(Step by Step) Membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) Pembayaran Gaji Pegawai

Cara Membuat Stnadar Operasional Prosedur Gaji

Standar Operasional Prosedur – Pembayaran gaji karyawan tepat pada waktunya merupakan kebahagiaan bagi karyawan dan pemilik usaha. “Bener seperti itu kan?”

Dampaknya, tak usah ditanyakan, ‘horra umuum alias luar biasa dahsyat’, kata para motivator 🙂

Sang pegawai akan tersenyum bahagia dan penuh bangga saat memberikan uang belanja untuk isterinya, biaya pendidikan untuk anak-anaknya, dan mengajak jalan-jalan keluarga ke luar kota, atau sekadar menikmati bakso serta pecel Madiun di pinggiran kota.

Demikian juga dengan pemilik usaha, mereka bersyukur bisa memberikan gaji tepat waktu, atau bahkan ‘sebelum keringat pegawai kering’.

standar operasional prosedur pembayran gaji

Dengan adanya pola hubungan simbiosis mutualisma antara pemilik usaha dan pegawai seperti itu, akan semakin membuka peluang pertumbuhan dan perkembangan perusahaan semakin cetar membahana.

Melalui perusahaan, ada rezeki-rezeki untuk pemilik usaha dan keluarganya, rezeki untuk anak isteri karyawan, dan rezeki untuk patner perusahaan.

Oleh karena itu, mengingat begitu urgent-nya persoalan pembayaran gaji ini, maka perlu dibuat pedoman atau standar operasional prosedur (SOP) untuk melaksanakan aktivitas pembayaran gaji pegawai.

Okay, langsung saja kita bahas step by step cara membuat SOP pembayaran gaji / upah pegawai…..

 

Melakukan Pemetaan Proses Pembayaran Gaji/Upah Pegawai

Prosedur pembayaran gaji dimulai sejak penerimaan karyawan hingga karyawan menerima uang dan dokumentasi bukti pembayaran.

Beberapa hal penting yang perlu diperhatikan saat membuat standar operasional prosedur (SOP) penggajian karyawan antara lain:

1. Data karyawan

Pada bagian ini berisi data karyawan antara lain:

  • Semua data penerimaan pegawai, perubahan gaji dan pemberhentian karyawan.
  • Mutasi karyawan, siapa pejabat perusahaan yang memberikan otorisasi.

 

2. Data kinerja karyawan:

Di bagian data kinerja karyawan, terdiri dari:

  • Pekerjaan dan tanggaungjawab karyawan
  • Absensi karyawan
  • Bila terdapat pembayaran upah atas dasar hasil kerja, maka harus ada catatan hasil kerja dan pengawasan. Dicocokkan hasil kerja produksi sebenarnya sebelum dibayar.
  • Total jam kerja setiap karyawan yang telah disetujui oleh staf tertentu.
  • Lembur kerja karyawan terlebih dahulu harus disetujui oleh pejabat perusahaan yang berwenang.
  • Pengumpulan data gaji/upah, perincian masing-masing perhitungan dan total gaji diperiksa kembali oleh pegawai lain sebelum dibayar.
  • Atas gaji tersebut sudah diperhitungkan PPh 21 yang sesuai dengan peraturan pemerintah (UU perpajakan)

 

3. Proses pembayaran gaji/upah:

Proses pembayaran gaji karyawan/pegawai adalah sebagao berikut:

Bila dibayar berupa uang tunai:

  • Harus dibuatkan tanda terima
  • Tanda tangan kemudian dicocokkan dengan contoh pada arsip kepegawaian oleh orang yang tidak mempersiapkan atau membayar gaji/upah.
  • Pembayar gaji/upah kalau bisa orangnya bergantian.
  • Pembayar gaji/upah TERPISAH dari yang mempersiapkan perhitungan.

Bila semua atau sebagian gaji pegawai dengan check:

  • Setiap check ditandatangani oleh orang-orang yang tidak menyiapkan gaji/upah, menyiapkan check, dan membukukan gaji/upah.
  • Check yang batal dimusnahkan atau disimpan.
  • Buku check hanya dipegang oleh petugas bagian keuangan yang menyiapkan check.
  • Rekening bank untuk gaji direkonsiliasi setiap akhir bulan, caranya pelajari di rekonsiliasi bank.
  • Rekonsiliasi bank dilakukan oleh orang lain yang tidak menyiapkan dan membayar gaji/upah, biasanya bagian internal auditor.
  • Rekening koran dikirimkan langsung.
  • Bila paid check dikembalikan oleh bank kepada perusahaan maka diperiksa kembali nama dan jumlah yang tertera pada cek dicocokan dengan daftar gaji.
  • Kemudian perhatikan tanda tangan pengambilan uang pada paid check yang dikembalikan tersebut.

Bila pembayaran dilakukukan dengan pemindahbukuan ke rekening bank pegawai, maka:

  • Perintah pemindahbukuan tersebut ditandatangani oleh orang yang terpisah dari: yang mempersiapkan daftar gaji/upah, yang mempersiapkan cek gaji/upah, dan yang mencatat/pembukuan gaji/upah.
  • Pegawai diberi informasi tentang pembayaran kepada mereka.

Uang gaji yang belum diambil dalam waktu tertentu (minimal dalam waktu satu bulan) disetor kembali dan dibukukan sebagai berikut :

(Debit) Kas                              XXX
(Kredit) Utang gaji/upah.              XXX

 

Membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) Pembayaran Gaji Pegawai

Setelah kita melakukan identifikasi, mencatat dan analisis prosedur pembayaran gaji karyawan perusahaan, selanjutnya kita menyusun sebuah standar operasional prosedur (SOP) yang akan menjadi pedoman dalam aktivitas pembayaran gaji pegawai.

Format standar operasional prosedur pembayaran gaji

Sebagaimana sudah kita ketahui bahwa ada 2 elemen dalam standar operasional prosedur, yaitu: 1) Atribut, dan 2) elemen utama.

1. Atribut standar operasional prosedur

Atribut, biasanya diletakkan di bagian awal SOP sebagai header dan footer. Atribut merupakan identitas sebuah SOP. Atribut di header berisi tentang judul SOP, nama dan logo perusahaan yang membuat SOP, nomor dokumen, masa berlaku, dan keterangan tentang jumlah halaman SOP.

Sedangkan Atribut footer berisi orang-orang yang bertanggung jawab terhadap SOP, baik yang membuat yang memeriksa, dan menyetujui penyusunan dan pelaksanaan SOP.

Perhatikan contoh atribut standar operasional prosedur (SOP) pembayaran gaji karyawan perusahaan berikut ini:

Atribut: header SOP pembayaran gaji/upah pegawai

Identitas SOP Penggajian

Atribut: footer SOP pembayaran gaji/upah pegawai

sop pembayaran gaji karyawan - footer

 

2. Elemen utama standar operasional prosedur

Elemen utama standar operasional prosedur diletakkan pada batang tubuh, antara lain terdiri dari:

Tujuan:

Prosedur ini disusun dengan tujuan untuk membuat pedoman dan panduan dalam melaksanakan aktivitas pembayaran gaji/upah karyawan/pegawai.

Ruang Lingkup:

Standar operasional prosedur ini meliputi kegiatan penggajian karyawan mulai pengumpulan data-data pegawai, perhitungan gaji, sampai pembayaran gaji dan penyimpanan dokumen.

Definisi:

Pembayaran gaji/upah karyawan adalah aktivitas untuk membayarkan sejumlah uang dan tunjangan kepada pegawai sebagai imbal balik atas jasa yang digunakan oleh perusahaan.

Dokumen Terkait:
  • SK Pengangkatan pegawai
  • Kartu gaji
  • Daftar gaji karyawan
  • Daftar utang karyawan
  • Bukti pembayaran
Pihak Terkait:
  • Divisi HRD & SDM
  • Divisi Akuntansi & Keuangan
  • Direksi
Referensi:
  • SK Pengangkatan Karyawan
  • Peraturan perusahaan
Prosedur pelaksanaan:

Prosedur pembayaran gaji/upah pegawai:

  1. Berdasarkan penerimaan karyawan dan surat keputusan pengangkatan karyawan dibuat kartu gaji termasuk pinjaman karyawan oleh bagian personalia.
  2. Berdasarkan kartu gaji dibuat rekapan daftar gaji dan utang karyawan termasuk pembayaran pinjaman tiap bagian oleh bagian personalia.
  3. Selanjutnya dibuat rekapan total gaji karyawan dan daftar utang karyawan per bagian diberikan ke bagian keuangan.
  4. Bagian keuangan meminta otorisasi dari rireksi, setelah diotorisasi gaji dibayarkan ke bagian personalia. Bagian personalia menerima uang sebesar total gaji sebelum dikurangi pinjaman karyawan, dan total gaji karyawan dan daftar utang karyawan, dengan menandatangani bukti pembayaran.
  5. Bukti pembayaran diberikan ke bagian dokumentasi.
  6. Bagian personalia memasukkan uang ke amplop/untuk masing-masing karyawan.
  7. Hasil pelunasan pinjaman karyawan oleh bagian personalia dikembalikan ke bagian keuangan.

Untuk melengkapi penjelasan pelaksanaan standar operasional prosedur tentang penggajian karyawan, saya sajikan dalam bentuk diagram alir (flowchart) berikut:

Diagram alir 1:

SOP Penggajian - Bagian HRD

Diagram alir 2:

SOP Penggajian - Bagian Personalia

Diagram alir 3:

SOP Penggajian - Bagian Keuangan

Demikian pembahasan dan penjelasan tentang cara membuat standar operasional prosedur (SOP) pembayaran gaji/upah karyawan perusahaan.

Bila ada yang ingin didiskusikan, silahkan melalui ruang komentar setelah artikel ini.

Mudah-mudahan bermanfaat dan terima kasih.

***

sop akuntansi keuangan powerful

1 Komentar

  1. SOP merupakan salah satu standar layanan kinerja. Tanpa SOP seperti SOP gaji ini, biasanya kinerja suatu unit usaha rendah

Komentar ditutup.