Contoh dan Langkah Praktis Membuat SOP Pengeluaran Kas Bon Sementara

Contoh dan Langkah Praktis Membuat SOP Pengeluaran Kas dengan Bon Sementara

Pengeluaran kas untuk memenuhi kebutuhan yang mendadak di sebuah perusahaan seringkali tak terhindarkan, mulai dari yang jumlahnya recehan hingga tak terbatas (bila mau dipenuhi) ­čÖé

Misalnya, karyawan sakit dan segera membutuhkan pengobatan. Ia terpaksa meminjam uang sementara (bon) ke perusahaan, atau kebutuhan dana mendadak untuk sebuah proyek, padahal belum waktunya perusahaan mencairkan dana belanja.

Pihak manajemen harus mengetahui tingkat efektifitas setiap pengeluaran kas, berapa pun jumlahnya, kecil atau besar.

Kecuali bila anda 100% ingin meng-ikhlaskan uang yang keluar itu sebagai sedekah, mungkin tidak perlu dicatat dan dianalisa, bahkan kalau perlu dilupakan ­čÖé

Betul atau tidak?

Nah, berkaitan dengan upaya untuk menciptakan efektifitas pengeluaran uang dengan bon sementara, maka perusahaan perlu membuat SOP ( standard operating procedure).

Bagaimana langkah-langkah membuat SOP tersebut? Baca terus artikel ini…

Dan seperti biasanya dilengkapi dengan contoh  standar operasional prosedur, mulai dari contoh format SOP hingga contoh SOP perusahaan swasta, misalnya perusahan dagang dengan SOP Manajemen Distribusi-nya

***

01. Pengertian SOP Pengeluaran Kas dengan Bon Sementara

Sebagaimana dijelaskan pada paragraf pertama di artikel ini, bahwa perusahaan sering menghadapi pengeluaran uang yang mendadak, sehingga perlu dibuat SOP yang menjadi prosedur pengeluaran kas tersebut.

Jadi, SOP Pengeluaran Kas dengan Bon Sementara adalah prosedur yang dibuat sebagai usaha untuk mengelola pengeluaran kas agar efektif dan efisien. Dalam hal ini pengeluaran kas dengan bon sementara.

Kenapa harus efektif?

Kas adalah laksana aliran darah dalam mahluk hidup. Bila aliran darah tersebut terganggu, misalnya tersumbat, maka tubuh pun akan sakit. Tersumbatnya di kepala, akan mengakibatkan stroke, itu salah satu contohnya. Apalagi tanpa darah, maka akan mati!

Demikian juga dengan perusahaan, bila aliran kas terganggu maka jalannya roda perusahaan pun akan terganggu. Bahkan bisa bangkrut!

Tak ada yang mau seperti itu kan?

 

02. Langkah Praktis Membuat SOP

Setelah kita melakukan observasi dan analisa aktivitas pengeluaran kas dengan bon sementara, maka langkah-langkah berikutnya yang harus dilakukan adalah:

a) Menentukan format yang akan digunakan

Format SOP yang kami gunakan adalah narasi. Contoh format SOP secara utuh bisa dilhat pada paragraf berikutnya, ikuti terus pembahasannya.

contoh SOP Pengeluaran Kas Bon

Dalam format ini, SOP dibagi menjadi 3 bagian pokok, yaitu: 1) Header, 2) Isi dan Uraian termasuk flowchart, dan 3) Pengesahan.

Mari di-urai tiap bagiannya….

Header

Pada bagian ini, hal-hal yang perlu disajikan adalah tentang identitas perusahaan, bisa berupa logo atau identitas lainnya.

Judul standar operasional prosedur menjadi hal terpenting kedua yang perlu disajikan di header. Judul ini menjadi penanda/identitas SOP.

Bisa anda bayangkan sendiri seandainya tidak ada judulnya, bisa jadi seperti manusia yang tidak memiliki nama. Bingung kan mau dipanggil apa? Masa dipanggil Mr. X atau Mrs Y ­čÖé

Waktu diberlakukannya SOP menjadi elemen berikutnya yang mesti ada di bagian header.

Elemen ini perlu ada agar ada kejelasan tentang kapan SOP itu diimplementasikan, sekaligus untuk mengukur waktu yang diperlukan sejak pertama kali diberlakukan hingga lancar tanpa kendala.

Selanjutnya perlu disajikan juga nomor dokumen. Hal ini untuk memudahkan dalam identifikasi SOP. Jumlah dan jenis SOP banyak, bila tidak ada nomor dokumen maka akan menyulitkan perusahaan.

Elemen berikutnya yang perlu ada di bagian header adalah elemen revisi, termasuk kapan dilakukan revisi dan berapa kali revisi itu dilakukan.

Jumlah halaman menjadi elemen terakhir yang menjadi pertimbangkan untuk disajikan di header. Elemen ini menerangkan berapa jumlah keseluruhan halaman yang ada di SOP tersebut.

Bila ke-tujuh elemen di bagian header tersebut disatukan, bentuknya kira-kira seperti berikut ini:

contoh SOP header

Isi dan Uraian SOP

Pada bagian ini, paling tidak ada 5 hal pokok yang perlu disajikan dalam SOP Pengeluaran Kas dengan Bon Sementara, yaitu:

1. Ruang Lingkup SOP

Prosedur ini dimulai sejak adanya permohonan pengeluaran kas dengan bon sementara untuk keperluan yang mendesak dan berakhir setelah kasir mengeluaran uang.

Dan berikut ini contoh form bon sementara:

contoh form bon sementara

2. Pengendalian Internal

Dalam pengendalian internal ini ada beberapa point yang perlu diperhatikan, berikut ini contohnya:

  • Permohonan pengeluaran kas dengan bon sementara diverifikasi manajer akuntansi dan ditandatangi oleh pemohon.
  • Pengeluaran Kas dengan bon sementara hanya untuk keperluan yang mendesak.
  • Penerima uang menandatangani bon sementara dengan mencantumkan nama jelas.
  • Bon sementara harus dipertanggungjawabkan paling lambat 2X24jam sejak uang dikeluarkan oleh kasir.
  • Setiap pengeluaran dengan bon sementara dicatat di buku pengeluaran kas khusus bon sementara.

SOP Pengeluaran Kas Bon

3. Sistem Otorisasi

Untuk mengajukan permohonan dana, pemohon harus mengisi form bon sementara. Setelah ditandatangani oleh pemohon, selanjutnya pemohon meminta persetujuan dari atasan pemohon dan atasan dari atasan pemohon.

Setelah form bon sementara mendapat verifikasi dari manajer akuntansi keuangan, selanjutnya pemohon bisa mencairkan ke bagian keuangan (kasir).

 

4. Pihak-pihak yang terlibat dalam pengendalian internal

  • Divisi Akuntansi dan Keuangan
  • Manajer atau kepala divisi pemohon
  • Kasir

5. Dokumen yang digunakan

  • Form Bon Sementara

 

Prosedur Pelaksanaan dalam Flowchart  

Proses dan prosedur SOP Pengeluaran Kas dengan Bon Sementara bila dirangkai dalam sebuah flowchart adalah seperti berikut ini:

contoh SOP Flowchart

Perhatikan flowchart di atas, secara sederhana dapat dijelaskan sebagai berikut:

  • Yang berkepentingan membuat permohonan pengeluaran uang dengan form BON SEMENTARA yang telah disetujui atasannya.
  • Bagian Akuntansi & Keuangan menerima permohonan pengeluaran Bon Sementara.
  • Kepala bagian akuntansi & keuangan memverifikasi kelayakan pengeluaran bon sementara.
  • Bila disetujui, Bon Sementara selanjutnya dapat diajukan ke Kepala Cabang /Divisi untuk mendapat persetujuan.
  • Bon sementara diserahkan ke kasir sebagai dasar pengeluaran dana.
  • Kasir mengeluarkan uang tunai dan dicatat di buku pengeluaran Bon Sementara.
  • Yang berkepentingan menerima uang tunai dengan menandatangani dan mencantumkan nama jelas pada Bon Sementara.

membuat sop pengeluaran kas bon

Bagian Pengesahan

Bagian ini berisi nama-nama dan tanda tangan dari pihak-pihak yang membuat, memeriksa, dan menyetujui SOP Pengeluaran Kas dengan Bon Sementara.

Contoh bentuk dari bagian pengesahan adalah seperti berikut ini:

contoh SOP bagian pengesahan

 

b) Mengimplementasikan di lapangan

Setelah selesai membuat format lengkap dan sudah mendapat pengesahan dari pihak berwenang, langkah berikutnya adalah meng-implementasikan SOP Pengeluaran Kas.

Saat implementasi ini, semua pihak perlu memberikan support demi keberhasilan implementasi SOP.

Bila pertama kali SOP ini dilaksanakan, kekeliruan dan kesalahan yang terjadi adalah hal lumrah. Semua perlu proses.

 

c) Me-review hasil implementasi di lapangan

Langkah ini dilakukan saat atau setelah SOP Pengeluaran Kas dimplementasikan di lapangan. Review dilakukan sejak awal sampai kondisi terakhir.

Kendala dan kelebihan apa saja yang dihadapi saat implementasi? Semua data dikumpulkan dan dianalisis.

 

d) Melakukan revisi dan perbaikan

Hasil dari langkah (c), yaitu mereview pelaksanaan SOP adalah melakukan revisi dan perbaikan terhadap SOP Pengeluaran Kas.

Perbaikan bisa dilakukan pada semua bagian, dari header isi utama dan prosedur.

 

e) Meng-implementasikan kembali SOP yang sudah direvisi

Setelah dilakukan perbaikan dan revisi terhadap dokumen SOP, langkah selanjutnya adalah meng-implementasikan kembali SOP tersebut.

Seharusnya bisa berjalan dengan baik, kalau pun masih ada kekurangan sifatnya tak seberapa dan tidak berpengaruh terhadap SOP secara keseluruhan.

 

f) Secara berkala melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan SOP

Kesempurnaan itu milik yang maha sempurna, so…. walaupun kita sudah berupaya untuk meminimalisir kekurangan SOP, perkembangan di lapangan seringkali berubah dengan cepat.

Oleh karena itu secara terus menerus dan berkelanjutan, evaluasi SOP tetap dilakukan.

 

03. Contoh SOP Lengkap

Dari langkah kedua, kita mendapatkan satu contoh SOP Pengeluaran Kas dengan Bon Sementara dengan format yang lengkap, seperti berikut ini:

Halaman 01:

contoh sop pengeluaran kas bon hal 1

Halaman 02:

contoh sop pengeluaran kas bon halaman 2

04. Kesimpulan

Berbicara dan membahas tentang SOP (standar operasional prosedur) memang menarik dan tak ada habisnya.

Setiap bagian dari aktivitas di perusahaan sebaiknya dibuatkan SOP. Apalagi berkenaan dengan pengeluaran kas.

Apa tujuannya? Tentu agar visi dan misi perusahaan dapat tercapai dengan lebih ter-struktur, sistemik dan smooth.

Dan SOP pengeluaran kas ini menjadi salah satu aktivitas penting yang perlu mendapat prioritas dan perhatian penuh.

Contoh dan langkah-langkah membuat SOP yang baik dan benar yang disajikan di sini bisa menjadi referensi bagi anda dalam membuat SOP untuk usaha/bisnis anda.

Contoh lain silahkan baca di Begini Cara Membuat SOP yang Terbukti Mudah dan Praktis

Tentunya tidak harus seperti contoh di sini, mungkin masih memerlukan penambahan dan pengurangan sesuai bidang dan bisnis proses usaha/bisnis anda.

Semoga bermanfaat.

***

sop akuntansi keuangan powerful