Admin penjualan adalah seseorang yang memiliki tugas dan tanggung jawab atas pengelolaan dan administrasi penjualan dalam suatu organisasi atau bisnis, termasuk admin penjualan TikTok Shop.
Seorang staf admin penjualan memainkan peran penting dalam mengelola tugas administratif umum, termasuk pengaturan jadwal, penyusunan dokumen penjualan, dan men-support bagian penjualan. Mari pelajari bagaimana seorang staf administrasi penjualan membantu menjaga operasi penjualan yang lancar sehingga omset melejit dan laba tinggi dalam artikel berikut ini.
01: Definisi Admin Penjualan
A: Pengertian Admin Penjualan Menurut Para Ahli
Apa yang dimaksud dengan staf administrasi penjualan?
Menurut para ahli dan pakar akuntansi manajemen keuangan, secara umum makna admin penjualan adalah seorang karyawan atau individu atau tim yang mempunyai tanggung jawab untuk mengelola dan melaksanakan tugas administratif di departemen penjualan suatu perusahaan.
Agar memiliki dasar atau pijakan dalam mengartikan istilah ini, perhatikan tiga pengertian yang diberikan oleh tiga ahli berikut ini:
1: Philip Kotler
Beliau mendefinisikan bahwa pegawai admin penjualan adalah individu atau kelompok yang bertanggung jawab untuk mengelola proses administrasi dalam penjualan, antara lain:
- Memproses pesanan dari customer.
- Mengatur pengiriman barang.
- Menentukan jadwal pengiriman.
- Mengelola pencatatan penjualan.
2: Michael R. Solomon
Pengertian admin penjualan adalah bagian atau anggota dari sebuah team penjualan yang berfokus pada:
- Tugas-tugas administratif.
- Pengolahan pesanan dari pelanggan.
- Menyusun laporan penjualan.
- Maintenance database pelanggan.
- Membangun komunikasi internal dengan divisi terkait.
3: William L. Cron dan Thomas E. DeCarlo
Menurutnya, arti admin penjualan adalah orang yang bertanggung jawab untuk menjaga kelancaran proses penjualan, mulai dari memproses pesanan pelanggan, mengkoordinasikan pengiriman, hingga memastikan informasi penjualan terdokumentasi dengan baik.
___
Tiga pengertian yang disampaikan oleh 3 ahli di atas hanya memberikan gambaran umum tentang peran dan fungsi staf administrasi penjualan. Setiap perusahaan bisa memberikan definisi yang agak berbeda, hal itu didasarkan pada kebutuhan dan struktur organisasi mereka.
Definisi yang diberikan oleh suatu perusahaan atau orgaisasi bisnis harus tetap berpedoman pada kebijakan dan standard operating prosedur (SOP) perusahaan masing-masing.
__
Jadi, definisi staf administrasi penjualan adalah merujuk kepada seseorang atau individu yang bertanggung jawab atas pengelolaan dan administrasi penjualan dalam suatu organisasi bisnis.
Tugas admin penjualan meliputi melakukan kontrol inventaris, pemrosesan pesanan, penanganan pengiriman, pemeliharaan database pelanggan, dan koordinasi dengan tim penjualan lainnya.
Fungsi pegawai bagian administrasi penjualan tidak bisa sama antar perusahaan, tapi bisa bervariasi tergantung pada ukuran, kebutuha dan jenis bisnis.
Mereka bekerja didukung dengan sistem manajemen penjualan atau perangkat lunak untuk membantu dalam proses administrasi penjualan, pengelolaan pelanggan, dan analisis data penjualan.
B: Admin Penjualan Online
Bagaimana dengan admin penjualan online?
Secara umum, definisi dari admin penjualan online mirip dengan admin penjualan lainnya, yakni seseorang yang bertanggung jawab atas administrasi dan pengelolaan penjualan dalam konteks bisnis online.
Mereka mempunyai peran dan tanggung jawab untuk mengelola platform atau toko online, mengelola inventaris, memproses pesanan, mengatur pengiriman, dan berinteraksi dengan pelanggan secara online, contohnya staf admin penjualan TikTok Shop.
Apa saja job desk dan tugas admin penjualan online?
Secara umum, tugas dari seorang admin penjualan online antara lain mencakup:
- Pengelolaan website atau platform e-commerce, misalnya Tiktok Shop.
- Pemeliharaan informasi produk.
- Penanganan pembayaran dan transaksi.
- Memantau stok produk.
- Memberikan layanan kepada customer.
- Memantau dan melacak proses pengiriman.
Peran admin penjualan online juga mencakup strategi pemasaran online, pemantauan analytics penjualan, dan kerjasama dengan team pemasaran digital atau tim lainnya untuk meningkatkan kinerja penjualan secara online.
Seperti fungsi dan peran dari seorang staf administrasi penjualan pada umumnya, tanggung jawab admin penjualan online juga bervariasi tergantung pada ukuran, jenis bisnis dan jobdesk yang ditentukan oleh perusahaan. Bagaimana fungsi dan peran mereka? Mari baca pembahasannya berikut ini…
C: Fungsi dan Peran Detail Admin Penjualan
Apa fungsi dan peran staf administrasi penjualan online?
Berikut ini disajikan 5 (lima) fungsi dan peran dari seorang pegawai administrasi penjualan:
1: Menjalankan proses administrasi penjualan
Aktivitas ini dilakukan untuk mengelola tugas-tugas administratif yang terkait dengan proses penjualan, seperti pemrosesan pesanan, pemeliharaan informasi pelanggan, dan pemantauan inventaris.
2: Mendukung tim marketing
Bekerja sama dengan divisi marketing untuk memberikan dukungan administratif, termasuk menyediakan informasi produk, membantu dalam koordinasi dengan pelanggan, dan melaporkan data penjualan.
3: Melakukan pelayanan kepada pelanggan
Seorang karyawan admin penjualan berfungsi untuk memberikan layanan pelanggan yang baik, menjawab pertanyaan, menangani keluhan, dan memastikan kepuasan pelanggan dalam transaksi penjualan.
4: Menjalankan pemantauan dan pelaporan
Staf administrasi penjualan terlibat dengan kegiatan pemantauan penjualan, mengumpulkan data, menyusun laporan penjualan, dan menganalisis tren penjualan untuk membantu proses pengambilan keputusan strategis.
5: Membantu proses administrasi umum
Beberapa aktivitas yang termasuk dalam tugas administratif umum, antara lain: pengaturan jadwal, penyusunan dokumen penjualan, dan pengelolaan tugas-tugas administratif lainnya yang mendukung aktivitas penjualan.
D: Lowongan Kerja Admin Penjualan di Indonesia
A: Kondisi dan Peluang Kerja Admin Penjualan
Bagaimana kondisi dan peluang lowongan admin penjualan di Indonesia?
Kondisi dan peluang lowongan admin penjualan berfluktuasi seiring dengan perubahan ekonomi, industri, dan kebijakan perusahaan di Indonesia. Namun demikian, posisi admin penjualan biasanya tersedia di berbagai sektor industri, termasuk e-commerce, ritel, manufaktur, perusahaan jasa layanan.
Apabila anda ingin mengetahui informasi paling update mengenai kondisi pasar kerja dan peluang lowongan pekerjaan di Indonesia, cara paling murah, efektif dan efisien adalah menggunakan sumber informasi dari situs web pencarian kerja, portal karir perusahaan, grup industri di media sosial (misalnya LinkedIn), dan berbagai sumber berita tentang dunia kerja.
Melalui cara tersebut, anda bisa memperoleh pengetahuan dan pemahaman yang lebih baik serta mencerahkan tentang kondisi dan peluang lowongan admin penjualan di Indonesia.
B: Tips Mencari Lowongan Kerja Staf Administrasi Penjualan
Perlu dimengerti bahwa loker atau lowongan kerja dengan posisi sebagai staf administrasi penjualan bisa ditemukan di berbagai industri dan perusahaan, baik dalam konteks penjualan offline maupun online.
Apa saja langkah-langkah yang diperlukan untuk mencari pekerjaan tersebut? Inilah 6 (enam) langkah sederhana dan mudah yang bisa dilakukan untuk mendapatkan pekerjaan sebagai staf admin penjualan:
1: Berkunjung dan Periksa Website Resmi Perusahaan
Cek situs web perusahaan yang Anda minati untuk mencari lowongan admin penjualan yang tersedia. Banyak perusahaan akan mempublikasikan lowongan kerja mereka secara online.
2: Manfaatkan dan Gunakan Platform Pencarian Kerja
Manfaatkan platform pencarian kerja seperti Indeed, LinkedIn, Glassdoor, atau JobStreet untuk mencari lowongan admin penjualan. Coba gunakan keyword atau kata kunci yang spesifik agar hasilnya sesuai dengan yang anda cari, misalnya keyword “admin penjualan”.
3: Manfaatkan Jaringan dan Referensi
Mintalah referensi dari teman pribadi, sahabat sejati, keluarga, atau kontak profesional Anda yang bekerja dalam industri yang relevan. Dari mereka barangkali akan diperoleh informasi berharga tenang loker yang belum di-posting ke publik.
4: Kunjungi dan Periksa Media Sosial
Media sosial menjadi salah satu satu tools dahsyat yang bisa digunakan untuk mencari loker admin penjualan. Di era kekinian, sebagian besar perusahaan telah memanfaatkan medsos sebagai salah satu corong untuk menyampaikan informasi penting perusahaan, termasuk lowongan pekerjaan. So, maka tidak ada salahnya anda cek setiap pembaruan terbaru.
5: Kirimkan Lamaran Pekerjaan yang Menggebrak
Setelah menemukan lowongan yang sesuai, segera lakukan aksi nyata, yaitu dengan mengirimkan aplikasi lamaran kerja dengan melampirkan resume atau curriculum vitae (CV) yang relevan dengan menekankan keterampilan administratif dan pengalaman penjualan Anda.
6: Persiapan Interview
Bila anda menjadi salah satu kandidat yang dipanggil untuk wawancara, segera lakukan aksi lanjutan dengan mempersiapkan diri untuk menjawab pertanyaan yang umumnya diajukan dalam wawancara admin penjualan.
Selalu ingat untuk menyusun surat lamaran, resume dan daftar riwayat hidup yang menggebrak. Salah satu upaya itu adalah membuat agar sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan yang tercantum dalam job desk atau deskripsi pekerjaan.
Satu lagi yang perlu diperhatikan bahwa persaingan bisa ketat atau sangat ketat, oleh karena itu sangat penting untuk menunjukkan keterampilan dan pengalaman yang relevan dalam bidang penjualan dan administrasi.
02: Job Desk dan Tugas Admin Penjualan
A: Job desk admin penjualan
Apa saja jobdesk dan tugas admin penjualan?
Tugas dan tanggung jawab seorang admin penjualan dapat bervariasi tergantung pada perusahaan dan industri tempat mereka bekerja. Berikut ini disajikan 8 (delapan) tugas umum yang biasanya dilakukan oleh seorang staf administrasi penjualan:
1: Mengelola pesanan customer
Menerima, memproses, dan mengelola pesanan penjualan dari pelanggan atau agen penjualan. Ini termasuk memeriksa ketersediaan produk, memasukkan pesanan ke dalam sistem, dan mengatur pengiriman.
2: Pemeliharaan informasi pelanggan
Menjaga dan memperbarui informasi pelanggan dalam sistem, termasuk alamat, kontak, dan riwayat pembelian.
3: Pemeliharaan inventaris dan aset perusahaan
Memantau stok produk, memperbarui data inventaris, dan menginformasikan tim terkait ketika stok produk perlu diisi ulang.
4: Melakukan pelayanan pelanggan
Menangani pertanyaan, masalah, atau keluhan pelanggan melalui email, telepon, atau platform komunikasi lainnya. Memberikan solusi yang memuaskan dan membangun hubungan baik dengan pelanggan.
5: Pemrosesan pembayaran
Memverifikasi dan memproses pembayaran dari pelanggan, baik melalui transfer bank, kartu kredit, atau metode pembayaran lainnya.
6: Pemantauan dan pelaporan penjualan
Melakukan pengamatan dan kontrol terhadap aktivitas penjualan harian, mingguan, atau bulanan, dan menyusun laporan penjualan. Hal ini dapat meliputi analisis data penjualan, tren penjualan, dan pencapaian target penjualan.
7: Menjalin kerjasama dengan tim penjualan
Bekerja sama dengan tim penjualan, seperti agen penjualan atau manajer penjualan, untuk menyediakan dukungan administratif, memberikan informasi produk, dan menjaga komunikasi yang baik.
8: Men-support pekerjaan administrasi umum
Mendukung tugas administratif umum, seperti mengatur jadwal, mengorganisasi pertemuan, menyusun dokumen penjualan, dan mengelola dokumen administrasi lainnya.
Peran admin penjualan sering kali melibatkan penggunaan perangkat lunak atau sistem manajemen penjualan untuk membantu dalam pelaksanaan tugas-tugas ini.
Tugas dan tanggung jawab admin penjualan dapat bervariasi tergantung pada ukuran perusahaan dan tim penjualan yang terlibat.
B: Pekerjaan admin penjualan
Pekerjaan admin penjualan mencakup berbagai tugas dan tanggung jawab yang berhubungan dengan administrasi dan pengelolaan penjualan dalam suatu organisasi. Berikut ini adalah beberapa pekerjaan yang mungkin dilakukan oleh admin penjualan:
1: Memproses pesanan pelanggan
Menerima, memeriksa, dan memproses pesanan penjualan dari pelanggan atau agen penjualan. Ini melibatkan memasukkan pesanan ke dalam sistem, memeriksa ketersediaan produk, mengatur pengiriman, dan mengirim konfirmasi pesanan kepada pelanggan.
2: Menangani administrasi penjualan
Melakukan tugas administratif terkait penjualan, seperti memelihara informasi pelanggan, memperbarui database pelanggan, mengelola dan memelihara inventaris produk, serta memantau stok.
3: Mengelola komunikasi dengan pelanggan
Menjawab pertanyaan pelanggan, memberikan informasi produk, menangani masalah atau keluhan pelanggan, dan memastikan kepuasan pelanggan dalam transaksi penjualan.
4: Pemantauan dan pelaporan penjualan
Melakukan observasi dan pengamatan terhadap penjualan, mengumpulkan data penjualan, menyusun laporan penjualan, dan menganalisis tren penjualan serta pencapaian target penjualan.
5: Mendukung dan Membantu Tugas Divisi Marketing
Bekerja sama dengan tim penjualan, seperti agen penjualan atau manajer penjualan, dalam menyediakan dukungan administratif, memberikan informasi produk kepada tim marketing, serta berkoordinasi dengan mereka untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.
6: Pemrosesan pembayaran
Memverifikasi dan memproses pembayaran dari pelanggan, mencatat transaksi, dan mengkoordinasikan proses pembayaran dengan departemen keuangan.
7: Pelayanan pelanggan
Menyediakan layanan pelanggan yang baik, baik melalui telepon, email, atau platform komunikasi lainnya. Ini melibatkan merespons pertanyaan pelanggan, memberikan bantuan, dan menyelesaikan masalah yang mungkin timbul dalam proses penjualan.
8: Membantu pekerjaan administrasi umum
Melakukan tugas administratif umum, seperti mengelola jadwal, menyusun dokumen penjualan, mengatur pertemuan atau presentasi, serta membantu dalam tugas-tugas administratif lainnya yang mendukung operasi penjualan.
Untuk membantu dan melancarkan pelaksanaan pekerjaan dan tugas staf administrasi penjualan memanfaat kemajuan teknologi, seperti software dan aplikasi pengelolaan.
03: TikTok Shop
A: Pengertian TikTok Shop
TikTok Shop adalah fitur belanja online yang memungkinkan pengguna melakukan jual beli barang secara langsung di aplikasi TikTok.
Pengguna dapat berbelanja tanpa harus beralih ke aplikasi lain untuk menyelesaikan transaksi pembelian produk yang diinginkan. Fitur ini memudahkan pembeli untuk berbelanja melalui media sosial tanpa harus beralih ke aplikasi lain. Pengguna biasa juga bisa berjualan melalui fitur belanja online tersebut.
Dan berikut ini beberapa istilah dan hal penting menyangkut Itu TikTok Shop, antara lain:
1: TikTok Shop Seller Center
Apa yang dimaksud dengan TikTok Shop Seller Center?
Mengutip dari Ads Tiktok, dijelaskan bahwa TikTok Seller Center adalah sebuah portal one-stop workstation untuk para pelaku bisnis e-commerce yang ingin menjalankan bisnis mereka melalui platform TikTok.
Jadi, menurut penjelasan di laman tersebut menyatakan bahwa TikTok Shop Seller Center berfungsi untuk mengelola akun bisnis TikTok.
2: Cara Mendaftar TikTok Shop
Bagaimana cara mendaftar TikTok Shop? Untuk mendaftar TikTok Shop, ada langkah-langkah yang perlu dilakukan, yaitu sebagai berikut:
- Buka situs TikTok Shop di https://seller-id.tiktok.com/account/register
- Kemudian klik “Sign up with TikTok Account”.
- Pilih “Sign Up” jika belum memiliki akun, atau “login” jika sudah memiliki akun.
- Setelah akun berhasil dibuat, login dengan akun TikTok yang telah dimiliki dan klik “Authorize” untuk mengizinkan TikTok Shop mengakses akun TikTok.
- Selanjutnya verifikasi email.
3: TikTok Shop Affiliate
Apa itu TikTok Shop Affiliate?
Yang dimaksud dengan TikTok Affiliate atau TikTok Shop Affiliate adalah suatu program kolaborasi antara seller dan pengguna TikTok.
Apa tujuan dari program TikTok Affiliate?
Tujuan pokok dari program TikTok Shop Affiliate adalah untuk meningkatkan penjualan melalui pemberian komisi kepada pengguna yang membantu promosi.
Program TikTok Shop Affiliate merupakan peluang bagi para pengguna untuk menghasilkan uang dengan cara melakukan promosi atau endorse suatu produk melalui konten video yang dibagikan di TikTok.
Peluang dan potensi menguntungkan dari program TikTok Affiliate bisa diraih bagi pengguna yang memilik banyak followers di TikTok dan mampu mempromosikan produk dengan cara menarik serta unik.
4: Cara Menjadi Penjual di TikTok Shop
Bagaimana cara menjadi penjual di TikTok Shop? Untuk menjadi penjual, kita perlu melakukan langkah-langkah sebagai berikut:
- Langkah pertama adalah membuka aplikasi TikTok di HP.
- Selanjutnya buka menu Profile.
- Lalu, pilih ikon tiga titik.
- Dan klik Creator tools.
- Kemudian klik OK pada TikTok Shop di bagian Monetization.
Ada cara alternatif yang bisa dilakukan, yaitu dengan melakukan pendaftaran melalui situs https://seller-id.tiktok.com
5: Cara Belanja di TikTok Shop
Apa saja langkah-langkah berbelanja di TikTok Shop? Untuk berbelanja di TikTok Shop, ikuti 5 (lima) langkah berikut:
- Silahkan buka aplikasi TikTok, kemudian masuk ke halaman Discover.
- Kemudian cari toko yang dituju dan buka profil toko.
- Langkah selanjutnya, pilih menu “Shop” atau ikon keranjang kuning.
- Lalu cari dan buka produk yang akan dibeli.
- Kemudian klik opsi “Buy with coupon” atau “buy now”.
6: Cara Membatalkan Pesanan TikTok Shop
Bagaimana cara membatalkan pesanan di TikTok Shop? Prosedur sederhana untuk membatalkan pesanan adalah sebagai berikut:
- Seperti biasanya, langkah pertama adalah login ke dalam aplikasi TikTok di handphone.
- Kemudian ketuk tombol Shopping Bag dengan ikon tas belanja yang ada di bawah layar sejajar dengan tombol unggah video.
- Lalu ketuk tombol Order atau Pesanan di halaman Shopping Center.
- Selanjutnya ketuk produk yang sudah dibeli.
- Di bagian paling bawah ketuk tombol Cancel order.
B: Biaya Admin Penjualan TikTok Shop
Apa yang dimaksud dengan biaya admin penjualan TikTok Shop?
Pengertian biaya admin TikTok Shop adalah biaya yang mesti dikeluarkan oleh seorang penjual kepada platform TikTok di mana mereka melakukan aktivitas penjualan.
Berapa besar biaya admin yang mesti dibayarkan oleh seorang penjual di TikTok Shop?
Perlu diketahui bahwa biaya admin setiap paltform berbeda-beda dan sering terjadi perubahan untuk menyesuaikan dengan situasi dan kondisi.
Melansir dari Katadata, berikut ini beberapa contoh jumlah persentase biaya komisi untuk penjual di TikTok Shop per 1 Juni 2023:
- Cellphones and electronics 1,9%
- Household appliances 1,9%
- Electronic accessories 4,3%
- Computers and office equipment 2,7%
04: Kesimpulan
Karyawan admin penjualan memiliki peran sangat penting dalam mengelola tugas administratif penjualan. Mereka bertanggung jawab untuk memproses pesanan, memelihara informasi pelanggan, dan mengawasi inventaris produk.
Dukungan administratif yang efektif, seorang staf administrasi penjualan membantu memastikan kelancaran operasi penjualan dan pengiriman produk kepada pelanggan.
Selain itu, admin penjualan juga berperan dalam memberikan layanan pelanggan yang baik dengan menjawab pertanyaan, menangani keluhan, dan memastikan kepuasan pelanggan.
Melalui komunikasi yang baik, staf administrasi penjualan akan menciptakan hubungan yang positif dengan pelanggan, sehingga akan terbangun loyalitas dan pada akhirnya mempengaruhi kesuksesan penjualan perusahaan.
Seorang admin penjualan juga terlibat dalam pemantauan dan membantu proses pelaporan penjualan. Data-data yang disajikan ini akan membantu dalam pengambilan keputusan strategis.
Terakhir, admin penjualan adalah elemen penting dalam mengelola proses penjualan dengan cara mengemban tugas administratif, memberikan dukungan kepada tim penjualan, melayani pelanggan, serta melibatkan pemantauan dan pelaporan penjualan, mereka berkontribusi secara signifikan terhadap kesuksesan penjualan perusahaan.
Bagaimana menurut pandangan Anda?