Bila Anda tidak ingin bermasalah dengan aplikasi akuntansi, Inilah cara paling jitu memilih aplikasi akuntansi yang kredibel

mental-stres

 

Aplikasinya sih canggih, kenapa masih didampingi konsultan?

Katanya aplikasi kelas dunia, kenapa digunakan untuk Njurnal-jurnal transaksi saja, analisisnya kebanyakan pakai MS. Excel 

 Saat jualan aplikasi, ngomong-nya muluk-muluk. Setelah dibeli, ngacir… 

Informasi lebih cepat dan akurat, dua jempol untuk aplikasi akuntansi ini

Performance perusahaan semakin bagus setelah menggunakan aplikasi itu, recommended deh

Komentar-komentar seperti itu sering terdengar dari lisan orang perusahaan, dari level manajemen puncak hingga karyawan biasa. Komentar itu menyeruak karena faktanya memang seperti itu.

Ada perusahaan yang setiap akhir bulan dan akhir tahun ketika akan melakukan closing periode pembukuan begitu heboh dengan melibatkan hampir semua bagian! purchasing, produksi, marketing, dan tentunya bagian akunting&keuangan.

Penulis pernah mengalami kondisi seperti ini  🙂

Kemudian ada perusahaan yang telah mengimplementasikan aplikasi akuntansi yang terintegrasi dengan semua bagian.

Namun sejak go live sampai maintenance bertahun-tahun masih didampingi konsultannya, sampai-sampai sulit untuk membedakan mana konsultan dan mana karyawan perusahaan.

Penulis juga pernah mengalami kondisi seperti ini  🙂

Namun banyak juga perusahaan yang performance-nya meningkat secara signifikan setelah menggunakan aplikasi akuntansi.

Fitur dan modul-modulnya bisa memfasilitasi semua jenis aktivitas transaksi keuangan dan dapat difungsikan secara efektif serta mampu mengantisipasi perkembangan bisnis perusahaan di masa depan

A. Pertimbangan Memilih Aplikasi Akuntansi Kredibel

 

Perlakuan suatu transaksi di ERP SAP FICO
Perlakuan suatu transaksi di ERP SAP FICO

Baca juga : Accounting Tools & SOP

Bagaimanapun juga memilih aplikasi akuntansi yang kredibel memang tidak mudah, dibutuhkan waktu, usaha yang sungguh-sungguh, ketelitian, kejelian dan kebijaksanaan yang memadai.

Karena keputusan dalam memilih aplikasi akuntansi akan berpengaruh terhadap berbagai aspek, mulai aspek administrasi, keuangan dan seluruh aktivitas perusahaan.

Bila saat ini Anda salah dalam mengambil keputusan memilih aplikasi akuntansi, dalam beberapa tahun kedepan kemungkinan besar harus mengeluarkan dana lagi untuk mengganti aplikasi akuntansi baru.

Berikut ini beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk memilih aplikasi akuntansi :

1. Jenis perusahaan
Apa jenis bisnis perusahaan Anda; jasa, dagang, manufaktur, atau kombinasi dari beberapa jenis perusahaan.

2. Aplikasi akuntansi yang digunakan saat ini
Apakah aplikasi yang sedang digunakan saat ini akan terus dipakai lalu diintegrasikan dengan aplikasi akuntansi yang baru, atau seluruhnya akan diganti dengan aplikasi akuntansi yang baru.

3. Ukur tingkat kemampuan dan pengetahuan akuntansi dan keuangan tim Anda.

Dengan mengetahui tingkat kemampuan akuntansi&keuangan tim Anda sendiri, maka anda akan dapat menentukan dan membuat daftar modul serta fitur yang dibutuhkan.

4. Integrasi
Apakah saat ini perlu suatu aplikasi yang bisa mengintegrasikan semua bagian ; produksi, inventory, purchasing,penggajian, perpajakan.

Bila belum dibutuhkan, maka carilah aplikasi akuntansi yang bisa di-upgrade dengan kebutuhan dan perkembangan perusahaan.

5. Komponen pendukung.
Apakah komponen-komponen yang saat ini ada baik hardware maupun software, seperti server, network tools, dan operating system masih bisa digunakan, ataukah harus baru dengan spesifikasi sesuai aplikasi akuntansi yang baru.

6. Faktor Eksternal.
Apakah partner-partner perusahaan mengharuskan suatu sistem yang bisa mempermudah dan memfasilitasi transaksi antar sistem.

Bila itu dibutuhkan dan akan meningkatkan performance perusahaan, mau tidak mau perusahaan harus mencari aplikasi akuntansi yang bisa memfasilitasi kebutuhan itu.

Dari poin 1 sampai 6, maka akan diperoleh sebuah kesimpulan penting mengenai aplikasi akuntansi seperti apa yang akan digunakan?

Yaitu sebuah aplikasi akuntansi yang bisa memenuhi kebutuhan perusahaan saat ini dan masa yang akan datang.

 

B. Review Aplikasi Akuntansi

Modul-modul di MYOB Accounting
Modul-modul di MYOB Accounting

 

Setelah anda berhasil menentukan aplikasi akuntansi seperti apa yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan anda.

Selanjutnya adalah melakukan review dan hal-hal yang terkait dengan aplikasi yang akan dipilih, yaitu :

1. Kemudahan dalam menggunakan aplikasi

Tujuan menggunakan aplikasi akuntansi adalah untuk membantu mempercepat pekerjaan.

Jika suatu aplikasi malah memperlambat proses pekerjaan karena sulitnya pengoperasian atau membutuhkan waktu yang lama untuk dapat mengoperasikannya secara optimal, maka sebaiknya mencari aplikasi akuntansi yang lain.

Saat ini hampir semua penyedia aplikasi akuntansi menyatakan bahwa produk mereka user-friendly, mudah digunakan, namun faktanya membutuhkan waktu yang lama untuk bisa mengoperasikan aplikasi itu secara optimal.

Lalu bagaimana caranya untuk mengetahui suatu aplikasi itu user-friendly atau tidak?

Langkah pertama adalah mempelajari manual dan versi demo atau trial-nya.

Dari sana Anda bisa menilai apakah aplikasi itu user-friendly atau tidak.

2. Support terhadap aplikasi.
Ada beberapa penyedia/penjual produk aplikasi ketika menjual produknya, semua dikatakan bagus; produknya, support setelah pembelian (training, maintenance, upgrade), dan dukungan lain.

Namun setelah produk itu dibeli, apa yang dikatakan sejak awal tidak sepenuhnya terbukti.

Maka pastikan sejak awal bahwa produk aplikasi yang akan dibeli benar-benar memperoleh support penuh dari penyedia/penjual aplikasi.

3. Security dan otorisasi.

Data akuntansi dan keuangan adalah data vital bagi perusahaan, sehingga faktor keamanan menjadi persoalan besar yang perlu mendapatkan perhatian.

Sehingga faktor keamanan ini harus menjadi pertimbangan penting dalam memilih aplikasi akuntansi.

4. Referensi dan Rekomendasi pihak ketiga.
Cari informasi lengkap dari pihak ketiga berkaitan dengan aplikasi yang akan digunakan berkaitan dengan informasi penting seperti pada poin 1 sampai 3.

Informasi-informasi itu bisa diperoleh dari mereka yang telah menggunakan aplikasi tersebut, dari sumber-sumber independen seperti reviewer profesional, dan dari forum-forum independen tentang aplikasi akuntansi.

Dari sanalah Anda bisa mendapatkan informasi-informasi yang jujur, tulus, dan apa adanya.

Walaupun informasi-informasi tersebut tidak sepenuhnya benar, karena bisa saja datang dari pesaing yang ingin menjatuhkan reputasi aplikasi tersebut.

Namun paling tidak hal itu bisa dijadikan bahan referensi untuk menggunakan aplikasi tersebut.

Maka anda harus terbuka, cerdas, dan bijaksana dalam menentukan pilihan.

 

C. Kesalahan umum ketika memilih aplikasi akuntansi

Smart Inventory
Tampilan muka Smart Inventory

 

Setelah Anda menentukan aplikasi akuntansi seperti apa yang akan digunakan dilanjutkan dengan melakukan review terhadap aplikasi akuntansi yang akan dipilih.

Dan di bagian ketiga dari artikel ini, ada tips untuk menghindari 4 kesalahan umum ketika memilih sebuah aplikasi akuntansi.

1. Mengandalkan informasi yang terbatas

Memilih aplikasi akuntansi yang kredibel membutuhkan usaha dan waktu yang tidak sebentar.

Maka sangat penting untuk mencari informasi yang lengkap tentang kebutuhan perusahaan, tentang aplikasinya sendiri dan tentang dampak setelah pemakaian aplikasi tersebut.

Oleh karena itu diperlukan studi yang lebih komprehensif dan riset yang menyeluruh mengenai penggunaan aplikasi akuntansi.

Tidak hanya sekedar angka-angka dan harga.

2. Mudah terkesan dengan penampilan

Kesan pertama begitu menggoda, selanjutnya terserah Anda…

Kalimat itu sangat populer pada beberapa tahun yang silam, sebuah kalimat iklan yang begitu menggoda

Dan kenyataannya secara naluriah, manusia pada umumnya memiliki kecenderungan untuk terpesona terhadap penampilan luar akan sesuatu.

Namun untuk aplikasi akuntansi, yang dibutuhkan tidak hanya sekedar penampilan yang menarik, profesional, warna yang menyejukan mata, dan bening saja, melainkan reliability dan stability.

Tidak hanya cantik luarnya saja, tapi inner beauty-nya juga.

3. Pemahaman yang salah terhadap otomatisasi

High tech selalu kehilangan aura saat human touch lenyap

Begitu kalimat yang pernah dituliskan oleh seorang pakar manajemen. Lalu apa kaitannya dengan aplikasi akuntansi?

Otomatisasi dalam aplikasi akuntansi memang sangat membantu meng-efesienkan proses dan operasional perusahaan dalam proporsi tertentu.

Namun aplikasi akuntansi dan kecanggihan teknologi pada umumnya tidak pernah bisa menggantikan kerja keras, usaha dan kecintaan Anda terhadap perusahaan dan fungsi manusia secara keseluruhan.

4. Tidak melibatkan banyak pihak
Bila suatu saat nanti perusahaan sudah mengimplementasikan aplikasi akuntansi maka yang paling merasakan baik dan buruknya aplikasi itu adalah karyawan perusahaan.

Oleh karena itu perlu melibatkan berbagai pihak, baik manajemen puncak maupun karyawan kunci sejak pemilihan hingga implementasi aplikasi akuntansi.

Inilah tahapan dan proses memilih aplikasi akuntansi yang kredibel untuk perusahaan anda sehingga di kemdian hari Anda tidak akan bermasalah dengan aplikasi akuntansi.

Bila anda ingin mahir menjalankan dan menganalisa penggunaan sofwtare akuntansi, ada tempat belajar yang bagus di sini : Jasa Training Akuntansi Komputer

Ada masukkan dari pengalaman Anda?

***

2 Komentar

  1. Kalau pengalaman saya dari 2 grup perusahaan tempat saya pernah bekerja :

    1 . Di grup perusahaan pertama, aplikasi akuntansi yang ada (walaupun saat itu saya tidak bekerja di bagian terkait) tidak begitu membantu divisi lain selain akuntansi karena proses transaksi terlalu lama, terlalu ‘birokratis’ sehingga menyulitkan bagian lain untuk bergerak cepat. Akhirnya untuk analisa dibutuhkan aplikasi tambahan seperti ms access, bahkan buku catatan manual untuk mencatat nomor transaksi. Dari pengalaman itu saya jadi mengimpikan bila suatu hari nanti saya pindah kerja dan memerlukan sistem akuntansi, saya akan menyarankan sistem yang fleksibel, tidak kaku sehingga semua bagian terpenuhi kebutuhannya.

    2. di grup perusahaan kedua justru saya menemukan sistem akuntansi yang ‘one man show’. Jadi hanya owner yang bisa mengutak-atik keuangan dan sistemnya. Akhirnya sistem yang dibutuhkan adalah sistem yang bisa sejalan dengan pemikiran owner tersebut.

    Dari kedua pengalaman saya tersebut, kesimpulan saya adalah belum menemukan satu sistem yang benar-benar bisa memenuhi kebutuhan seluruh divisi di perusahaan. Entah karena memang tidak ada atau saya saja yang belum menemukannya.

    • Terima kasih sharingnya Pak Bagus.
      Beberapa pengembang aplikasi akuntansi ada yang bisa di-custom sesuai dengan kebutuhan, walaupun terbatas.
      Saya pernah bekerja di perusahaan BUMN yang menerapkan sistem ERP kelas dunia, di mana didalamnya termasuk modul Finance&Accounting.
      Sangat banyak customisasi-nya, sampai-sampai ada yang mengatakan, “biasanya perusahaan yang mengikuti aplikasi-nya, namun di sini tidak, pokoknya permintaan klien harus dipenuhi”, yang kerepotan tentu konsultannya.
      Sukses.

Komentar ditutup.