Agar Piutang tidak Membuat Usaha Anda Nyungsep, Buatlah Analisa Umur Piutang dan Inilah Cara Membuatnya

cara-membuat-analisa-umur-piutang

Bila Anda bekerja di bidang akuntansi-keuangan khususnya bagian credit controller atau Anda sebagai manajer keuangan maka data tentang piutang merupakan menu harian yang harus dikuasai.

Tidak sekedar bisa menyajikan angka-angka saja (agar tidak dijuluki orang akuntansi-keuangan ‘abal-abal’ tentunya), namun juga menyangkut analisa piutang secara mendetail sehingga data tersebut bisa dijadikan sebagai dasar untuk pengambilan sebuah keputusan penting.

Operasional perusahaan akan bisa berjalan dengan baik bila dapat mengelola cash flow dengan baik.

Namun kenyataannya, penjualan barang dan jasa tidak hanya dilakukan secara tunai namun juga ada yang kredit. Sehingga akan menimbulkan permasalahan hutang piutang.

Permasalahan hutang piutang perusahaan harus dikelola secara baik agar aktivitas perusahaan tidak terganggu karena kesulitan cash flow.

Bila kesulitan cash flow tidak segera diselesaikan dengan baik, maka akan berdampak pada harga pokok produksi yang tinggi, dan akhirnya daya saing di pasar menjadi rendah.

Maka agar seluruh piutang dagang perusahaan bisa dibayar sesuai dengan jatuh temponya diperlukan usaha yang sungguh-sungguh dari pihak manajemen, departemen keuangan, marketing, dan semua bagian yang terkait.

Sebagai upaya perusahaan untuk mewujudkan pengelolaan hutang piutang yang baik adalah dengan memberikan tugas pada orang atau bagian yang setiap hari memonitor hutang piutang.



Upaya lain adalah dengan membuat analisa umur piutang. Upaya ini akan sangat bermanfaat dalam menjaga liabilitas dan likuiditas perusahaan, selain itu melalui analisa umur piutang, perusahaan dapat memperkirakan jumlah dan waktu jatuh tempo piutang serta bisa menentukan jumlah cadangan kerugian akibat piutang yang tak tertagih (pembahasan mengenai cadangan kerugian akan dikaji dalam artikel terpisah).

Oleh karena itu pengelolaan piutang adalah sesuatu yang penting agar cash flow perusahaan tetap terjaga dengan baik, dan dapat meminimalisasi piutang yang tidak dapat tertagih karena perusahaan terlalu mudah dalam memberikan piutang atau karena karakter pelanggan itu sendiri yang tidak baik.

Dengan analisa umur piutang perusahaan bisa mengelompokkan piutang berdasarkan pada waktu pembayaran piutang, seperti berikut ini :

  1. Kelompok piutang lancar, yaitu piutang yang pembayarannya tepat waktu sesuai dengan jatuh tempo pembayaran atau batas waktu yang ditentukan.
  2. Kelompok piutang tidak lancar, yaitu piutang yang pembayarannya melewati jatuh tempo yang telah ditentukan misalnya antara 7 sampai 30 hari, dengan penagihan yang sangat aktif.
  3. Kelompok piutang macet, yaitu piutang yang pembayarannya melewati batas waktu yang telah ditentukan, misalnya lebih dari 30 hari setelah jatuh tempo.

Selanjutnya agar lebih mudah dalam menganalisa umur piutang maka perusahaan bisa mengelompokkan piutang sesuai dengan kriteria tertentu, misalnya berdasarkan umur piutang seperti berikut ini:

  1. Kelompok piutang yang umurnya antara 1 sampai 30 hari
  2. Kelompok piutang yang umurnya antara 31 sampai 60 hari
  3. Kelompok piutang yang umurnya antara 61 sampai 90 hari
  4. Kelompok piutang yang umurnya lebih dari 90 hari

Mari kita coba untuk membuat form analisa umur piutang denga Microsoft Excel berikut ini langkah – langkahnya :

form-analisa-umur-piutang

 

Langkah #1.Buat daftar semua penjualan masukkan data-data pelanggan, nomer nota penjualan, tanggal, dan nilai rupiahnya.

Seperti terlihat dari contoh form di atas, tanggal dimasukkan ke kolom C, nomer nota penjualan dimasukkan ke kolom D, nama pelanggan di masukkan ke kolom E, dan nilai rupiah nota penjualan dimasukkan ke kolom F.
Langkah #2.Buat kolom umur piutang usaha.

Pada contoh form di atas dibuat di kolom G, caranya dengan mengurangi tanggal pembukuan dengan tanggal nota penjualan.

Formulanya sangat sederhana, yaitu :

Tanggal pembukuan : 31 Desember 2015 (kolom B, baris ke-4)

Tanggal nota penjualan : 30 Agustus 2015 (kolom C, baris ke-9)

Umur piutang : tanggal pembukuan – tanggal nota penjualan

Formula excel-nya

= $B$4-C9

31 Desember 2015 – 30 Agustus 2015 = 123 hari

 

Langkah #3. Buat kolom untuk kelompok umur piutang 0 sampai 30 hari.

Pada contoh form di atas dibuat di kolom H, yaitu dengan menghitung piutang yang umurnya sampai 30 hari.

Formula excel-nya seperti ini :

=IF(G9<=30;F9;0)




Langkah #4. Buat kolom untuk kelompok umur piutang 31 sampai 60 hari.

Pada contoh form di atas dibuat di kolom I, yaitu dengan menghitung piutang yang umurnya antara 31 – 60 hari.

Formula excel-nya seperti ini :

=IF((F9-H9)>0;IF((G9<=60);F9-H9;0);0)

 

Langkah #5. Buat kolom untuk kelompok umur piutang 61 sampai 90 hari.

Pada contoh form di atas dibuat di kolom J, yaitu dengan menghitung piutang yang umurnya antara 61 – 90 hari.

Formula excel-nya seperti ini :

=IF((F9-H9-I9)>0;IF((G9<=90);F9-H9-I9;0);0)

 

Langkah #6. Buat kolom untuk kelompok umur piutang lebih dari 91 hari.

Pada contoh form di atas dibuat di kolom K, yaitu dengan menghitung piutang yang umurnya di atas 90 hari.

Formula excel-nya seperti ini :

=+IF((F9-H9-I9-J9)>0;IF((G9>90);F9-H9-I9-J9;0);0)

Dari contoh form analisa umur piutang tersebut terlihat jelas bahwa terdapat beberapa piutang yang sudah melebihi jangka waktu kredit. Piutang yang menunggak dipisah-pisahkan dalam kelompok berdasar lamanya waktu menunggak.

Setelah piutang masing-masing pelanggan dapat dikelompokkan berdasarkan umurnya seperti contoh form di atas, langkah berikutnya adalah menetapkan besarnya persentase kerugian piutang untuk masing-masing kelompok umur.

Persentase kerugian piutang tak tertagih dapat dipengaruhi oleh interval lamanya umur piutang dan jumlah piutang yang terjadi pada periode akuntansi sebelumnya.

Dengan membuat dan memonitor secara rutin analisa umur piutang akan sangat bermanfaat untuk menjaga likuiditas keuangan sehingga perputaran kas untuk aktivitas perusahaan bisa berjalan lancar. Usaha Anda tidak akan nyungsep, namun sebaliknya, akan terus bertumbuh cetar membahana.