Transformasi Bisnis: Mengimplementasikan Sistem Akuntansi Pembelian Kredit di Perusahaan Distribusi Minuman Ringan

Apa pengertian sistem akuntansi pembelian? Sistem akuntansi pembelian adalah ada;ah fungsi akuntansi yang digunakan untuk mendukung transaksi pembelian bahan baku, bahan penolong (perusahaan manufaktur), maupun barang untuk dijual lagi (perusahaan dagang).

Dan pada kesempatan ini Blog Manajemen Keuangan akan membahas tentang akuntansi perusahaan dagang dengan studi kasus mengenai prosedur pembelian kredit perusahaan distributor softdrink.

Bagaimana penerapan Akuntansi di perusahaan distributor minuman ringan (softdrink), khususnya tentang prosedur pembelian? Apa saja unsur pengendalian intern sistem akuntansi pembelian dan dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian? Mari ikuti pembahasan dan didiskusikan bersama-sama…

 

01: Sekelumit Tentang Sistem Akuntansi Pembelian

Artikel ini adalah bagian pertama dari tiga artikel yang membahas tentang sistem akuntansi pembelian.

Dua bagian berikutnya, penulis akan membahas tentang contoh sistem akuntansi pembelian serta prosedur pembelian pada perusahaan distributor air mineral dan minyak goreng sebagai contoh kasus sistem akuntansi pembelian.

Ketiga tema pembahasan ini sengaja penulis pilih karena tiga jenis usaha dagang ini memasarkan produk kebutuhan pokok dan kebetulan penulis pernah bekerja di perusahaan sejenis itu 🙂

Perusahaan tersebut telah menerapkan standard operating procedure (SOP) Pembelian dan SOP Keuangan secara baik dan berjalan efektif sampai saat ini.

Untuk menjaga privasi penulis tidak akan menyebutkan nama produk dan nama perusahaan. Nama yang tertera dalam contoh formulir-formulir  di sini bukanlah nama perusahaan yang dimaksud.

Langsung saja, yuk kita mulai membahas sistem akuntansi pembelian pada perusahaan distribusi minuman ringan…

 

02: Aktivitas Bisnis Perusahaan Dagang

A: Sistem Pembelian Perusahaan Dagang

Setiap perusahaan memiliki sistem dan Standard Operating Procedure ( SOP ) yang berbeda dengan perusahaan yang lain, Namun secara umum ada kesamaan dalam hal-hal pokok. Kalau sempat, ketika Anda berbelanja di Indomaret atau Alfamidi, apa perbedaan dan persamaannya?

Demikian juga dengan perusahaan yang memproduksi minuman ringan, setiap perusahaan menggunakan sistem dan SOP yang berbeda dalam memasarkan produknya ke pelanggan.

Ada yang membentuk divisi pemasaran atau mendirikan anak perusahaan yang bidang usahanya khusus memasarkan produk yang dihasilkan, atau pilihan kedua adalah bekerjasama dengan perusahaan distribusi, sehingga perusahaan hanya fokus pada produksi dan kualitas produk.

Apa pun sistem yang akan digunakan, setiap pilihan ada konsekuensinya dan selalu ada kekurangan dan kelebihan! Tidak usah menyalahkan yang lain, “yakini pendapatmu sendiri, dan buktikan!” itu aja sih :). Bukankah Eyang, sampun dawuh, bahwa manusia terbaik adalah mereka yang paling bermanfaat bagi yang lain.

Tugas utama dari perusahaan adalah memilih sistem yang tepat dan mengoptimalkan sistem tersebut agar bisa membantu mencapai visi dan misi perusahaan.

 

B: Alur Sistem Pembelian Perusahaan Dagang

1: Penjualan Barang Dagangan

Proses Penjualan

Aktivitas utama perusahaan dagang/usaha dagang adalah melakukan penjualan dan pembelian produk baik secara tunai maupun kredit. Umumnya mereka tidak melakukan perubahan bentuk produk.

Atas produk yang dijual oleh perusahaan tersebut maka akan dikenakan PPN. Perusahaan akan membukukan pajak tersebut sebagai PPN Keluaran. Bila diilustrasikan dalam sebuah  gambar definisi sistem akuntansi pembelian kredit dan tunai adalah seperti di bawah ini:

2: Pembelian Barang Dagangan

Proses Pembelian

Bila barang di toko dan gudang stoknya tinggal sedikit maka perusahaan akan melakukan pembelian ke supplier.

Kapan perusahaan melakukan pembelian kembali produk yang akan dijual?

Untuk menjaga keberlangsungan usahanya, perusahaan memerlukan jumlah tertentu yang harus selalu tersedia di gudang.

Batas minimum biasanya ditetapkan oleh perusahaan sendiri, misalnya 20% dari jumlah persediaan yang seharusnya. Penetapan batas itu biasanya berdasarkan pada pengalaman waktu-waktu sebelumnya.

Bila persediaan produk sudah mendekati atau menyentuh batas minimum, maka perusahaan akan melakukan pembelian produk ke produsen. Prosedur  dan siklus pembelian bisa digambarkan sebagai berikut:

Ilustrasi dari gambar di atas adalah perusahaan akan mengisi kembali produk-produk di gudang dengan melakukan pembelian ke suplier, prinsipal atau produsen.

Harga Pokok Penjualan (HPP)

Saat melakukan pembelian, ada PPN atas produk yang dibeli tersebut. Dan perusahaan akan mencatatnya sebagai PPN masukan.

Dengan menerapkan sistem pembelian kredit yang baik maka perusahaan akan memiliki data-data yang valid mengenai pembelian, antara lain informasi mengenai asal produk, produk mana yang persediaannya kurang, faktur pembelian yang sudah jatuh tempo, analisis hutang piutang, dan penjadwalan pembayaran.

Sehingga masalah seperti persediaan yang menumpuk, masalah penjadwalan pembayaran hutang dan giro yang dibayarkan, karena kurangnya informasi dapat dihindari. Untuk lebih jelasnya pembahasan berikutnya dilengkapi dengan flowchart sistem akuntansi pembelian kredit.

Dan semua proses ini akhirnya akan berpengaruh terhadap perhitungan harga pokok penjualan perusahaan dagang yang selanjutnya berdampak pada besar kecilnya laba rugi perusahaan.

 

03: Bagian Pelaksana Sistem Akuntansi Pembelian Kredit

A: Divisi Perusahaan Terkait Sistem Akuntansi Pembelian

Apakah sistem akuntansi pembelian kredit ada di setiap jenis perusahaan?Tidak selalu ada, karena setiap perusahaan memiliki kebijakan sendiri sesuai dengan kebutuhan.

Apa fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian? Bagian-bagian apa yang harus ada pada sistem akuntansi pembelian?

Dalam sistem informasi sistem akuntansi (sia) pembelian fungsi-fungsi yang terkait ada 4 bagian yang terkait dalam pembelian kredit adalah :

1. Pembelian
2. Penerimaan
3. Gudang
4. Akuntansi

Yuk kita bahas prosedur apa saja yang dilakukan di tiap bagian…

Bagian #1. Pembelian (Purchasing Department)

Tugas Divisi Pembelian

Bagian pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai supplier dan harga produk, menentukan supplier, dan mengeluarkan order pembelian kepada supplier yang dipilih.

Prosedur yang dilakukan di bagian pembelian pada sistem pembelian kredit adalah sebagai berikut :

1. Menerima surat permintaan pembelian barang dari bagian gudang.
2. Membuat surat order pembelian (SOP) untuk supplier, contoh surat order pembelian bisa dilihat di paragraf berikutnya.
3. Mendistribusikan surat order pembelian untuk supplier, bagian gudang, akuntansi, dan bagian penerimaan.
4. Mengisi surat jalan dan mengirimkan ke bagian penerimaan.
5. Menerima faktur penjualan dari supplier melalui bagian penerimaan.
6. Memeriksa faktur penjualan dari supplier untuk memastikan sudah sesuai dengan surat order pembelian.
7. Menerima laporan penerima barang dari bagian gudang.
8. Mengirimkan faktur penjualan dan laporan penerimaan barang ke bagian akuntansi.

Flowchart Divisi Pembelian

Bagan alir atau contoh flowchart pembelian kredit yang menjelaskan prosedur di bagian pembelian atau logistik adalah sebagai berikut :

 

Bagian #2. Penerimaan

Job Desk Bagian Penerimaan

Bagian penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas produk yang diterima dari supplier guna menentukan dapat atau tidaknya produk tersebut diterima oleh perusahaan.

Prosedur yang dilakukan di bagian penerimaan pada sistem pembelian kredit adalah sebagai berikut :

1. Menerima Surat Jalan dari bagian pengadaan.
2. Mengambil produk yang dibeli dari gudang prinsipal, produsen, atau suplier.
3. Memeriksa produk yang akan diterima dari prinsipal.
4. Mengirimkan produk ke gudang dan menyerahkan produk dengan dilampiri copy Surat Jalan.
5. Setelah memeriksa produk dan kelengkapannya, bagian gudang menandatangi Surat Jalan saat menerima produk.
6. Menyerahkan copy surat jalan dan faktur penjualan ke bagian logistik dan bagian akuntansi.
7. Mengarsip copy surat jalan dan faktur penjualan.

Flowchart Bagian Penerimaan Barang

Flowchart yang menjelaskan prosedur sistem akuntansi pembelian di bagian penerimaan barang adalah sebagai berikut :

 

Bagian #3. Gudang

Tugas dan Jobdesk Bagian Gudang

Apa saja tugas dan deskripsi pekerjaan bagian gudang?

Bagian gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan produk yang telah diterima oleh bagian penerimaan.

Prosedur yang dilakukan di bagian gudang adalah sebagai berikut :

1. Membuat surat permintaan pembelian (SPP) berdasarkan informasi tentang re-order point yang tercantum dalam kartu gudang dan daftar penerimaan isi.
2. Mengirimkan surat permintaan pembelian ke bagian pembelian barang/logistik.
3. Meng-arsipkan surat permintaan pembelian.
4. Menerima surat order pembelian dari bagian pembelian/logistik sebagai pemberitahuan mengenai pesanan yang telah dilaksanakan dan sebagai pemberitahuan untuk menerima barang dari supplier.
5. Meng-arsipkan surat order pembelian.
6. Menerima barang beserta laporan penerimaan barang dari supplier.
7. Mencatat laporan penerimaan barang ke dalam kartu gudang.
8. Mengirimkan laporan penerimaan barang ke bagian pembelian/logistik diteruskan ke bagian akuntansi.

Diagram Alir Aktivitas Bagian Gudang

Flowchart yang menjelaskan prosedur sistem akuntansi pembelian di bagian gudang adalah sebagai berikut :

 

Bagian #4. Akuntansi

Job Desk Departemen Akuntansi

Bagian akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah bagian pencatat hutang dan bagian pencatat persediaan.

Bagian pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar.

Selanjutnya menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan hutang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu hutang.

Dan kabar baiknya pembahasan tentang pengelolaan hutang piutang secara berseri dan lengkap ada di artikel berikut ini :

1. Cara pengelolaan hutang piutang usaha
2. Cara menentukan dan menghitung cadangan kerugian piutang
3. Analisa umur piutang

Sedangkan bagian pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

Prosedur yang dilakukan di bagian akuntansi adalah sebagai berikut :

1. Menerima laporan penerimaan produk dari bagian penyimpanan/gudang.
2. Menerima faktur pembelian dari prinsipal melalui bagian pengadaan produk.
3. Membandingkan laporan penerimaan produk, surat-surat order pembelian dan faktur pembelian.
4. Mencatat pembelian kredit tersebut ke kartu hutang.
5. Mencatat produk yang dibeli ke kartu persediaan.
6. Membuat jurnal pembelian kredit berdasarkan bukti-bukti tersebut.
   Contoh jurnal pembelian sebagai berikut :
   
   Persediaan                          xxx
   PPN                                      xxx
            Hutang dagang                          xxx
7. Mengarsipkan laporan penerimaan produk, surat order pembelian, surat jalan, dan faktur pembelian menurut tanggal.

Aktivitas Departemen Akuntansi

Bila dilihat bagan alir sistem akuntansi pembelian atau flowchart pembelian pada bagian akuntansi adalah sebagai berikut :

 

04: Dokumen dalam Sistem Akuntansi Pembelian

A: Jenis Dokumen Pembelian

Apa saja dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian?

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam prosedur sistem pembelian kredit perusahaan dagang adalah sebagai berikut :

1: Surat Permintaan Pembelian

2: Surat Order Pembelian (SOP)

3: Laporan Penerimaan Barang

4: Daftar Persediaan Isi

5: Surat Jalan

Bagaimana bentuk dan format dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian tersebut di atas? yuk diulas satu per satu…

1: Surat Permintaan Pembelian

Apa yang dimaksud surat permintaan pembelian?

Surat permintaan pembelian adalah satu dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian barang dagangan. Surat permintaan pembelian oleh pihak-pihak yang membutuhkan barang untuk selanjutnya disampaikan kepada bagian pembelian (Purchasing Department).

Dan berikut ini adalah contoh format surat permintaan pembelian:

 

2: Surat Order Pembelian (SOP)

Apa itu surat order pembelian (SOP)?

Surat order pembelian adalah surat yang dibuat perusahaan untuk melakukan pembelian barang, dalam hal ini produk softdrink.

Bagaimana format surat order pembelian?

Langsung saja, perhatikan contoh surat order pembelian berikut ini?

 

3: Laporan Penerimaan Barang

Apa itu laporan penerimaan barang?

Laporan penerimaan barang adalah dokumen yang dibuat oleh bagian penerimaan yang berisi tentang data-data barang yang diterima, antara lain jumlah, jenis dan kondisi saat diterima.

Perhatikan contoh format laporan penerimaan barang berikut ini:

 

4: Daftar Persediaan Isi

Apa yang dimaksud dengan daftar persediaan isi?

Daftar persediaan isi adalah dokumen yang dibuat oleh bagian gudang tentang daftar barang yang ada di gudang.

Bagaimana format daftar persediaan isi?

Perhatikan contoh bentuk daftar persediaan isi berikut ini:

 

5: Surat Jalan

Apa yang dimaksud surat jalan?

Pengertian surat jalan adalah dokumen yang dibuat oleh bagian gudang atas permintaan sejumlah barang dari pembeli, dan berikut ini contoh format surat jalan:

Perhatikan contoh form surat jalan sederhana di atas, pada bagian kiri atas selalu ada identitas dari perusahaan, kemudian dilanjutkan dengan judul formulir, yaitu “Surat Jalan”. Jangan lupa untuk selalu mencantumkan tanggal, nama barang, quantity, dan keterangan yang perlu dicantumkan.

Di akhir formulir, cantumkan orang-orang yang bertanggungjawab terhadap proses pembelian, sekaligus naman dan tanda tangan.

 

05: Kesimpulan

Proses pembelian barang adalah aktivitas pokok dalam perusahaan dagang, demikian juga dengan perusahaan manufaktur. Perusahaan dagang melakukan pembelian barang yang akan dijual kembali ke pelanggan, sedangkan perusahaan manufaktur melakukan aktivitas pembelian barang yang akan diproses menjadi barang jadi yang siap dijual. Intinya sama, pembelian barang.

Dalam aktivitas pembelian melibatkan beberapa pihak, antara lain supplier sebagai pihak yang menjual barang, perusahaan dagang dan manufaktur sebagai pihak pembeli, dan perusahaan jasa logistik yang menjalankan pengiriman barang.

Untuk masalah pembayaran, biasanya disepakati oleh pihak-pihak yang terlibat dalam aktivitas tersebut, ada yang bersepakat menggunakan sistem pembayaran tunai, kredit, atau kredit dengan uang muka atau down payment. Apa pun sistem yang disepakati, yang terpenting memudahkan dan tidak merugikan kedua belah pihak.

Bagaimana menurut Anda, apakah ada yang perlu ditambahkan?

Demikianlah pembahasan tentang sistem akuntansi serta prosedur pembelian kredit pada perusahaan distribusi minuman ringan. Moga bermanfaat dan jika Anda merasa memperoleh manfaat dari artikel ini, silahkan untuk disebarluaskan bagi orang lain agar semakin banyak yang memperoleh manfaat. terima kasih.*****

—-

Bagi yang membutuhkan file flowchart dan form-form sistem pembelian kredit seperti yang ada dalam artikel ini silahkan isi komentar di bawah ini. File flowchart dalam MS Visio dan file form dalam MS Excel.

Kenapa tidak saya upload ke server agar setiap orang bisa download? Saya berpendapat bahwa hanya orang akuntansi keuangan dan mereka yang tertarik yang membutuhkan materi-materi seperti ini, sehingga akan lebih efektif dan tidak ada pemborosan 🙂

Note:
Boleh mengutip artikel ini sesuai kebutuhan Anda, dan mohon dengan kesadarannya untuk menyebutkan dan menyertakan sumbernya ya.