8 Contoh SOP Pengelolaan Gudang dan Cara Monitoring Stok Barang dengan Excel, Lengkap!



SOP Gudang adalah standar operasional prosedur yang digunakan sebagai pedoman dan panduan dalam manajemen gudang, mulai dari penerimaan, pemeriksaan, penyimpanan, pengeluaran, barang sampai laporan persediaan barang dari waktu ke waktu.

Jadi, bila manajemen gudang Anda masih berantakan dan anda ingin merancang SOP untuk bagian gudang, seperti:

  • prosedur penyimpanan barang di gudang
  • pengiriman barang dari gudang
  • tata tertib gudang
  • cara penyusunan barang di gudang

8 Contoh SOP Gudang/ SOP Warehouse ini semoga jadi inspirasi untuk melaksanakan manajemen gudang yang baik. Satu lagi sebagai artikel bonus, saya sajikan cara membuat stok barang masuk dan keluar dengan Excel. Langsung saja ikuti pembahasannya berikut ini…

Aktivitas Gudang

Apa saja aktivitas yang biasa dilakukan di gudang?

Secara umum, aktivitas di gudang meliputi berbagai langkah untuk mengelola, menyimpan, dan mendistribusikan barang atau produk. Dan, berikut ini delapan aktivitas yang dilakukan di gudang, yaitu:

1: Proses Penerimaan Barang

Gudang menerima barang dari berbagai sumber sebagai akibat dari proses pembelian bahan baku, bahan pembantu, maupun barang dagangan dari supplier. Informasi barang-barang yang baru diterima harus diidentifikasi, diperiksa, dan dicatat ke dalam sistem manajemen gudang, antara lain terkait dengan:

  • jumlah,
  • kualitas,
  • kondisi barang.

2: Proses Pemisahan dan Pemilahan Barang

Setelah aktivitas pertama dilakukan, pegawai gudang selanjutnya melakukan penggolongan dan menyusun barang-barang sesuai dengan jenis, ukuran, atau karakteristik lainnya.

Dan, perlu dipahami juga bahwa proses pemilahan melibatkan pengelompokan barang ke dalam kategori yang sesuai untuk memudahkan akses.

3: Menerapkan Metode Penyimpanan Barang yang Tepat

Barang yang telah dipisahkan dan dipilah selanjutnya disimpan di lokasi penyimpanan yang tepat.

Mengapa perusahaan perlu menggunakan metode penyimpanan yang baik? Alasannya, karena dengan sistem penempatan barang yang efisien membantu mengurangi waktu pencarian dan meningkatkan efisiensi.

4: Menjalankan Pemeliharaan Stok/Persediaan Barang

Aktivitas pemeliharaan stok atau persediaan meliputi monitoring tingkat stok untuk menghindari kekurangan atau kelebihan persediaan. Sistem pemeliharaan perlu dijalankan dengan baik agar bisa membantu melakukan proses re-order tepat waktu.

5: Proses Picking (Pengambilan Barang)

Barang yang diperlukan untuk pengiriman atau pemenuhan pesanan dipilih dari persediaan yang ada di gudang.

Bagaimana metode pengambilan barang yang baik?

Proses pengambilan dapat dilakukan dengan metode manual atau menggunakan sistem otomatis seperti sistem penunjuk barang (pick-to-light) atau sistem penyimpanan otomatis.

6: Proses Packing (Pengepakan)

Proses ini lakukan setelah barang yang sudah dipilih kemudian dikemas dengan benar untuk pengiriman atau distribusi.

Salah satu upaya agar pengepakan efisien, maka perusahaan menggunakan kemasan yang sesuai dan tahan terhadap kerusakan selama proses pengiriman.

7: Shipping (Pengiriman)

Proses pengiriman barang yang telah dikemas ke customer, penyalur, dan pengecer lainnya menggunakan armada internal atau perusahaan logistik seperti JNE.

Untuk memudahkan dalam memantau proses pengiriman barang, biasanya perusahaan menggunakan sistem informasi untuk pelacakan dan pemantauan.

8: Penerapan Sistem Manajemen Gudang

Untuk membantuk pengelolaan aktivitas gudang secara keseluruhan, perusahaan bisa menerapkan software atau aplikasi gudang sesuai kebutuhan, antara lain untuk pelaporan, pemantauan stok, dan kinerja secara keseluruhan.

Selain itu, dengan aplikasi gudang, bisa membantu perusahaan dalam proses pengambilan keputusan dan perbaikan proses.

Apakah delapan proses tersebut berlaku di semua jenis perusahaan? Secara umum “iya”, dan bila kita ingin mengetahui dan melihat praktik nyata dari 8 aktivitas tersebut, perhatikan proses di e-commerce, distribusi logistik, dan manufaktur.

SOP Gudang – Penerimaan Barang

tips mengatur keuangan rumah tangga menurut islam

Mengapa Perlu SOP Manajemen Gudang

Pertumbuhan dan perkembangan sebuah perusahaan sangat tergantung pada pengelolaan gudang.

Arus keluar masuk barang dan penataan yang semrawut, kotor, serta tidak aman, akan mempercepat laju kebangkrutan perusahaan.

Sebaliknya, arus keluar masuk barang yang terdata dengan baik akan membuat barang selalu terjaga dan sampai di tangan konsumen tepat waktu serta dalam kondisi prima.

Kebersihan dan keamanan yang terjaga akan mengurangi kerugian perusahaan. Langsung saja mari dimulai pembahasannya step-by-step ….

Format SOP Penerimaan Barang

Format SOP yang digunakan untuk membuat SOP warehouse ini masih sama dengan format contoh SOP perusahaan sebelumnya, yaitu kombinasi antara narasi dan flowchart pembelian.

Perhatikan step by step cara pembuatan SOP dan contoh format SOP berikut ini :

A. Tujuan:

Untuk menjelaskan kegiatan penerimaan barang di gudang dan pengiriman barang untuk memastikan bahwa barang yang telah diterima atau dikirim telah sesuai dengan purchasing order (PO) atau Delivery Order (DO).

B. Bahan dan alat :

  • Delivery Order (DO)
  • Surat Pesanan
  • Kendaraan
  • Troley

C. Kualifikasi Pegawai :

Pegawai yang ditunjuk

D. Prosedur :

  • Saat penerimaan barang sebaiknya menggunakan checklist seperti pada dibawah ini
  • Gudang hanya boleh menerima produk sesuai dengan surat pesanan.
  • Meminta persetujuan Manajer Logistik atau pegawai yang ditunjuk jika ada barang yang tidak dapat dipesan sebelum produk diterima.

E. Checklist Penerimaan Barang :

  • Nama dan jumlah barang yang datang sesuai dengan surat pesanan.
  • Kebenaran jenis dan jumlah barang yang diterima.
  • Tidak terlihat tanda-tanda kerusakan.
  • Tidak ditemukan kebocoran dan sebagainya.
  • Jangka waktu kadaluarsa yang memadai.
  • Kebenaran kondisi kemasan seperti yang disyaratkan.

Selain memuat item-item keterangan seperti di atas, dalam checklist sebaiknya juga memuat kolom yang berisi penjelasan singkat dari setiap item keterangan.

Untuk bentuk lengkapnya bisa seperti berikut ini :

Conroh SOP Gudang
Conroh SOP Gudang checklist-penerimaan-barang-01

Manajemen Keuangan Profil

Profesional lulusan ekonomi yang menekuni ERP (SAP), Accounting Software, Business Analyst dan berbagi pengalaman pekerjaan Finance & Accounting.