Inilah Format Standar Operasional Prosedur yang Terbukti Efektif

Bagaimana format SOP perusahaan, koperasi, sekolah, dan organisasi yang benar serta efektif?

Penentuan format sop yang benar dan tepat ditentukan berdasarkan kebutuhan dan jenis usaha yang dijalankan.

Sehingga format SOP perusahaan berbeda dengan format SOP koperasi.

Format SOP sekolah berbeda dengan format SOP Bumdes.

Format SOP Permenpan berbeda dengan format SOP keperawatan.

Lalu bagaimana format SOP yang benar yang efektif?

Mari ikuti pembahasan tentang elemen-elemen format standar operasional prosedur dan contohnya berikut ini …

 

01: Format SOP (Standar Operasional Prosedur)

format sop perusahaan

A: Definisi Istilah Standar Operasional Prosedur

Langkah pertama untuk memahami bentuk dan format SOP perusahaan adalah dengan memahami istilah-istilah yang terkandung dalam Standar Operasional Prosedur.

Standar Operasional Prosedur terdiri dari 3 kata yaitu:

  • Standar
  • Operasional
  • Prosedur

Standar, adalah kesepakatan tertulis berisi aturan, kebijakan, spesifikasi teknis digunakan secara konsisten untuk menjamin proses produksi barang dan jasa sesuai dengan tujuan yang diinginkan.

 

Operasional, adalah aplikasi dari sebuah proses.

Sedangkan proses merupakan kegiatan yang merubah masukan menjadi keluaran, termasuk sebuah keluaran yang digunakan untuk proses berikutnya.

Perusahaan yang memiliki banyak kegiatan dapat menggunakan proses sebagai fasilitasnya.

 

Prosedur, adalah cara khusus yang digunakan untuk menjalankan suatu tugas.

 

B: Komponen Standar Operasional Prosedur

Ada 12 bagian dalam format standar operasional prosedur, yaitu:

1. Elemen Format SOP Perusahaan – Penomoran

Dalam membuat nomor SOP harus dijaga konsistensi penggunaan nomor. Ada 2 (dua) cara untuk membuat penomoran, yaitu :

  • Menggunaan nomor urut, misalnya 0,1,2,3 …
  • Menggunakan nomor dengan abjad bila nomor tersebut ditekankan, misalnya dua ribu rupiah.

Penomoran SOP bisa diletakan pada header atau footer halaman SOP.

 

2. Elemen Format SOP Perusahaan – Judul

Pertimbangan utama dalam membuat judul SOP adalah bisa menjelaskan aktivitas kerja.

Sekali orang membaca judul, mereka akan langsung tahu bahwa SOP tersebut untuk aktivitas tertentu.

Dalam membuat judul SOP, sebaiknya dibedakan antara menulis cerpen, puisi atau untuk konten blog atau website.

Misalnya, tema SOP adalah tentang pembayaran pembelian barang dagangan ke supplier.

Maka judul SOP adalah “SOP Pembayaran ke Supplier, atau SOP Pembayaran Pembelian Barang Dagangan”.

Simple dan to the point.

***

Intinya ada 3 (tiga) point dalam menulis judul SOP, yaitu:

  • menjelaskan kegiatan kerja, dari membaca judul pembaca sudah bisa memperkirakan isinya,
  • buat judul yang simpel dan
  • mudah dimengerti.

Bila sebuah SOP itu panjang maka bisa dibuat sub judul.

Bila sub judul tersebut memuat beberapa kegiatan, sebaiknya gunakan bahasa aktif. Misalnya, “Membayar Utang Lain-lain”.

Judul SOP diletakkan pada header halaman SOP.

 

3. Elemen Format SOP Perusahaan – Revisi (Perbaikan)

SOP bukan sebuah kitab suci yang tidak bisa diubah-ubah isinya.

SOP bersifat dinamis dan mengikuti perkembangan proses bisnis perusahaan.

Semakin berkembang sebuah perusahaan maka akan semakin berkembang juga jenis transaksi, proses produksi, dan distribusi produk.

Bila SOP bersifat statis maka lama kelamaan akan menjadi dokumen usang yang hanya pantas dipajang di museum 🙂

Oleh karena itu perlu dilakukan peninjauan kembali secara berkala terhadap SOP.

***

Teliti kembali apakah proses bisnis yang terjadi masih sesuai atau tidak.

Sehingga perlu dicantumkan nomor yang menunjukkan sudah berapa kali terjadi revisi terhadap SOP tersebut.

Informasi mengenai nomor revisi adalah penting diberikan pada header halaman untuk memastikan bahwa SOP yang digunakan adalah yang paling up to date.

Nomor revisi biasanya diletakkan pada header halaman Standar Operasional Prosedur.

 

4. Elemen Format SOP Perusahaan – Tanggal Penerbitan

Bagian ini menjelaskan tentang waktu dikeluarkan dan diterbitkannya Standard Operating Procedure.

Tanggal penerbitan SOP biasanya diletakkan pada bagian header halaman SOP.

 

5. Elemen Format SOP Perusahaan – Halaman 

Bagian ini menjelaskan mengenai nomor halaman dan jumlah total halaman. Misalnya, dituliskan “Halaman 4 dari 5 halaman”

Bagian halaman bisa diletakkan pada header atau footer halaman.

 

6. Elemen Format SOP Perusahaan – Isi 

Bagian isi dari SOP bisa dibagi-bagi lagi menjadi beberapa sub bagian antara lain :

6.1. Tujuan

Bagian ini menjelaskan mengenai maksud dan tujuan dari penyusunan SOP.

Uraikan secara detail, jelas dan inspiratif, sehingga pembaca merasa tergugah dan bersemangat menerapkan SOP.

6.2. Ruang Lingkup

Uraikan secara detail mengenai ruang lingkup implementasi Standard Operating Procedure.

Hal-hal yang perlu dituliskan antara lain:

  • bagian yang memuat proses-proses yang terjadi,
  • kondisi  dan
  • keterbatasan SOP.

 

7. Elemen Format SOP Perusahaan – Tanggungjawab

Bagian ini menjelaskan mengenai siapa saja yang harus melaksanakan, bertanggung jawab dan pihak terkait dengan Standard Operating Procedure.

 

8. Elemen Format SOP Perusahaan – Ketentuan

Bagian ini berisi tentang aturan, kebijakan, dan keputusan yang harus dipatuhi dalam menjalankan SOP.

Misalnya: ketentuan pengadaan pelatihan karyawan perusahaan.

 

9. Elemen Format SOP Perusahaan – Referensi

Bagian ini berisi tentang referensi, dokumen, peraturan, dan SOP lain yang berkaitan dengan Standard Operating Procedure.

 

10. Elemen Format SOP Perusahaan – Istilah, Definisi dan Singkatan

Pengguna SOP belum tentu mengetahui dan memahami semua istilah, definisi dan singkatan serta hal-hal tertentu yang tercantum dalam Standard Operating Procedure.

Oleh karena itu, harus dijelaskan hal-hal yang perlu diterangkan seperti istilah dan singkatan.

Masukan semua informasi tersebut secara jelas dan lengkap.

Sehingga pengguna SOP tidak menggunakan berbagai penafsiran terhadap istilah, definisi dan singkatan yang tertulis dalam Standard Operating Procedure.

Misalnya, pada SOP Pembayaran ke Supplier.

Penyusun SOP harus menjelaskan juga apa yang dimaksud supplier, transfer, tunai atau misalnya dalam SOP tersebut ada kalimat “mengisi formulir BKB”.

Maka penyusun Standard Operating Procedure harus menuliskan apa itu BKB?

Dituliskan dan dijelaskan secara gamblang dan tidak menyebabkan multi tafsir.

 

11. Elemen Format SOP Perusahaan – Prosedur

elemen format SOP

Sebagaimana definisi prosedur yang sudah diterangkan pada awal tulisan ini, pada bagian ini membahas penjelasan rinci dari isi dengan langkah-langkah prosesnya.

Prosedur bisa disajikan dalam bentuk narasi, gambar, flowchart ataupun video.

 

12. Elemen Format SOP Perusahaan – Lampiran

Untuk melengkapi SOP yang sudah disusun jika perlu bisa ditambahkan lampiran.

Bila umur dokumen lampiran lebih pendek dibanding dengan prosedurnya, sehingga tidak dapat diletakkan di tubuh prosedur.

Lampiran diperlukan juga karena untuk memuat penjelasan yang tidak bisa dimasukkan dalam tubuh SOP.

Misalnya formulir-formulir, tabel, grafik, dan lembar kerja.

Sedangkan pada bagian kewenangan pengesahan SOP berisi mengenai:

  • siapa yang menerbitkan SOP
  • bagian pemeriksa, biasanya atasan dari pihak yang menerbitkan SOP
  • bagian persetujuan pimpinan tertinggi dari pihak yang menerbitkan SOP.

 

02: Studi Kasus: Analisis Format SOP Perusahaan

digital marketing

Setelah kita mengetahui bagian-bagian yang menyusun sebuah Standard Operating Procedure.

Sekarang kita akan melakukan analisis format standar operasional prosedur bagian per bagian dari sebuah contoh SOP Anggaran berikut ini:

 

A: Komponen Standard Operating Procedure – Header

Perhatikan gambar berikut ini:

Komponen SOP - Header
Komponen SOP – Header

Gambar di atas adalah bagian header dari Contoh SOP Penyusunan Anggaran.

Header Standard Operating Procedure  terdiri dari beberapa elemen yaitu:

  1. Judul SOP : Workshop Penyusunan Anggaran, Judul singkat dan sudah memberikan gambaran terhadap isi SOP. Ujung kiri atas berisi Nama dan Logo Perusahaan.
  2. Dokumen
  3. Mulai Berlakunya Standard Operating Procedure
  4. Revisi : 00, ini menunjukkan bahwa belum pernah terjadi revisi
  5. Tanggal Revisi
  6. Halaman : 1 dari 3, ini berarti halaman 1 dari 3 total halaman.

 

B: Komponen Standard Operating Procedure – Bagian Utama

Perhatikan bagian isi dari contoh SOP berikut ini:

01: Latar Belakang

Komponen SOP - Latar belakang
Komponen SOP – Latar belakang

Bagian Latar Belakang Standard Operating Procedure, berisi tentang perlunya pedoman prosedur yang disusun secara sistematis sebagai panduan untuk penyusunan anggaran.

 

02: Tujuan

Komponen SOP - Tujuan
Komponen SOP – Tujuan

Pada bagian Tujuan, berisi mengenai tujuan yang ingin dicapai dari penyusunan Standard Operating Procedure.

 

03: Ruang Lingkup

Bagian Ruang Lingkup Standard Operating Procedure, berisi tentang hal-hal apa saja yang akan dilakukan agar tujuan bisa tercapai.

Misalnya dengan melakukan negosiasi, evaluasi, dan pengesahan.

Komponen SOP - Dokumen, referensi
Komponen SOP – Dokumen, referensi

Pada bagian ini terdiri dari beberapa hal, antara lain:

Satuan Kerja Terlibat, yaitu daftar dari siapa saja atau bagian mana saja yang terlibat dalam SOP ini. Misalnya Bagian Anggaran, Cabang, Manager Akuntansi Keuangan.

Dokumen yang dipergunakan, berisi daftar dokumen apa saja yang digunakan dalam penerapan SOP ini, misalnya :  formulir negosiasi omzet, biaya, investasi dan formasi karyawan.

Referensi, berisi tentang dokumen dan peraturan yang berkaitan dengan SOP, misalnya ISO 9001

 

04: Otoritas (Kewenangan)

Komponen SOP - Pengesahan
Komponen SOP – Pengesahan

Bagian Pengesahan, pada bagian ini berisi tentang siapa saja yang membuat, memeriksa, dan menyetujui Standard Operating Procedure.

Semua yang terlibat dalam penyusunan SOP disajikan pada bagian ini dengan nama, jabatan dan paraf.

05: Uraian Prosedur dan Flowchart

Pada format standar operasional prosedur ini, elemen-elemen yang disajikan antara lain:

(a): Prosedur Pelaksanaan:

Perhatikan gambar tentang prosedur pelaksanaan berikut ini:

format SOP perusahaan - prosedur pelaksanaan
Komponen SOP – Prosedur pelaksanaan

Pada bagian prosedur pelaksanaan ini berisi tentang prosedur pelaksanaan aktivitas sejak dimulai kegiatan sampai kegiatan tersebut berakhir.

Langkah-langkahnya jelas dan rinci.

 

(b): Flowchart Standard Operating Procedure

Perhatikan flowchart sebagai berikut:

Format SOP Perusahaan - Flowchart
Komponen SOP – Flowchart

Bagian Flowchart adalah menggambarkan urutan aktivitas melalui flowchart atau bagan alir.

 

03: Kesimpulan – Format SOP Perusahaan

Demikianlah artikel yang membahas tentang  format standar operasional prosedur.

Dimulai dengan mempelajari dan membedah anatomi SOP, kemudian membedah tiap bagian dari contoh SOP.

Dan kini saatnya anda mempraktekkan ilmu tersebut, baik yang berkarya di instansi pemerintahan maupun perusahaan swasta.

Sebab kalau hanya dipelajari tanpa dipraktekkan hanya akan menjadi ilmu yang di awang-awang, tidak membumi dan akhirnya hilang di telan kesunyian.

Namun bila dipraktekkan dan diimplementasikan dalam kenyataan akan bermanfaat bagi banyak orang serta menjadi amal sholeh bekal kehidupan setelah dunia ini.

Bagaiman menurut Anda?

Dan jika anda ingin melihat contoh format standar operasional prosedur yang sudah jadi dan siap pakai, langsung saja meluncur ke SOP Akuntansi Keuangan dan Accounting Tools yang powerful untuk bisnis anda.

Bagaimana format standar operasional prosedur di tempat Anda berkarya?

manajemen keuangan dan SOP