Sistem Pencatatan Persediaan Barang Dagang, Terbukti Minimalkan Penyalahgunaan

Bagaimana sistem pencatatan persediaan barang dagang atau pencatatan jurnal inventory untuk kehilangan persediaan?

Dalam sistem persediaan barang dagang perpetual, akun persediaan yang terpisah dikelola dalam buku buku besar.

Selama periode akuntansi, akun ini menunjukkan jumlah persediaan terjual setiap saat.

Namun perusahaan dagang mungkin mengalami kehilangan persediaan karena penyalahgunaan di toko, atau kesalahan dalam pencatatan atau penghitungan persediaan.

Akibatnya, penghitungan persediaan secara fisik yang dilakukan pada pada akhir periode akuntansi dapat berbeda dengan jumlah persediaan yang ditunjukkan dalam catatan persediaan.

Biasanya jumlah barang tersedia untuk dijual, seperti ditunjukkan oleh saldo akun persediaan, lebih besar daripada jumlah keseluruhan barang yang dihitung dalam penghitungan fisik.

Karena alasan ini, selisih tersebut, sering dinamakan penyusutan persediaan (inventory shrinkage) atau kehilangan persediaan (inventory shortage).

Istilah penyusutan (shrinkage) di sini berbeda dengan penyusutan (depreciation) pada aset tetap. Sehingga lebih baik kita gunakan istilah kehilangan persediaan.

***

01. Sistem Pencatatan Persediaan Barang Dagang untuk Kehilangan Persediaan

Pembahasan tentang penyusutan sudah saya tuliskan di beberapa artikel, salah satunya yang menarik adalah: Studi Kasus tentang Jurnal Penyesuaian Depresiasi (Penyusutan)

Sebagai ilustrasi, sebagai contoh, catatan persediaan perusahaan menunjukkan bahwa persediaan senilai Rp 63.950.000 seharusnya tersedia untuk dijual per 31 Mei 2018.

Namun, penghitungan fisik persediaan yang dilakukan pada tanggal 31 Mei 2018 menunjukkan hanya Rp 62.150.000 persediaan barang dagang yang tersedia.

Jadi kehilangan persediaan untuk periode yang berakhir pada 31 Mei 2018 adalah Rp 1.800.000 (Rp 63.950.000 – Rp 62.150.000) seperti ditunjukkan pada ilustrasi berikut ini:

sistem pencatatan persediaan barang dagang - kehilangan barang

Jumlah tersebut dicatat dalam ayat jurnal penyesuaian sebagai berikut:

sistem pencatatan persediaan barang dagang - jurnal penyesuaian

Penjelasan:

Setelah ayat jurnal tersebut di atas dicatat, catatan akuntansi menjadi sama dengan hasil penghitungan fisik persediaan pada akhir periode.

Karena tidak ada prosedur atau pengamanan yang dapat menihilkan kemungkinan kehilangan persediaan hingga ke angka nol persen, maka hal ini sering dianggap biaya operasi normal.

Jika jumlah persediaan yang hilang sangat besar hingga dianggap abnormal, maka jumlah tersebut dapat diungkapkan secara terpisah dilaporan laba rugi.

Dalam kasus semacam ini, kehilangan persediaan dapat dicatat dalam akun terpisah, misalnya Kerugian atas Kehilangan Persediaan.

Ada fakta menarik yang terjadi Amerika Serikat berkaitan dengan kehilangan persediaan barang dagang ini, yaitu peritel di AS merugi kurang lebih $30 juta akibat kehilangan persediaan.

Sistem Pencatatan Persediaan Barang Dagang - Penyimpanan

Penyebab utama kehilangan persediaan barang dagang ini adalah  pencurian baik oleh karyawan maupun tamu yang berkunjung di toko.

 

02. Proses Penyesuaian dalam Sistem Persediaan Periodik

Proses penyesuaian yang sama dilakukan dalam sistem persediaan periodik dan perpetual, kecuali untuk penyesuaian atas kehilangan persediaan.

Dalam kedua sistem tersebut, persediaan akhir ditentukan melalui penghitungan fisik.

Dalam sistem persediaan perpetual, hasil penghitungan fisik persediaan akhir dibandingkan dengan jumlah dalam buku besar persediaan, sehingga jumlah kehilangan persediaan dapat ditentukan.

Kehilangan ini, akan dicatat sebagai debit pada Harga Pokok Penjualan dan Kredit pada persediaan.

Dalam sistem persediaan periodik, buku besar persediaan barang dagang yang terpisah tidak dibuat selama tahun berjalan. Bahkan pembelian persediaan dicatat dalam akun pembelian.

Hasilnya, kehilangan persediaan tidak dapat langsung ditentukan, tapi dimasukkan secara tidak langsung dalam harga pokok penjualan, seperti ditunjukan dalam perhitungan harga pokok penjualan berikut ini:

sistem pencatatan persediaan barang dagang - perhitungan hpp

Perhitungan seperti di atas, dilakukan pada akhir periode akuntansi saat akun persediaan meningkat atau menurun terhadap persediaan fisik akhir.

Kekurangan utama dari sistem persediaan periodik adalah jumlah kehilangan persediaan tidak ditentukan secara terpisah.

 

03. Kesimpulan

Demikian pembahasan mengenai Sistem Pencatatan Persediaan Barang Dagang untuk kehilangan persediaan, dengan sistem perpetual dan sistem periodik.

Dari penjelasan ini, pengetahuan kita jadi bertambah lagi tentang manfaat dan aplikasi jurnal penyesuaian dalam proses pembuatan laporan keuangan.

Semoga bisa dijadikan referensi untuk diterapkan dalam BISNIS anda, tentu perlu dilakukan penyesuaian – penyesuaian agar sesuai dengan kondisi lingkungan dan jenis bisnis anda.

Semoga bermanfaat dan terima kasih.

***

sop akuntansi keuangan powerful