Teknik Mudah Membuat SOP Manajemen Aset Tetap Perusahaan

Sasaran manajemen aset atau Asset Management digunakan untuk mengelola semua aset dan infrastruktur perusahaan agar bisa berfungsi optimal untuk mendukung aktivitas perusahaan.

Agar tujuan manajemen aset dapat berjalan dengan baik dan by sistem, maka diperlukan suatu standar operasional prosedur (SOP) yang memberikan juklak aktivitas pengelolaan aset perusahaan.

Ruang lingkup manajemen aset adalah semua aset yang dimiliki perusahaan. Untuk pembahasan kali ini khusus untuk aset atau aktiva tetap perusahaan.

Dan kali ini blog manajemen keuangan kembali menyajikan contoh dan cara membuat SOP Manajemen Aset Tetap step by step.

***

Contoh SOP Manajemen Aset Tetap Perusahaan

Tahap-tahap membuat Standar Operasional Prosedur (SOP)

Ada 3 Bagian utama SOP Manajemen Aset Tetap, yaitu header, Isi, dan pengesahan. Jadi tahap-tahap membuatnya juga sesuai dengan 3 bagian tersebut.

Perhatikan langkah-langkahnya berikut ini:

Sebelum kita membahas cara membuat per bagian dari SOP, maka pertama kali kita menentukan format SOP.

Salah satu format yang cukup baik dan biasa digunakan untuk berbagai kebutuhan adalah format kombinasi antara narasi dan flowchart.

Jadi narasi yang penjelasan prosedurnya dijelaskan juga dengan diagram alur atau flowchart.

#1. Bagian Header SOP Manajemen Aset Tetap

Tahap pertama setelah menentukan format SOP yang digunakan, adalah menyusun header SOP.

Header SOP merupakan identitas dari sebuah SOP yang biasanya berisi, nama/logo perusahaan/entitas/organisasi, judul/nama SOP, nomor dokumen, waktu berlakunya SOP, keterangan perbaikan; ada perbaikan/revisi atau tidak, berapa kali, dan waktu dilakukan revisi. Kemudian keterangan jumlah SOP.

Berikut ini contoh header SOP Manajemen Aset Tetap :

Bagian Header SOP Manajemen Aset Tetap

 

#2. Bagian Isi SOP Manajemen Aset Tetap

Tujuan Manajemen Aset

Untuk memastikan bahwa insfrastruktur dan aset perusahaan dikelola dengan baik agar selalu dalam kondisi siap pakai oleh perusahaan.

ruang lingkup, tujuan, dan manajemen aset

Ruang Lingkup SOP Manajemen Aset

Prosedur proses pemeliharaan mencakup kegiatan mulai dari identifikasi dan klasifikasi aset sampai dengan update daftar aset.

Prosedur perbaikan fasilitas dimulai dari permintaan perbaikan fasilitas dari user sampai mencatat ke log book perbaikan di perusahaan.

Definisi Istilah – istilah dalam SOP Manajemen Aset

Pemeliharaan adalah pemeliharaan fasilitas adalah usaha yang dilakukan dengan cara mengontrol, mengecek dan memelihara semua fasilitas yang dimiliki oleh perusahaan.

Perbaikan adalah usaha untuk mengembalikan kondisi dan fungsi dari suatu benda atau alat yang rusak akibat pemakaian alat tersebut pada kondisi semula.

Proses perbaikan tidak menuntut penyamaan sesuai kondisi awal, yang diutamakan adalah alat tersebut bisa berfungsi normal kembali.

Referensi

ISO, Quality Management System

 

#3. Bagian Disposisi SOP Manajemen Aset Tetap

Bagian ini berisi tentang siapa/bagian yang bertanggung jawab membuat SOP, pemeriksa dan yang menyetujui, lengkap dengan nama, jabatan, dan tanda tangan.

Contoh : Bagian Disposisi SOP Manajemen Aset Tetap

sasaran manajemen aset perusahaan

 

Alur Proses

Alur Proses : Identifikasi dan Klasifikasi Aset

Alur proses 01:
Melakukan identifikasi dan klasifikasi aset yang dimiliki perusahaan.

Alur proses 02:
Membuat daftar aset. Dokumen yang dihasilkan dari proses ke-2 ini berupa Daftar Aset.

Alur proses 03:
Menyusun program dan jadwal pemeliharaan aset perusahaan per jenis aset secara rutin dan periodik. Dokumen yang dihasilkan dari proses ini berupa dokumen Program dan Jadwal Pemeliharaan serta Manual Book Asset.

Alur proses 04:
Melaksanakan pemeliharaan sesuai dengan jadwal dengan menggunakan checklist Dokumen yang dihasilkan dari proses ke-4 ini berupa Jadwal dan Checklist Pemeliharaan.

Alur proses 05:
Apabila pada saat pemeliharaan tidak ditemukan ketidaksesuaian atau kerusakan catatkan hasil pemeliharaan ke log book pemeliharaan. Hasil dari proses ke-5 ini berupa dokumen Log Book Pemeliharaan.

Alur proses 06:
Bila pada saat pemeliharaan ditemukan kerusakan maka lakukan perbaikan sesuai dengan prosedur perbaikan seperti pada alur proses : perbaikan.

Alur proses 07:
Melakukan update daftar aset perusahaan secara rutin setiap ada penambahan atau pengurangan aset. Dokumen daftar aset adalah hasil dari proses yang ke-7 ini.

Alur Proses : Identifikasi dan Klasifikasi Aset

(Baca juga : Penyusutan dan Penjualan Aktiva Tetap yang sudah Dinilai Kembali )

 

Alur Proses : Perbaikan

Alur proses 01:
Menerima laporan kerusakan dan permintaan perbaikan dari user terkait, atau berdasarkan temuan dari petugas pada saat proses pemeliharaan.

Alur proses 02:
Melakukan kros cek atau pemeriksaan terhadap laporan kerusakan dan permintaan perbaikan.

Bila tingkat kerusakan memerlukan penggantian spare part atau rekanan maka hubungi bagian pengadaan untuk melakukan proses pengadaan.

Dokumen yang terkait untuk prose ke-1 dan ke-2 adalah dokumen laporan kerusakan dan permintaan perbaikan. Dan bagian Umum menjadi penanggungjawabnya.

Alur proses 03:
Melakukan proses pengadaan sesuai dengan pedoman pengadaan. Bila sudah mendapat rekanan yang sesuai maka dikirim ke bagian umum untuk melakukan perbaikan.

Bagian pengadaan menjadi penanggung jawab proses ke-3 ini. Dan dokumen terkait pada proses ke-3 ini adalah daftar rekanan.

Alur proses 04:
Melakukan perbaikan sesuai dengan jenis kerusakan. Dokumen yang terkait dengan proses ini adalah checklist perbaikan dan bagian umum menjadi penanggungjawabnya.

Alur proses 05:
Mencatat setiap hasil perbaikan yang dilakukan ke dalam log book perbaikan.

Bila dilakukan oleh rekanan maka bagian umum juga menerima berita acara perbaikan atau laporan perbaikan dari rekanan. Dokumen yang terkait adalah log book perbaikan.

 

Alur Proses : Perbaikan

02. Kesimpulan

Demikian pembahasan mengenai contoh dan langkah-langkah membuat SOP Asset Management, lebih khusus standar operasional prosedur untuk mengelola dan memelihara Aset Tetap Perusahaan.

Anda bisa menjadikan materi ini sebagai referensi saat anda ingin membuat SOP aset manajemen untuk BISNIS anda. Tentu perlu penyesuaian agar cocok dengan kondisi dan proses bisnis usaha Anda.

Terima kasih dan semoga bermanfaat.

***

sop akuntansi keuangan powerful