Standar Operasional Prosedur – SOP Penambahan Dana Kas

SOP penambahan dana kas kecil dan step-by-step cara membuatnya adalah jawaban serta penjelasan pertanyaan dari pembaca setia website manajemen keuangan.

Pembaca tersebut menjelaskan bahwa di perusahaannya menggunakan sistem pengelolaan dana kas dengan menggunakan:

  • Kas Besar (rekeneing giro),
  • Bank Penampungan, dan
  • Kas kecil.

Ketika ada keperluan untuk penambahan dana kas kecil, ada 2 (dua) prosedur kerja yang dilakukan, yaitu:

  1. Menggunakan cek dan disetor ke bank penampungan
  2. Kasir akan mengambil uang cash menggunakan ATM

Dengan fakta proses bisnis seperti itu, bagaimana bila perusahaan ingin membuat standar operasional prosedur?

Langsung saja yuk kita buat dan susun standar operasional prosedur penambahan dana kas kecil

 

01: Mengenal Apa itu SOP?

manajemen dana kas kecil

A: Definisi SOP Secara Umum

Izinkna sedikit me-refresh kembali tentang Apa itu SOP?

SOP adalah kumpulan urutan aktivitas yang harus dijalankan agar mencapai hasil kegiatan sesuai dengan yang diharapkan.

Atau sebuah dokumen panduan yang berisi metode khusus untuk melakukan aktivitas dengan konsisten.

Fungsi SOP antara lain untuk membuat standar aktivitas kerja agar konsistensi produk dan jasa dapat terjaga dengan baik.

Sehingga kepuasan pelanggan pun terus terjaga dengan baik.

Coba bayangkan, misalnya sebuah perusahaan besar yang memiliki cabang di berbagai daerah, bahkan luar negeri tidak memiliki standar kerja.

Akan amburadul kan?

Selain alasan tersebut, keberadaan SOP seringkali merupakan keharusan yang ditetapkan oleh pemerintah, bank sentral, dan persyaratan standar sistem manajemen.

Seperti ISO 9000, 14000, OHSAS 18001.

Lalu apa yang dimaskud SOP Penambahan Kas Kecil?

Dari pengertian SOP secara umum di atas, kita dapat mendefinisikan SOP Penambahan Dana Kas adalah dokumen panduan yang berisi kumpulan aktivitas penambahan dana kas kecil.

 

02: SOP Penambahan Dana Kas Kecil

dana kas kecil adalah

A: Cara Membuat SOP Penambahan Dana Kas Kecil

Sebelum membuat Standard Operating Procedure, perusahaan sebaiknya membuat business process mapping.

Atau melakukan pemetaan terhadap proses bisnisnya, yakni mendata secara detil aktivitas yang ada di perusahaan.

Setelah melakukan identifikasi terhadap semua aktivitas yang ada, selanjutnya merapikan urutan setiap proses dari awal sampai akhir.

Jika aktivitas penambahan dana kas, berarti perusahaan harus mengurutkan proses tersebut mulai dari awal hingga kegiatan itu berakhir.

Setelah seluruh kegiatan diurutkan, langkah selanjutnya adalah menjabarkan kegiatan tersebut dengan informasi yang lebih lengkap,

Bila perusahaan sudah menyelesaikan pemetaan proses bisnisnya, lengkap dengan penjelasannya.

Selanjutnya melakukan analisa untuk:

  • menentukan perlu tidaknya SOP,
  • jumlah SOP yang dibutuhkan, apakah SOP dibuat detil atau tidak, serta
  • monitoring pelaksanaan SOP.

 

B: Langkah-Langkah Membuat SOP Penambahan Dana Kas Kecil

manajemen cash

Sekarang waktunya untuk menyusun Standard Operating Procedure Penambahan Dana Kas Kecil

Untuk membuat SOP saya membagi menjadi 2 (dua) bagian, yaitu:

  1. Bagian Utama Standard Operating Procedure (SOP)
  2. Atribut Standard Operating Procedure (SOP)

 

01: Bagian Utama SOP Penambahan Kas Kecil

Bagian utama Standard Operating Procedure biasanya disajikan pada bagian tubuh. Bagian ini terdiri dari:

(a) Tujuan

Pada bagian ini berisi penjelasan tentang tujuan dibuatnya SOP.

Misalnya: SOP penambahan Dana Kas ini dibuat sebagai panduan dan alat monitoring bagian keuangan untuk menjalankan aktivitas tentang penambahan dana kas.

 

(b) Ruang lingkup

Bagian ini berisi penjelasan mengenai cakupan Standard Operating Procedure.

Misalnya: SOP ini mencakup proses persiapan hingga penyimpanan dokumen (arsip) penambahan dana kas.

 

(c) Tanggungjawab

Bagian ini berisi penjelasan tentang siapa bertanggung jawab apa.

Misalnya: Staff Keuangan bertanggung jawab terhadap persiapan dokumen, pencairan, dan penyimpanan dokumen penambahan dana kas.

 

(d) Ketentuan/Kebijakan

Bagian ini berisi tentang aturan dan syarat-syarat yang harus dipatuhi ketika menjalankan Standard Operating Procedure.

 

(e) Definisi

Bagian definisi berisi penjelasan dari istilah-istilah yang digunakan dalam Standard Operating Procedure tentang penambahan dan kas ini.

Misalnya: kas kecil, rekening bank

 

(f) Referensi

Bagian referensi berisi mengenai sumber referensi yang digunakan dalam Standard Operating Procedure penambahan dana kas kecil ini.

Misalnya peraturan perusahaan, quality management system, PSAK.

 

(g) Peralatan

Bagian peralatan berisi penjelasan tentang peralatan dan alat kerja serta alat-alat pendukung lain yang digunakan dalam pelaksanaan SOP penambahan dana kas. Misalnya software akuntansi yang digunakan.

 

(h) Peringatan

Elemen dalam peringatan ini berisi penjelasan mengenai hal-hal yang perlu diperhatikan saat menjalankan aktivitas pekerjaan.

Misalnya: penulisan invoice harus jelas dan tidak ada tip ex.

 

(h) Prosedur Penambahan Kas Kecil

Dalam bagian prosedur berisi penjelasan tentang urutan kerja, siap yang mengerjakan dan bagaiaman cara mengerjakannya.

Penjelasan bisa sederhana atau rinci tergantung pada kebutuhan.

Dan prosedur penambahan dana kas kecil adalah sebagai berikut:

Prosedure #1:

Bagian Keuangan harus menyusun cash flow yang dijabarkan dalam rencana kebutuhan operasional atas dasar anggaran, termasuk kebutuhan yang harus segera dibayar.

Dan dikirim ke Bagian Akuntansi.

 

Prosedure #2:

Untuk kebutuhan lain yang tidak dianggarkan dan dianggap penting, Bagian Keuangan dapat mengajukan permohonan khusus kepada direktur untuk mendapatkan tambahan dana.

 

Prosedure #3:

Dokumen yang sudah diverifikasi oleh bagian akuntansi, kemudian diparaf oleh manajer akuntansi, manajer keuangan, GM keuangan (tergantung struktur perusahaan)

 

Prosedure #4:

Berdasarkan dokumen yang sudah diverifikasi dan disetujui untuk penambahan dana kas, kemudian bagian keuangan membuat aplikasi bilyet giro (BG) atau cek.

 

Prosedure #5:

Kuasa penandatanganan cek atau bilyet giro dilakukan oleh manajemen keuangan atau pejabat perusahaan yang ditunjuk berdasarkan surat kuasa direksi .

 

Prosedure #6:

Aplikasi bilyet giro atau cek yang telah divalidasi bank kemudian di arsip sebagai bukti penambahan dana kas kecil.

 

Prosedure #7:

Penarikan dana kas kecil oleh staf keuangan atau kasir hanya bisa dilakukan dengan menggunakan ATM.

Misalnya ATM BCA dan ATM Mandiri.

 

(i) Lampiran

Bagian lampiran ini berisi merupakan bagian Standard Operating Procedure yang tidak bisa dimasukkan dalam badan SOP.

Lampiran ini bisa juga berupa dokumen pendukung dari luar perusahaan.

Misalnya peraturan pemerintah, pajak.

 

02: Atribut SOP Penambahan Kas Kecil

Pengelolaan Cash Perusahaan

Atribut Standard Operating Procedure biasanya diletakkan di bagian header atau footer.

Beberapa atribut penting yang biasa digunakan dalam Standard Operating Procedure adalah :

(a) Judul

Bagian judul berisi kalimat singkat yang dapat mendeskripsikan keseluruhan Standard Operating Procedure.

Misalnya: SOP Penambahan Dana Kas Kecil

 

(b) Nomor Standard Operating Procedure

Bagian SOP berisi tentang nomor identitas untuk memudahkan dalam monitoring dan pengawasan.

Misalnya: MKN-SOP-05.23.8-18

 

(c) Tanggal berlaku

Berisi waktu berlakunya Standard Operating Procedure.

Misalnya: 01 Agustus 2018

 

(d) Nomor revisi

Bagian ini menunjukkan pejelasan tentang revisi, apakah pernah direvisi, berapa kali dan kapan waktu revisi.

Misalnya: 2 kali revisi.

 

(e) Nomor halaman

Berisi tentang halaman berapa dari berapa halaman.

Misalnya:  2 dari 4

 

(f) Pengesahan/persetujuan

Bagian ini berisi tentang penanggung jawab penyusunan SOP lengkap dengan nama, jabaran, dan tanda tangan.

 

(g) Format Standar Operasional Prosedur Penambahan Kas Kecil

Untuk menyusun SOP penambahan dana kas kecil kami menggunakan format narasi.

Yaitu berupa deskripsi dengan menggunakan kalimat yang singkat atau panjang dan lengkap tergantung kebutuhan perusahaan.

 

03: Contoh SOP Perusahaan Penambahan Dana Kas Kecil

cash management

Contoh SOP perusahaan penambahan dana kas  kecil ini diambil dari bagian kedua.

Dengan menyatukan tiap elemennya menjadi satu Standard Operating Procedure yang lengkap seperti berikut ini:

 

A: SOP Pengelolaan Kas Halaman #1:

SOP Perusahaan - Dana Kas Kecil

Contoh SOP Perusahaan Penambahan dana kas kecil

Contoh SOP Perusahaan Penambahan Kas Kecil
Contoh SOP Perusahaan Penambahan Kas Kecil – footer

 

B: SOP Pengelolaan Kas Halaman #2:

Contoh SOP penambahan dana Kas Kecil

Contoh SOP Penambahan Dana Kas Kecil
Contoh SOP Penambahan Dana Kas

 

04: Kesimpulan

Kas adalah elemen vital perusahaan.

Oleh karena itu, pengelolaan kas kecil dan kas besar harus dilakukan sebaik-baiknya.

Baik pengelolaan penambahan kas maupun pengelolaan pengeluaran kas.

Dan salah satu upaya untuk menjalankan sistem manajemen kas yang benar adalah dengan membuat SOP Penambahan Dana Kas Kecil.

Dana kas kecil setiap bulannya diberikan dalam jumlah tertentu sesuai kebijakan dan kebutuhan perusahaan, di mana dana kas kecil biasanya diambil dari dana kas besar.

Demikian yang dapat saya sampaikan mengenai topik cara membuat SOP pengelolaan kas kecil perusahaan , khususnya tentang penambahan dana kas kecil.

Bila Anda ingin merapikan dan menerapkan prosedur pengelolaan kas, saran saya Klik Accounting Tools SOP.

Semoga bermanfaat dan terima kasih.

manajemen keuangan dan SOP