4 Contoh SOP HRD SDM PERSONALIA dan Cara Mudah Membuatnya

SOP HRD SDM Personalia adalah salah satu standar operasional prosedur yang dibuat perusahaan sebagai pedoman dan panduan tertulis semua aktivitas yang menyangkut manajemen sumber daya manusia.

Dan dalam kesempatan ini saya sajikan 4 contoh Standar Operasional Prosedur – SOP HRD/ SDM/ Personalia , yaitu:

  1. SOP Rekrutmen Karyawan
  2. SOP Uraian Tanggung Jawab Karyawan
  3. SOP Supervisi Tanggung Jawab Karyawan
  4. SOP Penggantian Tanggung Jawab Karyawan

Yuksss, langsung saja ikuti pembahasannya berikut ini…

 

01: SOP HRD SDM Personalia – Rekrutmen Karyawan

Rekrutmen Karyawan

A: Format Standar Operasional Prosedur SOP HRD SDM Personalia – Rekrutmen Karyawan

Tujuan

  1. Memperoleh dan mempertahankan kuantitas dan kualitas tenaga kerja yang dibutuhkan.
  2. Mengoptimalkan kontribusi sumber daya manusia yang miliki
  3. Mengantisipasi dan mengeliminasi masalah-masalah yang akan terjadi akibat kelebihan dan kekurangan tenaga kerja

Ruang Lingkup

Standar Operasional Prosedur dan tata cara rencana alokasi kebutuhan dan pemenuhan tenaga kerja yang sudah ada maupun tenaga kerja baru.

Baik dari segi jumlah, kompetensi maupun waktu untuk mencapai sasaran perusahaan dengan tetap mempertimbangkan produktivitas dan anggaran perusahaan.

Definisi

Job Desk: Peran Karyawan

Referensi

ISO 9001, Quality Management System

Flowchart Proses Rekrutmen Karyawan – SOP HRD

Flowchart Proses Rekrutmen Karyawan

Keterangan/Penjelasan Flowchart Proses Rekrutmen Karyawan:

#1: Nomor 1-2

Tanggung Jawab: Pimpinan Bagian Terkait

Deskripsi:

Usulan rekruitmen disusun oleh pimpinan bagian terkait dengan mengacu pada Rencana Kebutuhan Tenaga Kerja dan diajukan kepada direksi untuk mendapat persetujuan.

Dokumen Terkait:

Usulan Rekruitmen

 

#1: Nomor: 3-5

Tanggung Jawab: Divisi Sumber Daya Manusia /HRD

Deskripsi:

Jika usulan rekruitmen tidak disetujui, maka tunda untuk melakukan rekrutmen karyawan.

Bila telah disetujui oleh direksi, usulan tersebut diteruskan ke divisi SDM/HRD.

Untuk selanjutnya divisi Sumber Daya Manusia/ HRD melakukan metode, proses dan tahapan rekrutmen karyawan.

Dimulai dengan pencarian calon kandidar baik dari dalam maupun dari luar perusahaan.

Dokumen Terkait:

Pengumuman Info Lowongan Kerja

 

#3: Nomor: 6

Tanggung Jawab: Divisi Sumber Daya Manusia/HRD

Deskripsi:

Proses rekruitmen karyawan berikutnya adalah melakukan seleksi semua calon kandidat oleh staf rekruitmen baik administrasi dan setiap tahapan seleksi menggunakan sistem gugur.

Dokumen Terkait: Curriculum Vitae (CV) Calon Kandidat

 

#4: Nomor: 7-9

Tanggung Jawab: Divisi Sumber Daya Manusia/ HRD

Deskripsi:

Tahapan rekruitmen karyawan selanjutnya:

Jika calon kandidat tidak lulus seleksi, maka gagal untuk lanjut ke proses berikutnya.

Jika calon kandidat lulus seleksi yang dilaksanakan oleh  SDM/ HRD, maka akan menjadi kandidat.

Selanjutnya dengan mengikuti tahapan seleksi wawancara dan tes tertulis dengan divisi terkait.

Dokumen Terkait:

Hasil Wawancara, Tes Tertulis

 

#5: Nomor: 10-12

Tanggung Jawab: Divisi Sumber Daya Manusia/ HRD

Deskripsi:

Kandidat yang tidak lulus seleksi, maka gagal dan data calon kandidat sebagai database.

Jika lulus dari seleksi rekruitmen karyawan di divisi terkait.

Selanjutnya dilakukan pemeriksaan kesehatan yang dilakukan oleh dokter (rumah sakit/poliklinik) yang ditunjuk perusahaan.

Dokumen Terkait:

Hasil Pemeriksaan Kesehatan

 

#6: Nomor:13-19

Tanggung Jawab: Divisi Sumber Daya Manusia /HRD

Deskripsi:

Jika kandidat tidak lulus pada tes kesehatan, maka gagal.

Bila kandidat akhirnya memenuhi syarat kesehatan, lakukan negosiasi gaji.

Jika negosiasi gaji telah disepakati.

Divisi SDM/ HRD menyiapkan surat pengangkatan dan penempatan untuk ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dan lakukan orientasi karyawan baru.

Dokumen Terkait:

Surat Pengangkatan dan Penenpatan, Form Orientasi Karyawan Baru.

 

B: Contoh SOP HRD SDM Personalia – Rekruitmen Karyawan Lengkap

#1: Halaman 01

Halaman ini berisi header (bagian paling atas dari sebuah SOP) dan point-point yang melatarbelakangi penyusunan Standar Operasional Prosedur ini.

Perhatikan penampakannya berikut ini:

SOP HRD - Rekruitmen Karyawan
Contoh SOP HRD SDM Personalia

 

#2: Halaman 02

SOP HRD - Rekruitmen Karyawan
Contoh SOP HRD SDM Personalia

 

#3: Halaman 03

SOP HRD - Proses Rekrutmen Karyawan
Contoh SOP HRD SDM Personalia

 

#4: Halaman 04

Halaman ini berisi beberapa poin yang merupakan kelanjutan dari halaman sebelumnya.

Selain itu, ada bagian pengesahan dari Standar Operasional Prosedur ini.

Di bagian ini tercantum siapa yang membuat, pemeriksa, dan yang mengesahkan, lengkap dengan nama, jabatan, dan paraf/tandatangan.

Perhatikan penampakannya berikut ini:

SOP HRD - Tahapan Rekrutmen Karyawan
Contoh SOP HRD SDM Personalia

 

02: SOP HRD SDM Personalia – Perggantian Penanggung Jawab Bagian/Divisi/Cabang

proses rekrutmen karyawan

A: Format SOP HRD – Pergantian Penanggung Jawab Bagian/ Divisi/ Cabang

Tujuan

Untuk menjelaskan tata cara pergantian Penanggung Jawab Bagian/ Divisi/ Cabang

Bahan/ Alat

Berita Serah Terima Jabatan Penanggung Jawab Bagian/ Divisi/ Cabang

Kualifikasi Personel

Penanggung Jawab Bagian/ Divisi/ Cabang

Prosedur:

  1. Ajukan pengunduran diri/ ajukan masa persiapan pensiun Penanggung Jawab Bagian/ Divisi/ Cabang kepada bagian Sumber Daya Manusia (SDM/HRD).
  2. Buat surat kontrak/ perjanjian kerja antara SDM/HRD dengan Penanggung Jawab Bagian/ Divisi/ Cabang baru.
  3. Buat surat keterangan bekerja di perusahaan dari bagian SDM/HRD untuk Penanggung Jawab Bagian/ Divisi/ Cabang baru.
  4. Buat Berita Acara Serah Terima Jabatan (Sertijab) antara Penanggung Jawab Bagian/ Divisi/ Cabang lama dengan Penanggung Jawab Bagian/ Divisi/ Cabang baru.

Berita Acara Serah Terima Jabatan

Berikut ini contoh Berita Acara Serah Terima Jabatan (Sertijab):

 

Berita Acara
Serah Terima Jabatan
Penanggung Jawab Bagian/ Divisi/ Cabang

 

Berdasarkan surat tugas nomor …. tanggal …. perihal penugasan Penanggung Jawab Bagian/ Divisi/ Cabang PT …. dengan nomor … tanggal …, antara lain tentang menunjuk  Sdr…. sebagai Penanggung Jawab Bagian/ Divisi/ Cabang, maka pada hari ini …. tanggal… dilakukan serah terima jabatan sebagai berikut:

  1. Nama : …..
    Jabatan : …..
    Selanjutnya disebut Pihak Pertama
  2. Nama : ……..
    Jabatan : …….
    Selanjutnya disebut Pihak Kedua

 

Ruang lingkup serah terima tersebut sebagai berikut:

  1. Pihak pertama menyerahkan kepada pihak kedua dan pihak kedua menerima dari pihak pertama berupa jabatan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab sebagai Penanggung Jawab Bagian/ Divisi/ Cabang.
  2. Dengan terlaksananya serah terima jabatan ini maka:
    • Segala hak, dan tanggung jawab serta kewajiban yang terkait dengan Penanggung Jawab Bagian/ Divisi/ Cabang sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh direksi perusahaan telah beralih dari pihak pertama dan wajib menyampaikan pertanggunghawaban pada pihak Kedua.
    • Serah terima jabatan ini berlaku terhitung sejak tanggal …
    • Berita acara ini dibuat dan ditandatangani oleh pihak pertama dan pihak kedua dan disaksikan oleh …, pada hari, tanggal, dan tempat tersebut di atas dalam rangkap 3 (tiga) dan 2 (dua) di antaranya dibubuhi materai untuk masing-masing pihak pertama, pihak kedua.

 

Form Serah Terima Jabatan

 

B: Contoh SOP HRD SDM Personalia – Pergantian Penanggung Jawab Bagian/ Divisi/ Cabang Lengkap

#1: Halaman 01

SOP HRD Rolling Jabatan
Contoh SOP HRD SDM Personalia

 

#2: Halaman 02

SOP HRD Rolling Jabatan

Tanda Tangan Serah Terima

Form Pengesahan SOP HRD SDM Personalia
Contoh: Form Pengesahan SOP HRD SDM Personalia

Seperti biasa, di halaman #2 ini berisi kelanjutan dari halaman sebelumnya, atau berisi hal-hal yang merupakan perangkat pelaksanaan SOP.

Ditutup dengan bagian/form disposisi yang menjelaskan tugas, jabatan, dan paraf/tandatangan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap SOP ini.

 

03: SOP HRD SDM Personalia – Uraian Tugas Penanggung Jawab Bagian/Divisi/Cabang

Uraian Tugas Karyawan

A: Format SOP HRD SDM Personalia – Uraian Tugas Penanggung Jawab

Pengetahuan, Keterampilan, dan Kemampuan

Penanggung jawab teknis harus memiliki dan mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta keterampilan dalam kepemimpinan.

Uraian Tugas Secara Umum

Penanggung jawab bertanggung jawab untuk menjamin agar mutu produk dan jasa yang diberikan tetap terjaga sampai ke tangan konsumen.

Tugas dan Tanggung Jawab

  1. Melapor kepada pimpinan secara berkala
  2. Bertanggung jawab atas terlaksananya proses bisnis dengan memperhatikan kelengkapan dokumen pembelian dan penjualan sesuai yang dipersyaratkan.
  3. Menyusun dan memperhatikan serta mempertahankan penerapan sistem manajemen mutu.
  4. Turut serta dalam pembuatan kontrak perjanjian kerjasama antara penerima dan pemberi kontrak dalam hal penjelasan tanggung jawab.
  5. Memastikan bahwa setiap transaksi pembelian produk harus sesuai dengan kebutuhan dan kegunaan, yang diikuti dengan melakukan verifikasi dokumen agar tepat sasaran.
  6. Memastikan setiap transaksi penjualan produk benar dokumennya, baik pada surat pesanan (PO).
    Maupun faktur serta pengiriman yang dilakukan sesuai dengan alamat pada surat pesanan dan faktur.
  7. Turut serta dalam setiap pengambilan keputusan tentang produk retur dan rusak (bagian Logistik)
  8. Memastikan inspeksi diri dilakukan secara berkala sesuai dengan program yang telah dibuat dan melakukan tindakan perbaikan bila diperlukan.
  9. Memastikan bahwa keluhan pelanggan ditangani secara efektif (Bagian Customer Service)
  10. Menyampaikan laporan secara berkala tentang usaha yang meliputi jumlah penerimaan dan penjualan produk (Bagian Marketing)
  11. Menyusun aktivitas rencana kerja individu bawahan dan melakukan review, bimbingan, dan konseling sekaligus evaluasi.
  12. Menyusun dan/ atau menyetujui program training dasar dan lanjutan.
  13. Mendelegasikan tugasnya kepada karyawan/ pegawai lainnya yang telah mendapat persetujuan dari perusahaan, ketika tidak berada di tempat dalam jangka waktu tertentu dan menyimpan dokumen yang terkait dengan setiap pendelegasian.

 

B: Contoh SOP HRD SDM Personalia – Uraian Tugas Penanggung Jawab Lengkap

#1: Halaman 01

SOP HRD - Uraian Tugas Karyawan
Contoh SOP HRD SDM Personalia

Di halaman #1 berisi atribut SOP HRD, yaitu:

  • judul,
  • nomor dokumen,
  • tanggal pelaksanaan,
  • revisi, dan
  • jumlah halaman dokumen.

Kemudian dilanjutkan dengan penjelasan umum mengenai Standar Operasional Prosedur (SOP) uraian tugas penanggung jawab.

Disusul dengan point inti dari SOP, berupa pejelasan tugas dan tanggung jawab jabatan.

 

#2: Halaman 02

SOP Uraian Tugas Karyawan
Contoh SOP HRD SDM Personalia

Di halaman #2 ini merupakan kelanjutan dari halaman pertama, yaitu penjelasan tentang tugas dan tanggung jawab jabatan pegawai.

 

04: SOP HRD SDM Personalia – Supervisi Penanggung Jawab Bagian/Divisi/Cabang 

prosedur supervisi karyawan

A: Format SOP HRD Personalia – Supervisi Penanggung Jawab

Tujuan

Untuk menjelaskan tata cara supervisi Penanggung Jawab Bagian/ Divisi/ Cabang

Bahan/ Alat

Surat kuasa pendelegasian tugas Penanggung Jawab Bagian/ Divisi/ Cabang

Kualifikasi Personel

Sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan.

Prosedur

  1. Ajukan cuti/ izin halangan hadir di tempat kerja kepada pimpinan dan pihak SDM/HRD oleh Penanggung Jawab Bagian/ Divisi/ Cabang
  2. Buat surat kuasa dari pengajuan cuti/ izin yang disetujui pimpinan.
  3. Tanda tangani surat kuasa pendelegasian oleh Penanggung Jawab Bagian/ Divisi/ Cabang dan Penanggung Jawab Bagian/ Divisi/ Cabang pengganti dan diketahui oleh pimpinan (seperti pada lampiran).
  4. Arsipka surat kuasa supervisi dalam arsip administrasi Penanggung Jawab Bagian/ Divisi/ Cabang dan bagian SDM/HRD.

Format Surat Kuasa Pendelegasian Tugas Penanggung Jawab – SOP  HRD SDM Personalia

Saya yang bertanda tangan di bawah ini,

Nama                 : ………………………………
Jabatan              : ………………………………

Dengan ini menugaskan tanggung jawab saya dan mendelegasikan tugas saya sebagai Penanggung Jawab Bagian/ Divisi/ Cabang, selama …..  dari tanggal, bulan, tahun s/d tanggal, bulan, tahun dikarenakan ……………………….

Kepada:

Nama                 : ……………………………..
Jabataan            : ……………………………..

Surabaya, ………………………………………..

tanda tangan serah terima

 

B: Contoh SOP HRD Personalia – Supervisi Penanggung Jawab Lengkap

 #1: Halaman 01

SOP HRD - Supervisi Karyawan
Contoh SOP HRD SDM Personalia

Pada halaman pertama ini berisi hal-hal yang merupakan alasan dibuatnya SOP HRD SDM  Personalia ini, seperti tujuan, kualifikasi, dan prosedur pelaksanaan Standar Operasional Prosedur.

 

#2: Halaman 02

SOP HRD - Supervisi Karyawan
Contoh SOP HRD SDM Personalia

Halaman kedua ini berisi pelengkap/pendukung pelaksanaan SOP, pada contoh ini berisi format surat kuasa pendelegasian tanggung jawab.

 

Kesimpulan

Pengelolaan manajemen sumber daya manusia (SDM) perlu dilakukan dengan sungguh-sungguh, baik, benar dan tepat.

Kualitas dan manajemen sumber daya manusia adalah faktor penting untuk mencapai tujuan, visi, dan misi perusahaan.

Sehingga perusahaan perlu membuat standar operasional prosedur SOP HRD SDM Personalia untuk menjadi pedoman dan panduan untuk melakukan segala aktivitas yang terkait dengan sumber daya manusia (SDM/HRD).

Seperti 4 contoh SOP HRD SDM Personalia yang disajikan ini, yaitu tentang:

  • prosedur rekruitmen karyawan,
  • penggantian,
  • uraian tugas, dan
  • supervisi penanggung jawab bagian/ divisi/ cabang.

Demikian yang dapat saya sajikan tentang Standar Operasional Prosedur – SOP HRD SDM Personalia Human Resources Department.

Semoga bermanfaat.

Terima kasih.

***

manajemen keuangan dan SOP