SOP Pembelian / pengadaan barang dagang adalah suatu keniscayaan bagi perusahaan distribusi. Termasuk perusahaan distribusi minyak goreng. Sebuah produk kebutuhan pokok.
Tahukah Anda, bagaimana proses perputaran produk minyak goreng sejak produksi hingga tersebar ke berbagai retailer dan akhirnya dapat dinikmati pembeli?
Ruwet? Bisa jadi iya…
Menguras sumber daya dan waktu? Bisa jadi iya juga…
Lalu bagaimana caranya agar keruwetan itu bisa terurai dan sumber daya bisa digunakan secara optimal?
Solusi yang tepat untuk menyelesaikan problem tersebut adalah dengan membuat SISTEM, yaitu dengan menyusun standard operating procedure ( SOP ) yang tepat. Dan SOP pembelian adalah salah satu bagian untuk mengatasi keruwetan itu.
Sehingga bisnis bisa berjalan by system, seakan berjalan autopilot, dan berada pada jalur (track) yang semestinya.
Ujung-ujungnya pada laba perusahaan berkembang semakin baik, cepat, dan bertahan dalam jangka waktu yang lama, kalau bisa sampai kiamat 🙂
Dan kesempatan kali ini blog manajemen keuangan akan membahas langkah-langkah menyusun sistem akuntansi pembelian kredit produk minyak goreng. untuk produk yang lain, anda dapat membacanya di:
- Pedoman Sistem Akuntansi Pembelian Kredit Air Mineral pada Perusahaan Distribusi
- Pedoman Sistem Akuntansi Pembelian Kredit Minuman Ringan (Soft Drink) pada Perusahaan Distribusi.
Bagi Anda yang belum membaca, saya sarankan untuk membaca dan memahaminya agar pemahaman Anda mengenai Sistem Akuntansi Pembelian Kredit dan SOP Pembelian menjadi lengkap, tidak setengah-setengah.
Langkah-Langkah Membuat Sistem Akuntansi Pembelian
Artikel ini berdasar pada kasus riil atau nyata, namun untuk menjaga privasi, saya tidak akan menyebutkan nama perusahaannya.
Sehingga dapat diterapkan untuk perusahaan dan lembaga pemerintah seperti Bulog, RNI, atau perusahaan dengan jenis usaha lain dengan sedikit melakukan modifikasi.
“Sederhana, SIMPEL, tidak ribet, dan langsung bisa diaplikasikan”
Sistematika pembahasan sistem informasi akuntansi pembelian produk minyak goreng pada perusahaan distribusi dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu :
- Deskripsi tentang produk minyak goreng yang dijual
- Dokumen yang digunakan dalam proses pembelian produk minyak goreng
- Catatan akuntansi yang digunakan
- Unit organisasi yang terkait, yaitu :
- Bagian penyimpanan / gudang
- Bagian pengadaan barang /logistik
- Bagian akuntansi keuangan
- Bagian penerimaan barang
- Prosedur aktivitas dan
Yuk dipelajari satu-per-satu….
#1. Deskripsi
Deskripsi di sini menjelaskan tentang perusahaan prinsipal (produsen) dari produk minyak goreng merk tertentu dan perusahaan lainnya sebagai distributor produk minyak goreng tersebut.
Produk minyak goreng yang dipasarkan dalam bentuk kemasan terdiri dari berbagai ukuran antara lain:
- Fresh Pack 250 Ml 1 kemasan = 48 bungkus
- Fresh Pack 500 Ml 1 kemasan = 24 bungkus
- Fresh Pack 1000 Ml 1 kemasan = 12 bungkus
- Jerigen 5 L 1 kemasan = 4 jerigen
#2. Dokumen
Agar proses menerapkan pedoman sistem akuntansi pembelian kredit produk minyak goreng ini bisa berjalan dengan baik maka diperlukan dokumen pendukung berupa form, templates, atau semacam surat-surat.
Dokumen yang digunakan dalam prosedur sistem pembelian kredit adalah sebagai berikut :
- Surat Permintaan Pembelian
- Surat Order Pembelian ( SOP )
- Daftar Persediaan Isi
- Laporan Penerimaan Barang
- Surat Jalan
- Laporan Kunjungan Penjualan
#3. Catatan Akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian kredit produk minyak goreng adalah :
- Jurnal pembelian persediaan
- Kartu Utang
- Kartu persediaan
- Kartu gudang
#4. Unit organisasi yang terkait dan prosedur aktivitas
Unit organisasi yang terkait dan prosedur aktivitas dalam sistem pembelian kredit produk minyak goreng adalah :
#a. Bagian penyimpanan/gudang
Daftar dan urutan aktivitas yang menjelaskan prosedur sistem pembelian kredit secara naratif adalah sebagai berikut:
- Membuat nota permintaan pembelian (NPP) sebanyak 2 lembar berdasarkan informasi mengenai titik pemesanan kembali yang tercantum dalam kartu gudang dan Daftar Permintaan Isi (DPI).
- Mengirimkan nota permintaan pembelian lembar ke-1 ke bagian pengadaan barang/logistik.
- Mengarsipkan nota permintaan pembelian lembar ke-2 menurut nomor urutnya.
- Menerima nota pesanan dari bagian pengadaan barang/logistik sebagai pemberitahuan mengenai pesanan yang telah dilaksanakan dan sebagai pemberitahuan untuk menerima barang dari prinsipal.
- Mengarsipkan nota pesanan ke dalam arsip menurut nomor urutnya.
- Menerima barang beserta Surat Jalan dan Faktur Pembelian dari prinsipal.
- Mengecek barang, Surat Jalan, Faktur Pembelian rangkap 4 lalu diotorisasi dan diserahkan pada bagian penerimaan barang.
- Mencatat laporan penerimaan barang ke dalam kartu gudang.
- Mengirimkan laporan penerimaan barang ke bagian pengadaan barang/logistik diteruskan ke bagian akuntansi.
#b. Bagian pengadaan barang/logistik
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan bagian pengadaan (purchasing) antara lain tentang pemesan minyak goreng.
Pada jumlah berapa titik pemesanan ini ditetapkan?
Untuk mudahnya kita lihat history dari perputaran produk minyak goreng. Dari situ akan diketahui tren yang bisa dijadikan dasar untuk menentukan titik pemesanan
Prosedur aktivitas yang dilakukan bagian pengadaan barang atau logistik dalam sistem pembelian kredit produk minyak goreng adalah :
- Menerima surat permintaan pembelian lembar ke-1 dan bagian penyimpanan/gudang.
- Menerima permintaan dari pelanggan berdasarkan informasi dari salesman.
- Menerima konfirmasi dari supervisor penjualan, atas permintaan atau pesanan pelanggan, bila barang tidak ada di gudang.
- Membuat surat order pembelian (SOP) untuk prinsipal sebanyak 5 lembar.
- Mendistribusikan nota pesanan sebagai berikut :
- Lembar ke-1 dan 2, dikirim ke Prinsipal. Surat Order Pembelian lembar ke-2 setelah ditandatangani oleh prinsipal, diminta untuk dikembalikan ke perusahaan distributor sebagai pengakuan dan penerimaan pesanan pembelian lalu diarsipkan.
- Lembar ke-3, dikirim ke bagian penyimpanan atau gudang untuk memberitahukan bahwa barang yang dimintanya sudah diproses dan sekaligus untuk menerima barang dari prinsipal seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.
- Lembar ke-4, dikirimkan pada bagian akuntansi.
- Lembar ke-5, dikirimkan pada bagian penerimaan barang.
- Menerima lalu mengisi Surat Jalan rangkap 4 dan diberikan pada bagian penerimaan barang.
- Menerima faktur dari prinsipal.
- Memeriksa faktur dari prinsipal untuk menentukan apakah prinsipal telah benar dalam mencantumkan harga, kuantitas, dan telah memenuhi syarat pembelian yang tercantum dalam surat order pembelian.
- Menerima laporan penerimaan barang dari bagian gudang.
- Mengirimkan faktur dan laporan penerimaan barang ke bagian akuntansi.
Contoh SOP Pengelolaan Gudang yang meliputi :SOP Penerimaan Produk Di Gudang, SOP Pengiriman Barang Dagangan, SOP Kebersihan dan Kerapihan Gudang, SOP Kebersihan dan Hygiene, SOP Keamanan Gudang, silahkan langsung ke sini.
#c. Bagian Penerimaan Barang
Prosedur aktivitas yang dilakukan di bagian penerimaan barang adalah sebagai berikut :
- Menerima barang dan surat jalan dari bagian perusahaan ekpedisi sebanyak 4 lembar dan Faktur Pembelian dari prinsipal sebanyak 4 lembar.
- Memeriksa barang yang diterima dari prinsipal apakah sesuai dengan surat jalan dan Faktur Pembelian.
- Mengirimkan barang ke gudang dan menyerahkan barang dengan dilampiri surat jalan lembar 2 dan Faktur Pembelian rangkap 4 dari prinsipal kepada kepala gudang.
- Setelah diperiksa barang dan surat kelengkapannya, kepala gudang menandatangani surat jalan dan Faktur Pembelian rangkap 4 saat menerima barang lalu mengarsip surat jalan dan Faktur Pembelian lembar 1.
- Menyerahkan surat jalan dan faktur pembelian lembar 2 yang telah diotorisasi kepala gudang pada bagian logistik dan menyerahkan surat jalan dan Faktur Pembelian lembar 3 pada bagian akuntansi.
- Mengarsip surat jalan dan faktur pembelian lembar 4 menurut tanggal.
#d. Bagian akuntansi
Prosedur aktivitas yang dilakukan pada bagian akuntansi dalam sistem pembelian kredit produk minyak goreng adalah sebagai berikut :
- Menerima Nota pembelian, lembar penerimaan barang diterima dari bagian penyimpanan atau gudang melalui bagian pengadaan disertai faktur pembelian.
- Menerima faktur pembelian dan surat jalan dari bagian penerimaan barang.
- Membandingkan surat jalan, laporan penerimaan barang, surat order pembelian dan faktur pembelian.
- Mencatat pembelian kredit tersebut ke kartu gudang.
- Membuat jurnal pembelian berdasarkan bukti-bukti tersebut.
(D) Persediaan minyak goreng Rp. xx
(D) PPN Rp. xx
(K) Hutang dagang pada prinsipal Rp. xx
Ada artikel bagus yang membahas mengenai cara mudah membuat jurnal akuntansi : Begini Cara Membuat Jurnal Akuntansi yang Benar , Simpel, Cepat dan Akurat.
- Mengarsipkan laporan penerimaan barang, surat order pembelian, surat jalan, dan faktur pembelian menurut tanggal.
- Contoh flowchart sistem akuntansi pembelian kredit
Kesimpulan
Demikian pembahasan mengenai langkah-langkah menyusun standard operating procedure SOP Pembelian Kredit Produk Minyak Goreng pada perusahaan distribusi.
Dan penyusunan SOP Pembelian adalah salah satu bagian untuk menyelesaikan permasalahan dalam sistem pembelian.
Sehingga, agar sistem akuntansi pembelian kredit ini bisa berjalan dengan lancar laksana jalan bebas hambatan, semua pihak di perusahaan wajib mendukung penerapannya, bila tidak hasilnya pun tidak akan optimal….
Bagaimana menurut Anda?
Bila ada yang kurang dan ingin ditambahkan, silahkan…
***