Contoh Invoice Penagihan Excel Sederhana dan Cara Membuatnya

Apa itu invoice? Bagaimana contoh invoice penagihan?

Invoice adalah suatu dokumen yang dibuat dan dikeluarkan oleh penjual untuk digunakan sebagai penagihan kepada pembeli.

Dan pada kesempatan in webiste Manajemen Keuangan akan menyajikan contoh invoice penagihan Excel sederhana, gratis, dan terbaru.

Jadi setiap kali ada pembelian dan akan melakukan penagihan, kita tinggal input di form invoice pembelian ini, kemudian cetak atau kirimkan melalui email.

Sederhana dan mudah.

***

Ada 2 (dua) contoh invoice penagihan yang akan dibahas, yaitu:

  1. Contoh invoice pembelian produk
  2. Contoh invoice jasa (contoh invoice pembelian)

Bagaimana contoh invoice tersebut dan langkah-langkah membuatnya?

Mari langsung saja ikuti pembahasan lengkapnya berikut ini…

 

01: Contoh Invoice Pembelian Produk

contoh invoice pembelian

A: Pengertian Invoice Pembelian Produk

Invoice pembelian produk adalah faktur atau dokumen yang dibuat oleh penjual produk yang digunakan untuk menagih pembayaran kepada pembeli.

Apa saja yang dicantumkan dalam invoice pembelian produk?

Informasi yang terdapat dalam invoice pembelian produk antara lain:

  • Tanggal pembelian
  • Daftar produk yang dibeli
  • Harga produk
  • Total harga

 

B: Cara Membuat Invoice Pembelian Excel

Untuk memudahkan dalam memahami dan membuat contoh invoice pembelian Excel ini, akan saya sajikan proses pembuatanya step-by-step.

Berikut ini langkah-langkah membuat invoice pembelian Excel:

 

#1: Membuat Tabel Daftar Produk

Tabel daftar produk adalah tabel yang berisi informasi tentang produk-produk yang dijual oleh perusahaan.

Tabel ini terdiri dari beberapa kolom yang memuat informasi sebagai berikut:

  • Kolom pertama adalah nomor urut produk
  • Kolom kedua adalah kode produk
  • Kolom ketiga adalah nomor produk
  • Kolom ke-empat adalah harga masing-masing produk

 

Dan berikut ini contoh bentuk tabel daftar produk yang dijual perusahaan:

Tabel Daftar Produk
Tabel Daftar Produk – Invoice

 

#2: Membuat Tabel Daftar Pelanggan

Tabel daftar pelanggan adalah tabel yang berisi informasi pelanggan atau customer perusahaan.

Tabel ini terdiri dari beberapa kolom yang memuat informasi-informasi sebagai berikut:

  • Kolom pertama, nomor urut pelanggan perusahaan.
  • Kolom kedua, berisi nomor kode pelanggan perusahaan.
  • Kolom ketiga, berisi nama pelanggan perusahaan.
  • Kolom ke-empat, berisi informasi alamat pelanggan.
  • Kolom kelima, memuat informasi tentang nomor telepon pelanggan.

 

Dan berikut ini contoh format tabel daftar pelanggan perusahaan:

tabel daftar pelanggan
Tabel daftar customer perusahaan

 

#3: Membuat Form Invoice

(a): Format dan komponen invoice pembelian

Pada langkah ketiga ini kita akan membuat form invoice pembelian dengan rumus-rumus Excel.

Ada beberapa jenis format invoice pembelian.

Namun secara umum, dalam setiap invoice memuat informasi-informasi antara lain tentang:

  • Identitas perusahaan penjual lengkap dengan alamat dan atribut lainnya.
  • Identitas perusahaan pembeli lengkap dengan alamat dan nomor telpon serta email
  • Waktu pembelian, hari, tanggal dan tahun
  • Nomor invoice, mengacu kepada ketentuan perusahaan
  • Waktu jatuh tempo pembayaran.
  • Rincian produk yang dibeli oleh pelanggan.

 

Dan berikut ini contoh form invoice yang akan kita buat:

contoh invoice excel
Contoh invoice pembelian produk

 

(b) Membuat rumus-rumus Excel pada Form Contoh Invoice

Format invoice sudah kita tentukan seperti di atas (a), sekarang saatnya untuk membuat rumus.

Rumus-rumus spreadsheet ini dibuat untuk memudahkan peng-inputan, perhitungan, dan meminimalisir human error.

Contohnya:

Ketika akan membuat daftar produk yang dibeli, kita tinggal memilih nama/kode produk, harga, dan jumlah rupiah sudah otomatis menghitung sendiri.

Demikian pula ketika akan membuat hari, tanggal, dan tahun pembelian, kita pun tidak perlu mengetik satu per satu.

Demikian juga terbilang atau keterangan total jumlah rupiah. Kita tak perlu mengetikannya.

Otomatis sudah muncul sendiri.

Dan satu lagi…..

Kita cukup menggunakan software Microsoft Excel, besutan Bill Gates.

Mau?

Yuk ikuti langkah-langkahnya berikut ini…

***

01: Membuat Rumus Excel untuk Tanggal Invoice

Rumus yang digunakan untuk membuat tanggal, bulan, dan tahun contoh invoice di atas adalah sebagai berikut:

=TEXT(TODAY();”DD MMMM YYYY”)

 

Dan untuk lebih jelasnya perhatikan gambar berikut ini:

Contoh Invoice penagihan - tanggal
Rumus tanggal Invoice penagihan

 

02: Membuat Daftar Pelanggan Produk

Langkah selanjutnya untuk membuat invoice Excel adalah membuat sel isian untuk pembeli produk.

Untuk membuat daftar pembeli produk, kita mengambil data dari tabel daftar pelanggan di sheet daftar pelanggan.

Untuk mengambil data pelanggan dari tabel pelanggan, kita memanfaatkan fitur ‘data validation’.

Data – Data Validation – Data Validation.

 

Selanjuta akan muncul message box seperti pada gambar berikut:

Contoh Invoice Penagihan - Daftar customer
Rumus daftar customer

Keterangan:

Pada validation criteria:

Kotak Allow: Pilih ‘List’

Kotak Source: Ambil data dari tabel daftar pelanggan

 

Setelah kita mengisi validation criteria, maka hasilnya adalah seperti berikut ini:

Contoh Invoice Penagihan - daftar customer produk
Daftar customer produk

Keterangan:

Jika ada pelanggan yang membeli produk, kita tidak perlu mengetikkan nama pelanggan, namun tinggal memilih dari daftar yang sudah dibuat.

Sangat membantu dan praktis kan?

Yuk dilanjutkan…

 

03: Membuat Rumus Excel Alamat Pembeli Produk

Untuk membuat alamat pembeli produk, kita menggunakan data dari tabel daftar produk di sheet daftar produk.

Untuk mengambil alamat pelanggan dari tabel daftar pelanggan, kita menggunakan rumus Excel sebagai berikut:

=VLOOKUP($C$10;’Daftar Pelanggan’!$D$4:$F$13;2;FALSE)

 

Perhatikan gambar berikut ini:

Contoh Invoice penagihan - Daftar Alamat
Daftar Alamat Customer Perusahaan

Keterangan:

Cara kerja rumus ini adalah, bila kita memilih pelanggan maka otomatis ditampilkan alamat dan nomor telponnya.

So, kita tak perlu mengetikkan secara manual.

 

04: Membuat Daftar Kode Produk

Untuk membuat daftar kode produk di kolom ini, kita menggunakan data dari tabel daftar produk di sheet daftar produk.

Untuk mengambil data kode produk dari tabel daftar produk, kita menggunakan fitur data validation di Excel.

Jadi sama seperti pada langkah #2.

Pertama klik:

Data – Data Validation – Data Validation

 

Kemudian akan muncul kotak (message box) data validation seperti gambar berikut ini:

Contoh Invoice penagihan - kode produk
Contoh Invoice penagihan – kode produk

Cara pengisian message box, sama dengan ketika mengisi daftar pelanggan., yaitu:

Allow box: di-isi dengan ‘List’

Source box: di-isi dengan sumber data yang akan di-ambil, yaitu tabel daftar produk.

***

Setelah semuai validation criteria dilengkapi, hasilnya adalah seperti berikut ini:

Invoice Pembelian Produk - Daftar kode produk
Daftar kode produk

Keterangan:

Jadi, ketika kita klik tanda panah di bagian kanan sel, maka akan muncul list atau daftar kode dari semua produk yang dijual perusahaan.

 

05: Membuat Rumus Excel Kolom Nama Produk

Nama produk diambil dari data di tabel daftar produk.

Untuk mengambilnya, kita menggunakan rumus Excel sebagai berikut:

=IFERROR(VLOOKUP(D15;’Daftar Produk’!$C$3:$E$12;2;FALSE);””)

 

Perhatikan gambar berikut ini:

Invoice Produk - Daftar Nama Produk
Daftar Nama Produk

Keterangan:

Fungsi IFERROR merupakan rumus pelengkap yang berfungsi untuk tidak menampilkan apapun jika ada error.

Error di sini bukan karena error rumusnya ya, error karena sel yang lain tidak ada, sehingga Excel menampilkan pesan tertentu.

Misalnya N/A.

***

Sedangkan fungsi Vlookup adalah mencari data yang diinginkan di tabel Daftar Produk (!$C$3:$E$12)

Setelah data yang diinginkan itu ketemu (nama produk – ‘Daftar Produk’!$C$3:$E$12;2), kemudian ditampilkan di kolom nama produk.

Apa dasar pencarian data yang diinginkan?

Dasar data yang dijadikan acuan pencarian adalah kolom Kode Produk (D15)

 

06: Membuat Rumus Excel di Kolom Harga Produk

Langkah selanjutnya untuk membuat invoice Excel adalah membuat rumus di kolom harga produk (price).

Harga produk diambil dari tabel Daftar Produk.

Cara mengambilnya sama seperti pada langkah ke-lima, yaitu menggunakan rumus Vlookup, seperti berikut ini:

=IFERROR(VLOOKUP(D15;’Daftar Produk’!$C$3:$E$12;3;FALSE);””)

 

Untuk lebih jelasnya, perhatikan gambar dibawah ini:

 Daftar Harga Produk
Kolom daftar harga produk.

Keterangan gambar di atas sama seperti pada langkah #5.

Bedanya, kalau di kolom harga yang diambil dari tabel Daftar Produk adalah di kolom harga (atau kolom ke-3 – ‘Daftar Produk’!$C$3:$E$12;3)

 

07: Membuat Rumus Excel di Kolom Amount (Sub Total)

Kolom sub total adalah perkalian antara harga produk dengan jumlah produk yang dibeli.

Jadi untuk menghitung jumlah sub total ini, kita menggunakan fungsi perkalian di Excel, yaitu tanda bintang (*).

Dan penulisannya adalah seperti berikut ini:

=IFERROR(G15*F15;””)

 

Untuk lebih jelasnya, perhatikan gambar di bawah ini:

Rumus excel kolom sub total
Rumus kolom sub total invoice.

 

08: Membuat Rumus Excel Untuk Menghitung Total Pembelian

Untuk menghitung total pembelian produk pada contoh invoice penagihan Excel ini, kita menggunakan fungsi SUM.

Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan sub total dari produk yang dibeli pelanggan.

Cara menuliskan rumusnya adalah sebagai berikut:

=SUM(H15:H24)

 

Dan bila ditampilkan dalam bentuk gambar adalah seperti berikut ini:

Jumlah total Invoice Excel
Membuat Rumus untuk menjumlah invoice pembelian.

Keterangan:

Fungsi SUM adalah menjumlahkan sel H15 sampai dengan sel H24 pada kolom Amount (sub total).

 

09: Membuat Rumus Terbilang

Rumus terbilang digunakan untuk membuat penjelasan total rupiah pembelian produk dalam teks.

Untuk membuat rumus ini, kita sedikit menambahkan kode visual basic ‘Terbilang’.

Kode fungsi terbilang ini banyak tersedia di internet, tinggal search aja di Google.

(kalau tidak ketemu-ketemu dan kesulitan membuat sendiri, silahkan hubungi saya melalui email yang tertera di bagian bawah website Manajemen Keuangan dengan subjek: “Fungsi Terbilang”. Nanti saya kirimkan, free)

***

Untuk membuat fungsi terbilang, klik:

Developer – Visual Basic

Bila menu Developer belum ditampilkan, cara menampilkannya dengan  klik File – Options – Customize Ribbon – Developer (beri tanda centang)

Setelah terbuka visual basic, kemudian klik Insert dan copy paste kode terbilang seperti berikut ini.

rumus terbilang excel
Kode terbilang.

Kemudian klik Save – Close.

***

Kembali ke contoh invoice Excel yang sedang kita buat.

Letakkan kursor di kotak terbilang, kemudian ketikkan rumus terbilang seperti berikut ini:

rumus terbilang Excel
Rumus terbilang Excel

 

Dan klik Enter, hasilnya adalah berupa contoh invoice tagihan excel lengkap seperti berikut ini:

contoh invoice tagihan excel
contoh invoice tagihan excel

 

Dan format lengkap contoh invoice penagihan produk Excel adalah sebagai berikut:

contoh invoice penagihan produk
contoh invoice penagihan produk

 

02: Contoh Invoice Jasa

Contoh Invoice Jasa

A: Pengertian Invoice Jasa

Apa yang dimaksud invoice jasa?

Pengertian Invoice jasa adalah faktur atau dokumen yang dibuat oleh penjual/ penyedia jasa untuk digunakan sebagai penagihan kepada pembeli atau pengguna jasa.

Apa saja komponen invoice jasa Excel?

Beberapa komponen yang biasa ada dalam setiap invoice jasa adalah:

  • Identitas penyedia jasa
  • Identitas pengguna jasa
  • Nomor invoice jasa
  • Tanggal invoice jasa
  • Metode pembayaran
  • Waktu jatu tempo pembayaran

Namun perlu diperhatikan bahwa format komponen invoice seperti di atas bukan suatu keharusan, namun kembali kepada kebijakan dan ketentuan perusahaan.

Namun untuk memudahkan dalam memahami cara membuat invoice Excel, saya menggunakan contoh invoice Excel dengan komponen di atas.

 

B: Cara Membuat Invoice Jasa Excel

Bagaimana proses pembuatan invoice jasa Excel?

Langkah-langkahnya hampir sama dengan cara membuat invoice produk Excel.

Yang membedakan adalah jenis usaha dan bisnisnya.

Kalau invoice produk Excel, jenis usaha dan bisnisnya adalah menjual produk.

Sedangkan untuk invoice jasa Excel, jenis yang dijual adalah pelayanan jasa.

Sehingga ada beberapa hal yang tidak dijelaskan dengan detail, karena sudah dijelaskan dalam proses pembuatan contoh invoice Excel bahasa Indonesia untuk pembelian produk.

***

Langsung saja ikuti langkah-langkah pembuatan invoice jasa dengan MS Excel berikut ini…

#1: Membuat Tabel Jenis Jasa

Komponen dan format tabel jenis jasa yang ditawarkan hampir sama dengan tabel daftar produk.

Berikut ini contoh tabel jenis jasa:

tabel jenis jasa
Contoh tabel jenis jasa

Keterangan:

Dari contoh tabel daftar jenis jasa di atas, kita mengetahui informasi mengenai jenis-jenis jasa yang ditawarkan beserta daftar harganya.

Misalnya pemeliharan jaringan dan website perusahaan.

 

#2: Membuat Tabel Daftar Pelanggan

Tabel daftar pelanggan jasa adalah date base pelanggan.

Contoh format tabel daftar customer terdiri dari kolom-kolom yang berisi:

  • kolom nomor urut,
  • kolom kode customer,
  • nama customer, dan
  • alamat customer.

 

Berikut ini bentuk tabel daftar customer/ pelanggan:

tabel daftar customer
Contoh tabel daftar customer

 

#3: Membuat Contoh Form Invoice Jasa Excel

Contoh form invoice jasa adalah draft form Excel yang akan dijadikan contoh invoice jasa.

Form invoice jasa ini selanjutnya kita buat dan isi dengan rumus-rumus Excel di bagian dan kolom tertentu.

Berikut ini bagian dan kolom yang akan dibuat rumus Excel:

 

01: Membuat Rumus Tanggal Invoice

Untuk mengisi tanggal invoice, kita menggunakan rumus sebagai berikut:

=TEXT(TODAY();”DD MMMM YYYY”)

 

Dan untuk lebih jelasnya perhatikan peletakkan rumus tersebut dalam gambar berikut ini:

Tanggal Invoice jasa
Rumus tanggal Invoice jasa

 

02: Membuat Daftar Pengguna/ Customer di Contoh Invoice Jasa

Daftar pengguna jasa diambil dari tabel daftar pelanggan.

Bagaimana cara mengambil data daftar pelanggan dari tabel tersebut?

Untuk membuat daftar pengguna atau pelanggan jasa, kita memanfaatkan fungsi data validation.

Caranya klik menu Data – Data Validation – Data Validation.

 

Kemudian akan muncul message box seperti berikut ini:

Daftar Pengguna Jasa
Daftar Pengguna Jasa

 

Setelah kita mengisi semua persyaratan yang diperlukan, maka hasilnya akan nampak seperti berikut ini:

Contoh Invoice Jasa - Daftar Pengguna Jasa
Contoh Invoice Jasa – Daftar Pengguna Jasa

Keterangan:

Perhatikan kotak/sell dalam daftar pengguna/ pembeli jasa.

Bagian kanan kotak ada kotak tanda panah ke bawah yang dapat di klik.

Bila tanda panah itu di klik, maka akan muncul list atau daftar pelanggan.

Kita tinggal memilih pelanggan yang akan ditagihkan dalam invoice jasa Excel tersebut.

 

03: Membuat Rumus Excel Alamat Pembeli di Contoh Invoice Jasa

Alamat pembeli diambil dari tabel daftar pelanggan, kolom alamat.

Untuk mengambil data alamat pelanggan, kita menggunakan rumus Excel seperti berikut ini:

=VLOOKUP($C$10;’Daftar Pelanggan’!$D$4:$F$13;2;FALSE)

 

Perhatikan gambar berikut ini:

Contoh Invoice Jasa - Alamat Pembeli Jasa
Contoh Invoice Jasa – Alamat Pembeli Jasa

Keterangan:

Setelah kita membuat rumus tersebut, maka ketika kita memilih salah satu nama pelanggan otomatis alamat dan nomor telpon-nya juga muncul.

Sangat membantu banget kan?

 

04: Membuat Daftar Kode Jasa di Contoh Invoice Jasa Excel

Daftar kode jasa diambil dari tabel jenis jasa, kolom kode.

Caranya seperti pada point #2, yaitu ketika membuat daftar pelanggan jasa.

Untuk membuat daftar kode jasa, kita juga menggunakan fungsi Data Validation.

Setelah kita klik menu Data – Data Validation – Data Validation, dan melengkapi message box, maka hasilnya adalah seperti berikut:

Daftar Kode Jasa
Contoh Invoive jasa – Daftar Kode Jasa

 

05: Membuat Rumus Excel di Kolom Deskripsi Pekerjaan Jasa

Deskripsi atau nama pekerjaan jasa yang digunakan/ dibeli oleh pengguna diambil dari tabel jenis jasa.

Cara mengambil data deskripsi pekerjaan jasa dengan menggunakan rumus sebagai berikut:

=IFERROR(VLOOKUP(D15;’Jenis Jasa’!$C$3:$E$12;2;FALSE);””)

 

Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar berikut ini:

Contoh Invoice Jasa - Daftar Nama Jasa
Contoh Invoice Jasa – Daftar Nama Jasa

Keterangan:

Deskripsi atau nama jasa didasarkan pada kode jasa (sel D15).

Diambil dari kolom deskripsi pekerjaan jasa di tabel Jenis Jasa (‘Jenis Jasa’!$C$3:$E$12)

 

06: Membuat Rumus Excel di Kolom Daftar Harga Jasa di Contoh Invoice Jasa

Daftar harga pada kolom harga pekerjaan jasa diperoleh dari tabel jenis jasa.

Untuk mendapatkan daftar harga digunakan rumus sebagai berikut:

=IFERROR(VLOOKUP(D15;’Jenis Jasa’!$C$3:$E$12;3;FALSE);””)

 

Dan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana penulisan rumus tersebut, perhatikan gambar di bawah ini:

Daftar Harga Jasa
Rumus Membuat Daftar Harga Jasa Invoice

 

07: Membuat Rumus Excel di Kolom Amount (Sub Total) di Contoh Invoice Jasa

Nilai amount atau sub total diperoleh dari hasil perkalian antara jenis pekerjaan dengan harga.

Cara menuliskan rumusnya adalah sebagai berikut:

=IFERROR(G15*F15;””)

 

Dan untuk lebih jelasnya, perhatikan gambarnya berikut ini:

Sub Total Invoice Jasa
Sub Total Invoice Jasa

 

08: Membuat Rumus Excel Untuk Total  di Contoh Invoice Jasa

Total jumlah rupiah pada contoh invoice ini didapatkan dengan cara menjumlah semua sub total di kolom amount.

Cara menuliskan rumusnya adalah sebagai berikut:

=SUM(H15:H24)

 

Dan untuk lebih jelas, perhatikan penampakannya dalam gambar berikut ini:

Total Rupiah Invoice Jasa
Total Rupiah Invoice Jasa

 

09: Membuat Rumus Terbilang di Contoh Invoice Jasa

Untuk membuat rumus terbilang, caranya sudah dijelaskan pada point #9 pembuatan invoice pembelian produk.

Maka, tidak saya ulangi lagi ya, ntar dianggap duplicate content oleh Om Google J

So, kalau ingin tahu detailnya, silahkan baca-baca lagi caranya di atas ya.

***

Dilanjutkan kembali topik ini ya…

Bagaimana cara meng-aplikasikan rumus terbilang dalam contoh invoice jasa?

Caranya adalah letakkan kursor di kotak yang berada di bawah tulisan terbilang.

Selanjutnya ketik rumus terbilang seperti berikut ini:

=Terbilang(H25) & “Rupiah”

 

Dan setelah menekan Enter, hasilnya seperti pada gambar berikut ini:

Rumus Terbilang Invoice Jasa
Rumus Terbilang Invoice Jasa

***

Dan setelah kita membuat dan mengisikan semua rumus Excel dalam contoh form invoice jasa, hasilnya adalah sebuah contoh invoice jasa Excel seperti berikut ini:

contoh invoice jasa Excel
contoh invoice jasa Excel

***

Dan untuk melengkapi pembahasan contoh invoice dan cara membuatnya, saya sajikan tutorial dalam bentuk video singkat berikut ini…

Pada video tutorial di atas, ada sedikit perbedaan pada penggunaan kode terbilang.

Anda bisa memilih salah satunya.

 

03: Kesimpulan – Contoh Invoice

Kelancaran cash flow dalam aktivitas perusahaan adalah sangat vital sifatnya.

Berungkali telah disampaikan bahwa cash flow adalah laksana aliran darah pada manusia.

Jika aliran darah itu terganggu, maka kondisi tubuh pun akan terganggu.

Sebaliknya, jika aliran darah lancar, maka kondisi tubuh pun sehat dan fit.

Demikian juga dengan perusahaan.

Jika aliran kas atau cash flow berjalan baik dan lancar, maka kesehatan dan performance perusahaan pun bagus.

Sebaliknya, jika aliran kas atau cash flow terganggu, maka kondisi perusahaan pun terganggu.

Bahkan bila tidak ada perbaikan, maka semakin lama bisa bangkrut.

***

Manfaat pengelolaan cash flow yang baik bisa mencegah terjadinya kondisi itu.

Termasuk pengelolaan tagihan perusahaan.

Dan form invoice adalah salah satu alat bantu dalam pengelolaan aliran kas tersebut.

Maka, perusahaan perlu benar-benar memperhatikannya, baik dari sisi kecepatan pembuatan invoice, format invoice, dan kejelasan informasi yang terkandung dalam invoice.

Dan 2 (dua) contoh invoice Excel sederhana, gratis dan terbaru yang telah saya sajikan di atas mudah-mudahan bisa membantu.

Bila Anda ingin mengetahui form-form pendukung aktivitas accounting dan finance, silahkan klik >> SOP & Accounting Tools.

Demikian yang dapat saya sampaikan mengenai contoh invoice dan cara membuatnya, step-by-step.

Semoga bermanfaat. Terima kasih. *****

manajemen keuangan dan SOP