Anda Bisnis Minyak Goreng? Inilah Pedoman Sistem Akuntansi Pembelian Kredit Produk Minyak Goreng pada Perusahaan Distribusi

Sistem-akuntansi-pembelian-kredit-produk-minyak-goreng

Minyak goreng adalah salah satu produk kebutuhan pokok. Hampir semua orang membutuhkan minyak goreng.

Apalagi menjelang momen-momen penting seperti bulan Ramadhan dan disusul dengan Lebaran, minyak goreng menjadi produk yang banyak diburu ibu-ibu.

Penjual pun tidak kalah agresif dalam menjual produknya. Berbagai program penjualan diluncurkan mulai dari diskon, paket murah, beli produk A dapat bonus produk B dan lain sebagainya.

Tahukah Anda, bagaimana proses perputaran produk minyak goreng sejak produksi hingga tersebar ke berbagai retailer dan akhirnya dapat dinikmati pembeli?

Ruwet? Bisa jadi iya…

Menguras sumber daya dan waktu? Bisa jadi iya juga…

Lalu bagaimana caranya agar keruwetan itu terurai dan sumber daya bisa digunakan secara optimal?

Solusi yang pas untuk menyelesaikan problem tersebut adalah dengan membuat SISTEM, yaitu dengan menyusun  standard operating procedure ( SOP ) yang tepat.

Sehingga bisnis bisa berjalan by system, seakan berjalan autopilot, dan berada pada jalur (track) yang semestinya. Dan ujung-ujungnya perusahaan berkembang semakin baik, cepat, dan bertahan dalam jangka waktu yang lama, kalau bisa sampai kiamat ūüôā

Dan kesempatan kali ini kami akan membahas langkah-langkah menyusun sistem akuntansi proses pembelian kredit produk minyak goreng.

Sederhana, SIMPEL, tidak ribet, dan langsung bisa diaplikasikan…

Artikel ini merupakan pelengkap dari 3 artikel tentang  sistem akuntansi pembelian atau dikenal juga sebagai Standard Operating Proscedure (SOP) Pembelian kredit pada perusahaan distribusi. 2 tulisan sebelumnya adalah :

  1. Pedoman Sistem Akuntansi Pembelian Kredit Air Mineral pada Perusahaan Distribusi
  2. Pedoman Sistem Akuntansi Pembelian Kredit Minuman Ringan (Soft Drink) pada Perusahaan Distribusi.

Artikel ini berdasar pada kasus riil atau nyata, namun untuk menjaga privasi, saya tidak akan menyebutkan nama perusahaannya.

Bagi Anda yang belum membaca, saya sarankan untuk membaca dan memahaminya agar pemahaman Anda mengenai Sistem Akuntansi Pembelian Kredit dan SOP Pembelian menjadi lengkap, tidak setengah-setengah.

Sistematika pembahasan sistem akuntansi pembelian produk minyak goreng pada perusahaan distribusi dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu :

  • Deskripsi tentang produk minyak goreng yang dijual
  • Dokumen yang digunakan dalam proses pembelian produk minyak goreng
  • Catatan akuntansi yang digunakan
  • Unit organisasi yang terkait, yaitu :
  1. Bagian penyimpanan / gudang
  2. Bagian pengadaan barang /logistik
  3. Bagian akuntansi keuangan
  4. Bagian penerimaan barang
  • Prosedur aktivitas dan

Yuukkk kita menguliknya satu per satu….

#1. Deskripsi

Deskripsi di sini menjelaskan tentang perusahaan prinsipal (produsen) dari produk minyak goreng merk tertentu dan perusahaan lainnya sebagai distributor produk minyak goreng tersebut.

Produk minyak goreng yang dipasarkan dalam bentuk kemasan terdiri dari berbagai ukuran antara lain :

  1. Fresh Pack 250 Ml 1 kemasan = 48 bungkus
  2. Fresh Pack 500 Ml 1 kemasan = 24 bungkus
  3. Fresh Pack 1000 Ml 1 kemasan = 12 bungkus
  4. Jerigen 5 L 1 kemasan = 4 jerigen

#2. Dokumen

dokumen sistem akuntansi pembelian kredit

Agar proses menerapkan pedoman sistem akuntansi pembelian kredit produk minyak goreng ini bisa berjalan dengan baik maka diperlukan dokumen pendukung berupa form, templates, atau semacam surat-surat.

Dokumen yang digunakan dalam prosedur sistem pembelian kredit adalah sebagai berikut :

  1. Surat Permintaan Pembelian
  2. Surat Order Pembelian ( SOP )
  3. Daftar Persediaan Isi
  4. Laporan Penerimaan Barang
  5. Surat Jalan
  6. Laporan Kunjungan Penjualan

#3. Catatan Akuntansi yang digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian kredit produk minyak goreng adalah :

  1. Jurnal pembelian persediaan
  2. Kartu Utang
  3. Kartu persediaan
  4. Kartu gudang

#4. Unit organisasi yang terkait dan prosedur aktivitas

Unit organisasi yang terkait dan prosedur aktivitas dalam sistem pembelian kredit produk minyak goreng adalah :

#a. Bagian penyimpanan/gudang

bagian gudang

Daftar dan urutan aktivitas yang menjelaskan prosedur sistem pembelian kredit secara naratif adalah sebagai berikut :

  • Membuat nota permintaan pembelian (NPP) sebanyak 2 lembar berdasarkan informasi mengenai titik pemesanan kembali yang tercantum dalam kartu gudang dan Daftar Permintaan Isi (DPI).

Pada jumlah berapa titik pemesanan ini ditetapkan?

Untuk mudahnya kita lihat history dari perputaran produk minyak goreng. Dari situ akan diketahui tren yang bisa dijadikan dasar untuk menentukan titik pemesanan

  • Mengirimkan nota permintaan pembelian lembar ke-1 ke bagian pengadaan barang/logistik.
  • Mengarsipkan nota permintaan pembelian lembar ke-2 menurut nomor urutnya.
  • Menerima nota pesanan dari bagian pengadaan barang/logistik sebagai pemberitahuan mengenai pesanan yang telah dilaksanakan dan sebagai pemberitahuan untuk menerima barang dari prinsipal.
  • Mengarsipkan nota pesanan ke dalam arsip menurut nomor urutnya.
  • Menerima barang beserta Surat Jalan dan Faktur Pembelian dari prinsipal.
  • Mengecek barang, Surat Jalan, Faktur Pembelian rangkap 4 lalu diotorisasi dan diserahkan pada bagian penerimaan barang.
  • Mencatat laporan penerimaan barang ke dalam kartu gudang.
  • Mengirimkan laporan penerimaan barang ke bagian pengadaan barang/logistik diteruskan ke bagian akuntansi.

#b. Bagian pengadaan barang/logistik

bagian pengadaan

Prosedur aktivitas yang dilakukan bagian pengadaan barang atau logistik dalam sistem pembelian kredit produk minyak goreng adalah :

  • Menerima surat permintaan pembelian lembar ke-1 dan bagian penyimpanan/gudang.
  • Menerima permintaan dari pelanggan berdasarkan informasi dari salesman.
  • Menerima konfirmasi dari supervisor penjualan, atas permintaan atau pesanan pelanggan, bila barang tidak ada di gudang.
  • Membuat surat order pembelian (SOP) untuk prinsipal sebanyak 5 lembar.
  • Mendistribusikan nota pesanan sebagai berikut :
    1. Lembar ke-1 dan 2, dikirim ke Prinsipal. Surat Order Pembelian lembar ke-2 setelah ditandatangani oleh prinsipal, diminta untuk dikembalikan ke perusahaan distributor sebagai pengakuan dan penerimaan pesanan pembelian lalu diarsipkan.
    2. Lembar ke-3, dikirim ke bagian penyimpanan atau gudang untuk memberitahukan bahwa barang yang dimintanya sudah diproses dan sekaligus untuk menerima barang dari prinsipal seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.
  • Lembar ke-4, dikirimkan pada bagian akuntansi.
  • Lembar ke-5, dikirimkan pada bagian penerimaan barang.
  • Menerima lalu mengisi Surat Jalan rangkap 4 dan diberikan pada bagian penerimaan barang.
  • Menerima faktur dari prinsipal.
  • Memeriksa faktur dari prinsipal untuk menentukan apakah prinsipal telah benar dalam mencantumkan harga, kuantitas, dan telah memenuhi syarat pembelian yang tercantum dalam surat order pembelian.
  • Menerima laporan penerimaan barang dari bagian gudang.
  • Mengirimkan faktur dan laporan penerimaan barang ke bagian akuntansi.

#c. Bagian Penerimaan Barang

Prosedur aktivitas yang dilakukan di bagian penerimaan barang adalah sebagai berikut :

  • Menerima barang dan surat jalan dari bagian perusahaan ekpedisi sebanyak 4 lembar dan Faktur Pembelian dari prinsipal sebanyak 4 lembar.
  • Memeriksa barang yang diterima dari prinsipal apakah sesuai dengan surat jalan dan Faktur Pembelian.
  • Mengirimkan barang ke gudang dan menyerahkan barang dengan dilampiri surat jalan lembar 2 dan Faktur Pembelian rangkap 4 dari prinsipal kepada kepala gudang.
  • Setelah diperiksa barang dan surat kelengkapannya, kepala gudang menandatangani surat jalan dan Faktur Pembelian rangkap 4 saat menerima barang lalu mengarsip surat jalan dan Faktur Pembelian lembar 1.
  • Menyerahkan surat jalan dan faktur pembelian lembar 2 yang telah diotorisasi kepala gudang pada bagian logistik dan menyerahkan surat jalan dan Faktur Pembelian lembar 3 pada bagian akuntansi.
  • Mengarsip surat jalan dan faktur pembelian lembar 4 menurut tanggal.

#d. Bagian akuntansi

Prosedur aktivitas yang dilakukan pada bagian akuntansi dalam sistem pembelian kredit produk minyak goreng adalah sebagai berikut :

  • Menerima Nota pembelian, lembar penerimaan barang diterima dari bagian penyimpanan atau gudang melalui bagian pengadaan disertai faktur pembelian.
  • Menerima faktur pembelian dan surat jalan dari bagian penerimaan barang.
  • Membandingkan surat jalan, laporan penerimaan barang, surat order pembelian dan faktur pembelian.
  • Mencatat pembelian kredit tersebut ke kartu gudang.
  • Membuat jurnal pembelian berdasarkan bukti-bukti tersebut.

(D) Persediaan minyak goreng      Rp. xx

(D) PPN                                              Rp. xx

(K) Hutang dagang pada prinsipal               Rp. xx

Ada artikel bagus yang membahas mengenai cara mudah membuat jurnal akuntansi : Begini Cara Membuat Jurnal Akuntansi yang Benar , Simpel, Cepat dan Akurat.

  • Mengarsipkan laporan penerimaan barang, surat order pembelian, surat jalan, dan faktur pembelian menurut tanggal.
flowchart-sistem-akuntansi-pembelian-kredit-minyak-goreng-bagian-akuntansi
Flowchart bagian akuntansi

Demikian pembahasan mengenai langkah-langkah menyusun standard operating procedure ( SOP ) Pembelian Kredit Produk Minyak Goreng pada perusahaan distribusi.

Agar sistem akuntansi pembelian¬† kredit ini bisa berjalan dengan lancar laksana jalan bebas hambatan, semua pihak di perusahaan wajib mendukung penerapannya, bila tidak hasilnya pun tidak akan optimal….

Dengan SOP bisnis berjalan selancar jalan tanpa hambatan

Bagaimana menurut Anda?

Bila ada yang kurang dan ingin ditambahkan, silahkan…

 

***

 

2 Komentar

  1. wah mencerahkan tulisannya
    btw untuk membuat SOP akuntansi keuangan buat UKM yang masih dikelola sendiri ada gak panduannya..

    Thanks

Komentar ditutup.