Admin produksi adalah individu atau kelompok yang bertanggung jawab atas pengelolaan dan pengawasan proses produksi dalam suatu organisasi atau perusahaan. Job desk dan tugas utama seorang admin produksi melibatkan perencanaan, pengorganisasian, koordinasi, pengawasan, dan pengendalian berbagai aspek dalam lingkup produksi.
Jadi, Secara umum, istilah ‘admin produksi’ mengacu pada individu atau kelompok yang mempunyai tanggung jawab atas operasional proses produksi. Untuk lebih jelasnya, mari baca ulasannya dalam artikel berikut ini:
Pengertian Admin Produksi
A: Definisi Menurut Para Ahli
Berikut beberapa definisi yang mungkin sesuai dengan pandangan para ahli:
1: Roger W. Schmenner (Profesor Manajemen Operasi)
Roger W. Schmenner mendefinisikan admin produksi sebagai individu atau kelompok yang bertanggung jawab atas perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan aliran bahan dan informasi dalam lingkup produksi untuk mencapai tujuan organisasi.
2: APICS (The Association for Operations Management)
APICS mendefinisikan admin produksi sebagai orang yang bertanggung jawab atas perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan proses produksi yang melibatkan penggunaan sumber daya manusia, material, dan fasilitas untuk menghasilkan produk atau layanan.
3: David J. Bolling (Penulis dan Konsultan Manajemen)
David J. Bolling menggambarkan admin produksi sebagai individu yang memiliki peran kunci dalam mengintegrasikan berbagai fungsi dalam produksi, termasuk perencanaan, pengawasan, koordinasi, dan pelaporan.
4: APQC (American Productivity & Quality Center)
APQC mendefinisikan admin produksi sebagai individu yang bertanggung jawab untuk mengelola produksi, memantau dan mengendalikan aktivitas produksi, serta bekerja untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses produksi.
5: Michael E. Gerber (Penulis dan Pengusaha)
Michael E. Gerber mengacu pada peran admin produksi sebagai bagian dari peran “Manajer Teknis” dalam perusahaan, yang fokus pada operasional harian, termasuk pengelolaan produksi.
___
Pendapata dan pandangan para ahli ini dalam memberikan pemahaman umum tentang peran dan tanggung jawab seorang admin produksi dalam men-support pengelolaan proses produksi secara efisien dan efektif. Dan perlu kita ketahui dan pahami, bahwa definisi bisa bervariasi dan terus berkembang seiring dengan pertumbuhan bidang manufaktur dan manajemen operasi.
Bagaimana standard operating procedure proses produksi? Begini contoh SOP Produksi
Tugas, Job Desk dan Pekerjaan Admin Produksi
Tugas dan job deskripsi atau penjelasan tentang pekerjaan seorang admin produksi dapat bervariasi tergantung pada ukuran, jenis industri, dan kompleksitas perusahaan. Namun, berikut ini adalah beberapa tugas umum dan jobdesk admin produksi:
A: Tugas Admin Produksi
Berikut ini disajikan 9 (sembilan) tugas umum seorang staf admin produksi:
1: Perencanaan Produksi
Merencanakan jadwal produksi berdasarkan permintaan pelanggan, persediaan bahan baku, dan kapasitas produksi yang tersedia.
Menyusun rencana produksi berdasarkan permintaan pelanggan, kapasitas produksi, sumber daya yang berkaitan dengan penentuan jadwal produksi, alokasi sumber daya, dan estimasi kebutuhan bahan baku atau raw material.
2: Pengawasan dan Koordinasi
Mengawasi pelaksanaan proses produksi, mengoordinasikan aktivitas antara departemen yang berbeda, dan memastikan kepatuhan terhadap jadwal.
Tugas ini dilakukan untuk memantau jalannya proses produksi untuk memastikan bahwa semua langkah diikuti sesuai dengan rencana. Jika terjadi masalah atau perubahan dalam proses produksi, admin produksi harus mengambil tindakan yang sesuai untuk mengatasinya.
3: Menjalankan Koordinasi Tim
Mengoordinasikan anggota tim produksi, memberikan arahan, dan memastikan kelancaran kerja.
Setiap bagian atau departemen di sebuah entitas bisnis aktivitasnya saling berkaitan, demikian juga dengan divisi produksi. Oleh karena itu, menjadi tugas seorang staf admin produksi untuk menjaga kelancaran aliran produksi dan koordinasi yang baik antara berbagai tim, seperti departemen pembelian, manufaktur, distribusi.
4: Menerapkan Manajemen Persediaan
Mengelola persediaan bahan baku (raw material), bahan penolong, komponen, dan barang jadi agar tersedia sesuai kebutuhan tanpa terjadi kelebihan atau kekurangan persediaan.
Dengan kalimat lain tujuan pelaksanaan inventory management yang baik adalah untuk memastikan ketersediaan yang cukup tanpa overstocking atau understocking.
5: Pengendalian Kualitas (Quality Control)
Memastikan produk yang dihasilkan memenuhi standar kualitas yang ditetapkan dengan melakukan pengujian, inspeksi, dan pemantauan secara berkala.
6: Pemeliharaan Peralatan
Melakukan koordinasi pemeliharaan rutin dan perbaikan peralatan produksi agar tetap berfungsi dengan baik dan efisien, termasuk menjadwalkan pemeliharaan rutin untuk mencegah kerusakan serta waktu henti yang tidak terduga.
7: Melakukan Analisis Kinerja
Mengumpulkan dan menganalisis data produksi untuk mengidentifikasi peluang perbaikan, meningkatkan efisiensi, dan mengurangi biaya produksi.
8: Membuat dan Menyusun Pelaporan Produksi
Membuat laporan kinerja produksi, termasuk produksi harian, mingguan, atau bulanan, serta menyajikan data kepada manajemen.
Menghasilkan laporan terkait kinerja produksi, termasuk data produksi, efisiensi, biaya, dan kualitas, kepada manajemen atau pihak terkait.
9: Pengembangan Proses
Mencari cara untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses produksi, termasuk mengidentifikasi dan mengimplementasikan perubahan untuk mengurangi pemborosan dan meningkatkan produktivitas.
Jadi, dari 9 tugas yang telah disajikan di atas, kita bisa menyimpulkan bahwa staff admin produksi memiliki peran penting dalam menjaga operasi produksi yang lancar, efisien, dan produktif.
B: Jobdesk Admin Produksi
Perhatikan 10 deskripsi pekerjaan admin produksi berikut ini:
1: Menyusun Rencana Proses Produksi
Merencanakan dan mengatur jadwal produksi berdasarkan permintaan pelanggan, sumber daya yang ada, dan kebijakan perusahaan.
2: Melakukan Pengawasan Operasional
Mengawasi pelaksanaan operasional sehari-hari, memantau aliran produksi, dan mengatasi hambatan yang mungkin muncul.
3: Melakukan Koordinasi Tim
Sebagaimana telah dijelaskan dalam daftar tugas seorang staf admin produksi untuk menjalankan koordinasi dengan tim produksi, logistik, manajemen persediaan, dan departemen terkait lainnya untuk memastikan aliran kerja yang lancar.
4: Menerapkan Manajemen Persediaan
Mengelola persediaan bahan baku, komponen, dan produk jadi untuk memenuhi kebutuhan produksi dan permintaan pelanggan.
5: Melakukan Pengendalian Kualitas
Kualitas produk Memastikan produk memenuhi standar kualitas dengan melakukan pengujian dan inspeksi, serta menerapkan tindakan perbaikan jika diperlukan.
6: Menjalankan Pengawasan Efisiensi
Melakukan analisis produksi untuk mengidentifikasi peluang efisiensi, meminimalkan pemborosan, dan meningkatkan produktivitas.
7: Menyiapkan Pelaporan dan Melakukan Analisis
Membuat laporan kinerja produksi, menganalisis data, dan memberikan wawasan kepada manajemen untuk pengambilan keputusan.
8: Keselamatan dan Kepatuhan terhadap Ketentuan yang berlaku
Memastikan penerapan standar keselamatan dan peraturan dalam lingkungan produksi serta memastikan kepatuhan terhadap aturan perusahaan.
9: Terus Memikirkan Inovasi danPengembangan Proses
Berkontribusi dalam pengembangan dan implementasi perubahan proses produksi guna meningkatkan efisiensi dan kualitas.
10: Menggunakan Manajemen Tim yang Teruji
Mengelola dan memotivasi anggota tim produksi, memberikan arahan, dan membantu dalam pengembangan keterampilan mereka.
C: Pekerjaan Admin Produksi
Pekerjaan seorang admin produksi mencakup berbagai tugas yang terkait dengan pengelolaan dan pengawasan proses produksi.
Tugas-tugas yang telah dijelaskan sebelumnya merupakan bagian dari pekerjaan seorang admin produksi.
Tugas-tugas ini dirancang untuk memastikan kelancaran, efisiensi, dan kualitas dalam operasi produksi suatu perusahaan.
Job deskripsi admin produksi melibatkan perencanaan, pengawasan, koordinasi, pengendalian, dan pelaporan terkait semua aspek yang terkait dengan produksi.
