Penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP) manajemen distribusi produk/ barang retail dan partai besar yang akurat dan tepat waktu serta didukung manajemen pemasaran yang dahsyat akan berdampak meningkatkan penjualan perusahaan cetar membahana!
So, standard operating procedure distribusi produk ini kudu diketahui, dipahami oleh siapapun yang mengelola bisnis.
Apapun momen-nya selalu siap sedia, lebaran, natal, tahun baru, musim pilkada, musim pemilihan legislatif dan musim pilpres serta siapapun yang menahkodahi kapal ini pun siap!
Langsung saja mari ikuti pembahasan dan cara membuatnya langkah demi langkah berikut ini…
Daftar Isi Artikel
01. Contoh SOP Manajemen Distribusi Produk Retail
A: Tujuan dan Fungsi SOP Manajemen Distribusi Produk Retail
Agar kesiapan itu benar-benar serius dipersiapkan dan dijalankan, maka perusahaan perlu menyiapkan standar operasional prosedur (SOP) yang akan menjadi pedoman dalam menjalankan aktivitas.
Dan saat ini, kami menyajikan contoh dan langkah-langkah membuat SOP Manajemen Distribusi Produk Retail dan Partai Besar pada sebuah perusahaan distribusi.
Mudah-mudahan bisa dijadikan referensi dan bermanfaat. Aamiin.
Pada contoh kali ini, perusahaan diasumsikan memiliki beberapa kantor cabang di berbagai kota.
Kantor-kantor cabang inilah sebagai ujung tombak yang bersentuhan langsung dengan pelanggan.
Bila produk jualan anda adalah minyak goreng, air mineral dan minuman ringan artikel ini pas banget untuk Anda 🙂
Contoh Standar Operasional Prosedur perusahaan yang pertama adalah tentang manajemen distribusi produk retail.
B: Format SOP Manajemen Distribusi Produk Retail
Format yang digunakan untuk membuat SOP Manajemen Distribusi Produk Retail masih seperti format-format sebelumnya yaitu terdiri dari : header, isi, dan pengesahan.
Rincian detilnya adalah sebagai berikut :
01: Tujuan
Mengatur pemenuhan kelengkapan dokumen pendukung administrasi produk yang dilaksanakan di semua kantor cabang perusahaan.
02: Ruang Lingkup
Prosedur ini dimulai dari permintaan produk dari kantor cabang sampai dengan pengiriman produk ke gudang kantor cabang perusahaan.
03: Definisi
Cabang adalah kantor cabang perusahaan
04: Referensi
ISO 9001
C: Flowchart Standar Operasional Prosedur Manajemen Distribusi
Alur prosedur SOP Manajemen Distribusi Produk Retail digambarkan dalam diagram alur berikut ini :
Keterangan :
Alur #1.
Tanggung Jawab :
Kantor Cabang
Deskripsi :
Cabang membuat Surat Pesanan ke Kantor Pusat
Dokumen Terkait :
Surat Pesanan Kantor Cabang
Alur #2.
Tanggung Jawab :
Kantor Pusat
Deskripsi :
Berdasarkan Surat Pesanan Kantor Cabang, Kantor Pusat menerbitkan Surat Pesanan Produk ke Prinsipal/Pabrik.
Dokumen Terkait :
Surat Pesanan Kantor Pusat
Alur #3.
Tanggung Jawab :
Prinsipal/Pabrik
Deskripsi :
Atas Pesanan Kantor Pusat Prinsipal menerbitkan Surat Perintah Setor
Dokumen Terkait :
Surat Perintah Setor
Alur #4.
Tanggung Jawab :
Kantor Pusat
Deskripsi :
Berdasarkan Surat Perintah Setor dari Prinsipal, Kantor Pusat melakukan pembayaran.
Dokumen Terkait :
Bukti Transfer
Alur #5.
Tanggung Jawab :
Prinsipal
Deskripsi :
Prinsipal memeriksa Bukti Transfer dan menerbitkan Surat Delivery Order
Dokumen Terkait :
Surat Delivery Order
Alur #6.
Tanggung Jawab :
Kantor Pusat
Deskripsi :
Kantor Pusat menerima Copy Delivery Order dari Prinsipal
Dokumen Terkait :
Copy Delivery Order
Alur #7.
Tanggung Jawab :
Kantor Cabang
Deskripsi :
Cabang mengambil produk atas Delivery Order yang diberikan Kantor Pusat sesuai dengan surat pesanan kantor Cabang.
Dokumen Terkait :
Tidak ada
***
Bagaimana jika produk dikembalikan oleh pelanggan karena produk tidak sesuai dengan pesanan?
Cara untuk menangani masalah ini, silahkan baca di SOP Tugas Customer Service tentang penanganan ketidaksesuaian pesanan.
02. Contoh SOP Manajemen Distribusi Produk Partai Besar
A: Format SOP Manajemen Distribusi Produk Partai Besar
Contoh standar operasional prosedur perusahaan berikutnya adalah tentang manajemen distribusi produk partai besar.
Format SOP yang digunakan untuk membuat SOP Manajemen Distribusi Produk Partai Besar sama dengan format SOP Manajemen Distribusi Produk Retail.
Format yang digunakan terdiri dari bagian Tujuan, Ruang Lingkup, Definisi dan Referensi, sedangkan untuk header, hanya beda pada judul dan nomor dokumen.
B: Flowchart SOP Manajemen Distribusi Produk Partai Besar
Untuk alur prosedurnya lebih panjang, dan bila digambarkan dalam sebuah diagram alur adalah sebagai berikut :
Flowchart Bagian #1:
Flowchart Bagian #2:
Keterangan Diagram Alur :
Alur #1.
Tanggung Jawab :
Prinsipal
Deskripsi :
Prinsipal menginformasikan mengenai harga produk jumlah produk yang akan dijual.
Dokumen Terkait :
Tidak ada
Alur #2.
Tanggung Jawab :
Kantor Pusat
Deskripsi :
Kantor Pusat menginformasikan ke cabang perihal informasi harga produk dan jumlah produk.
Dokumen Terkait :
Tidak ada
Alur #3.
Tanggung Jawab :
Kantor Cabang
Deskripsi :
Berdasarkan informasi alur #2 tersebut kantor cabang membuat penawaran harga kepada pembeli.
Dokumen Terkait :
Surat penawaran harga.
Alur #4–6
Tanggung Jawab :
Pembeli
Deskripsi :
Pembeli menerima penawaran harga dari kantor cabang perusahaan, jika setuju atas penawaran harga tersebut, pembeli membuat surat pesanan kepada kantor cabang perusahaan.
Bila tidak setuju, bisa negosiasi kembali dengan kantor cabang.
Dokumen Terkait :
Surat penawaran harga dan surat pesanan.
Alur #7-8
Tanggung Jawab :
Kantor Cabang
Deskripsi :
Setelah pembeli setuju dan kantor cabang menerima surat pesanan dari pembeli, kantor cabang membuat surat pesanan ke kantor pusat dan surat perintah setor kepada pembeli.
Dokumen Terkait :
Surat pesanan pembeli, surat pesanan cabang, surat perintah setor.
Alur #9.
Tanggung Jawab :
Pembeli
Deskripsi :
Setelah menerima surat perintah setor dari kantor cabang, pembeli melakukan pembayaran sesuai dengan surat perintah setor.
Dokumen Terkait :
Bukti transfer
Alur #10.
Tanggung Jawab :
Kantor cabang
Deskripsi :
Memeriksa bukti pembayaran dari pembeli dan mengkonfirmasi ke kantor pusat.
Dokumen Terkait :
Bukti transfer
Alur #11.
Tanggung Jawab :
Kantor pusat
Deskripsi :
Setelah menerima surat pesanan dari cabang, kantor pusat membuat surat pesanan ke prinsipal.
Dokumen Terkait :
Surat pesanan dari kantor pusat
Alur #12.
Tanggung Jawab :
Prinsipal
Deskripsi :
Berdasarkan surat pesanan dari kantor pusat, prinsipal menerbitkan surat perintah setor.
Dokumen Terkait :
Surat perintah setor
Alur #13.
Tanggung Jawab :
Kantor pusat
Deskripsi :
Atas surat perintah setor yang diterima, kantor pusat melakukan pembayaran sesuai dengan surat perintah setor dari prinsipal.
Dokumen Terkait :
Bukti transfer.
Alur #14.
Tanggung Jawab :
Prinsipal
Deskripsi :
Setelah prinsipal memeriksa bukti transfer dari kantor pusat perusahaan prinsipal menerbitkan surat delivery order (DO).
Dokumen Terkait :
Surat Delivery Order
Alur #15.
Tanggung Jawab :
Kantor pusat
Deskripsi :
Kantor pusat menerima dan memeriksa copy delivery order, apakah sudah sesuai dengan surat pesanan kantor pusat.
Dokumen Terkait :
Copy surat delivery order, surat pesanan kantor pusat.
Alur #16.
Tanggung Jawab :
Kantor cabang
Deskripsi :
Kantor cabang menerbitkan surat kuasa pengambilan Delivery Order asli pembeli dan dilampirkan copy delivery order.
Dokumen Terkait:
Surat kuasa, copy delivery order.
Alur #17-18.
Tanggung Jawab :
Pembeli
Deskripsi :
Pembeli mengambil delivery order asli dan dilampirkan surat kuasa asli dari kantor cabang, atas delivery order tersebut pembeli mengambil produk dari prinsipal.
Dokumen Terkait :
Surat delivery order, surat kuasa kantor cabang.
***
Dan untuk menambah wawasan tentang distribusi produk, mari saksikan video singkat berikut ini…
Kesimpulan
Distribusi barang adalah hal krusial yang perlu ditata dengan baik, akurat dan tepat waktu sehingga produk itu berada pada waktu yang tepat di tangan pelanggan dengan kondisi yang baik.
Agar hal itu bisa terwujud, maka perlu dibuat SOP manajemen distribusi barang yang akan memberikan prosedur sejak barang itu di gudang sampai ke gudang pelanggan.
Apalagi didukung juga dengan penerapan Accounting Tools & SOP Keuangan yang powerfull!
Demikian artikel yang membahas mengenai contoh dan cara membuat Standard Operating Procedure Manajemen Distribusi Produk Retail dan Partai Besar.
Semoga bermanfaat. Terima kasih .*****
