Aktivitas pihak eksternal yang bekerja pun harus diatur sesuai dengan SOP Perusahaan, Berikut ini contohnya, SOP Kontraktor adalah dokumen tertulis yang terdiri dari prosedur-prosedur kerja untuk mengatur akivitas kontraktor atau partner perusahaan.
Perusahaan tidak mengerjakan sendiri semua pekerjaan. Beberapa pekerjaan diserahkan kepada perusahaan kontraktor dan sub kontraktor eksternal. Demikian juga dengan permintaan barang dari pelanggan yang mendesak atau harus disegerakan, maka dua hal tersebut perlu panduan pelaksanaannya.Dan berikut ini contoh dan cara membuat SOP Aktivitas Kontraktor tersebut.
SOP Pengaturan Aktivitas Kontraktor dan Sub Kontraktor
Apa itu standar operasional prosedur pengaturan aktivitas kontraktor dan sub kontraktor?
SOP ini disusun untuk mengatur dan mengelola aktivitas kontraktor dan subkontraktor yang bekerjasama dengan perusahaan, misalnya:
- kontraktor bangunan,
- kontraktor ME,
- baja ringan,
- cat tembok, dan
- jasa konstruksi untuk mengerjakan perawatan pabrik dan pembangunan pabrik baru.
Ada juga kontraktor pameran untuk membantu pelaksanaan dari manajemen pemasaran, dan sub kontraktor lain yang membantu membuat komponen-komponen produk yang tidak bisa dilakukan sendiri oleh perusahaan atau tidak efisien bila dikerjakan sendiri. Oleh karena itu, perlu disusun standar operasional prosedur (SOP) untuk mengatur aktivitas mereka.
A: Format SOP Pengaturan Aktivitas Kontraktor dan Sub Kontraktor
Tujuan:
- Memenuhi persyaratan dalam ketentuan perusahaan yang tidak dapat dilakukan oleh perusahaan sendiri.
Alat dan Bahan:
- Surat kontrak antar perusahaan dengan kontraktor dan sub kontraktor.
- Berita acara atau laporan terhadap kegiatan terkait.
Pihak Terkait:
- Pimpinan perusahaan
- Kontraktor dan sub kontraktor
Prosedur:
- Mengontrol kegiatan yang dilakukan oleh kontraktor dan sub kontraktor sesuai kesepakatan dalam kontrak tertulis.
- Memastikan jenis pengawasan yang dilakukan kepada kontraktor dan sub kontraktor.
- Kegiatan yang dilakukan oleh kontraktor dan sub kontraktor menjadi dari sistem audit sarana.
- Menetukan kegiatan yang diserahkan kepada kontraktor dan sub kontraktor sesuai kebutuhan, kecuali kegiatan penyimpanan.
- Evaluasi atas kinerja kontraktor dan sub kontraktor.
B: Contoh SOP Pengaturan Aktivitas Kontraktor dan Sub Kontraktor
Perhatikan contoh SOP Pengaturan Aktivitas kontraktor dan subkontraktor perusahaan berikut ini:
SOP Penanganan Permintaan Barang Mendesak
Apa itu standard operating procedure permintaan barang mendesak?
Standar Operasional Prosedur ( SOP ) adalah SOP yang dibuat untuk menangani dan mengelola permintaan pelanggan yang sifatnya mendesak dan harus segera dipenuhi.
Mengapa permintaan mendesak atau urgent harus segera dipenuhi oleh perusahaan?
Karena akan meningkatkan kepercayaan customer terhadap pelayanan perusahaan, yang pada akhirnya akan meningkatkan penjualan. Selain itu, timbulnya kepercayaan dari customer akan menjadi iklan dan promosi ‘gratis’ bagi perusahaan.
Perhatikan contoh sederhana berikut ini:
PT Antah Berantah adalah distributor produk-produk kebutuhan pokok, di mana setiap waktu tertentu, permintaan penjualan meningkat tajam, misalnya di bulan haji. Pada bulan itu banyak kebutuhan untuk pernikahan dan acara syukuran setelah menunaikan ibadah haji.
Apabila ada permintaan mendadak dari PT Antah Berantah, maka perusahaan harus berusaha untuk memenuhinya, jika bisa, maka otomatis kepercayaan meningkat, dia pun akan bercerita kepada mitranya. Sebaliknya, jika tak terpenuhi, dia pun akan bercerita kepada para motranya.
Untuk mengantisipasi segala hal yang tidak diinginkan, maka perusahaan membuat standard operating procedure.
A: Format SOP Penanganan Permintaan yang Disegerakan
Tujuan:
SOP ini dibuat dengan tujuan agar semua bagian mengerti dan dapat melaksanakan apabila ada pengadaan permintaan barang yang sifatnya harus disegerakan untuk pelanggan.
Ruang Lingkup:
SOP ini meliputi aktivitas penerimaan pesanan order yang harus disegerakan ke bagian logistik, pengecekan ketersediaan produk atau barang sampai dengan pengiriman.
Definisi:
Permintaan yang disegerakan adalah permintaan dari pelanggan yang harus segera dikirim produknya karena untuk memenuhi kebutuhan yang sifatnya mendadak dan harus segera dipenuhi.
Referensi:
ISO 9001 dan Quality Management System Perusahaan
Prosedur pelaksanaan:
Perhatikan diagram alir (flowchart) yang menjelaskan tentang prosedur pelaksanaan penanganan permintaan yang mendesak/disegerakan berikut ini:
Penjelasan flowchart:
Prosedur #1:
- Tanggung jawab: Pihak terkait
- Deskripsi:
- Pelanggan memerlukan barang secara mendesak di mana barang tersebut tidak ada di cabang perusahaan dan distributor.
- Dokumen yang digunakan: PO Pelanggan
Prosedur #2:
- Tanggung jawab: Logistik
- Deskripsi: Logistik kantor pusat akan melakukan permintaan ke bagian produksi/pabrik melalui mekanisme yang normal.
- Dokumen yang digunakan: Permintaan barang ke pabrik.
Prosedur #3-4:
- Tanggung jawab: Bagian Distribusi
- Deskripsi: Tim Logistik dibantu oleh distribusi menghubungi pihak pabrik untuk melakukan pengecekan terhadap ketersediaan produk yang dibutuhkan.
- Dokumen yang digunakan: Permintaan ke pabrik
Prosedur #5-6:
- Tanggung jawab: Bagian Distribusi
- Penjelasan prosedur: Apabila barang tersedia akan langsung dikirim ke cabang/distributor oleh perusahaan.
- Bila barang tidak tersedia di pabrik maka akan menunggu untuk proses pengiriman dengan skala pengiriman “URGENT”
- Dokumen yang dipergunakan: Surat Permintaan ke Pabrik
Prosedur #7-8:
- Tanggung jawab: Bagian Logistik
- Penjelasan prosedur: Apabila barang tersedia di gudang logistik, maka barang akan dikirim ke cabang/distributor dengan prioritas pengiriman urgent.
- Dokumen yang digunakan: DO/Faktur Logistik.
B. Contoh Lengkap SOP Penanganan Permintaan Mendesak
Perhatikan contoh lengkap SOP penanganan permintaan mendesak atau yang harus segera dipenuhi, berikut ini:
Halaman #1:
Halaman #2:
Lampiran: Flowchart (bagan alir)
Kesimpulan
Suatu perusahaan memerlukan perusahaan lain untuk memenuhi kebutuhannya. Kebutuhan bahan baku dan bahan pembantu untuk produksi. Kebutuhan untuk membangun dan merawat fasilitas perusahaan. Sehingga perusahaan perlu membuat pedoman untuk mengatur semua aktivitas perusahaan kontraktor dan sub kontraktor.
Agar aktivitas perusahaan kontraktor sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Dan bila perusahaan Anda ingin membuat SOP, Anda bisa membaca dan mempelajarinya di SOP Membuat SOP. Atau bila Anda ingin membuat sendiri standar operasional prosedur keuangan, langasung saja ke SOP Finance
Demikian yang dapat saya bagikan mengenai contoh, format dan cara membuat SOP Pengaturan Aktivitas Kontraktor dan penanganan permintaan yang mendesak. Mudah-mudahan bermanfaat dan terima kasih.
