Kas Kecil: Pengertian, Karakteristik, Pengelolaan dan Pencatatan

Pengertian Kas Kecil adalah dana kas yang dibentuk dan disediakan oleh perusahaan untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran rutin perusahaan dalam jumlah kecil, maupun pengeluaran yang bersifat mendadak serta urgent.

Contoh memenuhi pinjaman karyawan yang anggota keluarganya sakit dan memerlukan biaya pengobatan dan pengeluaran biaya utilitas perusahaan.

Apa kegunaan kas kecil (Petty Cash: bahasa Inggris)? Salah satu tujuan dan kegunaan penyediaan kas kecil adalah untuk meningkatkan efektifitas dalam penggunaan dana.

Bagaimana cara melakukan pencatatan jurnal dan rekonsiliasi kas kecil? Untuk lebih jelasnya, mari ikuti pembahasan materi petty cash berikut ini…

 

01. Karakteristik Kas Kecil

karakteristik kas kecil

Apa karakteristik petty cash?

Ada 5 (lima) karakteristik kas kecil, yaitu :

  1. Dana petty cash ditetapkan dan dibatasi dalam jumlah tertentu sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.
  2. Kasir atau staf keuangan menjadi pengelola, penanggungjawab dan penyimpan Kas Kecil.
  3. Digunakan untuk membayar transaksi-transaksi rutin setiap hari.
  4. Setiap pengeluaran petty cash harus disertai dengan bukti pengeluaran kas kecil yang telah disetujui oleh pihak yang berwenang.
  5. Pengisian kembali petty cash dilakukan secara berkala dalam jumlah tertentu sesuai dengan SOP Akuntansi Keuangan yang berlaku.

 

02. Pencatatan Jurnal Kas Kecil

buku kas kecil adalah

A: Metode Pencatatan Petty Cash

Bagaimana cara melakukan pencatatan transaksi kas kecil?

Pengeluaran kas kecil yang bersifat rutin dan jumlahnya kecil, maka dibutuhkan pencatatan yang baik, disiplin, dan akurat terhadap setiap transaksi yang terjadi.

Pencatatan tersebut bisa dilakukan dalam sebuah jurnal khusus dan jurnal umum.

Pencatatan jurnal transaksi petty cash dengan menggunakan sistem dana tetap hanya dilakukan pada saat:

  • PEMBENTUKAN AWAL,
  • PENGISIAN KEMBALI dan
  • PENYESUAIAN.

 

B: Contoh Pencatatan Jurnal Transaksi Petty Cash

Berikut ini contoh pembentukan dan pengurangan petty cash pada imprest fund system di jurnal:

01: Pembentukan dana kas kecil

Petty Cash …………. Rp 5.000.000 [Debit]
Kas ……………………… Rp 5.000.000 [Kredit]

 

02: Pengisian kembali kas kecil

Perlengkapan Kantor     Rp  250.000 [Debit]
Biaya Listrik                    Rp  500.000 [Debit]
Beban Transport             Rp  250.000 [Debit]
Biaya lain-lain                 Rp    75.000 [Debit]
Kas                                             Rp 1.075.000 [Kredit]

***

Untuk menambah pemahaman dan wawasan kita tentang petty cash, berikut ini kami berikan lagi satu contoh jurnal penyesuaian untuk mencatat transaksi petty cash.

Contoh pencatatan jurnal petty cash 01:

Misalnya perusahaan mengeluaran petty cash sebesar Rp 1.200.000 untuk biaya iklan melalui Google Ads selama 2 bulan.

Atas transaksi tersebut perusahaan melakukan pencatatan jurnal transaksi iklan sebagai berikut:

Biaya Iklan Dibayar di Muka Rp 1.200.000 [Debit]
Kas  Rp 1.200.0000 [Kredit]

Pada akhir bulan perusahaan melakukan proses penyesuaian dengan membuat jurnal penyesuaian sebagai berikut:

Biaya Iklan Rp 600.000 [Debit]
Biaya Iklan Dibayar di Muka  Rp 600.000 [Kredit]

***

Apakah ada  pengaruhnya jika perusahaan tidak membuat jurnal penyesuaian?

“iya ada” Jika perusahaan tidak membuat penyesuaian dengan jurnal penyesuaian akan mengakibatkan nilai laba operasional perusahaan terlalu tinggi nilainya, karena nilai beban atau biaya lebih rendah dari nilai yang sesungguhnya.

Prinsip dasarnya adalah bahwa pengeluaran biaya dan beban merupakan pengurang tingkat keuntungan bisnis pada periode berjalan.

Pada contoh di atas, perusahaan mengeluarkan dana kas yang diperuntukkan untuk dua bulan, jadi beban iklan yang harus dibeban pada masing-masing bulan adalah sebagai berikut:

= Jumlah Pembayaran Iklan : Jumlah Periode Pembayaran
= Rp 1.200.000 : 2
= Rp 600.000

Jadi, sesungguhnya tiap bulan menanggung biaya iklan sebesar Rp 600.000. Bila jumlah ini tidak dicatat maka nilai pengurang laba perusahaan kelebihan sebesar Rp 600.000

Bila hal tersebut dibiarkan, maka laporan keuangan yang dihasilkan kurang valid dan akurat, sehingga akan mengurangi tingkat akurasi dalam pengambilan keputusan.

Bagaimana sampai di sini? Jelas ya? Okay kita lanjutkan…

 

03. Rekonsiliasi Kas Kecil

Rekonsiliasi Kas Kecil

A: Pengertian Rekonsiliasi Kas Kecil

Apa definisi dari rekonsiliasi petty cash?

Pengertian rekonsiliasi kas kecil adalah penyesuaian saldo fisik petty cash dengan catatan pada buku petty cash.

Mengapa perlu dilakukan rekonsiliasi petty cash?

Berikut ini ada 4 (empat) alasan utama dilakukan rekonsiliasi petty cash, yaitu :

  1. Sifat kas kecil sangat likuid yang digunakan untuk pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya kecil dan rutin.
  2. Ada beberapa transaksi yang terkadang tidak disertai dengan bukti transaksi yang menyakinkan. Misalnya transaksi parkir tidak resmi di pinggir jalan.
  3. Petty cash digunakan untuk operasional perusahaan setiap hari dengan frekuensi yang tinggi, sehingga ada kemungkinan yang tinggi terjadinya selisih antara fisik dengan catatan.
  4. Seringkali terdapat transaksi petty cash yang menimbulkan kekurangan atau kelebihan pembayaran. Bila kejadian-kejadian seperti itu tidak segera direkonsiliasi akan menyebabkan selisih yang menumpuk semakin banyak dan sulit ditelusuri.

 

B: Tujuan dan Fungsi Rekonsiliasi Petty Cash

Rekonsiliasi petty cash bisa dilakukan setiap hari, minggu atau bulan tergantung kebijakan dan volume transaksi yang terjadi.

Bagi pengelola petty cash walaupun tidak perusahaan mungkin tidak memberikan aturan untuk rekonsiliasi setiap hari, sebaiknya selalu memeriksa fisik dan catatan di akhir jam kerja atau di awal jam kerja.

Tujuannya agar meringankan pekerjaan dan tidak terjadi selisih antara fisik dan catatan.

Sehingga di akhir bulan tidak harus memeriksa semua transaksi, dan tinggal menandatangi berita acara rekonsiliasi petty cash.

Bila hasil pekerjaan anda baik, selain meningkatkan performa anda sebagai pegawai juga akan memberikan kontribusi yang baik untuk perusahaan.

Wejangan dari para pujangga dan orang-orang bijak mengatakan “yakinlah bahwa hadiah dari kebaikan adalah kebaikan”

Bagaimana menurut pendapat Anda?

 

04. Pengelolaan Administrasi Keuangan Petty Cash

pengelolaan kas kecil administrasi keuangan

Bagaimana cara mengelola petty cash?

Ada 7 hal yang perlu dilakukan dalam mengelola kas kecil untuk menghindari atau mengurangi resiko terjadinya selisih petty cash, yaitu :

  1. Setelah terjadi transaksi petty cash, pastikan ada bukti transaksinya dan valid.Bila transaksi tidak disertai bukti transaksinya, buat bukti pengeluaran petty cash dan minta tanda tangan dari karyawan dan sudah diperiksa serta disetujui oleh atasan.
  2. Periksa jumlah yang tertera dalam bukti transaksi, lakukan penghitungan ulang pada setiap item barang/transaksi. Selanjutnya hitung jumlah uang yang telah diserahkan dengan sisa pengembalian atau menambah jika ada kekurangan.
  3. Bila terdapat kesalahan, selisih atau bukti transaksi hilang, jangan pernah mengubah nilai yang ada di dalam bukti transaksi atau membuat bukti transaksi palsu.
  4. Periksa kembali nilai yang tercantum pada bukti transaksi kemudian bandingkan dengan catatan pada buku petty cash.
  5. Hitung jumlah bukti transaksi kemudian bandingkan dengan catatan pada petty cash.
  6. Hitung jumlah fisik uang petty cash kemudian cocokkan dengan saldo yang tertera pada buku kas kecil.
  7. Jika setelah dilakukan pemeriksaan masih terjadi SELISIH, segera laporkan ke atasan agar segera dapat dilakukan penyesuaian atau adjusment.

 

05. Kesimpulan

Fungsi kas kecil adalah sangat membantu perusahaan dalam menjalankan operasinya, terutama berkaitan dengan pengelolaan dana-dana aktivitas perusahaan yang sifatnya rutin dan jumlahnya relatif tidak besar.

Dengan karakteristik petty cash seperti itu, maka diperlukan sistem pengelolaan dan pencatatan transaksii petty cash yang baik dan benar.

Misalnya berkaitan dengan rekonsiliasi petty cash dengan saldo pencatatan yang dilakukan oleh bank.

Apa tujuannya?

Agar laporan keuangan yang dihasilkan benar dan akurat serta bisa dijadikan alat pertimbangan untuk memutuskan strategi penting perusahaan.

Sampai di sini, maka demikian artikel yang bisa saya sampaikan tentang pengertian petty cash akuntansi, dari pengelolaan, karakteristik, cara mencatat jurnal transaksi petty cash, dan rekonsiliasi kas kecil.

Semoga bermanfaat dan terima kasih. *****

manajemen keuangan dan SOP

4 pemikiran pada “Kas Kecil: Pengertian, Karakteristik, Pengelolaan dan Pencatatan”

  1. Perlu juga dilakukan manajemen keuangan ya Mas supaya kita bisa mengetahui mana saja yang dikeluarkan dan mana saja yang tidak dikeluarkan

  2. Artikel yang bagus dan bermanfaat.. mas mau tanya bisa di buatkan akuntansi untuk masjid ?

Komentar ditutup.