Jumlah unit usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM) di Indonesia 64,2 juta dengan kontribusi terhadap Produk Domestik Bruto (PDB) mencapai lebih dari 60% atau sekitar Rp8.573 Triliun (2021).
Masih banyak UMKM yang sering melakukan kesalahan dalam menerapkan akuntansi, seperti pengaburan kepemilikan antara keuangan bisnis dan pribadi, serta pengabaian pencatatan transaksi kecil yang akhirnya mengganggu keseluruhan keseimbangan keuangan. Apa saja kesalahan itu dan bagaimana cara mengatasinya? yuk dibaca sampai kelar artikel berikut ini…
Daftar Isi :
1: Pencatatan Transaksi yang Tidak Teratur
Perlu dipahami bahwa penerapan Akuntansi yang tepat dan akurat membantu UMKM memonitor cash flow, mengelola keuangan, dan membuat keputusan strategis yang mendukung pertumbuhan bisnisnya.
Sebaliknya, kesalahan penerapan akuntansi bisa mengakibatkan perencanaan keuangan yang tidak akurat, kesulitan mengidentifikasi tren keuangan, mengambil keputusan yang tepat, dan bisa mengakibatkan sanksi pajak serta hukuman yang merugikan.
A: Akibat Pencatatan Transaksi Tidak Teratur
Pencatatan transaksi yang tidak teratur menyebabkan masalah akuntansi, mengapa? karena sulitnya melacak arus kas dan aset yang masuk dan keluar secara tepat.
Tanpa pencatatan yang teratur, UMKM dapat kehilangan visibilitas tentang kondisi keuangan mereka, menyulitkan dalam pengambilan keputusan strategis dan mempersulit proses perencanaan keuangan jangka panjang.
Selain itu, ketidakteraturan dalam pencatatan juga dapat menyebabkan kesalahan pelaporan pajak dan komplikasi hukum yang berpotensi merugikan bisnis.
—
Sebagai contoh, UMKM tidak mencatat transaksi pembelian bahan baku atau peralatan yang dibutuhkan untuk produksi, yang akhirnya mengganggu perhitungan biaya produksi dan laba bersih.
Contoh lainnya, UMKM mungkin tidak mencatat transaksi penjualan secara lengkap, seperti penjualan tunai yang tidak tercatat atau penundaan pencatatan transaksi penjualan kredit, yang dapat menyebabkan ketidakseimbangan antara pengeluaran dan pendapatan yang sebenarnya.
B: Solusi Pencatatan Transaksi Tidak Teratur
Untuk menghindari pencatatan transaksi yang tidak teratur, UMKM dapat menerapkan beberapa cara sederhana seperti berikut ini:
1: Menggunakan Accounting Software
Aplikasi akuntansi bisa membantu memudahkan pencatatan transaksi secara langsung dan otomatis.
2: Membuat dan Menerapkan SOP Keuangan
Perusahaan menyusun dan menerapkan standar operasional prosedur (SOP) yang jelas untuk mencatat setiap transaksi pembelian, penjualan, dan pengeluaran kas lainnya.
3: Rekonsiliasi
Melakukan rekonsiliasi secara teratur antara catatan keuangan dengan sumber dokumen transaksi, seperti faktur, kwitansi, dan bukti pembayaran.
4: Menggunakan Jasa Akuntansi
Melibatkan personel yang terlatih dalam bidang akuntansi atau mengontrak jasa akuntan profesional untuk membantu menjaga keakuratan pencatatan transaksi.
5: Pengembangan dan Pelatihan Akuntansi
Mengedukasi dan melibatkan semua pihak terkait, termasuk pemilik bisnis dan staf, tentang pentingnya pencatatan transaksi yang teratur dan akurat.
—
Apabila dilakukan secara konsisten, lima cara sederhana ini bisa mengurangi risiko kesalahan dalam pencatatan transaksi dan meningkatkan kualitas informasi keuangan UMKM.
Bagaimana peran UMKM dalam program pembangunan berkelanjutan? Baca jawabannya di artikel berikut ini >> Akuntansi Berkelanjutan, Tantanga Masa Depan
2: Ketidaksesuaian Antara Saldo Kas dan Bank
A: Penyebab Terjadinya Perbedaan Saldo Kas dan Bank
Mengapa terjadi perbedaan saldo kas dan bank? Ketidaksesuaian antara saldo kas dan bank dapat terjadi karena beberapa alasan, antara lain:
1: Ada transaksi yang belum dicatat
Transaksi yang terjadi secara tunai atau melalui transfer bank mungkin belum dicatat dengan benar dalam catatan kas atau bank.
2: Pengeluaran atau penerimaan yang belum diproses
Transaksi yang telah dicatat dalam buku kas atau bank mungkin belum diproses oleh bank atau belum terlihat dalam penyataan bank.
3: Kesalahan pencatatan
Kesalahan dalam mencatat transaksi, seperti kesalahan dalam memasukkan jumlah atau nomor referensi transaksi, dapat menyebabkan ketidaksesuaian.
4: Pembayaran atau deposito yang tertunda
Transaksi yang tertunda, seperti cek yang belum diuangkan oleh penerima atau deposito yang belum diproses oleh bank, dapat menyebabkan ketidaksesuaian.
5: Biaya bank yang tidak terduga
Biaya-biaya bank, seperti biaya administrasi bulanan atau biaya layanan lainnya, mungkin tidak diprediksi dan dapat menyebabkan ketidaksesuaian antara saldo kas dan bank.
—
Dengan memahami lima faktor ini, perusahaan bisa melakukan langkah-langkah yang tepat untuk menyeimbangkan kembali saldo kas dan bank serta mencegah ketidaksesuaian di masa mendatang, misalnya dengan melakukan rekonsiliasi kas bank (bank reconciliation) setiap akhir bulan.
Cara-cara lainnya akan diuraikan dalam artikel di bawah ini, baca terus sampai selesai ya….
B: Cara Menghindari Perbedaan Saldo Kas dan Bank
Untuk menghindari ketidaksesuaian saldo kas dan bank, berikut ini disajikan 5 strategi praktis yang bisa dilakukan oleh UMKM:
1: Rekonsiliasi Berkala
Lakukan rekonsiliasi berkala antara catatan kas internal dengan laporan bank, misalnya setiap bulan.
Periksa setiap transaksi dan pastikan bahwa semua transaksi yang tercatat secara internal sudah dicatat oleh bank, dan sebaliknya.
2: Pencatatan Transaksi yang Tepat
Pastikan semua transaksi kas dicatat dengan benar dan tepat waktu dalam catatan keuangan internal, tak terkecuali meng-input setiap setoran, penarikan, cek yang diuangkan, dan transaksi lainnya.
3: Monitoring Transaksi yang Tertunda
Periksa kembali setiap transaksi yang tertunda, seperti cek yang belum dicairkan atau deposito yang belum diproses oleh bank, dan pastikan untuk mencatatnya setelah diproses sepenuhnya.
4: Pemisahan Kas Bisnis dan Pribadi
Selalu pisahkan keuangan pribadi dari keuangan bisnis. Hindari menggunakan rekening bisnis untuk transaksi pribadi dan bisnis, hal ini membantu menghindari kebingungan dalam pencatatan.
5: Pemeriksaan Terhadap Biaya-Biaya Bank
Periksa dengan cermat setiap biaya bank yang dikenakan pada rekening bisnis. Pastikan semua biaya ini sudah diakui dan dicatat secara tepat dalam catatan keuangan.
—
Penerapan lima poin ini secara tepat dan konsisten bisa mengurangi risiko ketidaksesuaian saldo kas dan bank serta menjaga keakuratan catatan keuangan UMKM.
3: Tidak Melakukan Pencadangan Data
A: Mengapa Perlu Melakukan Pencadangan Data
Pencadangan data penting bagi UMKM karena melindungi informasi vital seperti transaksi keuangan, data pelanggan, dan catatan bisnis.
Data-data tersebut merupakan aset berharga bagi kelangsungan operasional dan keberhasilan jangka panjang perusahaan.
Sebaliknya, tanpa pencadangan data yang rapi dan aman, sebuah UMKM berisiko kehilangan data krusial akibat kegagalan sistem, serangan malware, atau kesalahan manusia (human error) yang mengakibatkan kerugian finansial dan reputasi yang signifikan.
B: Cara Melakukan Pencadangan Data
Untuk melakukan pencadangan data secara efektif, UMKM dapat mengikuti tujuh saran praktis berikut:
1: Identifikasi Data Penting
Tentukan data mana yang paling penting bagi bisnis, seperti informasi keuangan, catatan pelanggan, dan dokumen hukum. Prioritaskan cadangan untuk data-data tersebut.
2: Pilih Solusi Pencadangan yang Tepat
Jika perlu, pertimbangkan menggunakan berbagai solusi pencadangan, termasuk penyimpanan cloud, server lokal, atau perangkat penyimpanan eksternal. Pilih solusi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis dan anggaran.
3: Atur Jadwal Pencadangan Berkala
Tetapkan jadwal rutin untuk melakukan pencadangan data, baik harian, mingguan, atau bulanan, tergantung pada seberapa sering data berubah dan seberapa kritisnya informasi tersebut bagi bisnis.
4: Lakukan Pencadangan Ganda
Selain melakukan pencadangan reguler, lakukan juga pencadangan ganda untuk memastikan keamanan data. Simpan salinan cadangan di lokasi yang berbeda atau menggunakan penyimpanan cloud yang dapat diakses dari mana saja.
5: Uji dan Verifikasi Pencadangan
Secara teratur, uji kembali proses pencadangan untuk memastikan bahwa data dapat dipulihkan dengan benar jika diperlukan. Verifikasi bahwa semua file dan folder penting telah disalin dengan sempurna.
6: Lindungi Data dengan Enkripsi
Gunakan enkripsi untuk melindungi data selama proses pencadangan dan penyimpanan, sehingga hanya pihak yang berwenang yang dapat mengakses informasi tersebut.
7: Perbarui dan Evaluasi Strategi Pencadangan
Lakukan pemeriksaan secara rutin, dan perbarui strategi pencadangan secara berkala sesuai dengan perkembangan teknologi pencadangan yang relevan dan efektif.
4: Kurangnya Pemahaman tentang Pajak
A: Pentingnya Memahami Pajak
Mengapa UMKM perlu memahami pajak?
Bagi UMKM memahami peraturan pajak penting untuk memastikan kepatuhan hukum dan menghindari sanksi pajak yang merugikan serta untuk mengoptimalkan manajemen keuangan dengan memanfaatkan berbagai peluang pengurangan pajak yang tersedia..
Ketidakpatuhan terhadap peraturan pajak dapat mengakibatkan denda dan sanksi finansial yang signifikan, serta meningkatkan risiko audit oleh otoritas pajak.
B: Cara Meningkatkan Pemahaman Pajak
Bagaimana cara meningkatkan pemahaman tentang pajak?
Berikut ini diberikan lima langkah praktis yang bisa dilakukan UMKM untuk meningkatkan pemahaman tentang pajak:
1: Pendidikan dan Pelatihan
Ada sebuah kalimat bijak yang menyatakan bahwa “bila Anda ingin memperoleh dunia, maka kuasai ilmunya. Jika Anda ingin memperoleh kehidupan mulia di akhirat, maka bisa dicapai dengan ilmu”
Demikian juga dengan pajak, apabila Anda ingin bisa, maka kuasailah ilmu. Dan, untuk menguasainya bisa melalui pendidikan formal maupun pelatihan.
Ikuti kursus, seminar, atau pelatihan yang berkaitan dengan perpajakan untuk memperoleh pemahaman yang lebih mendalam tentang konsep dan aturan pajak, serta aplikasinya di dunia kerja.
2: Konsultasi dengan Ahli Pajak
“Serahkan segala sesuatu pada ahlinya” Bila tidak maka bisa makin ruwet dunia ini, yang tidak menguasai sesuatu, ngomongnya ahli, yang ahli ilmu A ngomong ilmu B.
Maka, konsultasikan dengan ahli pajak atau akuntan yang berpengalaman untuk mendapatkan nasihat tentang bagaimana mengelola dan memenuhi kewajiban pajak perusahaan dengan efisien.
3: Pemantauan Peraturan Terbaru
Selalu up-to-date dengan perubahan terbaru dalam peraturan pajak dan kebijakan pemerintah dengan membaca publikasi pajak, situs web resmi otoritas pajak, atau berlangganan buletin informasi pajak.
4: Menggunakan Sumber Daya Online
Manfaatkan sumber daya online seperti tutorial, video, dan artikel tentang perpajakan yang tersedia secara gratis atau berlangganan ke layanan berbayar yang menyediakan panduan yang komprehensif.
5: Penerapan Praktik Terbaik
Terapkan praktik terbaik dalam pencatatan dan pelaporan keuangan, termasuk penggunaan perangkat lunak akuntansi yang tepat dan pemeliharaan dokumen yang akurat.
Perhatikan contoh sederhana berikut ini:
PT UMKMku pada tanggal 26 April 2024 menjual barang dagangan senilai Rp 1.340.500 secara tunai. Transaksi ini dicatat dengan berpedoman pada prinsip akuntansi sbb:
(Debet) Kas … Rp 1.340.500
(Kredit) Penjualan … Rp 1.340.500
Mengapa format pencatatannya seperti itu?
Perlu diketahui dalam prinsip akuntansi dasar diatur bahwa setiap transaksi yang menyebabkan kenaikan nilai penjualan, maka dicatat ke Kredit, sedangkan jika menyebabkan peningkatan nilai Aset, maka dicatat ke sisi Debet.
5: Tidak Memiliki Sistem Kontrol Internal yang Cukup
A: Mengapa Sistem Kontrol Internal Penting?
Sistem kontrol internal penting bagi UMKM untuk mencegah penipuan dan kesalahan, serta untuk menjaga keteraturan dalam proses operasional dan keuangan..
Sebuah contoh sistem kontrol internal yang sederhana namun efektif adalah pemisahan tugas, di mana tugas-tugas keuangan seperti pencatatan transaksi, persetujuan pembayaran, dan rekonsiliasi bank ditangani oleh orang yang berbeda untuk mencegah penyalahgunaan atau kesalahan.
B: Cara Menerapkan Sistem Kontrol
Mengapa UMKM perlu melakukan kontrol?
Pengawasan diperlukan untuk memastikan bahwa setiap aktivitas kerja dilakukan dengan benar sesuai dengan standard operating procedure atau SOP yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Untuk membangun dan menerapkan sistem kontrol internal di UMKM, pertimbangkan 7 langkah berikut:
1: Identifikasi Risiko
Kenali area-area risiko potensial dalam proses bisnis, seperti pencatatan keuangan, pengelolaan stok, dan keamanan data.
2: Penetapan Kebijakan dan Prosedur
Tetapkan kebijakan dan prosedur yang jelas untuk setiap aspek operasional, termasuk prosedur pencatatan transaksi, persetujuan pembayaran, dan pengendalian akses terhadap informasi sensitif.
3: Pemisahan Tugas
Pisahkan tugas-tugas keuangan antara beberapa individu atau departemen untuk mencegah kesalahan atau penipuan. Misalnya, pemisahan antara tugas pencatatan, otorisasi, dan pemantauan transaksi keuangan.
4: Pelatihan dan Pendidikan
Berikan pelatihan, training, atau kursus kepada staf tentang pentingnya kontrol internal, serta bagaimana menerapkan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan dengan benar.
5: Monitoring dan Evaluasi
Lakukan monitoring teratur terhadap efektivitas sistem kontrol internal yang telah diterapkan, dan lakukan evaluasi secara berkala untuk mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan.
6: Kepatuhan dan Penegakan
Pastikan bahwa semua anggota tim mematuhi kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan, dan terapkan tindakan disiplin jika ditemukan pelanggaran.
7: Peninjauan Eksternal
Sesekali, pertimbangkan untuk melibatkan pihak eksternal, seperti akuntan atau auditor, untuk melakukan peninjauan independen terhadap sistem kontrol internal dan memberikan rekomendasi perbaikan jika diperlukan.
C: Penutup
Kita bisa memperbaiki kesalahan jika mengetahui dan menyedari bahwa itu kesalahan. Itulah pentingnya memahami kesalahan-kesalahan yang sering terjadi dalam pencatatan keuangan UMKM, sehingga tahu strategi untuk mencegahnya.
Apa saja kesalahan yang sering dilakukan UMKM?
Salah satu contoh kesalahan tersebut adalah pengaburan antara keuangan bisnis dan pribadi, serta pengabaian terhadap pencatatan transaksi kecil.
Untuk menghindari kesalahan-kesalahan tersebut, UMKM dapat menerapkan prosedur dan praktik terbaik dalam bisnis, antara lain melakukan pemisahan akun keuangan, penggunaan sistem pencatatan yang teratur, dan pendidikan kepada pemilik dan staf tentang pentingnya pencatatan keuangan yang akurat.
Dengan demikian, UMKM dapat meningkatkan kualitas informasi keuangan mereka dan mengurangi risiko kesalahan yang bisa merugikan bisnis.
Bagaimana menurut Anda? Silahkan tulis saran dan masukan di kolom komentar di bawah ini.
