Apa itu invoice? Bagaimana contoh invoice penagihan?
Invoice adalah suatu dokumen yang dibuat dan dikeluarkan oleh penjual untuk digunakan sebagai penagihan kepada pembeli, dan pada kesempatan in webiste Manajemen Keuangan akan menyajikan contoh invoice penagihan Excel sederhana, gratis, dan terbaru.
Jadi setiap kali ada pembelian dan akan melakukan penagihan, kita tinggal input di form invoice pembelian ini, kemudian cetak atau kirimkan melalui email. Sederhana dan mudah.
Bagaimana contoh invoice tersebut dan panduan langkah-langkah membuatnya dengan Excel? Mari langsung saja ikuti pembahasan lengkapnya berikut ini…
01: Contoh Invoice Pembelian Produk
Ada 2 (dua) contoh invoice penagihan yang akan dibahas, yaitu:
- Contoh invoice pembelian produk
- Contoh invoice pengadaan jasa
A: Pengertian Invoice Pembelian Produk
Invoice pembelian produk adalah faktur atau dokumen yang dibuat oleh penjual produk yang digunakan untuk menagih pembayaran kepada pembeli.
Apa saja yang dicantumkan dalam invoice pembelian produk?
Informasi yang terdapat dalam invoice pembelian produk antara lain:
- Tanggal pembelian
- Daftar produk yang dibeli
- Harga produk
- Total harga
B: Cara Membuat Invoice Pembelian Excel
Untuk memudahkan dalam memahami dan membuat contoh invoice pembelian Excel ini, akan saya sajikan proses pembuatanya step-by-step.
Berikut ini langkah-langkah membuat invoice pembelian Excel:
#1: Membuat Tabel Daftar Produk
Tabel daftar produk adalah tabel yang berisi informasi tentang produk-produk yang dijual oleh perusahaan.
Tabel ini terdiri dari beberapa kolom yang memuat informasi sebagai berikut:
- Kolom pertama adalah nomor urut produk
- Lajur kedua adalah kode produk
- Kolom ketiga adalah nomor produk
- Lajur ke-empat adalah harga masing-masing produk
Dan berikut ini contoh bentuk tabel daftar produk yang dijual perusahaan:
#2: Membuat Tabel Daftar Pelanggan
Tabel daftar pelanggan adalah tabel yang berisi informasi pelanggan atau customer perusahaan.
Tabel ini terdiri dari beberapa kolom yang memuat informasi-informasi sebagai berikut:
- Kolom pertama, nomor urut pelanggan perusahaan.
- Kolom kedua, berisi nomor kode pelanggan perusahaan.
- Lajur ketiga, berisi nama pelanggan perusahaan.
- Kolom ke-empat, berisi informasi alamat pelanggan.
- Lajur kelima, memuat informasi tentang nomor telepon pelanggan.
Dan berikut ini contoh format tabel daftar pelanggan perusahaan:
#3: Membuat Form Invoice
(a): Format dan komponen invoice pembelian
Pada langkah ketiga ini kita akan membuat form invoice pembelian dengan rumus-rumus Excel.
Ada beberapa jenis format invoice pembelian.
Namun secara umum, dalam setiap invoice memuat informasi-informasi antara lain tentang:
- Identitas perusahaan penjual lengkap dengan alamat dan atribut lainnya.
- Identitas perusahaan pembeli lengkap dengan alamat dan nomor telpon serta email
- Waktu pembelian, hari, tanggal dan tahun
- Nomor invoice, mengacu kepada ketentuan perusahaan
- Waktu jatuh tempo pembayaran.
- Rincian produk yang dibeli oleh pelanggan.
Dan berikut ini contoh form invoice yang akan kita buat:
(b) Membuat rumus-rumus Excel pada Form Contoh Invoice
Format invoice sudah kita tentukan seperti di atas (a), sekarang saatnya untuk membuat rumus.
Rumus-rumus spreadsheet ini dibuat untuk memudahkan peng-inputan, perhitungan, dan meminimalisir human error.
Contohnya:
Ketika akan membuat daftar produk yang dibeli, kita tinggal memilih nama/kode produk, harga, dan jumlah rupiah sudah otomatis menghitung sendiri.
Demikian pula ketika akan membuat hari, tanggal, dan tahun pembelian, kita pun tidak perlu mengetik satu per satu.
Demikian juga terbilang atau keterangan total jumlah rupiah. Kita tak perlu mengetikannya.
Otomatis sudah muncul sendiri.
Dan satu lagi…..
Kita cukup menggunakan software Microsoft Excel, besutan Bill Gates.
Mau?
Yuk ikuti langkah-langkahnya berikut ini…
***
01: Membuat Rumus Excel untuk Tanggal Invoice
Rumus yang digunakan untuk membuat tanggal, bulan, dan tahun contoh invoice di atas adalah sebagai berikut:
=TEXT(TODAY();”DD MMMM YYYY”)
Dan untuk lebih jelasnya perhatikan gambar berikut ini:
02: Membuat Daftar Pelanggan Produk
Langkah selanjutnya untuk membuat invoice Excel adalah membuat sel isian untuk pembeli produk.
Untuk membuat daftar pembeli produk, kita mengambil data dari tabel daftar pelanggan di sheet daftar pelanggan.
Untuk mengambil data pelanggan dari tabel pelanggan, kita memanfaatkan fitur ‘data validation’.
Data – Data Validation – Data Validation.
Selanjuta akan muncul message box seperti pada gambar berikut:
Keterangan:
Pada validation criteria:
- Kotak Allow: Pilih ‘List’
- Kotak Source: Ambil data dari tabel daftar pelanggan
Setelah kita mengisi validation criteria, maka hasilnya adalah seperti berikut ini:
Keterangan:
Jika ada pelanggan yang membeli produk, kita tidak perlu mengetikkan nama pelanggan, namun tinggal memilih dari daftar yang sudah dibuat.
Sangat membantu dan praktis kan?
Yuk dilanjutkan…
03: Membuat Rumus Excel Alamat Pembeli Produk
Untuk membuat alamat pembeli produk, kita menggunakan data dari tabel daftar produk di sheet daftar produk.
Untuk mengambil alamat pelanggan dari tabel daftar pelanggan, kita menggunakan rumus Excel sebagai berikut:
=VLOOKUP($C$10;’Daftar Pelanggan’!$D$4:$F$13;2;FALSE)
Perhatikan gambar berikut ini:
Keterangan:
Cara kerja rumus ini adalah, bila kita memilih pelanggan maka otomatis ditampilkan alamat dan nomor telponnya.
So, kita tak perlu mengetikkan secara manual.
04: Membuat Daftar Kode Produk
Untuk membuat daftar kode produk di kolom ini, kita menggunakan data dari tabel daftar produk di sheet daftar produk.
Untuk mengambil data kode produk dari tabel daftar produk, kita menggunakan fitur data validation di Excel.
Jadi sama seperti pada langkah #2.
Pertama klik:
Data – Data Validation – Data Validation
Kemudian akan muncul kotak (message box) data validation seperti gambar berikut ini:
Cara pengisian message box, sama dengan ketika mengisi daftar pelanggan., yaitu:
- Allow box: di-isi dengan ‘List’
- Source box: di-isi dengan sumber data yang akan di-ambil, yaitu tabel daftar produk.
Hasil akhir invoice excel
Setelah semuai validation criteria dilengkapi, hasilnya adalah seperti berikut ini:
Keterangan:
Jadi, ketika kita klik tanda panah di bagian kanan sel, maka akan muncul list atau daftar kode dari semua produk yang dijual perusahaan.
05: Membuat Rumus Excel Kolom Nama Produk
Nama produk diambil dari data di tabel daftar produk.
Untuk mengambilnya, kita menggunakan rumus Excel sebagai berikut:
=IFERROR(VLOOKUP(D15;’Daftar Produk’!$C$3:$E$12;2;FALSE);””)
Perhatikan gambar berikut ini:
Keterangan:
Fungsi IFERROR merupakan rumus pelengkap yang berfungsi untuk tidak menampilkan apapun jika ada error.
Error di sini bukan karena error rumusnya ya, error karena sel yang lain tidak ada, sehingga Excel menampilkan pesan tertentu, Misalnya #N/A.
Fungsi Vlookup
Sedangkan fungsi Vlookup adalah mencari data yang diinginkan di tabel Daftar Produk (!$C$3:$E$12)
Setelah data yang diinginkan itu ketemu (nama produk – ‘Daftar Produk’!$C$3:$E$12;2), kemudian ditampilkan di kolom nama produk.
Apa dasar pencarian data yang diinginkan? Dasar data yang dijadikan acuan pencarian adalah kolom Kode Produk (D15)
06: Membuat Rumus Excel di Kolom Harga Produk
Langkah selanjutnya untuk membuat invoice Excel adalah membuat rumus di kolom harga produk (price).
Harga produk diambil dari tabel Daftar Produk.
Cara mengambilnya sama seperti pada langkah ke-lima, yaitu menggunakan rumus Vlookup, seperti berikut ini:
=IFERROR(VLOOKUP(D15;’Daftar Produk’!$C$3:$E$12;3;FALSE);””)
Untuk lebih jelasnya, perhatikan gambar dibawah ini:
Keterangan gambar di atas sama seperti pada langkah #5.
Bedanya, kalau di kolom harga yang diambil dari tabel Daftar Produk adalah di kolom harga (atau kolom ke-3 – ‘Daftar Produk’!$C$3:$E$12;3)
07: Membuat Rumus Excel di Kolom Amount (Sub Total)
Kolom sub total adalah perkalian antara harga produk dengan jumlah produk yang dibeli.
Jadi untuk menghitung jumlah sub total ini, kita menggunakan fungsi perkalian di Excel, yaitu tanda bintang (*).
Dan penulisannya adalah seperti berikut ini:
=IFERROR(G15*F15;””)
Untuk lebih jelasnya, perhatikan gambar di bawah ini:
08: Membuat Rumus Excel Untuk Menghitung Total Pembelian
Untuk menghitung total pembelian produk pada contoh invoice penagihan Excel ini, kita menggunakan fungsi SUM.
Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan sub total dari produk yang dibeli pelanggan.
Cara menuliskan rumusnya adalah sebagai berikut:
=SUM(H15:H24)
Dan bila ditampilkan dalam bentuk gambar adalah seperti berikut ini:
Keterangan:
Fungsi SUM adalah menjumlahkan sel H15 sampai dengan sel H24 pada kolom Amount (sub total).
09: Membuat Rumus Terbilang
Fungsi Rumus Excel Terbilang
Rumus terbilang digunakan untuk membuat penjelasan total rupiah pembelian produk dalam teks.
Untuk membuat rumus ini, kita sedikit menambahkan kode visual basic ‘Terbilang’.
Kode fungsi terbilang ini banyak tersedia di internet, tinggal search aja di Google.
(kalau tidak ketemu-ketemu dan kesulitan membuat sendiri, silahkan hubungi saya melalui email yang tertera di bagian bawah website Manajemen Keuangan dengan subjek: “Fungsi Terbilang”. Nanti saya kirimkan, free)
Penulisan Rumus Terbilang
Untuk membuat fungsi terbilang, klik:
Developer – Visual Basic
Bila menu Developer belum ditampilkan, cara menampilkannya dengan klik File – Options – Customize Ribbon – Developer (beri tanda centang)
Setelah terbuka visual basic, kemudian klik Insert dan copy paste kode terbilang seperti berikut ini.
Kemudian klik Save – Close.
Tutorial Membuat Fungsi Terbilang
Kembali ke contoh invoice Excel yang sedang kita buat. Letakkan kursor di kotak terbilang, kemudian ketikkan rumus terbilang seperti berikut ini:
selanjutnya klik Enter, hasilnya adalah berupa contoh invoice tagihan excel lengkap seperti berikut ini:
Dan format lengkap contoh invoice penagihan produk Excel adalah sebagai berikut:
02: Contoh Invoice Jasa
A: Pengertian Invoice Jasa
Apa yang dimaksud invoice jasa?
Pengertian Invoice jasa adalah faktur atau dokumen yang dibuat oleh penjual/ penyedia jasa untuk digunakan sebagai penagihan kepada pembeli atau pengguna jasa.
Apa saja komponen invoice jasa Excel?
Beberapa komponen yang biasa ada dalam setiap invoice jasa adalah:
- Identitas penyedia jasa
- Identitas pengguna jasa
- Nomor invoice jasa
- Tanggal invoice jasa
- Metode pembayaran
- Waktu jatu tempo pembayaran
Namun perlu diperhatikan bahwa format komponen invoice seperti di atas bukan suatu keharusan, namun kembali kepada kebijakan dan ketentuan perusahaan.
Namun untuk memudahkan dalam memahami cara membuat invoice Excel, saya menggunakan contoh invoice Excel dengan komponen di atas.
B: Cara Membuat Invoice Jasa Excel
Bagaimana proses pembuatan invoice jasa Excel?
Langkah-langkahnya hampir sama dengan cara membuat invoice produk Excel, yang membedakan adalah jenis usaha dan bisnisnya, kalau invoice produk Excel, jenis usaha dan bisnisnya adalah menjual produk. sedangkan untuk invoice jasa Excel, jenis yang dijual adalah pelayanan jasa.
Sehingga ada beberapa hal yang tidak dijelaskan dengan detail, karena sudah dijelaskan dalam proses pembuatan contoh invoice Excel bahasa Indonesia untuk pembelian produk.
Tutorial Membuat Invoice Jasa
Langsung saja ikuti langkah-langkah pembuatan invoice jasa dengan MS Excel berikut ini…
#1: Membuat Tabel Jenis Jasa
Komponen dan format tabel jenis jasa yang ditawarkan hampir sama dengan tabel daftar produk.
Berikut ini contoh tabel jenis jasa:
Keterangan:
Dari contoh tabel daftar jenis jasa di atas, kita mengetahui informasi mengenai jenis-jenis jasa yang ditawarkan beserta daftar harganya, misalnya pemeliharan jaringan dan website perusahaan.
#2: Membuat Tabel Daftar Pelanggan
Tabel daftar pelanggan jasa adalah date base pelanggan.
Contoh format tabel daftar customer terdiri dari kolom-kolom yang berisi:
- kolom nomor urut,
- kolom kode customer,
- nama customer, dan
- alamat customer.
Berikut ini bentuk tabel daftar customer/ pelanggan:
#3: Membuat Contoh Form Invoice Jasa Excel
Contoh form invoice jasa adalah draft form Excel yang akan dijadikan contoh invoice jasa. Form invoice jasa ini selanjutnya kita buat dan isi dengan rumus-rumus Excel di bagian dan kolom tertentu.
Berikut ini bagian dan kolom yang akan dibuat rumus Excel:
01: Membuat Rumus Tanggal Invoice
Untuk mengisi tanggal invoice, kita menggunakan rumus sebagai berikut:
=TEXT(TODAY();”DD MMMM YYYY”)
Dan untuk lebih jelasnya perhatikan peletakkan rumus tersebut dalam gambar berikut ini:
02: Membuat Daftar Pengguna/ Customer di Contoh Invoice Jasa
Daftar pengguna jasa diambil dari tabel daftar pelanggan.
Bagaimana cara mengambil data daftar pelanggan dari tabel tersebut?
Untuk membuat daftar pengguna atau pelanggan jasa, kita memanfaatkan fungsi data validation.
Caranya klik menu Data – Data Validation – Data Validation.
Kemudian akan muncul message box seperti berikut ini:
Hasil Akhir Proses Pembuatan Invoice Jasa Excel
Setelah kita mengisi semua persyaratan yang diperlukan, maka hasilnya akan nampak seperti berikut ini:
Keterangan:
Perhatikan kotak/sell dalam daftar pengguna/ pembeli jasa. Bagian kanan kotak ada kotak tanda panah ke bawah yang dapat di klik. Bila tanda panah itu di klik, maka akan muncul list atau daftar pelanggan. Selanjutnya, kita tinggal memilih pelanggan yang akan ditagihkan dalam invoice jasa Excel tersebut.
03: Membuat Rumus Excel Alamat Pembeli di Contoh Invoice Jasa
Alamat pembeli diambil dari tabel daftar pelanggan, kolom alamat.
Untuk mengambil data alamat pelanggan, kita menggunakan rumus Excel seperti berikut ini:
=VLOOKUP($C$10;’Daftar Pelanggan’!$D$4:$F$13;2;FALSE)
Perhatikan gambar berikut ini:
Keterangan:
Setelah kita membuat rumus tersebut, maka ketika kita memilih salah satu nama pelanggan otomatis alamat dan nomor telpon-nya juga muncul.
Sangat membantu banget kan?
04: Membuat Daftar Kode Jasa di Contoh Invoice Jasa Excel
Daftar kode jasa diambil dari tabel jenis jasa, kolom kode.
Caranya seperti pada point #2, yaitu ketika membuat daftar pelanggan jasa.
Untuk membuat daftar kode jasa, kita juga menggunakan fungsi Data Validation.
Setelah kita klik menu Data – Data Validation – Data Validation, dan melengkapi message box, maka hasilnya adalah seperti berikut:
05: Membuat Rumus Excel di Kolom Deskripsi Pekerjaan Jasa
Deskripsi atau nama pekerjaan jasa yang digunakan/ dibeli oleh pengguna diambil dari tabel jenis jasa.
Cara mengambil data deskripsi pekerjaan jasa dengan menggunakan rumus sebagai berikut:
=IFERROR(VLOOKUP(D15;’Jenis Jasa’!$C$3:$E$12;2;FALSE);””)
Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar berikut ini:
Keterangan:
Deskripsi atau nama jasa didasarkan pada kode jasa (sel D15).
Diambil dari kolom deskripsi pekerjaan jasa di tabel Jenis Jasa (‘Jenis Jasa’!$C$3:$E$12)
06: Membuat Rumus Excel di Kolom Daftar Harga Jasa di Contoh Invoice Jasa
Daftar harga pada kolom harga pekerjaan jasa diperoleh dari tabel jenis jasa.
Untuk mendapatkan daftar harga digunakan rumus sebagai berikut:
=IFERROR(VLOOKUP(D15;’Jenis Jasa’!$C$3:$E$12;3;FALSE);””)
Dan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana penulisan rumus tersebut, perhatikan gambar di bawah ini:
07: Membuat Rumus Excel di Kolom Amount (Sub Total) di Contoh Invoice Jasa
Nilai amount atau sub total diperoleh dari hasil perkalian antara jenis pekerjaan dengan harga.
Cara menuliskan rumusnya adalah sebagai berikut:
=IFERROR(G15*F15;””)
Dan untuk lebih jelasnya, perhatikan gambarnya berikut ini:
08: Membuat Rumus Excel Untuk Total di Contoh Invoice Jasa
Total jumlah rupiah pada contoh invoice ini didapatkan dengan cara menjumlah semua sub total di kolom amount.
Cara menuliskan rumusnya adalah sebagai berikut:
=SUM(H15:H24)
Dan untuk lebih jelas, perhatikan penampakannya dalam gambar berikut ini:
09: Membuat Rumus Terbilang di Contoh Invoice Jasa
Untuk membuat rumus terbilang, caranya sudah dijelaskan pada point #9 pembuatan invoice pembelian produk.
Maka, tidak saya ulangi lagi ya, ntar dianggap duplicate content oleh Om Google J
So, kalau ingin tahu detailnya, silahkan baca-baca lagi caranya di atas ya.
***
Dilanjutkan kembali topik ini ya…
Bagaimana cara meng-aplikasikan rumus terbilang dalam contoh invoice jasa?
Caranya adalah letakkan kursor di kotak yang berada di bawah tulisan terbilang.
Selanjutnya ketik rumus terbilang seperti berikut ini:
=Terbilang(H25) & “Rupiah”
Dan setelah menekan Enter, hasilnya seperti pada gambar berikut ini:
***
Dan setelah kita membuat dan mengisikan semua rumus Excel dalam contoh form invoice jasa, hasilnya adalah sebuah contoh invoice jasa Excel seperti berikut ini:
C: Video Tutorial Membuat Invoice Pembayaran Excel
Dan untuk melengkapi pembahasan contoh invoice dan cara membuatnya, saya sajikan tutorial dalam bentuk video singkat berikut ini…
Pada video tutorial di atas, ada sedikit perbedaan pada penggunaan kode terbilang. Anda bisa memilih salah satunya yang dirasakan paling gampang dan sesuai dengan kebutuhan Anda.
03: Kesimpulan – Contoh Invoice
Kelancaran cash flow dalam aktivitas perusahaan adalah sangat vital sifatnya. Berulangkali telah disampaikan bahwa cash flow adalah laksana aliran darah pada manusia.
Jika aliran darah itu terganggu, maka kondisi tubuh pun akan terganggu, sebaliknya, jika aliran darah lancar, maka kondisi tubuh pun sehat dan fit.
Demikian juga dengan perusahaan, jika aliran kas atau cash flow berjalan baik dan lancar, maka kesehatan dan performance perusahaan pun bagus. Sebaliknya, jika aliran kas atau cash flow terganggu, maka kondisi perusahaan pun terganggu, bahkan bila tidak ada perbaikan, maka semakin lama bisa bangkrut.
***
Manfaat pengelolaan cash flow yang baik bisa mencegah terjadinya kondisi itu, termasuk pengelolaan tagihan perusahaan dan form invoice adalah salah satu alat bantu dalam pengelolaan aliran kas tersebut, maka, perusahaan perlu benar-benar memperhatikannya, baik dari sisi kecepatan pembuatan invoice, format invoice, dan kejelasan informasi yang terkandung dalam invoice.
Dan 2 (dua) contoh invoice Excel sederhana, gratis dan terbaru yang telah saya sajikan di atas mudah-mudahan bisa membantu. Bila Anda ingin mengetahui form-form pendukung aktivitas accounting dan finance, silahkan klik >> SOP Finance dengan Accounting Tools Powerful.
Demikian yang dapat saya sampaikan mengenai contoh invoice dan cara membuatnya, step-by-step. Semoga bermanfaat.
Catatan kaki:
Apabila Anda mengambil gambar atau teks dari artikel ini, mohon dengan kesadarannya untuk menyebutkan dan mencantumkan sumbernya. Tidak dengan BRUTAL meng-copy paste, lalu meng-upload kembali ke berbagai platform, website pribadi, perusahaan atau medsos, seperti Pinterest dll. Sesama praktisi, jangan saling menelikung. GAK BERKAH BRO, PAHAM? Terima kasih. *****
