Standard Operating Procedure (SOP) Klaim Reimbursement: Kesehatan, Travel, dan Biaya Kantor

Standard Operating Procedure – SOP Reimbursement

A: Definisi SOP Reimbursement

Salah satu bentuk nyata pelaksanaan dari sistem penggantian pengeluaran dana adalah menyusun standar operating procedure atau SOP Reimbursement.

Apa yang dimaksud dengan SOP reimbursement?

Secara sederhana bisa di artikan bahwa standar operasional prosedur atau SOP reimbursement adalah dokumen perusahaan yang dijadikan pedoman dalam melakukan semua aktivitas yang berhubungan dengan proses penggantian uang kesehatan, perjalanan, biaya kantor, dan lainnya menyangkut urusan pekerjaan.

B: Elemen Standard Operating Procedure Reimbursement

Apa saja elemen dan komponen yang harus ada di SOP Reimbursement? Perhatikan penjelasannya berikut ini:

1: Latarbelakang dan Tujuan

Proses penggantian uang oleh perusahaan harus dilakukan dengan baik dan benar agar tidak menyebabkan kerugian bisnis, sehingga perlu dibuat sebuah standard operating procedure yang dijadikan acuan serta pedoman dalam melakukan kegiatan penggantian pengeluaran kas.

2: Alat dan bahan yang digunakan

Apa alat dan bahan yang digunakan untuk mendukung SOP Penggantian Uang?

1. Nota, kwitansi, faktur, invoice
2. Reimbursement form
3. Voucher pembayaran

3: Pihak-pihak yang terkait

1. Manajer atau kepala bagian terkait
2. Manajer Finance & Accounting Department
3. Finance Staff/Cashier
4. Accounting Staff

4: Prosedur dan langkah-langkah pelaksanaan

1. Setiap pegawai yang telah mengeluarkan dana mengumpulkan bukti-bukti transaksi, seperti nota, kwitansi, invoice, dan faktur. Semua bukti transaksi selanjutnya diserahkan ke kepala bagian atau manajer bagian.
2. Masing-masing kepala bagian memeriksa semua bukti dan selanjutnya membubuhkan paraf sebagai tanda persetujuan.
3. Menyerahkan semua bukti transaksi dan bon, invoice, kwitansi, faktur, nota ke Bagian Keuangan untuk dibuatkan Form Reimbursement.
4. Staf keuangan selanjutnya menyerahkan semua berkas ke Bagian Accounting untuk diperiksa kelengkapan berkas, kwitansi, invoice, faktur, nota atau bon-bon pembelian sudah sesuai nominal pengajuan atau tidak.
5. Apabila seua berkas telah lengkap dan memenuhi semuai ketentuan perusahaan, selanjutnya diberikan ke Bagian Keuangan.
6. Finance staff mengajukan dan menyampaikan data form penggantian dan dokumen pelengkap ke Finance Accounting Manager untuk memperoleh persetujuan.
7. Jika Finance & Accounting Manager telah menyetujui pengajuan penggantian dana tersebut, selanjutnya bagian keuangan melakukan release pembayaran penggantian biaya, bisa dengan kas kecil, bila jumlah klaim kecil atau transfer bank jika jumlahnya relatif besar.
8. Bagian Finance menyampaikan informasi kepada nasing-masing kepala bagian mengenai pembayaran untuk mengganti pengeluaran uang karyawan untuk urusan bisnis.
9. Bagian Finance selanjutnya membukukan atau mencatat transaksi penggantian uang dengan jurnal pengeluaran uang, baik yang dengan kas kecil ataupun transfer bank. Langkah terakhir adalah mengarsip voucher pembayaran.

C: Contoh SOP Reimbursement

Apabila kita ingin melihat tampilan utuh dari sebuah standard operating procedure atau SOP Reimbursement adalah dengan menggabungkan komponen dan elemen SOP. Dan hasilnya seperti berikut ini:

Dari contoh Standar Operasional Prosedur penggantian pengeluaran uang di atas kita bisa mengamati ada 3 bagian inti dari standar operasional prosedur penggantian uang, yaitu:

Bagian pertama, berisi informasi umum tentang perusahaan yang menyusun dan memakai SOP, kemudian nama, nomor dokumen, tanggal berlaku, dan revisi jika pernah dilakukan.

Kedua, memuat isi pokok dari standar operasional prosedur penggantian beban. Bagian inti terdiri dari; (1) Latarbelakang dan Tujuan, Tools yang digunakan untuk menjalankan SOP, dan prosedur pelaksanaan dari awal sampai akhir.

Bagian ketiga berisi tentang orang-orang atau pegawai perusahaan yang memperoleh tugas untuk menyusun, memeriksa, dan menyetujui SOP Reimbursement.

—

Harus disadari sejak awal, bahwa setelah proses penyusunan SOP reimbursement selesai, bukan berarti tidak ada lagi review dan penyempurnaan, namun terus dilakukan review dan penyempurnaan sesuai dengan kondisi di lapangan serta kebutuhan perusahaan.

Setelah selesainya proses pembuatan standard operating procedure, langkah selanjutnya adalah memonitor proses penerapan di lapangan, apabila masih ada kekurangan, perbaiki sampai mendekati kondisi ideal.

Jadi, SOP yang telah disusun ini bisa diibaratkan sebagai starter point untuk melakukan langkah-langkah berikutnya yang lebih besar dan hebat.