E: Unit Organisasi Terkait dengan Aktivitas Pengadaan Barang
Unit organisasi yang terkait dan prosedur aktivitas dalam sistem pembelian kredit produk minyak goreng adalah:
1: Bagian Penyimpanan atau Gudang
Daftar dan urutan aktivitas yang menjelaskan prosedur sistem pembelian kredit secara naratif adalah sebagai berikut:
- Membuat nota permintaan pembelian (NPP) sebanyak 2 lembar berdasarkan informasi mengenai titik pemesanan kembali yang tercantum dalam kartu gudang dan Daftar Permintaan Isi (DPI).
- Mengirimkan nota permintaan pembelian lembar ke-1 ke bagian pengadaan barang/logistik.
- Mengarsipkan nota permintaan pembelian lembar ke-2 menurut nomor urutnya.
- Menerima nota pesanan dari bagian pengadaan barang/logistik sebagai pemberitahuan mengenai pesanan yang telah dilaksanakan dan sebagai pemberitahuan untuk menerima barang dari prinsipal.
- Mengarsipkan nota pesanan ke dalam arsip menurut nomor urutnya.
- Menerima barang beserta Surat Jalan dan Faktur Pembelian dari prinsipal.
- Mengecek barang, Surat Jalan, Faktur Pembelian rangkap 4 lalu diotorisasi dan diserahkan pada bagian penerimaan barang.
- Mencatat laporan penerimaan barang ke dalam kartu gudang.
- Mengirimkan laporan penerimaan barang ke bagian pengadaan barang/logistik diteruskan ke bagian akuntansi.
2: Bagian Pengadaan (Purchasing)
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan bagian pengadaan (purchasing) antara lain tentang pemesan minyak goreng.
Pada jumlah berapa titik pemesanan ini ditetapkan?
Untuk mudahnya kita lihat history dari perputaran produk minyak goreng. Dari history tersebut akan diketahui tren yang bisa dijadikan dasar untuk menentukan titik pemesanan
Prosedur aktivitas yang dilakukan bagian pengadaan barang (purchasing) atau logistik dalam sistem pembelian kredit produk minyak goreng adalah :
- Menerima surat permintaan pembelian lembar ke-1 dan bagian penyimpanan/gudang.
- Permintaan dari pelanggan berdasarkan informasi dari salesman.
- Menerima konfirmasi dari supervisor penjualan, atas permintaan atau pesanan pelanggan, bila barang tidak ada di gudang.
- Membuat surat order pembelian (SOP) untuk prinsipal sebanyak 5 lembar.
- Mendistribusikan nota pesanan sebagai berikut :
- Lembar ke-1 dan 2, dikirim ke Prinsipal. Surat Order Pembelian lembar ke-2 setelah ditandatangani oleh prinsipal, diminta untuk dikembalikan ke perusahaan distributor sebagai pengakuan dan penerimaan pesanan pembelian lalu diarsipkan.
- Lembar ke-3, dikirim ke bagian penyimpanan atau gudang untuk memberitahukan bahwa barang yang dimintanya sudah diproses dan sekaligus untuk menerima barang dari prinsipal seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.
-
Form lembar ke-4, dikirimkan pada bagian akuntansi.
- Lembar ke-5, dikirimkan pada bagian penerimaan barang.
- Menerima lalu mengisi Surat Jalan rangkap 4 dan diberikan pada bagian penerimaan barang.
- Menerima faktur dari prinsipal.
- Memeriksa faktur dari prinsipal untuk menentukan apakah prinsipal telah benar dalam mencantumkan harga, kuantitas, dan telah memenuhi syarat pembelian yang tercantum dalam surat order pembelian.
- Menerima laporan penerimaan barang dari bagian gudang.
- Mengirimkan faktur dan laporan penerimaan barang ke bagian akuntansi.
Beberapa contoh prosedur standar pengelolaan gudang antara lain:
- Penerimaan Produk Di Gudang,
- Pengiriman Barang Dagangan,
- Kebersihan dan Kerapian Gudang,
- Standar Kebersihan dan Hygiene,
- Keamanan Gudang
Bila Anda ingin mempelajarinya, selengkapnya silahkan langsung kunjungi dan pelajari Manajemen Gudang
3: Bagian Penerimaan Barang
Prosedur aktivitas yang dilakukan di bagian penerimaan barang adalah sebagai berikut:
Prosedur penerimaan barang #1:
Menerima barang dan surat jalan dari bagian perusahaan ekpedisi sebanyak 4 lembar dan Faktur Pembelian dari prinsipal sebanyak 4 lembar.
Langkah dan prosedur penerimaan barang #2:
Memeriksa barang yang diterima dari prinsipal apakah sesuai dengan surat jalan dan Faktur Pembelian.
Prosedur penerimaan barang #3:
Mengirimkan barang ke gudang dan menyerahkan barang dengan dilampiri surat jalan lembar 2, dan Faktur Pembelian rangkap 4 dari prinsipal kepada kepala gudang.
Prosedur penerimaan barang #4:
Setelah diperiksa barang dan surat kelengkapannya, kepala gudang menandatangani surat jalan, dan Faktur Pembelian rangkap 4 saat menerima barang lalu mengarsip surat jalan dan Faktur Pembelian lembar 1.
Prosedur penerimaan barang #5:
Menyerahkan surat jalan dan faktur pembelian lembar 2 yang telah diotorisasi kepala gudang pada bagian logistik, dan menyerahkan surat jalan dan Faktur Pembelian lembar 3 pada bagian akuntansi.
Prosedur penerimaan barang #6:
Mengarsip surat jalan dan faktur pembelian lembar 4 menurut tanggal.
