Tips Mengelola Cashflow di Bulan Ramadhan, Terbukti Tingkatkan Efisiensi Penerimaan dan Pengeluaran Kas

Mengelola cashflow di bulan Ramadhan mengapa kudu dilakukan?

Penerimaan dan pembayaran kas di bulan Ramadhan volume dan kuantitasnya biasanya tinggi.

Perusahaan menggunakan momen ini untuk memaksimalkan penjualannya melalui Iklan, promo dan event-event khusus.

Lihat saja bagaimana perusahaan makanan, minuman, jasa, e-commerce berlomba-lomba menerbitkan promo dan iklan, baik di TV, media cetak, maupun internet (misalnya Google Adword).

Aktivitas ini otomatis akan meningkatkan pengeluaran kas. Namun dampaknya juga akan meningkatkan penerimaan kas seiring dengan meningkatnya penjualan.

Sehingga perusahaan perlu melakukan pengelolaan kas yang baik di bulan Ramadhan ini, agar kas terjaga dengan baik.

Kas menjadi aset yang paling mungkin untuk disalahgunakan karena mudah dipindahtangankan.

Selain itu banyak transaksi baik langsung maupun tidak langsung memengaruhi penerimaan atau pembayaran kas.

Oleh karena itu, perusahaan harus merancang dan menggunakan sistem pengelolaan yang dapat melindungi kas dan otorisasi transaksi kas.

Bagaimana cara dan proses mengelola cashflow? Di bagian berikut, kita akan membahasnya…

***

01. Pengelolaan Penerimaan Kas

Untuk melindungi kas dari kehilangan dan penyalahgunaan, perusahaan perlu melakukan pengelolaan kas sejak diterima sampai kas disimpan di bank.

Perusahaan menerima kas dari dua sumber, yaitu:

  • Pelanggan yang membeli barang atau jasa
  • Pelanggan yang membayar piutangnya.

Sebagai contoh, perusahaan seperti Penyet Suroboyo, McD, Pizza Hut menerima kas terutama melalui penjualan langsung di gerai-gerai mereka.

Peritel lain mungkin menjual barangnya melalui televisi atau internet seperti blog ini yang menyediakan Paket SOP+Accounting Tools Lengkap, atau Amazon, Tokopedia, Blibli, Mataharimall, Lotte, Bukalapak, Shopee, Sales Stock dan lainnya menerima kas melalui transfer bank.

 

Kas yang diterima dari penjualan tunai

Tanpa melihat sumber penerimaan kas, setiap perusahaan harus melindungi dan mencatat penerimaan kas dengan baik.

Salah satu pengelolaan yang paling penting untuk melindungi kas yang diterima dari penjualan, misalnya toko atau rumah makan di meja kasir adalah mesin kasir (cash register).

Ketika kasir memasukkan angka penjualan, biasanya ada layar monitor yang menghadap ke sisi pelanggan yang dapat menunjukkan jumlahnya.

Hal ini merupakan pengelolaan untuk memastikan kasir telah menagih jumlah yang benar pada pembeli.

Pembeli juga akan menerima struk pembayaran agar dapat memeriksa keakuratan jumlah yang dibayarkan.

 

Sistem pergantian shift kerja

Di awal masa pergantian shift kerja, masing-masing kasir diberi uang kas yang telah ditentukan jumlahnya sebagai saldo awal dan disimpan dalam laci sebagai uang kembalian untuk pelanggan.

Di akhir masa pergantian shift, kasir dan pengawasnya menghitung uang kas dalam laci kasir.

Jumlah uang kas dalam masing-masing laci harus sama dengan jumlah kas awal ditambah penjualan tunai hari tersebut.

Tapi kesalahan dalam pencatatan penjualan tunai atau kesalahan dalam memberikan uang kembalian dapat menyebabkan jumlah sisa kas berbeda dari jumlah seharusnya.

Selisih tersebut akan dicatat dalam akun KAS KURANG atau KAS LEBIH (Cash Short and Over). Dibeberapa perusahaan, kasir diberikan insentif dengan sejumlah uang, jika berhasil meminimkan terjadinya selisih kas.

Pada akhir periode akuntansi, jika akun kas kurang atau kas lebih bersaldo debit (kas kurang) dimasukkan sebagai bagian dari Beban Lainnya di Laporan Laba Rugi.

Sebaliknya, jika bersaldo kredit (kas lebih) dimasukkan ke Pendapatan Lainnya.

Jika seorang kasir terus menerus mengalami selisih kas, maka kasir tersebut mungkin perlu mendapatkan pelatihan akuntansi atau dipindahtugaskan.

 

Proses akhir penerimaan kas

Setelah kas dalam mesin kasir dihitung dan dicatat di formulir tanda terima uang, kas disimpan di brankas yang aman di bawah tanggung jawab bagian kasir atau bagian keuangan lain yang terkait sampai uang tersebut disetorkan ke bank.

Mengelola Cashflow - proses pergantian kasir

Pengawas menyampaikan salinan struk-struk mesin kasir ke bagian akuntansi sebagai dasar untuk pencatatan transaksi hari tersebut seperti ditunjukkan sebagai berikut:

Sebagian kasir dilengkapi dengan mesin pembayaran elektronik atau disebut electronic data captured (edc) untuk transaksi pembayaran non tunai bagi pelanggan yang menggunakan kartu debit atau kartu kredit.

Uang akan ditransfer dari bank yang menerbitkan kartu tersebut ke rekening bank perusahaan dalam waktu 1-2 hari kerja, biasanya dengan biaya komisi 2-3% yang dipotong langsung dari jumlah transaksi.

Perhatikan gambar berikut ini:

proses-penerimaan-kas

 

Kas yang diterima melalui Cek atau Giro

Pelanggan juga dapat membayar tagihan dengan cek atau giro. Cek dapat diambil tunai di bank, sedangkan giro hanya dapat dipindahbukukan dari rekening pembayar ke rekening bank penerimanya.

Kebanyakan faktur perusahaan dirancang agar para pelanggan mengembalikan potongan faktur yang barisi jumlah tagihan yang disebut slip pembayaran (remittance slip), bersama dengan lembar cek atau giro perusahaan si pelanggan.

Karyawan yang menerima cek dan slip pembayaran tersebut pertama-tama harus membandingkan angka yang tercantum di cek yang diterima dengan jumlah terutang di slip pembayaran.

Jika pelanggan tidak mengembalikan slip pembayaran, maka karyawan yang harus menyiapkan. Mirip dengan cara kerja mesin kasir.

Slip pembayaran juga berfungsi sebagai catatan awal atas penerimaan kas serta membantu memastikan keakuratan posting pembayaran piutang ke akun pelanggan masing-masing.

Sebagai salah satu alat mengelola cashflow, perusahaan harus meminta pelanggan untuk menuliskan nama perusahaan sebagai penerima uang yang sah di lembar cek atau giro pembayaran dari pelanggan.

Hal ini untuk memastikan bahwa pencairan uang akan masuk hanya ke rekening bank perusahaan dan bukannya rekening bank pihak lain yang tidak berhak.

 

Proses Pencatatan

Seluruh cek dan giro yang diterima, kemudian diserahkan ke Bagian Kasir. Pegawai yang bertugas akan menggabungkannya dengan penerimaan dari penjualan tunai dan  menyiapkan lembar setoran bank.

Slip pembayaran dan total ringkasannya dikirim ke Bagian Akuntansi. Pegawai akuntansi akan mencatat transaksi dan memposting pembayaran sebagai pengurang saldo piutang ke akun pelanggan terkait.

Saat kas disetorkan ke bank, bank akan membubuhkan validasi pada salinan lembar setoran bank sebagai bukti bahwa setoran telah masuk ke rekening  bank perusahaan.

Slip setoran yang telah divalidasi ini dikembalikan ke Bagian Akuntansi dan staf akuntansi harus membandingkan jumlah setoran di slip setoran bank dengan jumlah yang seharusnya disetorkan.

Mengelola cashflow yang baik akan membantu  memastikan bahwa seluruh kas disetorkan dan tidak ada uang kas yang hilang atau dicuri dalam perjalanan ke bank sehingga kekurangan apa pun dapat dideteksi tepat pada waktunya.

Pemisahan fungsi departemen kasir yang bertugas mengelola kas, dengan departemen akuntansi yang bertugas mencatat kas, merupakan bentuk pengelolaan kas.

Jika karyawan di bagian akuntansi bertugas mengelola dan mencatat kas, maka karyawan tersebut dapat menyalahgunakan kas, seperti mengubah catatan akuntansi untuk menyembunyikan penyalahgunaan.

Tips Mengelola Cashflow - Proses Penerimaan Kas Perusahaan

Kas yang diterima melalui Transfer Dana Elektronik

Kas juga dapat diterima dari pelanggan melalui transafer dana elektronik (electronic fund transfer – EFT).

Sebagai contoh, sebagian pemegang kartu kredit memberi kuasa kepada bank penerbit kartu kredit untuk membebankan tagihan-tagihan rutin seperti telpon seluler, internet ke kartu kreditnya.

Bank penerbit kartu kredit akan membayarkan tagihan tersebut kepada perusahaan telpon, dan perusahaan internet.

Sementara pemegang kartu kredit akan men-transfer pembayaran ke perusahaan penerbit kartu kredit sehingga tidak perlu repot mengurus pembayaran satu demi satu ke banyak pihak.

Perusahaan juga dapat melakukan hal yang sama, yaitu memberi kuasa kepada bank untuk melakukan transfer elektronik otomatis, baik untuk membayar tagihan maupun menarik pembayaran dari pelanggan-pelanggannya.

Dalam hal penerimaan uang dari pelanggan, perusahaan harus menyerahkan formulir yang ditandatangani pelanggan ke bank sebagai surat kuasa untuk mentransfer uang dari rekening pelanggan ke rekening perusahaan.

Setiap bulan perusahaan memberitahu pelanggan, jumlah yang harus ditransfer dan tanggal transfer secara elektronik, misalnya melalui email atau pesan pendek (SMS) atau sarana lain yang disepakati.

Pada tanggal jatuh tempo, bank akan menerima uang dari pelanggan.

 

Pencatatan penerimaan kas

Perusahaan mencatat penerimaan kas ke rekening bank-nya dan memposting jumlah yang dibayarkan sebagai pengurang saldo piutang ke akun pelanggan yang bersangkutan.

Perhatikan contoh pencatatannya berikut ini:

Pencatatan pada saat transaksi penjualan kredit:

(Debit) Piutang Usaha (PT A – pelanggan) Rp XXX
(Kredit) Penjualan  Rp XXX

Perhatikan pencatatan pada saat transaksi pembayaran:

(Debit) Bank BCA (contoh)    Rp XXX
(Kredit) Piutang Usaha (PT A – pelanggan) Rp XXX

Kebanyak perusahaan mendorong transfer elektronik otomatis oleh pelanggan untuk beberapa alasan:

Pertama, transfer elektronik tidak memakan biaya bila dibandingkan dengan pembayaran melalui cek atau giro, karena pegawai yang ditugaskan mengelola kas ditiadakan.

Kedua, transfer elektronik memperkuat pengendalian internal terhadap kas karena kas diterima langsung oleh bank tanpa pengelolaan kas oleh karyawan sehingga kemungkinan kehilangan kas dapat ditiadakan.

Ketiga, transfer elektronik mengurangi jumlah pembayaran yang terlambat dan mempercepat proses penerimaan kas.

 

02. Pengelolaan Pembayaran Kas

Dalam mengelola cashflow harus memberikan keyakinan yang memadai bahwa pembayaran dilakukan hanya untuk transaksi yang telah diotorisasi.

Mengelola Cashflow - Pencatatan pengeluaran

Selain itu, dalam mengelola cashflow harus memastikan bahwa kas digunakan secara efisien. Sebagai contoh, pengelolaan harus memastikan bahwa seluruh diskon yang tersedia, seperti diskon pembelian telah diambil.

Di perusahaan kecil, pemilik bisnis atau manajer dapat memberi kuasa atas pembayaran berdasarkan pengetahuan pribadi mengenai barang atau jasa yang dibeli.

Tapi di perusahaan besar, tanggung jawab pembelian barang, pemeriksaan barang yang diterima dan verifikasi tagihan biasanya dilakukan oleh karyawan yang berbeda-beda.

Tanggung jawab ini harus dikoordinasikan untuk memastikan bahwa cek untuk pembayaran yang sebenarnya telah dibuat untuk kreditur. Salah satu sistem yang digunakan untuk keperluan ini adalah sistem voucher.

 

Sistem Voucher

Sistem voucher merupakan serangkaian prosedur untuk memberi kuasa dan mencatat kewajiban dan pembayaran kas.

Voucher adalah suatu dokumen yang memberikan bukti pemberian kuasa untuk membayar kas atau melakukan transfer dana elektronik.

Sebagai contoh, tagihan yang telah ditandatangani oleh orang yang berwenang sebagai persetujuan untuk pembayaran dapat dianggap sebagai voucher.

Tapi dalam banyak perusahaan, voucher adalah formulir khusus untuk mencatat data relevan mengenai kewajiban dan rincian pembayaran.

Sistem voucher dapat berupa sistem manual dan komputer. Dalam sistem manual, sebuah voucher biasanya disiapkan setelah seluruh dokumen pendukung yang diperlukan diterima.

Sebagai contoh, saat voucher disiapkan untuk pembelian barang, voucher harus dilengkapi dengan faktur dari pemasok, pesanan pembelian, dan laporan penerimaan barang.

Setelah voucher disiapkan, voucher tersebut disampaikan ke manajer atau orang yang berwenang untuk mendapat persertujuan pembayaran.

Setelah disetujui, voucher dicatat dalam akun dan disimpan berdasarkan tanggal jatuh tempo. Setelah dibayar, voucher dicatat dengan cara yang sama seperti pembayaran utang.

Sedangkan dalam sistem komputerisasi akuntansi, dokumen pendukung yang telah disetujui, seperti pesanan pembelian dan laporan penerimaan akan dimasukkan secara langsung dalam file komputer.

Mengelola Cash Flow - Analisis Cashflow

Pada tanggal jatuh tempo, sistem secara otomatis melakukan perintah transfer ke rekening bank kreditur pada saat jatuh tempo.

Pada saat yang sama, secara elektronik voucher akan berpindah ke file voucher yang telah dibayar sehingga terhindar dari kemungkinan dibayar dua kali.

 

Kas yang dibayar melalui transfer dana elektronik

Kas juga dapat dibayar melalui sistem transfer dana elektronik menggunakan jaringan komputer, bukan secara tunai.

Sebagai contoh, perusahaan dapat membayar gaji karyawan dengan menggunakan sistem ini.

Karyawan dapat memberikan nomor rekening bank mereka untuk disimpan di data transfer gaji perusahaan.

Pada tanggal pembayaran gaji, secara elektronik perusahaan mentransfer gaji ke rekening bank setiap karyawan melalui sistem jaringan komputer milik bank yang digunakan perusahaan.

Sama halnya, banyak perusahaan menggunakan sistem ini untuk membayar pemasok dan pihak ketiga lainnya.

 

03. Kesimpulan

Demikian pembahasan tentang tips mengelola cashflow di bulan Ramadahan. Melalui pengelolaan yang tepat, bulan Ramadhan menjadi waktu yang tepat untuk mengoptimalkan penerimaan dan pengeluaran kas secara efisien.

Terim kasih

***

sop akuntansi keuangan powerful