Implementasi Sistem Akuntansi Keuangan Setelah Usaha Bangkrut

Sistem akuntansi adalah penggunaan atau penerapan akuntansi untuk mendukung kegiatan tertentu menyangkut pengelolaan transaksi keuangan dari mulai pencatatan sampai penyajian laporan keuangan.

Sehingga kita mengenal sistem akuntansi pembelian, sistem akuntansi piutang, sistem akuntansi manajemen, sistem akuntansi perbankan, sistem akuntansi pemerintah daerah, sistem akuntansi pemerintah pusat.

Lalu, bagaimana implementasi sistem akuntansi keuangan untuk perusahaan? Sebagai pembelajaran berikut ini akan dibahas penerapan sistem akuntansi setelah usaha bangkrut.

Mari segera dimulai….

 

01: Melakukan Identifikasi Sistem Akuntansi Perusahaan

sistem akuntansi piutang

Banyak orang datang ke dokter, rumah sakit, atau klinik kesehatan saat kondisinya sudah parah.

Demikian juga banyak pebisnis yang memikirkan sistem akuntansi dan keuangannya setelah kinerja perusahaan bermasalah nyaris BANGKRUT atau mengalami kerugian besar.

Kedua tindakan tersebut masih lebih baik daripada tidak melakukan tindakan sama sekali 🙂

Apapun kondisi suatu yang ingin menerapkan sistem akuntansi yang baik, secara umum ada dua kemungkinan saat melakukan ‘pengobatan’ yaitu :

  1. Penyakit dan bisnisnya dapat kembali normal melalui upaya dan biaya yang tidak sedikit.
  2. Penyakit dan bisnisnya tidak bisa diselamatkan.

Mengenai kedua kondisi seperti di atas, saya memiliki pengalaman membantu pebisnis menata ulang sistem akuntansi keuangannya.

Sekaligus kita jadikan studi kasus mengenai penerapan sistem akuntansi keuangan setelah bangkrut.

Pelaku bisnis ini dan kebanyakan pebisnis yang memulai usahanya dengan prinsip ‘yang penting jualan dulu’.

Seiring dengan berjalannya waktu, bisnis semakin berkembang. Omset penjualan semakin meningkat.

Dan pada tahapan ini, pebisnis mulai merasakan bahwa diperlukan sistem akuntansi dan keuangan yang baik untuk men-support perjalanan bisnisnya.

Bagi pebisnis yang menyadari pentingnya sistem akuntansi keuangan akan segera menyusun dan menata sistem keuangannya dengan baik.

Namun bagi pebisnis yang ‘lupa’ atau ‘abai’ terhadap penerapan sistem akuntansi keuangan yang baik pun akan terus menjalankan bisnisnya.

Sampai suatu saat ‘dipaksa’ untuk menerapkan sistem akuntansi dan keuangannya.

Mirip seorang yang baru ke dokter saat kondisinya sudah parah atau memang HARUS ke dokter, tentunya kita tidak ingin seperti itu kan?

Pebisnis yang saya dampingi untuk menata sistem keuangannya ini pun dimulai saat usahanya baru bangkit kembali selama 2 bulan, setelah bangkrut dari usaha sebelumnya.

Belajar dari pengalaman bisnis sebelumnya yang belum ada sistem keuangan yang baik.

Ia bertekad untuk memperkuat sistem akuntansi keuangannya sebelum berekspansi memperluas pemasaran produknya.

 

02: Melakukan Langkah-langkah Perbaikan Sistem Akuntansi

sistem akuntansi pembelian

Pertama kali yang saya lakukan adalah menyusun Laporan Keuangan.

Mengapa menyusun Laporan Keuangan?

Karena Laporan keuangan adalah laksana sebuah DASHBOARD pada kendaraan. Kita bisa melihat dan mengetahui kondisi kendaraan dari dashboard tersebut.

Demikian pula dengan Laporan Keuangan, kita bisa mengetahui kondisi bisnis kita dari laporan keuangan.

Bagaimana kondisi kasnya, persediaannya, aset-asetnya, dan kondisi utangnya?

Selain itu kita jadi tahu berapa keuntungan kotor dan bersih yang diperolehnya?

Data-data tersebut akan digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan-keputusan strategis.

Intinya, sebuah laporan keuangan menyajikan 3 informasi penting antara lain:

Informasi #1:

Berguna bagi pebisnis, investor, kreditur dan pengguna lainnya dalam membuat keputusan untuk pemberian kredit, investasi dan keputusan penting lainnya.

Informasi yang disajikan harus memadai bagi mereka mengenai aktivitas perusahan atau bisnsis.

 

Informasi #2:

Membantu pebisnis, investor dan kreditur yang ada dan yang potensial serta pihak-pihak terkait untuk menaksir jumlah, waktu dan ketidakpastian dari penerimaan kas di masa yang akan datang untuk bisnisnya tersebut.

 

Informasi #3:

Menunjukkan sumber-sumber ekonomi dari suatu bisnis dan pengaruh dari transaksi-transaski, kejadian-kejadian dan kondisi-kondisi yang mempengaruhi sumber-sumber ekonomi tersebut.

Dan tidak menunggu lama, proses penyusunan laporan keuangan segera dilakukan.

Membuat dan menyusun laporan keuangan untuk yang PERTAMA KALI memang membutuhkan energi fisik dan pikiran yang mengharu biru.

Perlu ketelitian, ketelatenan, kesabaran, dan tidak mudah bosan.

Semua transaksi keuangan yang terjadi harus diidentifikasi dan dipilah-pilah sesuai dengan elemen-elemen penyusun laporan keuangan.

Pada saat itu, bagian yang paling banyak menyerap energi adalah di persediaan dan volume penjualan.

Data-data persediaan belum ada, padahal barang dagangan dan bahan baku tersedia di gudang, dan barang dalam proses ada pada bagian produksi.

Untuk data-data penjualan, saya analisa dari rekening bank dan transaksi di outlet. Kemudian saya jadikan satu.

Setelah melalui proses yang cukup menguras tenaga dan pikiran, akhirnya pada bulan Januari 2017,

Laporan Keuangan utama yang terdiri dari Laporan Laba Rugi dan Neraca untuk bulan Desember 2016 selesai. Alhamdulillah.

 

03: Aplikasi Persediaan Barang Excel

aplikasi stock barang

A: Membuat Aplikasi Persediaan Excel Untuk Mendukung Sistem Akuntansi

Selanjutnya untuk membantu pekerjaan ini, saya membuat template pencatatan stok barang dan penjulaan.

Contoh laporan stok barang excel seperti berikut ini :

Tampilan menu :

menu-pencatatan-stok-dan-penjualan
Menu input barang Excel

Inilah tampilan depan dari template pencatatan stok barang dan penjualan. Kita bisa meng-klik tombol sesuai dengan lokasi yang ingin dituju.

 

Sheet 1 : Jumlah Barang Masuk

tabel-jumlah-barang-masuk
Tabel Input Barang Excel

Tabel ini memuat informasi mengenai produk yang ada digudang. Setiap memasukan produk ke gudang melalui sheet 2: input barang.

Maka jumlah barang di tabel jumlah barang masuk, kolom total barang masuk akan secara otomatis menghitung jumlahnya.

Untuk kolom kode barang dan nama barang sudah saya set list-nya sehingga untuk memasukkan (input) tidak usah mengetik lagi, tapi tinggal memilih dalam list.

 

Sheet 2 : Input Barang

tabel-input-barang
Tabel Input Stock Barang Excel

Pada tabel input barang ini digunakan untuk memasukan (input) setiap kali ada barang yang masuk ke gudang.

Di sini pun tinggal memilih kode barang yang sudah disediakan dalam list, otomatis nama barang akan muncul.

Setelah memasukkan jumlah barang, maka  secara otomatis jumlah barang di tabel jumlah barang masuk akan ter-update.

 

Sheet 3 : Input Penjualan

tabel-input-penjualan
Tabel Laporan Excel

Tabel ini digunakan untuk memasukan (input) penjualan harian.  Kita pilih saja kode barang, maka nama barang secara otomatis akan mncul.

Selanjutnya memasukkan jumlah penjualan, dan harga, nilai rupiah, uang masuk, dan selisihnya otomatis akan muncul sendiri.

 

Sheet 4 : Laporan – contoh laporan stok barang

tabel-laporan
Laporan Stock Excel

Tabel laporan ini adalah resume dari tabel-tabel sebelumnya.

Di sini kita tidak usah melakukan input data apapun, semua otomatis muncul.

 

B: Manfaat dan Keuntungan Menggunakan Apkikasi Stock Excel

Dari template pencatatan stok barang dan penjualan seperti itu, semua data  stok barang dan jumlah penjualan bisa diketahui secara akurat setiap hari.

Di akhir bulan dilakukan stock opname gudang untuk mengetahui jumlah dan kondisi fisik barang dagangan, raw material, dan barang dalam proses.

Hasil stock opname selanjutnya diperbandingkan dengan catatan pada tabel laporan, bila ada selisih, maka dilakukan adjustment.

Bila sudah sama selanjutkan memasukkan data-data tersebut ke dalam laporan keuangan.

***

Untuk semakin membuka wawasan kita tentang materi sistem akuntansi dan praktik penerapannya dalam bisnis, saksikan video animasi singkat berikut ini…

 

04: Kesimpulan

Seiring dengan perbaikan kualitas laporan keuangan, implementasi SOP Akuntansi Keuangan juga terus dipantau dari waktu ke waktu.

Setiap kejadian dan kendala di bagian tertentu dicatat dan dicari solusinya.

Kemudian dicoba lagi, sampai benar-benar berjalan sesuai standar operasional prosedur yang berlaku.

Hingga saat ini, proses implementasi SOP Akuntansi Keuangan masih terus berjalan…

Memasuki bulan ke enam, laporan keuangan sudah bisa update tiap bulan.

Saat ini, setelah bagian akuntansi keuangannya dianggap cukup kuat dan mampu mendukung bisnis.

Pemilik bisnis  mulai melakukan program untuk meningkatkan omset penjualan.

Beberapa program marketing kreatif sedang dikaji dan di-uji coba.

Selain itu beberapa saluran distribusi mulai diperluas, kita lihat saja bagaimana perkembangan beberapa bulan ke depannya…

***

Itulah sekilas dari cerita riil tentang implementasi sistem akuntansi, kita bisa mengambil pelajaran.

Sebaiknya jangan sampai terlambat menerapkan sistem akuntansi keuangan untuk BISNIS kita, atau saat bisnisnya hampir WAFAT.

Iya kalau kita masih diberi kesempatan kedua seperti kisah diatas, bagaimana kalau BISNIS kita keburu SIRNA ditelan kesunyian…

… akan menjadi sekeping kisah eksperimental yang berakhir dengan duka lara… 🙂

So… sebelum semuanya terlambat “mengapa nggak sejak awal langsung diterapkan sistem akuntansi keuangan yang baik?”

Susahnya sekali, tapi manfaatnya seumur hidup!

Semoga bermanfaat.*****

Profesional lulusan ekonomi yang menekuni ERP (SAP), Accounting Software, Business Analyst dan berbagi pengalaman pekerjaan Finance & Accounting.