Penerapan Sistem Akuntansi Pembelian Kredit di Perusahaan Distribusi Minuman Ringan

Apa pengertian sistem akuntansi pembelian? Sistem akuntansi pembelian adalah ada;ah fungsi akuntansi yang digunakan untuk mendukung transaksi pembelian bahan baku, bahan penolong (perusahaan manufaktur), maupun barang untuk dijual lagi (perusahaan dagang).

Dan pada kesempatan ini Blog Manajemen Keuangan akan membahas tentang akuntansi perusahaan dagang dengan studi kasus mengenai prosedur pembelian kredit perusahaan distributor softdrink.

Bagaimana penerapan Akuntansi di perusahaan distributor minuman ringan (softdrink), khususnya tentang prosedur pembelian? Apa saja unsur pengendalian intern sistem akuntansi pembelian dan dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian? Mari ikuti pembahasan dan didiskusikan bersama-sama…

1. Sekelumit Tentang Sistem Akuntansi Pembelian

Artikel ini adalah bagian pertama dari tiga artikel yang membahas tentang sistem akuntansi pembelian.

Dua bagian berikutnya, penulis akan membahas tentang contoh sistem akuntansi pembelian serta prosedur pembelian pada perusahaan distributor air mineral dan minyak goreng sebagai contoh kasus sistem akuntansi pembelian.

Ketiga tema pembahasan ini sengaja penulis pilih karena tiga jenis usaha dagang ini memasarkan produk kebutuhan pokok dan kebetulan penulis pernah bekerja di perusahaan sejenis itu 🙂

Perusahaan tersebut telah menerapkan standard operating procedure (SOP) Pembelian dan SOP Keuangan secara baik dan berjalan efektif sampai saat ini.

Untuk menjaga privasi penulis tidak akan menyebutkan nama produk dan nama perusahaan. Nama yang tertera dalam contoh formulir-formulir  di sini bukanlah nama perusahaan yang dimaksud.

Langsung saja, yuk kita mulai membahas sistem akuntansi pembelian pada perusahaan distribusi minuman ringan…

2. Aktivitas Bisnis Perusahaan Dagang

A: Sistem Pembelian Perusahaan Dagang

Setiap perusahaan memiliki sistem dan Standard Operating Procedure ( SOP ) yang berbeda dengan perusahaan yang lain, Namun secara umum ada kesamaan dalam hal-hal pokok. Kalau sempat, ketika Anda berbelanja di Indomaret atau Alfamidi, apa perbedaan dan persamaannya?

Demikian juga dengan perusahaan yang memproduksi minuman ringan, setiap perusahaan menggunakan sistem dan SOP yang berbeda dalam memasarkan produknya ke pelanggan.

Ada yang membentuk divisi pemasaran atau mendirikan anak perusahaan yang bidang usahanya khusus memasarkan produk yang dihasilkan, atau pilihan kedua adalah bekerjasama dengan perusahaan distribusi, sehingga perusahaan hanya fokus pada produksi dan kualitas produk.

Apa pun sistem yang akan digunakan, setiap pilihan ada konsekuensinya dan selalu ada kekurangan dan kelebihan! Tidak usah menyalahkan yang lain, “yakini pendapatmu sendiri, dan buktikan!” itu aja sih :). Bukankah Eyang, sampun dawuh, bahwa manusia terbaik adalah mereka yang paling bermanfaat bagi yang lain.

Tugas utama dari perusahaan adalah memilih sistem yang tepat dan mengoptimalkan sistem tersebut agar bisa membantu mencapai visi dan misi perusahaan.

B: Alur Sistem Pembelian Perusahaan Dagang

1: Penjualan Barang Dagangan

Proses Penjualan

Aktivitas utama perusahaan dagang/usaha dagang adalah melakukan penjualan dan pembelian produk baik secara tunai maupun kredit. Umumnya mereka tidak melakukan perubahan bentuk produk.

Atas produk yang dijual oleh perusahaan tersebut maka akan dikenakan PPN. Perusahaan akan membukukan pajak tersebut sebagai PPN Keluaran. Bila diilustrasikan dalam sebuah  gambar definisi sistem akuntansi pembelian kredit dan tunai adalah seperti di bawah ini:

2: Pembelian Barang Dagangan

Proses Pembelian

Bila barang di toko dan gudang stoknya tinggal sedikit maka perusahaan akan melakukan pembelian ke supplier.

Kapan perusahaan melakukan pembelian kembali produk yang akan dijual?

Untuk menjaga keberlangsungan usahanya, perusahaan memerlukan jumlah tertentu yang harus selalu tersedia di gudang.

Batas minimum biasanya ditetapkan oleh perusahaan sendiri, misalnya 20% dari jumlah persediaan yang seharusnya. Penetapan batas itu biasanya berdasarkan pada pengalaman waktu-waktu sebelumnya.

Bila persediaan produk sudah mendekati atau menyentuh batas minimum, maka perusahaan akan melakukan pembelian produk ke produsen. Prosedur  dan siklus pembelian bisa digambarkan sebagai berikut:

Ilustrasi dari gambar di atas adalah perusahaan akan mengisi kembali produk-produk di gudang dengan melakukan pembelian ke suplier, prinsipal atau produsen.

Harga Pokok Penjualan (HPP)

Saat melakukan pembelian, ada PPN atas produk yang dibeli tersebut. Dan perusahaan akan mencatatnya sebagai PPN masukan.

Dengan menerapkan sistem pembelian kredit yang baik maka perusahaan akan memiliki data-data yang valid mengenai pembelian, antara lain informasi mengenai asal produk, produk mana yang persediaannya kurang, faktur pembelian yang sudah jatuh tempo, analisis hutang piutang, dan penjadwalan pembayaran.

Sehingga masalah seperti persediaan yang menumpuk, masalah penjadwalan pembayaran hutang dan giro yang dibayarkan, karena kurangnya informasi dapat dihindari. Untuk lebih jelasnya pembahasan berikutnya dilengkapi dengan flowchart sistem akuntansi pembelian kredit.

Dan semua proses ini akhirnya akan berpengaruh terhadap perhitungan harga pokok penjualan perusahaan dagang yang selanjutnya berdampak pada besar kecilnya laba rugi perusahaan.