Admin produksi adalah individu atau kelompok yang bertanggung jawab atas pengelolaan dan pengawasan proses produksi dalam suatu organisasi atau perusahaan. Job desk dan tugas utama seorang admin produksi melibatkan perencanaan, pengorganisasian, koordinasi, pengawasan, dan pengendalian berbagai aspek dalam lingkup produksi.
Jadi, Secara umum, istilah ‘admin produksi’ mengacu pada individu atau kelompok yang mempunyai tanggung jawab atas operasional proses produksi. Untuk lebih jelasnya, mari baca ulasannya dalam artikel berikut ini:
01: Pengertian Admin Produksi
A: Definisi Menurut Para Ahli
Berikut beberapa definisi yang mungkin sesuai dengan pandangan para ahli:
1: Roger W. Schmenner (Profesor Manajemen Operasi)
Roger W. Schmenner mendefinisikan admin produksi sebagai individu atau kelompok yang bertanggung jawab atas perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan aliran bahan dan informasi dalam lingkup produksi untuk mencapai tujuan organisasi.
2: APICS (The Association for Operations Management)
APICS mendefinisikan admin produksi sebagai orang yang bertanggung jawab atas perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan proses produksi yang melibatkan penggunaan sumber daya manusia, material, dan fasilitas untuk menghasilkan produk atau layanan.
3: David J. Bolling (Penulis dan Konsultan Manajemen)
David J. Bolling menggambarkan admin produksi sebagai individu yang memiliki peran kunci dalam mengintegrasikan berbagai fungsi dalam produksi, termasuk perencanaan, pengawasan, koordinasi, dan pelaporan.
4: APQC (American Productivity & Quality Center)
APQC mendefinisikan admin produksi sebagai individu yang bertanggung jawab untuk mengelola produksi, memantau dan mengendalikan aktivitas produksi, serta bekerja untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses produksi.
5: Michael E. Gerber (Penulis dan Pengusaha)
Michael E. Gerber mengacu pada peran admin produksi sebagai bagian dari peran “Manajer Teknis” dalam perusahaan, yang fokus pada operasional harian, termasuk pengelolaan produksi.
___
Pendapata dan pandangan para ahli ini dalam memberikan pemahaman umum tentang peran dan tanggung jawab seorang admin produksi dalam men-support pengelolaan proses produksi secara efisien dan efektif. Dan perlu kita ketahui dan pahami, bahwa definisi bisa bervariasi dan terus berkembang seiring dengan pertumbuhan bidang manufaktur dan manajemen operasi.
Bagaimana standard operating procedure proses produksi? Begini contoh SOP Produksi
02: Tugas, Job Desk dan Pekerjaan Admin Produksi
Tugas dan job deskripsi atau penjelasan tentang pekerjaan seorang admin produksi dapat bervariasi tergantung pada ukuran, jenis industri, dan kompleksitas perusahaan. Namun, berikut ini adalah beberapa tugas umum dan jobdesk admin produksi:
A: Tugas Admin Produksi
Berikut ini disajikan 9 (sembilan) tugas umum seorang staf admin produksi:
1: Perencanaan Produksi
Merencanakan jadwal produksi berdasarkan permintaan pelanggan, persediaan bahan baku, dan kapasitas produksi yang tersedia.
Menyusun rencana produksi berdasarkan permintaan pelanggan, kapasitas produksi, sumber daya yang berkaitan dengan penentuan jadwal produksi, alokasi sumber daya, dan estimasi kebutuhan bahan baku atau raw material.
2: Pengawasan dan Koordinasi
Mengawasi pelaksanaan proses produksi, mengoordinasikan aktivitas antara departemen yang berbeda, dan memastikan kepatuhan terhadap jadwal.
Tugas ini dilakukan untuk memantau jalannya proses produksi untuk memastikan bahwa semua langkah diikuti sesuai dengan rencana. Jika terjadi masalah atau perubahan dalam proses produksi, admin produksi harus mengambil tindakan yang sesuai untuk mengatasinya.
3: Menjalankan Koordinasi Tim
Mengoordinasikan anggota tim produksi, memberikan arahan, dan memastikan kelancaran kerja.
Setiap bagian atau departemen di sebuah entitas bisnis aktivitasnya saling berkaitan, demikian juga dengan divisi produksi. Oleh karena itu, menjadi tugas seorang staf admin produksi untuk menjaga kelancaran aliran produksi dan koordinasi yang baik antara berbagai tim, seperti departemen pembelian, manufaktur, distribusi.
4: Menerapkan Manajemen Persediaan
Mengelola persediaan bahan baku (raw material), bahan penolong, komponen, dan barang jadi agar tersedia sesuai kebutuhan tanpa terjadi kelebihan atau kekurangan persediaan.
Dengan kalimat lain tujuan pelaksanaan inventory management yang baik adalah untuk memastikan ketersediaan yang cukup tanpa overstocking atau understocking.
5: Pengendalian Kualitas (Quality Control)
Memastikan produk yang dihasilkan memenuhi standar kualitas yang ditetapkan dengan melakukan pengujian, inspeksi, dan pemantauan secara berkala.
6: Pemeliharaan Peralatan
Melakukan koordinasi pemeliharaan rutin dan perbaikan peralatan produksi agar tetap berfungsi dengan baik dan efisien, termasuk menjadwalkan pemeliharaan rutin untuk mencegah kerusakan serta waktu henti yang tidak terduga.
7: Melakukan Analisis Kinerja
Mengumpulkan dan menganalisis data produksi untuk mengidentifikasi peluang perbaikan, meningkatkan efisiensi, dan mengurangi biaya produksi.
8: Membuat dan Menyusun Pelaporan Produksi
Membuat laporan kinerja produksi, termasuk produksi harian, mingguan, atau bulanan, serta menyajikan data kepada manajemen.
Menghasilkan laporan terkait kinerja produksi, termasuk data produksi, efisiensi, biaya, dan kualitas, kepada manajemen atau pihak terkait.
9: Pengembangan Proses
Mencari cara untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses produksi, termasuk mengidentifikasi dan mengimplementasikan perubahan untuk mengurangi pemborosan dan meningkatkan produktivitas.
Jadi, dari 9 tugas yang telah disajikan di atas, kita bisa menyimpulkan bahwa staff admin produksi memiliki peran penting dalam menjaga operasi produksi yang lancar, efisien, dan produktif.
B: Jobdesk Admin Produksi
Perhatikan 10 deskripsi pekerjaan admin produksi berikut ini:
1: Menyusun Rencana Proses Produksi
Merencanakan dan mengatur jadwal produksi berdasarkan permintaan pelanggan, sumber daya yang ada, dan kebijakan perusahaan.
2: Melakukan Pengawasan Operasional
Mengawasi pelaksanaan operasional sehari-hari, memantau aliran produksi, dan mengatasi hambatan yang mungkin muncul.
3: Melakukan Koordinasi Tim
Sebagaimana telah dijelaskan dalam daftar tugas seorang staf admin produksi untuk menjalankan koordinasi dengan tim produksi, logistik, manajemen persediaan, dan departemen terkait lainnya untuk memastikan aliran kerja yang lancar.
4: Menerapkan Manajemen Persediaan
Mengelola persediaan bahan baku, komponen, dan produk jadi untuk memenuhi kebutuhan produksi dan permintaan pelanggan.
5: Melakukan Pengendalian Kualitas
Kualitas produk Memastikan produk memenuhi standar kualitas dengan melakukan pengujian dan inspeksi, serta menerapkan tindakan perbaikan jika diperlukan.
6: Menjalankan Pengawasan Efisiensi
Melakukan analisis produksi untuk mengidentifikasi peluang efisiensi, meminimalkan pemborosan, dan meningkatkan produktivitas.
7: Menyiapkan Pelaporan dan Melakukan Analisis
Membuat laporan kinerja produksi, menganalisis data, dan memberikan wawasan kepada manajemen untuk pengambilan keputusan.
8: Keselamatan dan Kepatuhan terhadap Ketentuan yang berlaku
Memastikan penerapan standar keselamatan dan peraturan dalam lingkungan produksi serta memastikan kepatuhan terhadap aturan perusahaan.
9: Terus Memikirkan Inovasi danPengembangan Proses
Berkontribusi dalam pengembangan dan implementasi perubahan proses produksi guna meningkatkan efisiensi dan kualitas.
10: Menggunakan Manajemen Tim yang Teruji
Mengelola dan memotivasi anggota tim produksi, memberikan arahan, dan membantu dalam pengembangan keterampilan mereka.
C: Pekerjaan Admin Produksi
Pekerjaan seorang admin produksi mencakup berbagai tugas yang terkait dengan pengelolaan dan pengawasan proses produksi.
Tugas-tugas yang telah dijelaskan sebelumnya merupakan bagian dari pekerjaan seorang admin produksi.
Tugas-tugas ini dirancang untuk memastikan kelancaran, efisiensi, dan kualitas dalam operasi produksi suatu perusahaan.
Job deskripsi admin produksi melibatkan perencanaan, pengawasan, koordinasi, pengendalian, dan pelaporan terkait semua aspek yang terkait dengan produksi.
03: Lowongan dan Gaji Admin Produksi di Indonesia
A: Estimasi Gaji Staf Administrasi Produksi
Gaji seorang admin produksi di Indonesia dapat bervariasi tergantung pada berbagai faktor, termasuk lokasi, pengalaman, ukuran perusahaan, industri, dan tanggung jawab spesifik yang diemban.
Kami hanya bisa memberikan perkiraan rentang gaji yang umum untuk posisi admin produksi di Indonesia, namun perlu diingat bahwa angka-angka ini dapat berubah seiring waktu dan kondisi ekonomi.
Secara umum, di Indonesia, gaji seorang admin produksi dengan beberapa tahun pengalaman kerja bisa berkisar antara:
A: Pemula atau Pengalaman 1-3 tahun
Mulai dari sekitar Rp 4 juta hingga Rp 7 juta per bulan.
B: Pengalaman 3-5 tahun
Dari sekitar Rp 7 juta hingga Rp 10 juta per bulan.
C: Pengalaman 5-10 tahun atau lebih
Dari sekitar Rp 10 juta hingga Rp 15 juta per bulan.
Namun, perlu diingat bahwa angkah-angka yang disajikan di atas hanya perkiraan atau estimasi dan angka sebenarnya bisa berbeda tergantung pada berbagai faktor.
Selain itu, jumlah gaji bisa berbeda berdasarkan lokasi, dengan kota-kota besar seperti Jakarta, Surabaya, dan Bandung cenderung memiliki tingkat gaji yang lebih tinggi dibandingkan dengan daerah-daerah lain. Oleh karena itu, sebaiknya Anda selalu update dan mengikuti informasi terbaru mengenai tren gaji dalam industri dan lokasi tertentu.
Untuk memperoleh gambaran yang lebih akurat, Anda bisa melakukan riset tentang gaji di perusahaan-perusahaan yang Anda minati atau berbicara dengan profesional dalam industri tersebut.
B: Loker Administrasi Produksi
Informasi tentang peluang lowongan kerja admin produksi sangat dinamis dan berubah sewaktu-waktu tergantung pada kondisi pasar kerja, industri, dan kondisi perekonomian suatu negara.
Berdasarkan tren umum, peluang lowongan kerja admin produksi bisa muncul dalam berbagai sektor industri, termasuk manufaktur, produksi makanan, farmasi, elektronik, tekstil, dan lain-lain.
Peningkatan permintaan produk atau ekspansi perusahaan sering kali menghasilkan kebutuhan admin produksi yang terampil.
Penting untuk tetap mengikuti situs web pencari kerja, media sosial perusahaan, dan sumber-sumber lain yang telah disebutkan sebelumnya untuk mendapatkan pembaruan tentang peluang lowongan kerja terbaru.
Menjalin hubungan yang baik dengan agensi rekrutmen atau tempat-tempat pelatihan di sekitar Anda bisa membantu Anda untuk menemukan informasi mengenai lowongan kerja yang diinginkan.
Terus lakukan upaya untuk mengasah keterampilan, berinteraksi dengan jaringan profesional, dan memperbarui profil LinkedIn Anda juga dapat meningkatkan peluang Anda untuk menemukan lowongan kerja yang sesuai dengan minat dan kemampuan Anda.
C: Langkah Mencari Loker Admin Produksi
Mencari lowongan pekerjaan sebagai admin produksi memerlukan beberapa langkah, dan inilah sembilan langkah:
1: Buat Resume dan Surat Lamaran
- Siapkan resume yang mencakup pengalaman, pendidikan, keterampilan, dan pencapaian terkait administrasi dan produksi.
- Tulis dan curriculum vitae (CV) yang unik dan menarik.
- Tulis surat lamaran yang menyoroti minat Anda dalam peran admin produksi dan mengapa Anda cocok untuk posisi tersebut.
2: Cari Situs Lowongan Kerja
- Gunakan situs web lowongan kerja seperti Jobstreet, Indeed, LinkedIn, Karir.com, dan sejenisnya.
- Masukkan kata kunci “Admin Produksi” atau “Production Administrator” dalam kolom pencarian untuk menemukan posisi yang relevan.
3: Filter Hasil Pencarian
- Gunakan filter pencarian untuk mengatur lokasi, jenis kontrak, level pengalaman, dan lainnya sesuai preferensi Anda.
- Periksa kembali hasil pencarian secara teratur, karena lowongan baru mungkin muncul.
4: Pantau Situs Perusahaan
- Kunjungi situs web perusahaan manufaktur atau produksi yang Anda minati, misalnya Wings. Biasanya, mereka akan mempublikasikan lowongan pekerjaan di bagian “Karir” atau “Lowongan Kerja”.
5: Network dan Medsos
- Gunakan media sosial yang sesuai kebutuhan Anda, seperti platform LinkedIn untuk menghubungi profesional di industri produksi. Anda bisa mencari perusahaan atau individu terkait dan menunjukkan minat Anda pada posisi admin produksi.
- Bergabunglah dalam grup medsos, misalnya LinkedIn yang berkaitan dengan industri produksi untuk mendapatkan informasi tentang lowongan kerja.
6: Kirim Lamaran
- Ikuti petunjuk dalam setiap iklan lowongan kerja untuk mengirimkan lamaran Anda. Biasanya, Anda akan diminta mengunggah resume dan surat lamaran.
7: Ikuti Panduan dan Tes
- Beberapa perusahaan mungkin mengharuskan Anda mengisi formulir tambahan atau mengikuti tes sebagai bagian dari proses perekrutan. Ikuti panduan tersebut.
8: Ikuti Up
- Setelah mengirim lamaran, pertimbangkan mengirim email tindak lanjut kepada perusahaan untuk menunjukkan minat Anda dan menanyakan status lamaran.
9: Persiapkan Wawancara
- Jika Anda dipanggil untuk wawancara, persiapkan diri Anda dengan riset tentang perusahaan, posisi, dan pertanyaan umum wawancara.
Kita harus menyadari bahwa mencari pekerjaan membutuhkan waktu dan usaha. Jangan ragu untuk mengirimkan banyak lamaran dan tetap positif dalam pencarian Anda.
04: Contoh Laporan Admin Produksi
Bagaimana bentuk laporan admin produksi?
Berikut ini adalah contoh laporan admin produksi yang bisa memberikan gambaran mengenai bentuk dan format serta elemen-elemen yang umumnya ada dalam laporan.
Format dan elemen laporan admin produksi setiap perusahaan bisa berbeda-beda tergantung pada kebutuhan dan jenis barang yang diproduksi. Langsung saja perhatikan contoh berikut ini:
________________________________________
Laporan Produksi Harian
Tanggal: 15 Agustus 2023
Departemen: Produksi
Admin Produksi: Mas Bro Amri
Ringkasan:
Laporan produksi ini memberikan gambaran tentang aktivitas produksi yang dilakukan pada tanggal 15 Agustus 2023 di departemen produksi. Tujuan dari laporan ini adalah untuk memantau efisiensi produksi, jumlah produk yang dihasilkan, dan masalah-masalah yang muncul selama proses produksi.
Aktivitas Produksi:
1: Jadwal Produksi
Berdasarkan jadwal yang telah direncanakan sebelumnya, produksi dijalankan untuk produk A dan produk B.
2: Jumlah Produksi
- Produk A: 700 unit
- Produk B: 550 unit
3: Pemakaian Bahan Baku
- Produk A: 850 kg
- Produk B: 620 kg
4: Pekerjaan Tim
- Tim Pabrikasi: Bertanggung jawab untuk memproduksi Produk A.
- Tim Perakitan: Bertanggung jawab untuk merakit Produk B.
Efisiensi dan Kualitas:
1: Pemeriksaan Kualitas
Setiap 50 unit produk, dilakukan pemeriksaan kualitas untuk memastikan produk memenuhi standar kualitas yang ditetapkan. Semua produk yang diperiksa memenuhi standar kualitas yang telah ditentukan.
2: Waktu Henti
Terdapat downtime selama 1,25 jam akibat pemeliharaan mesin perakitan.
Masalah dan Tindakan:
1: Keterlambatan Pengiriman Bahan Baku dan Bahan Penolong
Terjadi keterlambatan dalam pengiriman bahan baku dan bahan penolong Produk B. Tim Pembelian telah dihubungi untuk mempercepat pengiriman.
2: Pemeliharaan Rutin
Pemeliharaan rutin telah dilakukan pada mesin perakitan untuk mencegah kerusakan lebih lanjut dan proses produksi sesuai dengan rencana.
Kesimpulan:
Pada tanggal 15 Agustus 2023, produksi berjalan sesuai jadwal dengan jumlah produksi yang diharapkan. Meskipun ada beberapa kendala seperti keterlambatan pengiriman bahan baku, bahan penolong dan overhead, tindakan cepat telah diambil untuk mengatasi masalah tersebut.
Pemeriksaan kualitas menunjukkan hasil yang memuaskan, dan pekerjaan tim terkoordinasi dengan baik.
Saran dan Rekomendasi:
- Memantau pengiriman bahan baku secara ketat untuk menghindari keterlambatan produksi di masa depan.
- Menyusun jadwal pemeliharaan rutin untuk semua mesin produksi guna mencegah downtime yang tidak direncanakan.
________________________________________
Sekali kami sampaikan bahwa laporan disajikan hanyalah contoh dan Anda bisa menyesuaikan dengan kebutuhan dan aktivitas perusahaan Anda. Isi dan formatnya bisa berbeda sesuai dengan jenis industri, proses produksi, dan metrik yang diukur.
05: Kesimpulan
Admin produksi adalah pegawai perusahaan yang bertugas dan bertanggung jawab mengelola aktivitas produksi.
Fungsi dan peran seorang staff admin produksi sangat penting untuk menjaga kelancaran dan efisiensi operasional di lingkungan produksi.
Perlu diingat bahwa tugas dan job deskripsi admin produksi di suatu perusahaan manufaktur dengan perusahaan yang lain bisa berbeda alias tidak sama, hal itu tergantung pada kebutuhan, aktivitas dan jenis industri yang bersangkutan.
Karena begitu penting tanggungjawab dan tugas seorang staf admin produksi, maka kualifikasi yang dibutuhkan adalah mereka harus memiliki pemahaman yang kuat tentang proses produksi, manajemen sumber daya, serta kemampuan berkomunikasi dan kepemimpinan yang baik.
Bagaimana dengan loker admin produksi?
Melihat dan mengamati perkembangan perekonomian saat ini, kami yakin peluang lowongan kerja admin produksi semakin terbuka lebar dan prospek yang bagus.
Inilah sedikit yang bisa kami share, moga ada guna dan manfaatnya. Apabila Anda merasa mendapat manfaat dari materi ini, silahkan di-share ke orang lain agar semakin banyak yang mendapatkan manfaat. Thanks
