Apakah Pengelolaan Persediaan Anda Sudah Menggunakan SOP Stock Opname dan Aplikasi Stok Barang?

Bagaimana SOP Stock Opname dan Aplikasi Stok Barang Sederhana dengan Excel bisa untuk mengelola persediaan barang?

Pengelolaan yang baik atas persediaan barang atau stok barang harus dilakukan oleh perusahaan.

Dua tujuan utama dari pengelolaan atas persediaan barang adalah melindungi persediaan dan menyusun laporan stok barang dengan benar dalam laporan keuangan.

Pengelolaan atas persediaan harus segera dimulai sejak barang dagang diterima.  Laporan penerimaan harus dilengkapi oleh bagian penerimaan perusahaan sebagai akuntabilitas awal atas persediaan.

Untuk memastikan persediaan yang diterima adalah barang yang dipesan, laporan penerimaan harus sesuai dengan pesanan pembelian barang yang dikeluarkan perusahaan.

Pesanan pembelian memberi wewenang atas pembelian suatu barang dari supplier.

Begitu pula, harga persediaan yang dipesan seperti yang ditunjukkan dalam pesanan pembelian, harus dibandingkan dengan harga yang ditagihkan pemasok ke perusahaan, seperti ditunjukkan dalam faktur supplier.

Setelah laporan penerimaan, pesanan pembelian, dan faktur pemasok dicocokkan perusahaan harus melaporkan persediaan dan utang usaha terkait di catatan akuntansi.

Manajemen persediaan antara lain mengembangkan dan menggunakan tindakan keamanan untuk mencegah kerusakan persediaan atau penyalahgunaan oleh pelanggan atau karyawan.

Sebagai contoh, persediaan harus disimpan dalam sebuah gudang atau area lain dengan akses terbatas hanya pada pada karyawan yang telah diberi wewenang.

Salah satu alat yang bisa digunakan untuk mengelola persediaan dengan efektif adalah BUKU BESAR PEMBANTU persediaan atau buku persediaan barang.

Dalam buku besar pembantu persediaan, kita bisa mengetahui jumlah setiap jenis barang, selain itu buku besar pembantu dapat menjadi alat bantu untuk menjaga kuantitas persediaan pada tingkat tertentu.

Seringkali membandingkan saldo tingkat persediaan maksimum san minimum yang telah ditentukan sebelumnya memungkinkan pemesanan kembali tepat pada waktunya dan mencegah pemesanan kembali dalam jumlah yang berlebihan.

 

Stock Opname

Untuk memastikan keakuratan jumlah persediaan yang dilaporkan dalam laporan keuangan, sebuah perusahaan perlu melakukan penghitungan fisik persediaan (physical inventory) atau stock opname secara berkala, yaitu menghitung persediaan secara fisik.

Langkah awal yang dapat lakukan saat stock opname adalah memeriksa kartu stok,
kartu stok barang, atau form stok barang. Selanjutnya memeriksa dan membandingkan dengan kondisi fisik yang sebenarnya.

Hasil penghitungan fisik tersebut kemudian dibandingkan dengan catatan persediaan untuk menghitung jumlah persediaan yang hilang atau rusak.

Jika persediaan yang hilang jumlahnya tidak normal, maka manajemen dapat menyelidiki lebih jauh dan melakukan tindakan perbaikan yang diperlukan.

Mengetahui bahwa penghitungan fisik akan dilaksanakan juga membantu mencegah penyalahgunaan persediaan oleh karyawan.

Kebanyakan perusahaan melakukan penghitungan fisik saat tingkat persediaan paling rendah.

Sebagai contoh, kebanyakan perusahaan retail melakukan penghitungan fisik pada akhir Januari atau awal Februari, yaitu setelah penjualan musim liburan akhir tahun dan sebelum memesan kembali persediaan untuk musim berikutnya.

Namun ada perusahaan lain yang melakukan penghitungan fisik (stock opname) menjelang akhir periode akuntansi.

 

Aplikasi Stok Barang

Laporan stock opname merupakan hasil dari stock opname yang telah dilakukan. Bentuknya bisa berupa laporan stok barang sederhana, tabel stok barang, atau laporan stok barang Excel.

Untuk perusahaan kecil atau ukm, kita bisa menggunakan Excel untuk membuat aplikasi stok barang.

Dan berikut ini tampilan contoh aplikasi stok barang sederhana dengan Excel:

Bagian 01: Menu aplikasi

Perhatikan tampilan menu aplikasi stok barang Excel berikut ini:

Aplikasi Stok Barang - Menu

Ada 4 tombol menu, yaitu:

Tombol #1: Jumlah barang masuk: menu ini akan mengarahkan anda ke bagian rekapitulasi barang yang masuk, lengkap dengan jumlah dan harganya.

Tombol #2: Input barang: bila anda meng-klik tombol ini akan diarahkan ke bagian input barang. Setiap barang yang masuk, anda input-kan di bagian ini.

Tombol #3: Penjualan: menu ini bila di-klik akan mengarahkan anda ke bagian penjualan (barang keluar). Setiap terjadi penjualan atau pengeluaran barang, anda masukkan datanya di bagian ini.

Tombol #4: Laporan: saat anda meng-klik tombol ini, maka anda akan diarahkan ke bagian laporan. Di bagian ini anda bisa melihat beberapa laporan seperti jumlah penjualan, jumlah stok persediaan akhir.

 

Bagian 02: Input barang masuk

Perhatikan tampilan berikut ini:

Aplikasi Stok barang Excel - Input barang masuk
Aplikasi stock barang excel – untuk input barang masuk

Bagian ini digunakan untuk memasukkan data-data barang yang masuk ke gudang.

Bagian 03: Tabel daftar barang masuk

Perhatikan tampilan berikut ini:

Aplikasi Stok Barang - Jumlah persediaan
Aplikasi Stok Barang Excel – untuk mengetahui data jumlah persediaan

Bagian ini berisi data-data barang yang masuk dan keluar, termasuk harganya.

 

Bagian 04: Input barang keluar (misalnya Penjualan)

Perhatikan tampilan berikut ini:

Aplikasi Stok barang Excel - Input Penjualan
Aplikasi Stok Barang Excel – untuk memasukkan penjualan

Bagian ini digunakan untuk meng-input data-data barang yang keluar.

 

Bagian 05: Tabel Laporan

Tampilan bagian ini seperti berikut ini:

Aplikasi Stok Barang Excel - Laporan
Aplikasi Stok Barang – Laporan

Bagian ini berisi tentang berbagai laporan. Contoh laporan stok barang dapat dilihat di bagian ini. Termasuk laporan-laporan lain, seperti laporan stock akhir, laporan penjualan dan nilai stock.

Detil langkah-langkah cara membuat dan penjelasan lengkapnya bisa anda pelajari di artikel:

Kisah tentang Implementasi Sistem Akuntansi Keuangan setelah Bisnis Bangkrut

Pada bagian paruh akhir ya.

 

SOP Stock Opname

Karena begitu pentingnya arti, manfaat dan kegunaan dari pemeriksaan fisik persediaan barang, maka perusahaan perlu membuat prosedur baku sebagai pedoman pelaksanaan proses stock opname.

Bagaimana cara dan langkah untuk membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) Stock opname?

Yuk kita bahas cara dan langkah pembuatan SOP step by step…

Seperti biasa format SOP yang digunakan adalah narasi dengan diagram alir (flowchart). Untuk SOP Stock Opname ini, kita tidak perlu menggunakan flowchart untuk menjelaskan prosedur kerja.

 

01. Menentukan Header (bagian paling atas) SOP

Perhatikan contoh gambar berikut ini:

SOP Stock Opname - Bagian Header
contoh bagian header SOP Stock Opname

Dari gambar di atas, kita melihat ada 7 bagian dalam sebuah header, perhatikan bagian-bagian yang saya beri angka 1-7 warna merah.

Angka 1: Bagian Header yang di-isi dengan logo atau nama perusahaan yang menerapkan SOP.

Angka 2: Bagian ini menunjukkan judul atau nama dari SOP, dalam hal ini adalah Standar Operasional Prosedur (SOP) Stock Opname.

Angka 3: Bagian yang berisi nomor dokumen.

Angka 4: Bagian yang menunjukkan waktu berlakunya SOP.

Angka 5: Bagian yang berisi keterangan tentang revisi atau perbaikan terhadap SOP

Angka 6: Bagian yang menjelaskan tentang jumlah revisi/perbaikan yang pernah dilakukan.

Angka 7: Bagian yang berisi mengenai jumlah halaman SOP.

Ketujuh elemen tersebut sudah cukup menjelaskan identitas sebuah SOP. Bila Anda merasa kurang, anda bisa menambah sesuai dengan kebutuhan.

 

02. Bagian Isi

Perhatikan format berikut ini:

SOP Stock Opname - Bagian Isi
Bagian Isi SOP Stock Opname

Seperti terlihat pada format di atas, bagian isi utama di SOP Stock Opname ini terdiri dari 4 point yaitu:

  • Tujuan: Berisi penjelasan dibuatnya SOP.
  • Alat dan Bahan: Penjelasan alat (tools) yang digunakan saat pelaksanaan SOP ini, misalnya kartu stok gudang.
  • Pihak Terkait: Penjelasan tentang bagian/siapa saja yang terkait dengan pelaksanaan SOP, yaitu kepala gudang dan stafnya.
  • Prosedur: Penjelasan prosedur kerja saat pelaksanaan SOP.

 

03. Bagian Penutup/pengesahan

Perhatikan format bagian pengesahan berikut ini:

SOP Stock Opname - Bagian Pengesahan
Contoh bagian pengesahan SOP Stock Opname.

Bagian ini menjelaskan siapa saja yang bertanggungjawab dalam penyusunan, dan pelaksanaan SOP.

Terdiri dari siapa yang menyusun, memeriksa, dan menyetujui SOP. Lengkap dengan nama, jabatan, dan paraf.

Bila ketiga bagian SOP di atas di satukan dalam satu format SOP yang utuh, maka bentuknya seperti berikut ini:

Contoh SOP Stock Opname

Setelah selesai penyusunan SOP, selanjutnya menerapkan SOP ini dalam aktivitas pengelolaan persediaan. Selama pelaksanaan terus dipantau. Adakah masukkan atau komplain dari pihak-pihak terkait.

Dari masukkan dan kasus-kasus yang terjadi selama pelaksanaan SOP, bila dipandang perlu untuk dilakukan revisi, maka segera lakukan revisi dan penyesuaian hingga diperoleh kondisi yang ideal atau mendekati ideal.

 

Kesimpulan

Demikian pembahasan tentang pengelolaan persediaan barang, lengkap dengan contoh aplikasi stok barang Excel dan contoh SOP Stock Opname.

Kalau anda ingin tahu SOP pengelolaan keuangan ada di Contoh SOP Akuntansi Keuangan Lengkap dengan Accounting Tools

Dari contoh-contoh di atas saya rasa cukup lengkap, anda bisa mengadopsi atau menjadikan referensi kedua contoh perangkat pendukung pengelolaan/manajemen persediaan barang.

Untuk penerapannya di lapangan, anda dapat menyesuaikan dengan kondisi dan jenis BISNIS anda.

Moga bermanfaat, terima kasih.

***

sop akuntansi keuangan powerful