Penerapan Sistem Akuntansi Pembelian Kredit di Perusahaan Distribusi Minuman Ringan

3. Bagian Pelaksana Sistem Akuntansi Pembelian Kredit

A: Divisi Perusahaan Terkait Sistem Akuntansi Pembelian

Apakah sistem akuntansi pembelian kredit ada di setiap jenis perusahaan?Tidak selalu ada, karena setiap perusahaan memiliki kebijakan sendiri sesuai dengan kebutuhan.

Apa fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian? Bagian-bagian apa yang harus ada pada sistem akuntansi pembelian?

Dalam sistem informasi sistem akuntansi (sia) pembelian fungsi-fungsi yang terkait ada 4 bagian yang terkait dalam pembelian kredit adalah :

1. Pembelian
2. Penerimaan
3. Gudang
4. Akuntansi

Yuk kita bahas prosedur apa saja yang dilakukan di tiap bagian…

Bagian #1. Pembelian (Purchasing Department)

Tugas Divisi Pembelian

Bagian pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai supplier dan harga produk, menentukan supplier, dan mengeluarkan order pembelian kepada supplier yang dipilih.

Prosedur yang dilakukan di bagian pembelian pada sistem pembelian kredit adalah sebagai berikut :

1. Menerima surat permintaan pembelian barang dari bagian gudang.
2. Membuat surat order pembelian (SOP) untuk supplier, contoh surat order pembelian bisa dilihat di paragraf berikutnya.
3. Mendistribusikan surat order pembelian untuk supplier, bagian gudang, akuntansi, dan bagian penerimaan.
4. Mengisi surat jalan dan mengirimkan ke bagian penerimaan.
5. Menerima faktur penjualan dari supplier melalui bagian penerimaan.
6. Memeriksa faktur penjualan dari supplier untuk memastikan sudah sesuai dengan surat order pembelian.
7. Menerima laporan penerima barang dari bagian gudang.
8. Mengirimkan faktur penjualan dan laporan penerimaan barang ke bagian akuntansi.

Flowchart Divisi Pembelian

Bagan alir atau contoh flowchart pembelian kredit yang menjelaskan prosedur di bagian pembelian atau logistik adalah sebagai berikut :

Bagian #2. Penerimaan

Job Desk Bagian Penerimaan

Bagian penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas produk yang diterima dari supplier guna menentukan dapat atau tidaknya produk tersebut diterima oleh perusahaan.

Prosedur yang dilakukan di bagian penerimaan pada sistem pembelian kredit adalah sebagai berikut :

1. Menerima Surat Jalan dari bagian pengadaan.
2. Mengambil produk yang dibeli dari gudang prinsipal, produsen, atau suplier.
3. Memeriksa produk yang akan diterima dari prinsipal.
4. Mengirimkan produk ke gudang dan menyerahkan produk dengan dilampiri copy Surat Jalan.
5. Setelah memeriksa produk dan kelengkapannya, bagian gudang menandatangi Surat Jalan saat menerima produk.
6. Menyerahkan copy surat jalan dan faktur penjualan ke bagian logistik dan bagian akuntansi.
7. Mengarsip copy surat jalan dan faktur penjualan.

Flowchart Bagian Penerimaan Barang

Flowchart yang menjelaskan prosedur sistem akuntansi pembelian di bagian penerimaan barang adalah sebagai berikut :

Bagian #3. Gudang

Tugas dan Jobdesk Bagian Gudang

Apa saja tugas dan deskripsi pekerjaan bagian gudang?

Bagian gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan produk yang telah diterima oleh bagian penerimaan.

Prosedur yang dilakukan di bagian gudang adalah sebagai berikut :

1. Membuat surat permintaan pembelian (SPP) berdasarkan informasi tentang re-order point yang tercantum dalam kartu gudang dan daftar penerimaan isi.
2. Mengirimkan surat permintaan pembelian ke bagian pembelian barang/logistik.
3. Meng-arsipkan surat permintaan pembelian.
4. Menerima surat order pembelian dari bagian pembelian/logistik sebagai pemberitahuan mengenai pesanan yang telah dilaksanakan dan sebagai pemberitahuan untuk menerima barang dari supplier.
5. Meng-arsipkan surat order pembelian.
6. Menerima barang beserta laporan penerimaan barang dari supplier.
7. Mencatat laporan penerimaan barang ke dalam kartu gudang.
8. Mengirimkan laporan penerimaan barang ke bagian pembelian/logistik diteruskan ke bagian akuntansi.

Diagram Alir Aktivitas Bagian Gudang

Flowchart yang menjelaskan prosedur sistem akuntansi pembelian di bagian gudang adalah sebagai berikut :

Bagian #4. Akuntansi

Job Desk Departemen Akuntansi

Bagian akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah bagian pencatat hutang dan bagian pencatat persediaan.

Bagian pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar.

Selanjutnya menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan hutang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu hutang.

Dan kabar baiknya pembahasan tentang pengelolaan hutang piutang secara berseri dan lengkap ada di artikel berikut ini :

1. Cara pengelolaan hutang piutang usaha
2. Cara menentukan dan menghitung cadangan kerugian piutang
3. Analisa umur piutang

Sedangkan bagian pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

Prosedur yang dilakukan di bagian akuntansi adalah sebagai berikut :

1. Menerima laporan penerimaan produk dari bagian penyimpanan/gudang.
2. Menerima faktur pembelian dari prinsipal melalui bagian pengadaan produk.
3. Membandingkan laporan penerimaan produk, surat-surat order pembelian dan faktur pembelian.
4. Mencatat pembelian kredit tersebut ke kartu hutang.
5. Mencatat produk yang dibeli ke kartu persediaan.
6. Membuat jurnal pembelian kredit berdasarkan bukti-bukti tersebut.
   Contoh jurnal pembelian sebagai berikut :
   
   Persediaan                          xxx
   PPN                                      xxx
            Hutang dagang                          xxx
7. Mengarsipkan laporan penerimaan produk, surat order pembelian, surat jalan, dan faktur pembelian menurut tanggal.

Aktivitas Departemen Akuntansi

Bila dilihat bagan alir sistem akuntansi pembelian atau flowchart pembelian pada bagian akuntansi adalah sebagai berikut :