400.000
Informasi tersebut akan muncul sebagai memo debit atau kredit dalam rekening koran, dan akan menambah atau mengurangi saldo rekening nasabah dengan detil rincian sebagai berikut:
Di Indonesia, bank sentral bertanggung jawab menyediakan sistem kliring nasional. Indonesia memiliki Sistem Kliring Nasional Bank Indonesia (SKNBI) yang menyediakan penyelesaian kliring debit dan kredit di tingkat nasional.
Informasi lebih lanjut tentang sistem kliring di Indonesia dapat dilihat di website Bank Indonesia dan klik pada “sistem pembayaran”, kemudian klik pada “Sistem Pembayaran di Indonesia” atau ketik menggunakan keyword “sistem kliring” dalam kotak pencarian.
Perhatikan gambar berikut ini:
***
Mekanisme Rekonsiliasi Bank
Perusahaan dapat menggunakan rekening koran untuk membandingkan transaksi kas di catatan akuntansinya dengan catatatan yang dibuat oleh bank.
Saldo kas yang ditunjukkan oleh rekening koran biasanya berbeda dan saldo kas yang ditunjukkan dalam catatan akuntansi perusahaan, seperti yang ditunjukkan berikut ini:
Penjelasan gambar:
Perhatikan gambar di atas, perhatikan saldo akhir PT Go Berkah dan Rekening Koran.
Catatan akuntansi PT Go Berkah saldo akhir sebesar Rp 2.549.990, sedangkan di catatan rekening koran saldo akhirnya sebesar Rp 3.359.780. Ada selisih sebesar Rp. 809.790.
Perusahaan harus mencari tahu penyebab terjadinya selisih sebesar Rp 809.790.
Selisih tersebut dapat disebabkan oleh tertundanya pencatatan transaksi yang dilakukan oleh salah satu pihak.
Sebagai contoh, terdapat perbedaan waktu satu hari atau lebih antara tanggal cek ditulis dan tanggal cek disampaikan ke bank untuk pembayaran.
Jika perusahaan mengirimkan setoran ke bank atau menggunakan transfer uang malam hari, perbedaan waktu antara tanggal setoran dan tanggal pencatatan oleh bank mungkin dapat terjadi.
Bank juga dapat mendebit atau meng-kredit rekening perusahaan untuk transaksi yang baru akan diberitahukan kepada perusahaan pada suatu waktu tertentu.
Selisih tersebut mungkin juga berasal dari kesalahan dalam pencatatan transaksi yang dilakukan baik oleh perusahaan atau bank.
Sebagai contoh, perusahaan dapat melakukan kesalahan dalam memindahkan cek yang ditulis sebesar Rp 4.500.000 menjadi Rp 450.000 ke kas.
Sama halnya, bank juga dapat melakukan kesalahan dalam mencatat jumlah cek.
Contoh Kasus pemalsuan cek di Amerika Serikat
Kecurangan terhadap cek meliputi pemalsuan, penggantian, atau manipulasi informasi dalam cek dengan tujuan untuk menguangkan cek secara tidak benar.
Menurut National Check Fraud Center di Amerika Serikat, kecurangan cek dan pemalsuan merupakan masalah yang berkembang paling cepat dan mempengaruhi sisem keuangan, yang menyebabkan kerugian lebih dari $10 miliar setiap tahun.
Pelaku kejahatan melakukan kecurangan dengan mengambil cek kosong dari buku cek perusahaan, menemukan cek yang salah tulis, atau mencuri cek yang telah ditulis untuk keperluan tertentu.
Konsumen dapat mencegah kecurangan terhadap cek dengan menyimpan cek yang belum ditulis dengan hati-hati, memastikan cek yang telah ditulis diterima oleh orang yang benar, dan memusnahkan cek yang dibatalkan.
***