Jurnal Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan

Sistem akuntansi penggajian dirancang agar dapat membayar gaji karyawan secara teratur dan untuk menyediakan data yang berguna untuk keperluan pengambilan keputusan oleh manajemen.

Misalnya dalam menetapkan tunjangan karyawan dan tawar-menawar jumlah pensiun atau tunjangan lainnya dengan karyawan.

Meskipun sistem penggajian setiap perusahaan berbeda-beda, komponen utama yang umum untuk kebanyakan sistem tersebut adalah sama.

Izinkan saya untuk memulai…

 

Pengertian Gaji dan Upah

pengertian sistem akuntansi penggajian menurut para ahli terbaru

Pembaca pastinya sudah tidak asing lagi mengenai istilah gaji. Namun untuk pengertian lengkapnya tidak semua tahu.

Betul begitu? Kalau salah dikoreksi ya.

Selain pengertian gaji dan upah, kita juga akan membahas dan memberikan contoh sederhana komponen-komponen tersebut dan dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan.

Pengertian gaji dan upah menurut para ahli adalah jumlah yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa-jasa yang telah disediakan selama periode tertentu.

Masalah gaji dan upah dalam sebuah perusahaan biasanya merupakan hal yang cukup signifikan karena beberapa alasan:

Alasan #1: Karyawan sensitif terhadap kesalahan dan ketidakteraturan dalam hal pembayaran gaji.

Mempertahankan moral karyawan yang baik membutuhkan pembayaran gaji yang tepat waktu, dengan dasar yang akurat.

Alasan #2: Pembayaran gaji bergantung pada berbagai peraturan pemerintah pusat dan lokal.

Alasan #3: Gaji dan pajak penghasilan terkait memiliki pengaruh signifikan terhadap laba bersih perusahaan.

“Meskipun besarnya beban gaji sangat bervariasi, biasanya gaji dan beban yang terkait dengan gaji jumlahnya mendekati sepertiga pendapatan perusahaan.”

Sampai di sini clear ya?

Oke kita lanjutkan…

 

Sistem Akuntansi Penggajian

flowchart sistem akuntansi penggajian dan pengupahan

Untuk memahami alur data tentang segmen gaji dalam sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan, perhatikan dengan seksama gambar di atas.

Gambar tersebut menunjukkan hubungan antara komponen utama gaji dan upah pegawai.

Output dari sistem penggajian adalah:

  • Register gaji
  • Cek/surat perintah transfer gaji
  • Catatan penghasilan karyawan
  • Laporan pajak

Sedangkan input, seperti yang ditunjukkan pada gambar di atas, input ke sistem penggajian dapat digolongkan menjadi dua, yaitu:

  • Data konstan
  • Data variabe.

Data konstan adalah data yang tidak dapat berubah dalam penggajian sehingga tidak perlu dimasukkan ke sistem setiap periode pembayaran.

Contoh dari-data tersebut adalah seperti:

  • nama karyawan,
  • nomor pokok wajib pajak (NPWP),
  • status pernikahan dan jumlah tanggungan,
  • jumlah penghasilan tidak kena pajak,
  • besaran gaji,
  • kategori gaji: kantor, penjualan, produksi
  • departemen tempatnya bekerja, dan
  • Iuran BPJS

Dalam sistem akuntansi data-data konstan tersebut dimasukkan ke arsip penggajian.

Sedangkan data variabel adalah data yang berubah dari penggajian yang satu ke penggajian lainnya, sehingga harus dimasukkan ke setiap periode pembayaran.

Contoh dari gambar di atas adalah:

  • jumlah jam atau hari kerja setiap karyawan pada tiap periode penggajian
  • jumlah haru cuti sakit
  • liburan
  • penghasilan dan potongan pajak kumulatif

Jika tenaga penjual dibayar berdasarkan komisi, maka jumlah penjualan mereka juga bervariasi dari periode yang satu ke periode lainnya.

Kebanyakan perusahaan menggunakan sistem penggajian komputerisasi yang menyimpan catatan register gaji dan penghasilan karyawan secara otomatis, seperti yang dibahas dalam artikel ini.

Output dari sistem penggajian, seperti surat perintah transfer ke rekening masing-masing karyawan, slip gaji, dan perhitungan PPh 21 secara otomatis dihasilkan oleh piranti lunaknya.

 

Register Gaji

Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan karyawan, kita mengenal register gaji.

Register gaji (payroll register) adalah laporan dengan banyak kolom yang digunakan untuk merangkum data untuk setiap periode pembayaran gaji.

Bentuknya bervariasi menurut jumlah dan golongan karyawan dan sejauh mana komputer digunakan dalam sistem penggajian.

Berikut ini contoh regtister gaji bulan:

Bagian #1:

perhitungan gaji karyawan
Contoh: Format perhitungan gaji karyawan

 

Bagian #2:

perhitungan gaji dan upah pegawai
Contoh: Format perhitungan gaji dan upah pegawai

Setiap kolom dalam register gaji menunjukkan komponen gaji dan upah pegawai yang disajikan, antara lain:

  • Jumlah hari kerja
  • Jumlah penghasilan: pokok dan upah lembur
  • Jumlah potongan: PPh 21, iuran-iuran

Untuk memperoleh jumlah yang akan dibayarkan adalah dengan menghitung total penghasilan dikurangi jumlah potongan.

Jumlah penghasilan masing-masing karyawan harus tersedia pada setiap akhir periode penggajian.

Jumlah kumulatif tersebut diperlukan untuk menghitung iuran karyawan untuk jaminan hari tua dan pensiun, serta kewajiban perusahaan atas gaji karyawan.

Hal ini sangat penting, oleh karena itu catatan rincian gaji setiap karyawan harus disiapkan.

Catatan ini biasanya disebut  dengan catatan penghasilan karyawan (employee’s earning record).

 

Pembayaran Gaji

komponen gaji dan upah pegawai

Bagaimana proses pembayaran gaji pada sistem akuntansi penggajian dan pengupahan?

Termasuk jika gaji dibayar secara tunai.

Maka perusahaan harus menyediakan daftar tanda terima gaji atau slip gaji yang diterima oleh setiap karyawan yang sah ketika mengambil gaji.

Bagaimana format slip gaji?

Agar lebih jelas, saya akan sajikan contoh slip gaji yang lengkap.

Contoh slip gaji karyawan ini dibuat lengkap dengan format yang terdiri dari:

  • Bagian paling atas adalah nama perusahaan
  • Selanjutnya diikuti dengan judul: Slip Gaji
  • Data karyawan: nama, status, jabatan
  • Rincian perhitungan gaji

Dan berikut ini saya sajikan contoh slip gaji:

contoh slip gaji karyawan

Jika gaji dibayar melalui transfer bank, maka perusahaan akan membuat surat perintah pembayaran kepada bank yang berisi daftar nama beserta detil rekening setiap karyawan.

 

Pencatatan Transaksi Penggajian

Dari kolom-kolom pada register gaji dapat dibuat jurnal untuk mencatat transaksi penggajian.

Sehingga akan memudahkan dalam proses penyusunan laporan keuangan selanjutnya yaitu tahap pembuatan buku besar dan neraca saldo.

Ayat jurnal yang disiapkan berdasarkan pada register gaji di atas adalah sebagai berikut:

jurnal sistem akuntansi penggajian dan pengupahan

Ayat jurnal untuk mencatat beban gaji lainnya:

analisis sistem akuntansi penggajian dan pengupahan

Bagi perusahaan, pajak yang terkait dengan gaji akan menjadi kewajiban saat gaji yang bersangkutan dibayarkan kepada karyawan.

Disamping itu, perusahaan diharuskan untuk menghitung dan melaporkan pajak atas gaji tersebut berdasarkan tahun kalender

Meskipun tahun fiskal yang digunakan berbeda untuk laporan keuangan dan pajak penghasilan.

 

Pengendalian Internal untuk Sistem Penggajian

makalah sistem akuntansi penggajian dan pengupahan

Proses pembayaran gaji seperti yang sudah kita diskusikan di atas, memerlukan masukan data dalam jumlah besar, bersama perhitungan yang banyak dan kadangkala rumit.

Faktor-faktor ini dikombinasikan dengan jmlah besar rupiah yag terlibat, memerlukan pengendalian untuk memastikan pembayaran pembayaran penggajian dilakukan secara tepat waktu dan akurat.

Di samping itu sistem ini juga harus memberikan perlindungan yang memadai terhadap pencurian atau penyalahgunaan dana.

Pengendalian pembayaran kas yang sudah kita diskusikan diterapkan juga dalam hal pembayaran gaji.

Oleh karena itu, biasanya digunakan sistem yang mencakup standar operasional prosedur – SOP untuk otorisasi dan persetujuan pembayaran gaji dalam jumlah yang tepat.

Sangatlah penting untuk mengesahkan dan menyetujui secara tertulis dalam penambahan dan potongan serta perubahan besar gaji.

Contoh:

Berbagai kecurangan dalam penggajian melibatkan pengawas yang menambahkan nama-nama karyawan fiktif ke data penggajian.

Jika gaji karyawan dibayar tunai, si pengurus akan mengambil gaji tersebut seolah-olah atas nama karyawan (yang sebetulnya fiktif).

Jika gaji karyawan dibayar melalui transfer bank.

Si pengawas bisa memasukkan nomor rekening banknya (dengan harapan bahwa perbedaan antara nama karyawan dan nama pemilik rekening bank tidak dicurigai oleh bagian penggajian).

Kecurangan serupa juga terjadi ketika karyawan yang telah dipecat tidak dilaporkan ke bagian penggajian.

Akibatnya, gaji karyawan yang telah dipecat tersebut tetap dibayarkan dan diambil oleh si pengawas.

Untuk MENCEGAH atau mendeteksi kecurangan seperti yang dijelaskan di atas, maka ada beberapa upaya yang perlu dilakukan, antara lain:

01. Mengawasi catatan kehadiran.

Waktu kedatangan dan kepulangan karyawan yang digunakan untuk perhitungan gaji karyawan seringkali dihitung dari mesin absensi atau dari hasil pemindaian kartu identitas karyawan.

Oleh karena itu perlu digunakan mesin absensi yang tingkat keamanannya tinggi, untuk memastikan karyawan mencatat kehadiran (absensi) hanya satu kali dan untuk diri sendiri.

02. Pembayaran gaji

Jika gaji dibayar secara tunai karyawan yang mengambil gaji harus menunjukkan kartu identitas karyawan untuk mencegah seorang karyawan yang mengambil uang karyawan lainnya.

Jika gaji dibayar melalui transfer bank, rekening bank harus atas nama karyawan yang bersangkutan.

03. Pemeriksaan dan persetujuan untuk seluruh perubahan besaran gaji.

04. Persetujuan dan pengujian untuk implementasi IT

Pada sistem akuntansi dimana perusahaan sudah meng-implementasikan sistem ERP, maka seluruh perubahan program harus melalui persetujuan dan pengujian dengan benar oleh karyawan yang tidak terkait dengan sistem penggajian.

05. Penggunaan rekening khusus penggajian, juga dapat memperkuat pengendalian terhadap sistem akuntansi penggajian.

Sampai di sini jelas ya? Okay sip.

Demikian yang dapat saya bagikan tentang sistem akuntansi penggajian.

Semoga bermanfaat.

manajemen keuangan dan SOP