3 Contoh SOP Kerjasama BISNIS dan Cara Mudah Membuatnya

SOP Kerjasama bisnis perlu disusun sebagai panduan dan pedoman dalam semua kegiatan yang berhubungan dengan pihak lain, antara lain:

  1. SOP Tata Cara Kontrak Kerjasama
  2. SOP Pembuatan Perjanjian
  3. SOP Pembuatan Surat Bisnis

Langsung saja yukss ikuti pembahasan LENGKAPnya berikut ini…

 

01: SOP Kerjasama Bisnis – Tata Cara Kontrak Kerjasama

SOP Tata Cara Kontrak Kerjasama

Contoh SOP Kerjasama Bisnis pertama yang saya sajikan adalah standar operasional prosedur tata cara kontrak kerjasama.

SOP tata cara kontrak perjanjian kerjasama adalah dokumen tertulis yang berisi prosedur-prosedur yang mengatur tata cara kerjasama bisnis antara perusahaan dengan pihak lain.

Apa tujuan membuat SOP tata cara kontrak perjanjian kerjasama?

Tujuan pembuatan SOP Tata Cara Kerjasama adalah agar kerjasama yang dilakukan perusahaan dengan pihak lain berjalan dengan baik dan saling menguntungkan.

 

A: Cara Membuat SOP Kerjasama Bisnis – Tata Cara Kontrak Kerjasama

Cara Membuat SOP perusahaan

Kerjasama seringkali dilakukan antara perusahaan dengan berbagai pihak, misalnya:

  • perusahaan pemasok raw material, bahan habis pakai, perlengkapan, dan barang kebutuhan lainnya,
  • perusahaan pergudangan,
  • perusahaan logistik, dan
  • perusahaan distribusi.

Karena pentingnya kerjasama ini, maka tata cara kerjasama dan hal-hal terkait sebaiknya perusahaan membuat/menyusun prosedur (SOP).

SOP tersebut menjadi panduan yang mengatur tata cara kontrak kerjasama, sehingga kerjasama itu benar-benar berdampak baik bagi perusahaan.

Selanjutnya yuk ikuti penjelasan tahap-tahap membuat SOP Tata Cara Kontrak Kerjasama berikut ini….

SOP Tata Cara Kerjasama ini menggunakan format SOP yang sudah familiar, yaitu narasi dengan penjelasan menggunakan gambar atau flowchart.

Pada format ini, bagian Standar Operasional Prosedur dibagi menjadi 3 bagian utama, yaitu:

  1. header,
  2. isi utama
  3. bagian pengesahan dan
  4. lampiran yang berisi deskripsi prosedur dan flowchart (bila perlu).

 

#1: Bagian Header

Header SOP menunjukkan identitas perusahaan yang membuat dan memakai Standard Operating Procedur.

Elemen-elemen header SOP Tata Cara Kontrak Kerjasama, terdiri dari:

  • Logo Perusahaan
  • Nama/Judul SOP
  • Nomor Dokumen
  • Mulai Berlaku
  • Jumlah Revisi
  • Tanggal Revisi
  • Jumlah Halaman

Dan berikut ini contoh tampilan dari header SOP Tata Cara Kontrak Kerjasama:

Contoh SOP kerjasama bisnis - header
Contoh SOP Tata Cara Kontrak Kerjasama – Header

 

#2: Bagian Isi SOP

Bagian isi dari SOP Tata Cara Kontrak Kerjasama terdiri dari : Tujuan, Penanggung jawab, dan prosedur. Mari kita bedah satu per satu…

A: Tujuan

Menetapkan tata cara kontrak kerjasama dengan pihak lain tentang distribusi, manajemen gudang yang baik, dan pengangkutannya.

B: Penanggung Jawab

Sebagai pihak yang bertanggung jawab adalah penanggung jawab produk dan direktur perusahaan.

C: Prosedur

Ada 8 prosedur dan 4 sub prosedur SOP Tata Cara Kontrak Kerjasama, yaitu :

Prosedur #1:

Analisa temuan dari inspeksi diri atau pemetaan (mapping) dari pihak luar.

Prosedur #2:

Buat kualifikasi pihak penerima kontrak atau pihak yang akan diajak bekerjasama.

Prosedur #3:

Ajukan kepada Direktur untuk diadakan kontrak kerjasama.

Prosedur #4:

Bila kontrak kerjasama yang akan dibuat itu dari kantor cabang perusahaan.

Maka kantor cabang mengajukan kepada kantor pusat tentang kontrak kerjasama yang akan dilakukan merujuk pada referensi yang ada di kantor cabang.

Dengan melampirkan kualifikasi dan company profile pihak penerima kontrak dan hasil inspeksi atau pemetaan (mapping) dari pihak luar.

Prosedur #5:

Tindak lanjuti persetujuan dari kantor pusat dengan pembuatan kontrak kerjasama.

Prosedur #6:

Tentukan persyaratan pelaksanaan kerjasama antara lain:

  • Penanganan risiko kehilangan atau kerusakan produk obat selama pengiriman dan dalam kondisi tidak terduga (force major).
  • Kewajiban penerima kontrak untuk mengembalikan produk perusahaan kepada pemberi kontrak jika terjadi kerusakan selama pengiriman dengan menyertakan berita acara kerusakan.
  • Kehilangan selama pengiriman oleh penerima kontrak, penerima kontrak wajib melaporkan kepada pihak kepolisian dan pemberi kontrak.
  • Pemberi kontrak berhak melakukan audit terhadap penerima kontrak setiap saat.
Prosedur #7:

Perbaharui kontrak jika akan dilakukan perpanjangan kontrak.

Prosedur #8:

Lakukan dari langka awal jika dilakukan kontrak kerjasama dengan pihak lain.

Catatan :

Catatan menjelaskan hal-hal detil yang belum dicantumkan pada point-point di atas.

Misalnya : kontrak kerja sama dapat dilakukan antar fasilitas distribusi dengan penyedia jasa, seperti pengangkutan, pergudangan, dan keamanan.

 

#3: Bagian Pengesahan

Bagian pengesahan berisi elemen-elemen yang bertanggungjawab terhadap SOP Tata Cara Kontrak Kerjasama, seperti:

  • siapa yang membuat,
  • memeriksa, dan
  • menyetujui SOP, lengkap dengan nama, jabatan dan paraf.

Berikut ini contoh tampilan bagian pengesahan :

Contoh SOP perusahaan
SOP Tata Cara Kontrak Kerjasama – bagian pengesahan

 

 

02: SOP Kerjasama Bisnis – Pembuatan Perjanjian

korespondensi bisnis adalah

Apa tujuan membuat SOP Pembuatan Perjanjian Bisnis?

Pembuatan perjanjian adalah salah satu aktivitas penting di perusahaan, institusi, lembaga, atau organisasi.

Oleh karena itu, agar aktivitas ini berjalan dengan baik maka perlu dibuat Standard Operation Procedure (SOP).

 

A: Cara Membuat SOP Kerjasama Bisnis – Pembuatan Perjanjian

Ada tiga bagian pokok dalam format ini, yaitu header, materi inti, dan pengesahaan. Untuk lebih jelasnya kita bahas tiap bagiannya berikut ini:

Bagian #1. Header

Elemen-elemen yang ada dalam header pada SOP Pembuatan Perjanjian adalah Logo Perusahaan di bagian kiri atas dan judul SOP di bagian bawah logo perusahaan.

Sedangkan Nomor Dokumen, waktu berlakunya SOP, jumlah revisi, tanggal revisi dan jumlah halaman SOP ada di bagian kanan.

Bentuk formatnya seperti berikut ini :

Contoh SOP Perusahaan Swasta
Gambar : Contoh Bagian Header SOP Pembuatan Perjanjian

 

Bagian #2. Isi (Materi Inti)

Bagian isi utama, terdiri dari:

  • Ruang Lingkup,
  • Siapa saja pihak yang terkait dengan SOP pembuatan perjanjian ini,
  • Pengertian atau definisi-definisi istilah yang digunakan dalam SOP,
  • Daftar Formulir,
  • Narasi kegiatan,
  • Alur proses SOP yang digambarkan dengan flowchart.

Penjelasan detilnya sebagai berikut :

A: Ruang Lingkup:

Bagian Ruang Lingkup menjelaskan mengenai tujuan umum penyusunan SOP pembuatan perjanjian .

Contoh isi Bagian Ruang Lingkup seperti berikut ini :

“SOP ini mengatur tentang proses pembuatan Perjanjian atau bentuk dokumen kesepakatan lainnya, sejak usulan dari Direktur Keuangan kepada Direksi, maupun General Manager Keuangan atau Manager Keuangan kepada Direktur Keuangan atau Direktur Utama sampai dengan pengarsipan dokumen yang telah ditandatangani di Bagian Legal.”

 

B: Pihak yang Terkait:

Bagian ini menjelaskan mengenai siapa saja yang terkait dengan SOP Pembuatan Perjanjian Bidang Keuangan.

Pihak yang terkait antara lain :

  • Direktur Utama
  • Direktur Keuangan
  • General Manager atau Manager Keuangan atau Direktur Keuangan sebagai pengguna (user)
  • Legal Manager

 

C: Definisi:

Bagian Definis berisi penjelasan tentang definisi atau pengertian dari istilah-istilah yang digunakan dalam SOP Pembuatan Perjanjian, misalnya :

  • Pengguna (user) adalah Direktur Keuangan, General Manager Keuangan, dan Manager Keuangan.
  • Perjanjian adalah Perjanjian kerjasama, kesepakatan bersama, Perubahan/addendum atau dokumen kesepakatan lainnya.

 

D: Daftar Formulir:

Bagian Daftar Formulir adalah formulir-formulir yang digunakan dalam pelaksanaan SOP Pembuatan Perjanjian, misalnya :

  • Formulir Permintaan Pembuatan Perjanjian
  • Formulir Kajian Hukum

 

#1. Formulir Permintaan Pembuatan Perjanjian

Format formulir ini terdiri dari:

  • judul,
  • nomor,
  • kepada siapa ditujukan,
  • perihal.

Kemudian perihal dan penjelasan, misalnya:

  • apa jenis dokumen,
  • maksud dan tujuan dibuatnya serta
  • dokumen-dokumen, ketentuan dan seterusnya.

Berikutnya adalah:

  • dokumen pendukung apa saja yang dilampirkan.

Pada bagian akhir ditandatangani oleh manager keuangan.

Dan bila perlu dibuat note atau keterangan singkat di bagian paling akhir.

Contoh form permintaan Pembuatan Perjanjian adalah seperti berikut ini :

Contoh SOP Perusahaan Swasta

 

#2. Formulir Kajian Hukum

Form ini digunakan untuk melengkapi pelaksanaan SOP Pembuatan Perjanjian.

Format Form Kajian Hukum terdiri dari:

  • judul,
  • nomor form,
  • ditujukan kepada siapa, dan
  • perihal apa.

Kemudian permintaan pembuatan kajian hukum, yang meliputi:

  • jenis dokumen,
  • deskripsi tentang calon mitra, dan
  • ruang lingkup kerjasama, termasuk data lengkap calon mitra juga dilampirkan.

Pada bagian berikutnya, berisi kajian hukum dari tim legal.

Dan bagian paling akhir adalah tanda tangan manajer keuangan/manajer terkait dan catatan-catan penting lainnya.

Dan berikut ini contoh formulir kajian hukum :

Contoh SOP Perusahaan Swasta

E: Penjelasan Prosedur Aktivitas

Contoh SOP Perusahaan Swasta

Bagian penjelasan/ narasi kegiatan berisi tentang:

  • siapa pihak yang terkait,
  • penanggung jawab, dan
  • penjelasan mengenai tugas, proses, alur pelaksanaan SOP Pembuatan Perjanjian.

Contoh detil dari Narasi Kegiatan adalah seperti berikut ini :

Narasi Kegiatan #1 :

Pihak Terkait : Pengguna (user)

Penanggung jawab : Pengguna, General Manager Keuangan, Manager Keuangan

Narasi :

User mengajukan permintaan pembuatan perjanjian dalam bentuk Formulir kepada Legal Manager.

  • Untuk royek baru atau penambahan ketentuan dalam perjanjian atas proyek yang sudah berjalan yang terkait dengan KEUANGAN perusahaan harus melalui proses :
  • Kajian bisnis meliputi kajian teknik
  • Kajian keuangan
  • Kajian risiko
  • Kajian hukum
  • Bila terkait dengan proses pengadaan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
  • Perijinan, bila transaksi yang akan dilaksanakan diperlukan perijinan menurut Anggaran Dasar Perusahaan :
  • Persetujuan Dewan Komisaris
  • Persetujuan RUPS
  • Telah dipastikan bahwa Rencana Transaksi sudah dianggarkan dalam Rencana Anggaran Perusahaan.

 

Narasi Kegiatan #2 :

Pihak Terkait : Legal Manager

Penanggung jawab : Legal Manager

Narasi :

Legal Manager membuat arahan atau instruksi kepada staf legal untuk menyusun draft Naskah Perjanjian atau Dokumen lainnya sebagaimana dimaksud.

 

Narasi Kegiatan #3 :

Pihak Terkait : Staf Legal

Penanggung jawab : Legal Manager

Narasi :

Staf Legal menyusun draft naskah dokumen yang diminta berdasarkan dokumen pendukungnya.

 

Narasi Kegiatan #4 :

Pihak Terkait : Legal Manager

Penanggung jawab : Legal Manager

Narasi :

Selanjutnya, legal manager memeriksa dan atau mengoreksi draft serta memberikan persetujuan atas draft naskah.

 

Narasi Kegiatan #5 :

Pihak Terkait : Legal Manager, General Manager Keuangan, Manager Keuangan

Penanggung jawab : Legal Manager

Narasi :

Legal manager atau bagian legal melakukan diskusi atas draf naskah dengan general manager keuangan atau manager keuangan.

 

Narasi Kegiatan #6 :

Pihak Terkait : Pengguna (User)

Penanggung jawab : Legal Manager, Pengguna

Narasi :

Draf naskah disampaikan kepada pengguna untuk mendapatkan kepastian dan persetujuan atas draf dokumen dari pengguna.

 

Narasi Kegiatan #7 :

Pihak Terkait : Staf Legal

Penanggung jawab : Legal Manager

Narasi :

Draf naskah difinalkan staf legal.

 

Narasi Kegiatan #8 :

Pihak Terkait : Legal Manager

Penanggung jawab : Legal Manager

Narasi :

Manager Legal memeriksa dan atau mengkoreksi draf serta memberikan persetujuan atas draf naskah.

 

Narasi Kegiatan #9 :

Pihak Terkait : Staf Legal

Penanggung jawab : Legal Manager

Narasi :

Draf naskah difinalisasi oleh staf legal

 

Narasi Kegiatan #10 :

Pihak Terkait : Legal Manager

Penanggung jawab : Legal Manager

Narasi :

Draf naskah diparaf oleh Manager Legal.

 

Narasi Kegiatan #11 :

Pihak Terkait : General Manager Keuangan, Manajer Keuangan

Penanggung jawab : General Manager Keuangan, Manajer Keuangan

Narasi :

Draf naskah diparaf oleh General Manager Keuangan dan Manajer Keuangan.

 

Narasi Kegiatan #12 :

Pihak Terkait : Pengguna (user)

Penanggung jawab : Pengguna (user)

Narasi :

Draf naskah diparaf oleh pengguna.

 

Narasi Kegiatan #13 :

Pihak Terkait : Direktur Keuangan, Pengguna (user), Legal Manager

Penanggung jawab : Legal Manager

Narasi :

Draf naskah yang sudah diparaf oleh pengguna, general manager keuangan, manager keuangan.

Dan manager legal disampaikan kepada Direktur Keuangan dan Manager Legal dengan memo.

Direktur keuangan membaca dan me-review draf naskah atau bila dipandang perlu, dilakukan pembahasan dengan pengguna dan manajer legal.

Apabila Direktur Keuangan setuju, maka turut membubuhkan paraf.

Namun bila direktur keuangan melakukan koreksi, maka :

  • Dilakukan koreksi oleh staf legal sesuai dengan arahan atau instruksi direktur keuangan.]
  • Proses pembubuhan paraf oleh manajer legal, general manager (GM) keuangan, manajer keuangan, pengguna, dan direktur keuangan.

 

Narasi Kegiatan #14 :

Pihak Terkait : Direktur Keuangan

Penanggung jawab : Manajer Legal

Narasi :

Bila draf naskah sudah disetujui, maka direktur keuangan membubuhkan paraf.

 

Narasi Kegiatan #15 :

Pihak Terkait : Direktur Utama

Penanggung jawab : Manajer Legal

Narasi :

Draf dokumen ditandatangani oleh Direktur Utama atau Kuasa atau Pejabat yang ditunjuk sesuai ketentuan yang berlaku.

 

Narasi Kegiatan #16 :

Pihak Terkait : Direktur Utama, Pengguna

Penanggung jawab : Manajer Legal

Narasi :

Draf dokumen yang sudah ditandatangani oleh Direktur Utama diterima oleh bagian Legal untuk dilakukan proses pengiriman naskah kepada pengguna untuk dilaksanakan.

 

Narasi Kegiatan #17 :

Pihak Terkait : Bagian Legal

Penanggung jawab : Manajer Legal

Narasi :

Bagian Legal mengarsip naskah yang disiapkan untuk arsip.

 

F: Flowchart

Perhatikan alur aktivitas yang telah dituangkan dalam bagian Narasi Kegiatan, bila digambarkan dalam sebuah diagram alur atau flowchart adalah seperti berikut ini :

Contoh SOP Pembuatan Perjanjian
Gambar : Contoh Flowchart SOP Pembuatan Perjanjian

 

Bagian #3. Pengesahan

Bagian pengesahaan adalah bagian yang terakhir dari sebuah SOP.

Bagian pengesahaan terdiri dari orang-orang yang diberi tanggungjawab untuk membuat, memeriksa, dan menyetujui SOP.

Nama lengkap, jabatan, dan paraf harus dicantumkan dalam bagian pengesahan ini. Contoh dari bagian pengesahaan adalah seperti berikut ini :

Gambar : Contoh Bagian Disposisi SOP Pembuatan Perjanjian

 

B: Contoh Lengkap SOP Kerjasama Bisnis – Pembuatan Perjanjian

Berikut ini contoh Standar Operasional Prosedur perusahaan tentang pembuatan perjanjian lengkap, dari header sampai penjelasan prosedur dengan flowchart.

Halaman #1:

contoh SOP pembuatan perjanjian

contoh SOP pembuatan perjanjian

contoh SOP pembuatan perjanjian
contoh SOP Kerjasama Bisnis – Pembuatan Perjanjian
Halaman #2:

contoh SOP perusahaan

contoh SOP perusahaan
contoh SOP Kerjasama Bisnis – Pembuatan Perjanjian- Bagian-Utama.2
Halaman #3:

contoh SOP Pembuatan Perjanjian - header.3

contoh SOP Pembuatan Perjanjian - Bagian-Utama.3
contoh SOP Kerjasama Bisnis – Pembuatan Perjanjian- Bagian-Utama.3
Halaman #4:

contoh SOP Pembuatan Perjanjian - Header.4

contoh SOP perusahaan
contoh SOP Kerjasama Bisnis – Pembuatan Perjanjian – Bagian-Utama.4
Halaman #5:

contoh SOP perusahaan

contoh SOP perusahaan
Contoh SOP Kerjasama Bisnis – Pembuatan Perjanjian – Bagian-Utama.5
Halaman #6:

contoh SOP perusahaan

contoh SOP perusahaan
Contoh Format SOP Kerjasama Bisnis – Pembuatan Perjanjian [Flowchart]

 

03: SOP Kerjasama Bisnis – Pembuatan Surat Bisnis

 

contoh sop perusahaan - korespondensi bisnis

Korespondensi bisnis adalah bagian tak terpisahkan dan sangat penting dalam aktivitas perusahaan.

Penting saat mengelola bisnis yang sedang berjalan dan menjajaki peluang bisnis baru.

 

A: Cara Membuat SOP Kerjasama Bisnis – Surat Bisnis

Cara Membuat Surat Korespondensi Bisnis

Apa pengertian SOP Korespondensi/ Surat Bisnis?

SOP Korespondensi bisnis adalah prosedur-prosedur yang dibuat oleh perusahaan untuk mengelola aktivitas korespondensi bisnis, misalnya membuat surat bisnis.

Langkah-langkah membuat standar operasional prosedur (SOP) pengelolaan surat bisnis adalah memilih format yang akan digunakan.

Setelah menentukan format SOP Kerjasa Bisnis ini,  selanjutnya menguraikan dan memberi penjelasan untuk tiap bagian dalam format tersebut.

Dan berikut langkah-langkah membuat SOP Kerjasama Bisnis – Korespondensi/ Surat Bisnis, bagian per bagian:

A. Tujuan

Standarisasi pembuatan dan penggunaan surat yang mencerminkan identitas perusahaan serta mendorong tercapainya tujuan perusahaan.

B. Ruang Lingkup

Kebijakan manajemen dalam sistem surat menyurat mencakup:

  1. Pembuatan surat dan memorandum.
  2. Bentuk surat dan memorandum.
  3. Jenis dan kode surat.
  4. Kewenangan penandatanganan.
  5. ldentifikasi kode surat.
  6. Penomoran dan inisial pembuatan surat.
  7. Pengarsipan surat.
  8. Alur surat dan memorandum (ditekankan dipergunakan oleh cabang perusahaan).

C. Definisi

  1. Surat merupakan sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pemyataan, atau pesan kepada pihak Iain yang terkait kegiatan dengan bentuk tertentu dengan harapan infomasi bisa sampai kepada pihak yang dituju.
  2. Memorandum adalah surat tanpa “kop” yang digunakan di Iingkungan intemal perusahaan baik di kantor pusat maupun di kantor cabang.
  3. Surat ber”kop“ adalah surat yang menggunakan kertas berlogo dengan identitas perusahaan.
  4. Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat umum dan bukan rahasia sehingga dapat diketahui oleh orang lain selain yang dituju , dan menggunakan kop surat.
  5. Lembar pertama menggunakan kertas benogo dengan identitas perusahaan, lembar berikutnya menggunakan kertas berogo tanpa identitas perusahaan.
  6. Surat rahasia adalah surat yang isinya hanya untuk kalangan terbatas sesuai dengan maksud dan tujuannya.

D. Referensi

ISO 9001 Quality Management System.

E. Deskripsi Prosedur

contoh korespondensi bisnis

#1: Deskripsi prosedur 01:

Surat keluar Kantor Pusat kepada pihak eksternal (pihak Ill) di tandatangani oleh Direksi, kecuali yang didelegasi oleh Direksi kepada General Manager! Manager, dengan surat kuasa.

#2: Deskripsi prosedur 02:

Surat keluar Kantor Pusat ke cabang / Unit Usaha yang berupa kebijakan perusahaan ditandatangi oleh Direksi.

#3: Deskripsi prosedur 03:

Surat keluar Kantor Pusat ke Cabang / Unit Usaha yang bersifat rutin di tandatangani oleh General Manager Manager terkait sesuai kewenangannya.

#4: Deskripsi prosedur 04:

Surat keluar cabang atau Unit Usaha diatur sebagai berikut :

  • Surat keluar cabang atau unit usaha kepada Direksi atau pihak eksternal (pihak Ill) yang terkait oprasional cabang atau Unit Usaha ditandatangani oleh kepala Cabang atau pimpinan tertinggi.
  • Dalam hal kepala Cabang /pimpinan tertinggi berhalangan maka surat keluar dapat ditandatangani oleh pejabat yang mendapat pelimpahan tugas secara tertulis, dengan mengatasnamakan Kepala Cabang / pimpinan tertinggi.
  • Surat keluar cabang /unit usaha kepada Kantor Pusat yang berkaitan dengan kebijakan atau persetujuan disampaikan kepada Direksi, sedangkan yang bersifat rutin disampaikan kepada General Manager terkait.
  • Surat-surat yang berkaitan dengan ketentuan hukum antara lain :
    • Surat Perjanjian, Surat Pemyataan,
    • Surat kuasa,
    • Surat keputusan dan lain-lain dibuat dan diterbitkan oleh Bagian Yuridis serta ditandatangani oleh Direksi.
  • Memorandum hanya dapat dipergunakan secara intemal di lingkungan perusahaan baik Kantor Pusat maupun kantor cabang atau Unit Usaha.
  • Memorandum tidak dapat digunakan untuk surat-menyurat antar Cabang / Unit Usaha termasuk kantor Pusat ke cabang / Unit Usaha.
  • Memorandum ditandatangani oleh pejabat berwenang, dalam hal berhalangan dapat di tandatangani oleh pejabat yang mendapat pelimpahan tugas secara tertulis, dengan mengatasnamakan pejabat yang berwenang.
#6: Deskripsi prosedur 05:

Pengaturan stempel surat sebagai berikut :

  • Kantor Pusat  : Stempel Perusahaan hanya ada dan tersimpan di Sekretaris Direksi dan masing masing sekretaris General Manager /Bagian.
  • Kantor Cabang /Unit Usaha : Stempel perusahaan di cabang / Unit Usaha dikelola oleh dan menjadi tanggung jawab Kepala Cabang / Kepala Unit Usaha.
  • Standarisasi stempel dilakukan oleh kantor pusat, sedangkan pengadaannya dapat dilakukan oleh Cabang / Unit Usaha.
#7: Deskripsi prosedur 06:

Ketentuan bentuk Surat atau Memorandum:

F: Bentuk Surat dan Memorandum

  • Tata letak surat / Memorandum adalah bentuk lurus berlekuk (indented style)
  • Standarisasi jenis huruf (font) adalah Arial ukuran (size) 11 (sebelas)
  • Jarak Spasi (space line) 1 (satu)
  • Ukuran kertas yang digunakan A4
  • Ukuran batas / margin :
  • Surat :
    • Batas / margin alas : 3.5 Cm (menyesuaikan kop surat)
    • Batas / margin bawah :2.5 Cm
    • Batas / margin kanan 12.5 Cm
    • Batas / margin kiri : 2.5 Cm
  • Memorandum :
    • Batas / margin atas 1 3.0 Cm
    • Batas / margin bawah : 2.5 Cm
    • Batas / margin kanan : 2.5 Cm
    • Batas / margin kiri : 2_5 Cm

Standarisasi kop surat dan amplop akan di lakukan di Kantor Pusat, sedangkan pengadaanya dapat di lakukan oleh cabang /Unit Usaha.

 

G: Sifat Surat:

#1: Surat Biasa
  • lsinya bersifat umum (bukan rahasia) dan dapat diketahui oleh orang lain seiain yang dituju.
  • Menggunakan kertas kop surat wama putih.
#2: Surat Rahasia (Confidential)
  • Isinya bersifat rahasia dan hanya beredar dikalangan komisaris, Direksi, General Manager, Manager dan kepaia cabang / unit usaha.
  • Kata-kata “kepada Yth” . cukup ditulis “kepada “ saja.
  • Tidak perlu menggukan Kata-kata “Dengan hormat”.
  • Pada bagian penutup surat tidak periu dituliskan:
  • “Hormat kami”, namun pada Kolom tersebut diganti dengan penulisan “ tempat dan tanggal surat”.

 

H: Jenis, Kode dan Administrasi Penomoran Surat /Memorandum

makalah korespondensi bisnis

Masing-masing jenis surat tersebut di atas mempunyai nomor urut tersendiri dan pada awal tahun nomor surat (penomoran) kembali dari awal.

korespondensi bisnis modern

Masing-masing jenis surat tersebut diatas penomorannya urut berkelanjutan (tidak dibedakan jenis suratnnya)

Dan pada awai tahun nomor surat (penomorannya) kembali dari awal.

#1: ldentifikasi Kode Surat:

materi korespondensi bisnis

#2: Penomoran dan lnisial Pembuat Sural / Memorandum:

  • Penomoran surat mengacu pada identifikasi dan Kode jenis surat, ditetapkan dengan susunan sebagai berikut:
    • No : Nomor Surat / Kode jenis surat / Identifikasi Kode surat / Bulan Pemb. / Tahun Pembuatan
    • Contoh :
      • Nomor : 127/S.Pmb/MK_02/VI/17
      • Nomor: 123/Memo/MK.02.2/VI/17
  • Khusus untuk surat susunan paling belakang diberi kode C (Confidential)
  • Contoh : Nomor: 127/Mk.01.1/IV/17/C
  • Guna mengelahui konseptor, pengetik, Ietak file di komputer, maka pada halaman akhir pojok kiri bawah surat dengan Size Font, dicantum footnote sebagai berikut :
  • Inisial Pembuat / Kode inisial / Nama InisiaI

#3: Arsip Surat

  • Surat di buat minimal rangkap 2 asli atau sesuai kebutuhan.
  • Lembar asli terakhir disimpan sebagai arsip diparaf oleh pejabat yang terkait

#4: Lay Out Surat dan Memorandum:

Secara garis besar layout surat dan memorandum sebagai berikut :

a: Layout Surat Resmi:

format surat bisnis

b: Layout Khusus Surat Direksi Ke Cabang /Unit Usaha:

jenis surat bisnis

c: Layout Memorandum:

surat bisnis adalah

#4: Alur Surat Cabang/ Unit Ke Kantor Pusat:

  • Surat Persetujuan

 

04: Kesimpulan – SOP Kerjasama Bisnis

Demikianlah 3 contoh SOP Perusahaan Kerjasama Bisnis, yaitu

  • Standar Operasional Prosedur Tata Cara Kontrak Kerjasama
  • Standard Operating Procedure Pembuatan Perjanjian
  • Standard Operating Procedure Pembuatan Surat Bisnis

Tiga contoh SOP kerjasama bisnis ini bisa digunakan pada perusahaan dagang, jasa dan manufaktur, seperti  resto/ rumah makan/ franchise kuliner dan sejenisnya.

Termasuk juga institusi seperti rumah sakit dan klinik kesehatan.

Semoga bermanfaat.

Terima kasih

manajemen keuangan dan SOP