Admin operasional adalah seorang individu yang bertanggung jawab untuk mengelola dan menjalankan operasi sehari-hari suatu organisasi bisnis atau perusahaan.
Fungsi, tugas, dan job desk admin operasional sangat penting dalam menjaga kelancaran operasi sehari-hari perusahaan, sehingga memungkinkan manajemen senior untuk fokus pada strategi jangka panjang dan pertumbuhan perusahaan. Peran penting ini tergantung pada skala, kompleksitas, dan ukuran serta jenis perusahaan.
Pengertian Admin Operasional
A: Definisi Menurut Para Ahli
Menurut para ahli, definisi admin operasional adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk mengelola dan menjalankan operasi sehari-hari suatu perusahaan, antara lain sebagai berikut:
1: Mendukung Pengelolaan Aspek Kepegawaian
Seorang karyawan admin operasional bisa terlibat dalam proses perekrutan, pelatihan, dan manajemen tim kerja. Jika diperlukan, mereka juga bisa membantu pekerjaan penggajian dan administrasi personil lainnya.
2: Mengelola Inventaris Perusahaan
Tugas ini meliputi pemeliharaan dan pengelolaan fasilitas fisik, seperti gedung kantor, peralatan, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menjalankan operasi sehari-hari.
3: Membantu Pengelolaan Logistik
Tugas ini dimaksudkan agar pasokan dan inventaris selalu terjaga untuk menjalankan operasi tanpa gangguan, termasuk pengadaan barang, manajemen persediaan, dan distribusi produk atau layanan.
4: Pengelolaan Proses Operasional
Mereka juga harus memastikan bahwa proses operasional berjalan dengan efisien dan sesuai dengan standar operasional prosedur (SOP) yang ditetapkan. Rincian tugas ini bisa mencakup pemantauan kinerja operasional dan identifikasi area yang perlu ditingkatkan.
5: Membantu Aktivitas Administrasi Umum
Staff admin operasional juga bisa membantu dan mendukung menangani tugas-tugas administratif umum seperti mengelola komunikasi internal dan eksternal, menjadwalkan pertemuan, dan mengoordinasikan berbagai aspek operasional.
—
Selain lima tugas umum tersebut, seorang staff admin operasional di beberapa perusahaan juga bisa terlibat dalam mendukung pengelolaan teknologi informasi, dan turut membantu mengawal agar kegiatan bisnis perusahaan selalu mematuhi peraturan serta regulasi yang berlaku, seperti peraturan lingkungan, peraturan keamanan, dan peraturan perpajakan.
Tugas dan Job Desk Admin Operasional
A: Tugas Admin Operasional
Secara umum tugas seorang admin operasional hampir sama, namun tetap saja tergantung pada jenis perusahaan serta bisnisnya. Dan secara umum, berikut ini sepuluh tugas sehari-hari mereka:
1: Pengelolaan Dokumen
Seorang admin operasional seringkali bertanggung jawab untuk mengelola dan mengorganisasi dokumen dan berkas, termasuk mengarsip, menyusun, dan menyimpan dokumen dengan rapi.
2: Manajemen Jadwal
Mereka bisa membantu mengelola jadwal pertemuan, konferensi, dan acara lainnya untuk tim atau manajer yang mereka dukung.
3: Pengelolaan Inventaris
Tugas ini dilakukan untuk mengelola inventaris kantor dan peralatan operasional yang diperlukan untuk menjalankan bisnis.
4: Koordinasi Komunikasi
Mengelola komunikasi internal dan eksternal, termasuk menerima dan mengirim email, menjawab panggilan telepon, dan berkomunikasi dengan rekan kerja serta mitra bisnis.
5: Penyusunan Laporan
Staff admin operasional membantu menyusun laporan harian, mingguan, atau bulanan tentang berbagai aspek operasional, seperti pengeluaran, kinerja tim, atau perkembangan proyek.
6: Administrasi Keuangan
Mereka bisa membantu dalam administrasi keuangan, termasuk mengelola anggaran, menyusun dan memeriksa laporan pengeluaran, serta mengelola pembayaran dan faktur.
7: Mendukung Rekrutmen
Membantu dalam proses rekrutmen dengan mengatur wawancara, mengelola surat lamaran, dan mendukung proses penerimaan karyawan baru.
8: Manajemen Peralatan dan Fasilitas
Memastikan bahwa peralatan dan fasilitas kantor berfungsi dengan baik, termasuk perbaikan dan pemeliharaan yang diperlukan.
9: Menangani Permintaan Karyawan
Admin operasional sering menjadi orang yang pertama dihubungi oleh karyawan jika mereka memiliki permintaan atau masalah yang perlu diatasi.
10: Tugas Khusus
Seringkali, seorang karyawan admin operasional diberi tugas khusus berdasarkan kebutuhan perusahaan, antara lain mengkoordinasikan proyek tertentu atau membantu dalam perencanaan acara khusus.
—-
Perlu diperhatikan bahwa, sepuluh tugas tersebut tidak mesti sama di setiap perusahaan, perusahaan bisa melakukan iadaptasi sesuai dengan kebutuhan dan prioritas organisasi. Seorang admin operasional biasanya memiliki peran kunci dalam menjaga efisiensi dan kelancaran operasi sehari-hari.
B: Job Desk Admin Operasional
Job desk atau deskripsi pekerjaan untuk seorang admin operasional akan bervariasi tergantung pada jenis organisasi, industri, dan ukuran perusahaan. Namun, berikut adalah beberapa tugas umum yang sering terkait dengan fungsi seorang admin operasional:
1: Manajemen Personil
Job desk ini meliputi:
- Mengelola proses perekrutan, seleksi, dan pelatihan karyawan baru.
- Menyusun jadwal kerja dan cuti karyawan.
- Menangani administrasi personil seperti penggajian, klaim asuransi kesehatan, dan manajemen dokumen karyawan.
2: Pengelolaan Inventaris dan Fasilitas Perusahaan
- Memastikan fasilitas fisik (kantor, gudang, pabrik, dll.) beroperasi dengan baik dan aman.
- Mengkoordinasikan pemeliharaan, perbaikan, dan perawatan fasilitas.
- Menangani masalah keamanan dan kebakaran.
3: Logistik dan Persediaan (Inventory)
- Mengelola persediaan dan mengkoordinasikan pengadaan barang atau bahan yang diperlukan.
- Memantau persediaan untuk menghindari kekurangan atau kelebihan stok.
- Mengatur pengiriman dan distribusi produk atau layanan.
4: Pengelolaan Proses Operasional
- Memastikan proses operasional berjalan dengan efisien.
- Melakukan pemantauan kinerja operasional dan mengidentifikasi perbaikan yang diperlukan.
- Mengkoordinasikan kolaborasi antardepartemen jika diperlukan.
5: Administrasi Umum
- Mengelola komunikasi internal dan eksternal seperti surat, email, dan panggilan telepon.
- Menyusun agenda dan mengatur pertemuan atau konferensi.
- Menangani administrasi umum seperti pengelolaan dokumen, perijinan, dan izin.
6: Kepatuhan dan Regulasi
- Memastikan bahwa organisasi mematuhi semua peraturan dan regulasi yang berlaku.
- Menjaga rekaman dan dokumen yang berkaitan dengan kepatuhan.
7: Pengelolaan Teknologi Informasi (Opsional)
- Memelihara sistem komputer, perangkat keras, dan perangkat lunak yang digunakan dalam operasi sehari-hari.
- Menangani permasalahan teknis dan membantu staf dengan masalah IT.
8: Pelaporan
- Menyiapkan laporan berkala atau ad hoc sesuai kebutuhan manajemen atau pemilik perusahaan.
Delapan job desk admin operasional ini bisa sangat bervariasi tergantung pada kondisi perusahaan, sehingga tugas admin operasional PT Pharos, sangat mungkin berbeda dengan perusahaan pengolahan baja.
Dan perlu kita memahami bahwa job desk atau deskripsi kerja yang lebih rinci akan dikeluarkan oleh perusahaan dan biasanya mencakup tanggung jawab yang lebih spesifik.
—
Apa itu admin operasional?
Admin operasional adalah staf pegawai yang bertugas mengelola dan melakukan koordinasi aktivitas operasional sehari-hari di perusahaan.
Apa pekerjaan administrator operasi?
Pekerjaan seorang admin operasi adalah menyusun jadwal, mendokumentasikan arsip, dan melakukan monitoring inventaris, serta men-support aktivitas operasional perusahaan.
Kerja admin tugasnya apa saja?
Secara umum kerja seorang admin adalah membuat dan menyusun jadwal, arsip, dan mendukung kelancaran aktivitas suatu entitas.
