Inilah 2 Metode Praktis Pencatatan Persediaan Barang yang akan Membantu Mengawasi Barang-barang dalam Gudang Anda




2 metode pencatatan persediaan barang
sumber gambar : www.smallbusiness.chron.com

 

Ada 2 metode yang digunakan untuk melakukan pencatatan persediaan barang.

Mengapa perlu dicatat?

Nilai Persediaan digunakan sebagai salah satu dasar untuk menyusun laporan keuangan. Bila terjadi kesalahan dalam pencatatan maka akan mempengaruhi tingkat akurasi dari laporan keuangan tersebut.

sudah ngeh kan?

Selain itu, manfaat yang diperoleh dengan melakukan pencatatan persediaan barang di gudang adalah akan bisa mendeteksi pergerakan barang dengan lebih cepat sehingga akan mengurangi resiko kehilangan barang dan kerusakan barang.

Ujung dari semua itu adalah keuntungan perusahaan yang bisa dicerminkan dari laporan keuangan perusahaan.

Lalu metode apa saja yang digunakan untuk mencatat persediaan barang? berikut ini penjelasannya:

 

#1. Metode fisik

Penggunaan metode fisik mengharuskan adanya perhitungan barang yang masih ada pada tanggal penyusunan laporan keuangan.

Perhitungan persediaan (stock opname) ini diperlukan untuk mengetahui berapa jumlah barang yang masih ada dan kemudian diperhitungkan harga pokoknya (HPP).

Dengan menggunakan metode ini mutasi persediaan barang tidak diikuti dalam buku-buku. Setiap pembelian barang dicatat dalam rekening pembelian.

Karena tidak ada catatan mutasi persediaan barang maka harga pokok penjualan (HPP) juga tidak dapat diketahui sewaktu-waktu.

Harga pokok penjualan baru dapat dihitung apabila persediaan akhir sudah dihitung.
Perhitungan harga pokok penjualan (HPP) dilakukan dengan cara sebagai berikut :

cara perhitungan hpp

 

Masalah yang akan timbul jika menggunakan metode fisik adalah jika ingin menyusun laporan keuangan jangka pendek ( interim ) misalnya bulanan, maka ada keharusan untuk mengadakan perhitungan fisik atas persediaan barang.

Bila barang yang dimiliki jenis dan jumlahnya banyak, maka perhitungan fisik akan memakan waktu yang cukup lama dan akibatnya laporan keuangan juga akan terlambat.

Bila ingin download form dan template laporan keuangan, saya sudah membuatkannya dan silahkan unduh file-nya di download form laporan keuangan.

Tidak diikutinya mutasi persediaan dalam buku menjadikan metode ini sangat sederhana baik pada saat pencatatan pembelian maupun pada waktu melakukan pencatatan penjualan.

Berdasarkan pengalaman saya, keterlambatan dalam penyusunan laporan keuangan sebenarnya bisa diatasi dengan cara melakukan penghitungan fisik persediaan barang secara bertahap.

Bagaimana caranya?

Cara yang pernah saya lakukan adalah sebagai berikut :

1. Meminta bantuan dari karyawan di bagian gudang untuk mengatur letak dan susunan persediaan barang dengan rapi, sehingga akan mempercepat dan memudahkan perhitungan serta pengecekan fisik barang.

2. Membagi tugas penghitungan fisik persediaan barang kepada beberapa orang. Bila jenis dan jumlah barang yang akan dihitung banyak, jumlah personalnya juga diperbanyak.

3. Melakukan penghitungan dan pengecekan fisik persediaan barang secara bertahap. Tahap pertama diawali menjelang tanggal akhir periode dan diakhiri paling lambat awal bulan.

Cara ini akan meningkatkan akurasi dalam perhitungan karena tidak dibatasi dengan tenggang waktu yang sempit.

Selain itu petugas penghitungan tidak merasa tertekan dan stres. Dan yang lebih penting lagi adalah penyusunan laporan keuangan bisa selesai tepat waktu.

Lalu ada yang bertanya :

“ Bila dilakukan secara bertahap, misalnya dalam 3 hari, apakah akurasi perhitungannya bisa dipercaya?”

“Bukankah selama 3 hari itu sudah terjadi transaksi pengeluaran dan pemasukan barang?”

“Ataukah selama 3 hari itu seluruh aktivitas keluar masuk barang dihentikan?”

Akurasi perhitungan persediaan barang bisa diciptakan dengan cara menghitung semua barang yang keluar dan masuk selama 3 hari itu.

Datanya dari mana? Ambillah dari faktur pembelian dan penjualan.

Selisih antara barang yang masuk dan keluar itulah nati yang ditambahkan atau dikurangan dari posisi awal saat kita melakukan penghitungan fisik persediaan barang.

Jadi tidak perlu menghentikan aktivitas keluar masuk barang di gudang.

 

#2. Metode perpetual (buku)

Bila menggunakan metode buku (perpetual) setiap jenis persediaan dibuatkan rekening sendiri-sendiri yang merupakan buku pembantu persediaan.

Rincian dalam buku pembantu bisa diawasi dari rekening kontrol persediaan barang dalam buku besar. Rekening yang digunakan untuk mencatat persediaan ini terdiri dari beberapa kolom yang dapat dipakai untuk mencatat pembelian, penjualan dan saldo persediaan.

Setiap perubahan dalam persediaan diikuti dengan pencatatan dalam rekening persediaan sehingga jumlah persediaan sewaktu-waktu dapat diketahui dengan melihat kolom saldo dalam rekening persediaan.

Masing-masing kolom dirinci lagi untuk kuantitas dan harga perolehannya.

Penggunaan metode buku (perpetual) akan memudahkan penyusunan neraca dan laporan laba rugi jangka pendek, karena tidak perlu lagi mengadakan perhitungan fisik untuk mengetahui jumlah persediaan akhir.

Walaupun neraca dan laporan laba rugi dapat segera disusun tanpa mengadakan perhitungan fisik atas barang. Namun lebih baiknya minimal tiap setahun sekali perlu diadakan pengecekan apakah jumlah barang dalam gudang sesuai dengan jumlah dalam rekening persediaan.

Pengecekan ini dilakukan dengan cara membandingkan hasil perhitungan fisik dengan jumlah dalam rekening persediaan.

Bila terdapat selisih jumlah persediaan antara hasil perhitungan fisik dengan saldo rekening persediaan, dapat diadakan penelitian terhadap sebab-sebab terjadinya perbedaan itu.

Apakah selisih itu normal dalam dalam arti susut atau rusak, ataukah tidak normal, yaitu diselewengkan atau hilang karena pencurian.

Selisih yang terjadi akan dicatat dalam rekening Selisih Persediaan dan rekening lawannya adalah rekening Persediaan Barang.

Selisih persediaan               xxx
        Persediaan Barang                    xxx

Bila jumlah dalam gudang lebih kecil dibanding dengan saldo rekening persediaan maka rekening persediaan dikurangi dan sebaliknya bila jumlah barang di gudang lebih besar dibanding dengan saldo rekening maka rekening persediaan ditambah.

Dengan demikian rekening harga pokok penjualan (HPP) hanya menunjukkan harga pokok barang-barang yang dijual.

Selisih persediaan tidak termasuk dalam harga pokok penjualan (HPP) tetapi dicatat sendiri.

Sedangkan dalam metode fisik karena harga pokok penjualan dihitung dengan metode selisih persediaan maka kekurangan / kelebihan persediaan akan tercampur dalam harga pokok penjualan (HPP).

Bagaimana perbandingan antara metode perpetual (buku) dengan metode fisik?

Bila dibandingkan dengan metode fisik, maka metode perpetual (buku) ini merupakan cara yang lebih baik untuk mencatat persediaan yaitu dapat membantu memudahkan penyusunan neraca dan laporan laba rugi, selain itu dapat digunakan untuk mengawasi barang-barang dalam gudang.

 

***