Sistem Akuntansi Pembelian Kredit Perusahaan Distributor Air Mineral

Akuntansi Perusahaan Dagang - Sistem akuntansi pembelian kredit

Bagaimana akuntansi perusahaan dagang?

Blog manajemen keuangan akan menjelaskan dengan tuntas, sederhana dan gamblang dengan mengambil case study tentang prosedur pembelian kredit di perusahaan distributor air mineral.

Prosedur atau sistem pembelian kredit bentuk nyatanya berupa SOP (standar operasional prosedur) Pembelian Kredit.

Penerapan dan pelaksanaan SOP akan memudahkan perusahaan dalam menjalankan visi dan misinya.

SOP adalah bentuk nyata dari implementasi sistem keuangan.

Misalnya bagaimana produk air mineral yang dijual dapat terdistribusikan dengan baik, hingga tak terasa saat kita membutuhkan, barang ini sangat mudah diperoleh.

Di setiap sudut hampir selalu ada. Dari pasar tradisional hingga mal kelas dunia. Dari terminal angkot hingga bandara internasional. Dari pedagang asongan hingga jaringan ritel.

Kemudahan yang dirasakan pelanggan untuk mendapatkan suatu produk adalah salah satu tanda bahwa sistem dan penerapan standard operating procedure distribusi produk tersebut berjalan sangat baik, sejak pengadaan bahan baku, produksi, sampai pemasaran.

Proses yang terjadi di dalamnya tidaklah sesederhana yang terlihat di luar, sebagaimana kita juga tahu, kemudahan dalam menggunakan software microsoft office tidaklah sesederhana barisan kode yang ada di dalamnya.

Dan pada kesempatan kali ini, pembahasan akuntansi perusahaan dagang dengan case study mengenai prosedur pembelian kredit perusahaan distributor air mineral dibahas secara lengkap.

Mulai dari dokumen dan form yang digunakan, pencatatan jurnal akuntansi, hingga prosedur kerja pada tiap bagian yang terkait dengan sistem Pembelian Kredit pada perusahaan distribusi air mineral.

Tema pembahasan ini merupakan kelanjutan artikel pertama dan tulisan kedua dari 3 artikel tentang sistem akuntansi pembelian kredit.

Bagi yang belum membaca, segera klik artikel ini : Sistem akuntansi pembelian kredit pada perusahaan distribusi minuman ringan (softdrink).

Yuk kita bahas dan oprek satu per satu….

***

Akuntansi Perusahaan Dagang – Case Study

Ada 3 perangkat utama yang digunakan untuk melakukan pekerjaan akuntansi  di perusahaan distributor air mineral.

Ketiga perangkat ini harus ada dan saling melengkapi, ketiadaan salah satunya akan menyebabkan sistem berjalan tidak sempurna.

Dokumen

Ada 5 dokumen yang digunakan dalam prosedur sistem pembelian kredit yaitu:

1. Surat Permintaan Pembelian Barang
2. Daftar Persediaan Isi
3. Surat Jalan
4. Laporan Penerimaan Barang
5. Jadwal Pemuatan air mineral merk xx mingguan

Bentuk formulir dokumen 1 – 4 sama dengan dokumen yang digunakan pada sistem akuntansi pembelian kredit perusahaan minuman ringan.

Perhatikan contoh dokumen Jadwal Pemuatan Barang contohnya seperti ini :

akuntansi perusahaan dagang - form Jadwal Pemuatan barang

 

Catatan Akuntansi

Sedangkan catatan akuntansi yang digunakan adalah:

1. Jurnal Pembelian barang dagangan
2. Kartu Hutang
3. Kartu Persediaan
4. Kartu Gudang

 

Pihak Terkait

Bagian/departemene perusahaan yang terkait dalam prosedur pembelian kredit adalah sebagai berikut:

1. Bagian Akuntansi
2. Bagian gudang / penyimpanan
3. Bagian pengadaan barang / logistik
4. Bagian pembelian
5. Bagian penerimaan barang

Bila ada waktu senggang sebaiknya baca artikel tentang SOP Penerimaan Produk Di Gudang, SOP Pengiriman Barang Dagangan, SOP Kebersihan dan Kerapihan Gudang, SOP Kebersihan dan Hygiene, dan SOP Keamanan Gudang di 5 Contoh SOP Manajemen Gudang.

sekarang kita akan menguraikan prosedur di tiap bagiannya ya…

Bagian #1. Akuntansi

Prosedur yang berlaku pada sistem akuntansi pembelian kredit perusahaan distribusi air mineral di bagian akuntansi adalah sebagai berikut :

  1. Menerima laporan penerimaan barang dari bagian penyimpanan / gudang
  2. Menerima faktur pembelian dari supplier, melalui bagian pengadaan barang / logistik.
  3. Menerima JPAM (Jadwal Pemuatan Mingguan) dari bagian logistik
  4. Membandingkan laporan penerimaan barang, JPAM dan faktur pembelian.
  5. Mencatat pembelian kredit tersebut ke kartu hutang.
  6. Mencatat barang yang dibeli ke kartu persediaan
  7. Membuat jurnal pembelian berdasarkan bukti-bukti tersebut.akuntansi perusahaan dagang - jurnal pembelian barang
  8. Meng-arsipkan laporan penerimaan barang, jadwal pemuatan mingguan, SJ, dan faktur pembelian menurut tanggal.

Bagan alir atau flowchart yang menjelaskan prosedur sistem akuntansi pembelian kredit pada perusahaan distribusi air mineral di bagian akuntansi adalah seperti di bawah ini :

akuntansi perusahaan dagang - flowchart sistem pembelian

Keterangan:

JPAM : Jadwal Pemuatan Mingguan

LPB : Laporan Penerimaan Barang

FP : Faktur Pembelian

SJ : Surat Jalan

Bila perusahaan anda belum memiliki standar operasional prosedur di bagian AKUNTANSI, dan barangkali kepikiran untuk membuat dan menerapkan SOP.

Kalau senggang dan sempat bisa melihat contoh-contohnya di materi SOP Akuntansi Keuangan Lengkap dengan Accounting Tools.

 

Bagian #2. Penyimpanan atau Gudang

Prosedur yang berlaku pada sistem akuntansi pembelian kredit perusahaan distribusi air mineral di bagian gudang adalah sebagai berikut :

  1. Membuat surat permintaan pembelian (SPP) sebanyak 2 lembar berdasarkan informasi mengenai re-order point yang tercantum dalam kartu gudang dan DPI.
  2. Mengirimkan surat permintaan pembelian lembar ke-1 ke bagian pengadaan barang atau logistik dilampiri DPI.
  3. Mengarsipkan surat permintaan pembelian lembar ke-2 menurut nomor urutnya.
  4. Menerima jadwal pemuatan mingguan dari bagian pengadaan barang atau logistik sebagai pemberitahuan mengenai pesanan yang telah dilaksanakan dan sebagai pemberitahuan untuk menerima barang dari supplier.
  5. Mengarsipkan JPAM ke dalam arsip menurut nomor urutna.
  6. Mengecek barang dan SJ, FP, dari bagian ekspedisi sebelum diterima.
  7. Menerima barang beserta laporan penerimaan barang dari supplier.
  8. Mencatat laporan penerimaan barang ke dalam kartu gudang.
  9. Mengirimkan laporan penerimaan barang ke bagian pengadaan barang atau logistik diteruskan ke bagian akuntansi.
  10. Mengarsip SJ FP menurut nomer urut.

Step by step dari prosedur di atas bila digambarkan melalui flowchart adalah sebagai berikut :

Prosedur ke-1 sampai ke-3:

Flowchart Sistem Pembelian Produk Air Mineral - Bagian Gudang - prosedur 01-03

Prosedur ke-4 sampai ke-6:

Prosedur Pembelian - Bagian Gudang

Flowchart Sitem Akuntansi Pembelian Produk Air Mineral di Bagian Gudang pada prosedur ke-4 sampa ke-6

 

Prosedur ke-07:

Sistem Akuntansi Pembelian - Bagian Gudang

Bagian #3. Pengadaan Barang atau Logistik

Prosedur yang berlaku pada sistem akuntansi pembelian kredit perusahaan distribusi air mineral di bagian pengadaan barang atau logistik adalah sebagai berikut :

  1. Meneriman surat permintaan pembelian barang lembar ke-1 dilampiri DPI dari bagian gudang dan permintaan dari para agen dan distributor via telpon, email atau fax.
  2. Berdasarkan email atau fax, SPP (surat permintaan barang) 1 dan DPI membuat jadwal pemuatan mingguan yang dikirimkan kepada bagian pembelian yang berada di kantor supplier.
  3. Menerima persetujuan dari bagian pembelian atas permintaan pembelian di mana telah diotorisasi oleh supplier.
  4. Membuat dan mengirim jadwal pemuatan mingguan yang di samping memuat permintaan dari para agen dan distributor juga memuat permintaan kantor wilayah lain yang di dasarkan pada daftar persediaan isi, dengan perhitungan :metode perhitungan persediaan barang dagang
  5. Mendistribusikan JPAM.
  6. Mengirim SJ rangkap4 pada bagian penerimaan barang.
  7. Menerima faktur dari supplier melalui bagian penerimaan barang.
  8. Memeriksa faktur dari supplier untuk menentukan apakah supplier telah benar dalam mencantumkan harga, kuantitas, dan telah memenuhi syarat pembelian yang tercantum dalam JPAM lalu di-arsip.
  9. Menerima LPB dari bagian gudang.
  10. Mengirimkan faktur dan laporan penerimaan barang ke bagian akuntansi.

Sepuluh prosedur di bagian logistik bila di-ilustrasikan dalam sebuah flowchart adalah sebagai berikut :

Flowchart yang menunjukkan prosedur ke-1 dan ke-2 :

Akuntansi Perusahaan Perdagangan - Proses Pembelian

Flowchart yang menunjukkan prosedur ke-3 sampai ke-6 :

Sistem akuntansi - Flowchart Proses Pembelian

Flowchart yang menunjukkan prosedur ke-9 sistem akuntansi pembelian barang :

Sistem Akuntansi - Proses Pembelian Produk Air Mineral

 

Flowchart yang menunjukkan prosedur ke-11 dan ke-12 :

Flowchart Proses Pembelian Produk Air Mineral di Bagian Logistik pada prosedur ke-11 dan ke-12

Bagian #4. Pembelian

  1. Menerima permintaan pembelian dari bagian logistik berupa jadwal pemuatan mingguan yang dilampiri SPP lembar 1 dan DPI.
  2. Mengkonfirmasi pada supplier mengenai permintaan barang.
  3. Setelah adanya persetujuan dari supplier mengenai seberapa besar produk yang dapat disediakan, bagian pembelian mengirimkan jadwal pemuatan barang ( yang dilampiri SPP1 dan DPI ) yang telah diotorisasi supplier kepada bagian logistik dan mengarsip JPAM2 menurut tanggal.

 

Bagian #5. Penerimaan Barang

  1. Menerima SJ dari bagian pengadaan sebanyak 4 lembar.
  2. Mengambil barang dagangan dari gudang supplier dengan menyerahkan SJ lembar 1 untuk diotorisasi supervisor bagian gudang supplier dan menerima faktur pembelian rangkap 4 dari gudang supplier.
  3. Memeriksa barang yang akan diterima dari supplier apakah sesuai dengan SJ dan FP serta JPAM.
  4. Mengirimkan barang ke gudang dan menyerahkan barang dengan dilampiri SJ lembar 2 dan FP rangkap 4 dari supplier kepada gudang lalu diarsip.
  5. Setelah diperiksa barang dan surat kelengkapannya, bagian gudang menandatangani SJ dan FP rangkap 4 saat menerima barang.
  6. Menerima SJ dan FP dari bagian gudang.
  7. Menyerahkan SJ dan FP lembar ke-2 yang telah diotorisasi bagian gudang dan bagian logistik dan menyerahkan SJ dan FP lembar ke-3 pada bagian akuntansi.
  8. Mengarsip SJ dan FP lembar 4 menurut tanggal.

Alur proses pembelian barang di bagian penerimaan di atas, bila digambarkan dalam sebuah flowchart akan nampak seperti berikut ini :

Prosedur ke-2 dan ke-3 :

Flowchart Proses Pembelian Produk Air Mineral di Bagian Penerimaan pada prosedur ke-2 dan ke-3

Prosedur ke-6  :

Flowchart Proses Pembelian Produk Air Mineral di Bagian Penerimaan pada prosedur ke-6

 

Prosedur ke-8 sampai ke-10  :

Flowchart Proses Pembelian Produk Air Mineral di Bagian Penerimaan pada prosedur ke-8 dan ke-10

Bagi Anda yang menginginkan materi presentasi tentang flowchart sistem akuntansi pembelian kredit pada perusahaan distribusi air mineral, bisa download di slidshare. atau bila ingin melihat berikut ini presentasinya :

 

Kesimpulan

Adalah sangat penting membuat dan menerapkan sistem dan standar operasional produk untuk mengelola aktivitas sebuah produk, sejak perencanaan sampai penyalurannya.
Tanpa pengelolaan yang baik, sebuah perusahaan distribusi akan sulit berkembang dan bersaing dengan kompetitor.
So, sebelum itu terjadi, segera perbaiki. Bila belum punya SOP buat, contoh-contohnya ada di sini.
Bila belum sesuai, maka sesuaikan, dan bila belum cocokan, maka pas kan.
Demikianlah pembahasan mengenai akuntansi perusahaan dagang dengan case studi prosedur pembelian kredit pada perusahaan distribusi air mineral.
Pembahasan ini adalah sebuah studi kasus riil yang diterapkan hingga saat ini ( Juli 2016 ). Perusahaanya masih ada dan terus berkembang.
Bila ada yang akan ditambahkan, silahkan.

Moga bermanfaat.

***

sop akuntansi keuangan powerful