Admin operasional adalah seorang individu yang bertanggung jawab untuk mengelola dan menjalankan operasi sehari-hari suatu organisasi bisnis atau perusahaan.
Fungsi, tugas, dan job desk admin operasional sangat penting dalam menjaga kelancaran operasi sehari-hari perusahaan, sehingga memungkinkan manajemen senior untuk fokus pada strategi jangka panjang dan pertumbuhan perusahaan. Peran penting ini tergantung pada skala, kompleksitas, dan ukuran serta jenis perusahaan.
Daftar Isi :
01: Pengertian Admin Operasional
A: Definisi Menurut Para Ahli
Menurut para ahli, definisi admin operasional adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk mengelola dan menjalankan operasi sehari-hari suatu perusahaan, antara lain sebagai berikut:
1: Mendukung Pengelolaan Aspek Kepegawaian
Seorang karyawan admin operasional bisa terlibat dalam proses perekrutan, pelatihan, dan manajemen tim kerja. Jika diperlukan, mereka juga bisa membantu pekerjaan penggajian dan administrasi personil lainnya.
2: Mengelola Inventaris Perusahaan
Tugas ini meliputi pemeliharaan dan pengelolaan fasilitas fisik, seperti gedung kantor, peralatan, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menjalankan operasi sehari-hari.
3: Membantu Pengelolaan Logistik
Tugas ini dimaksudkan agar pasokan dan inventaris selalu terjaga untuk menjalankan operasi tanpa gangguan, termasuk pengadaan barang, manajemen persediaan, dan distribusi produk atau layanan.
4: Pengelolaan Proses Operasional
Mereka juga harus memastikan bahwa proses operasional berjalan dengan efisien dan sesuai dengan standar operasional prosedur (SOP) yang ditetapkan. Rincian tugas ini bisa mencakup pemantauan kinerja operasional dan identifikasi area yang perlu ditingkatkan.
5: Membantu Aktivitas Administrasi Umum
Staff admin operasional juga bisa membantu dan mendukung menangani tugas-tugas administratif umum seperti mengelola komunikasi internal dan eksternal, menjadwalkan pertemuan, dan mengoordinasikan berbagai aspek operasional.
—-
Selain lima tugas umum tersebut, seorang staff admin operasional di beberapa perusahaan juga bisa terlibat dalam mendukung pengelolaan teknologi informasi, dan turut membantu mengawal agar kegiatan bisnis perusahaan selalu mematuhi peraturan serta regulasi yang berlaku, seperti peraturan lingkungan, peraturan keamanan, dan peraturan perpajakan.
02: Tugas dan Job Desk Admin Operasional
A: Tugas Admin Operasional
Secara umum tugas seorang admin operasional hampir sama, namun tetap saja tergantung pada jenis perusahaan serta bisnisnya. Dan secara umum, berikut ini sepuluh tugas sehari-hari mereka:
1: Pengelolaan Dokumen
Seorang admin operasional seringkali bertanggung jawab untuk mengelola dan mengorganisasi dokumen dan berkas, termasuk mengarsip, menyusun, dan menyimpan dokumen dengan rapi.
2: Manajemen Jadwal
Mereka bisa membantu mengelola jadwal pertemuan, konferensi, dan acara lainnya untuk tim atau manajer yang mereka dukung.
3: Pengelolaan Inventaris
Tugas ini dilakukan untuk mengelola inventaris kantor dan peralatan operasional yang diperlukan untuk menjalankan bisnis.
4: Koordinasi Komunikasi
Mengelola komunikasi internal dan eksternal, termasuk menerima dan mengirim email, menjawab panggilan telepon, dan berkomunikasi dengan rekan kerja serta mitra bisnis.
5: Penyusunan Laporan
Staff admin operasional membantu menyusun laporan harian, mingguan, atau bulanan tentang berbagai aspek operasional, seperti pengeluaran, kinerja tim, atau perkembangan proyek.
6: Administrasi Keuangan
Mereka bisa membantu dalam administrasi keuangan, termasuk mengelola anggaran, menyusun dan memeriksa laporan pengeluaran, serta mengelola pembayaran dan faktur.
7: Mendukung Rekrutmen
Membantu dalam proses rekrutmen dengan mengatur wawancara, mengelola surat lamaran, dan mendukung proses penerimaan karyawan baru.
8: Manajemen Peralatan dan Fasilitas
Memastikan bahwa peralatan dan fasilitas kantor berfungsi dengan baik, termasuk perbaikan dan pemeliharaan yang diperlukan.
9: Menangani Permintaan Karyawan
Admin operasional sering menjadi orang yang pertama dihubungi oleh karyawan jika mereka memiliki permintaan atau masalah yang perlu diatasi.
10: Tugas Khusus
Seringkali, seorang karyawan admin operasional diberi tugas khusus berdasarkan kebutuhan perusahaan, antara lain mengkoordinasikan proyek tertentu atau membantu dalam perencanaan acara khusus.
—-
Perlu diperhatikan bahwa, sepuluh tugas tersebut tidak mesti sama di setiap perusahaan, perusahaan bisa melakukan iadaptasi sesuai dengan kebutuhan dan prioritas organisasi. Seorang admin operasional biasanya memiliki peran kunci dalam menjaga efisiensi dan kelancaran operasi sehari-hari.
B: Job Desk Admin Operasional
Job desk atau deskripsi pekerjaan untuk seorang admin operasional akan bervariasi tergantung pada jenis organisasi, industri, dan ukuran perusahaan. Namun, berikut adalah beberapa tugas umum yang sering terkait dengan fungsi seorang admin operasional:
1: Manajemen Personil
Job desk ini meliputi:
- Mengelola proses perekrutan, seleksi, dan pelatihan karyawan baru.
- Menyusun jadwal kerja dan cuti karyawan.
- Menangani administrasi personil seperti penggajian, klaim asuransi kesehatan, dan manajemen dokumen karyawan.
2: Pengelolaan Inventaris dan Fasilitas Perusahaan
- Memastikan fasilitas fisik (kantor, gudang, pabrik, dll.) beroperasi dengan baik dan aman.
- Mengkoordinasikan pemeliharaan, perbaikan, dan perawatan fasilitas.
- Menangani masalah keamanan dan kebakaran.
3: Logistik dan Persediaan (Inventory)
- Mengelola persediaan dan mengkoordinasikan pengadaan barang atau bahan yang diperlukan.
- Memantau persediaan untuk menghindari kekurangan atau kelebihan stok.
- Mengatur pengiriman dan distribusi produk atau layanan.
4: Pengelolaan Proses Operasional
- Memastikan proses operasional berjalan dengan efisien.
- Melakukan pemantauan kinerja operasional dan mengidentifikasi perbaikan yang diperlukan.
- Mengkoordinasikan kolaborasi antardepartemen jika diperlukan.
5: Administrasi Umum
- Mengelola komunikasi internal dan eksternal seperti surat, email, dan panggilan telepon.
- Menyusun agenda dan mengatur pertemuan atau konferensi.
- Menangani administrasi umum seperti pengelolaan dokumen, perijinan, dan izin.
6: Kepatuhan dan Regulasi
- Memastikan bahwa organisasi mematuhi semua peraturan dan regulasi yang berlaku.
- Menjaga rekaman dan dokumen yang berkaitan dengan kepatuhan.
7: Pengelolaan Teknologi Informasi (Opsional)
- Memelihara sistem komputer, perangkat keras, dan perangkat lunak yang digunakan dalam operasi sehari-hari.
- Menangani permasalahan teknis dan membantu staf dengan masalah IT.
8: Pelaporan
- Menyiapkan laporan berkala atau ad hoc sesuai kebutuhan manajemen atau pemilik perusahaan.
Delapan job desk admin operasional ini bisa sangat bervariasi tergantung pada kondisi perusahaan, sehingga tugas admin operasional PT Pharos, sangat mungkin berbeda dengan perusahaan pengolahan baja.
Dan perlu kita memahami bahwa job desk atau deskripsi kerja yang lebih rinci akan dikeluarkan oleh perusahaan dan biasanya mencakup tanggung jawab yang lebih spesifik.
03: Tugas Admin Operasional Toko dan Logistik
A: Tugas Admin Operasional Toko
Apa saja job desk dan tugas seorang admin operasional toko?
Tugas seorang admin operasional toko tergantung pada ukuran dan jenis toko, namun tugas umum yang biasanya terkait dengan fungsi ini dalam pengaturan ritel adalah:
1: Manajemen Persediaan
- Melakukan kontrol stok barang dagangan dan mengidentifikasi kebutuhan pengadaan barang baru.
- Merekapitulasi pesanan dan mengkoordinasikan pengiriman.
- Memastikan stok selalu cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan.
2: Pengelolaan Karyawan
- Menyusun jadwal kerja karyawan dan mengatur cuti atau izin.
- Memberikan pelatihan kepada karyawan baru dan memberikan arahan kepada staf baru mengenai prosedur dan kebijakan toko.
- Menilai kinerja karyawan yang lebih yunior dan memberikan umpan balik.
3: Pelayanan Pelanggan
- Menerima dan mencari solusi keluhan pelanggan dan mencari solusi untuk masalah pelanggan.
- Memastikan bahwa pelanggan menerima pelayanan yang baik dan ramah dari staf toko.
4: Manajemen Kasir
- Mengawasi operasi kasir, termasuk pemrosesan transaksi penjualan dan pengelolaan uang tunai.
- Memeriksa akurasi transaksi dan menjaga keamanan kasir.
5: Kebersihan dan Tampilan Toko:
- Memastikan toko selalu bersih dan rapi.
- Menjaga tampilan produk dan penataan toko agar menarik bagi pelanggan.
6: Pelaporan Keuangan
- Memantau pendapatan harian dan menghasilkan laporan keuangan.
- Membuat dan menyusun anggaran dan mengelola pengeluaran toko.
7: Kepatuhan dan Keamanan
- Melakukan pemantauan bahwa toko mematuhi semua regulasi dan kebijakan yang berlaku, termasuk peraturan kesehatan dan keselamatan.
- Mengawasi keamanan toko dan mencegah kehilangan barang atau tindakan pencurian.
8: Pemasaran dan Promosi (Opsional)
- Mengelola aktivitas pemasaran dan promosi toko, seperti mengatur tampilan produk khusus atau diskon.
- Berkontribusi pada strategi pemasaran untuk meningkatkan penjualan.
9: Pengelolaan Teknologi Informasi (Opsional)
- Menjaga agar sistem dan perangkat teknologi informasi yang digunakan oleh kasir lainnya berfungsi dengan baik.
- Menyediakan dukungan teknis kepada staf dalam hal masalah teknologi.
Jadi, tugas seorang admin operasional toko adalah untuk memelihara dan menjaga aktivitas sehari-hari berjalan lancar, pelanggan memperoleh pengalaman yang baik, dan toko mencapai target keuangan dan operasionalnya.
B: Tugas Admin Operasional Logistik
Bagaimana job desk dan tugas admin operasional di bidang logistik?
Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, bahwa tugas karyawan admin operasional sangat tergantung pada jenis, kompleksitas, dan skala perusahaan, sehingga tugas admin operasional Si Cepat, mungkin ada sedikit perbedaan dengan tugas admin operasional J&T, dan JNE
Namun, secara umum apa yang dikerjakan oleh seorang admin operasional logistik sama, antara lain:
1: Pengelolaan Persediaan
- Memantau persediaan barang atau bahan.
- Merencanakan dan mengelola pengadaan barang untuk memastikan ketersediaan yang cukup.
- Memantau tingkat persediaan dan mengidentifikasi kebutuhan pengisian ulang.
2: Koordinasi Transportasi
- Mengatur pengiriman dan penerimaan barang dengan berbagai pihak, termasuk penyedia jasa logistik dan angkutan.
- Memastikan pengiriman barang sesuai jadwal dan tanpa masalah.
3: Dokumentasi dan Pelaporan
- Menyusun dan menjaga catatan yang berkaitan dengan pengiriman, penerimaan, dan inventarisasi barang.
- Menyiapkan laporan harian, mingguan, atau bulanan tentang aktivitas logistik.
4: Manajemen Gudang
- Mengawasi operasi gudang, termasuk penyimpanan barang, pelabelan, dan pengambilan barang.
- Menjaga gudang dalam kondisi yang aman dan efisien.
5: Kepatuhan Regulasi
- Memastikan bahwa semua operasi logistik mematuhi peraturan dan kebijakan yang berlaku, seperti peraturan keamanan dan lingkungan.
6: Penanganan Keluhan dan Masalah
- Menangani keluhan atau masalah yang timbul selama proses logistik, seperti keterlambatan pengiriman atau kerusakan barang.
- Mencari solusi untuk memecahkan masalah tersebut dan memastikan kepuasan pelanggan atau mitra bisnis.
7: Manajemen Rute
- Mengoptimalkan rute pengiriman untuk menghemat waktu dan biaya.
- Memantau lalu lintas dan faktor-faktor lain yang bisa memengaruhi pengiriman.
8: Pelatihan dan Pengembangan Karyawan
- Melatih staf dalam prosedur logistik dan praktik terbaik.
- Memantau kinerja karyawan dan memberikan umpan balik untuk perbaikan.
9: Pengelolaan Teknologi Informasi (Opsional)
- Memastikan bahwa sistem teknologi informasi yang digunakan dalam operasi logistik berfungsi dengan baik.
- Menyediakan dukungan teknis kepada staf terkait masalah teknologi.
10: Pengendalian Biaya
- Memantau dan mengelola biaya yang terkait dengan operasi logistik untuk menjaga efisiensi dan mengurangi pemborosan.
Dar sepuluh tugas yang disajikan di atas, kita bisa menyimpulkan bahwa tugas seorang admin operasional logistik adalah memastikan bahwa rantai pasok berjalan dengan lancar, barang atau bahan tersedia pada waktu yang tepat, dan operasi logistik berjalan sesuai dengan rencana.
Selain itu, mereka juga bertanggung jawab untuk mengatasi masalah yang mungkin muncul dalam proses logistik.
04: Gaji Admin Operasional
Bagaimana besarn gaji seorang karayawan admin operasional?
Gaji karyawan admin operasional sangat bervariasi tergantung pada beberapa faktor, termasuk lokasi geografis, tingkat pengalaman, industri, ukuran perusahaan, dan tanggung jawab pekerjaan yang diemban.
Perhatikan 6 faktor kunci yang mempengaruhi gaji karyawan perusahaan, khususnya untuk posisi staf admin operasional:
1: Pengalaman
Gaji admin operasional akan meningkat seiring dengan tingkat pengalaman. Seorang admin operasional dengan pengalaman lebih banyak cenderung memperoleh gaji yang lebih tinggi.
2: Lokasi Geografis
Perlu dikethaui bahwa setiap daerah memiliki ketentuan jumlah gaji yang harus dibayarkan oleh pengusaha ke pegawainya, sehingga besaran gaji bisa sangat bervariasi berdasarkan lokasi geografis.
Di daerah dengan biaya hidup tinggi seperti kota-kota besar, gaji biasanya lebih tinggi daripada di daerah dengan biaya hidup yang lebih rendah. Jadi, gaji karyawan di Surabaya tentu berbeda dengan gaji karyawan di Trengggalek.
3: Ukuran Perusahaan
Perusahaan yang lebih besar dengan lebih banyak karyawan dan kompleksitas operasional biasanya akan membayar gaji yang lebih tinggi daripada perusahaan yang lebih kecil.
4: Industri
Industri tempat admin operasional bekerja juga memengaruhi gaji. Beberapa industri, seperti teknologi atau keuangan, cenderung membayar gaji yang lebih tinggi daripada industri lain.
5: Tanggung Jawab Pekerjaan
Jika seorang admin operasional memiliki tanggung jawab yang lebih besar, seperti manajemen tim atau pengelolaan anggaran yang signifikan, maka gaji mereka kemungkinan akan lebih tinggi.
6: Pendidikan
Tingkat pendidikan memengaruhi gaji. Seseorang dengan gelar yang relevan atau sertifikasi yang diakui dalam bidang administrasi atau logistik mungkin memiliki peluang mendapatkan gaji lebih tinggi, sehingga gaji lulusan S1 biasanya lebih tinggi dibandingkan lulusan SMA/SMK.
05: Lowongan Kerja dan Peluang Karir
A: Loker Admin Operasional
1: Permintaan Pekerjaan
Posisi admin operasional umumnya memiliki permintaan yang stabil di banyak industri. Ini karena admin operasional sering diperlukan untuk membantu mengelola tugas-tugas sehari-hari dalam sebuah organisasi.
2: Industri
Peluang pekerjaan untuk admin operasional bervariasi tergantung pada industri tempat Anda bekerja. Contoh industri yang sering membutuhkan admin operasional termasuk keuangan, kesehatan, teknologi, pendidikan, dan banyak lagi.
3: Perusahaan
Besar atau kecilnya perusahaan memengaruhi kondisi loker. Perusahaan besar cenderung memiliki lebih banyak posisi admin operasional, sementara perusahaan kecil mungkin hanya membutuhkan satu atau dua admin operasional.
Dan selalu perhatikan dalam memburu pekerjaan yang Anda inginkan untuk mempersiapkan diri Anda dengan Curriculum Vitae dan Surat Lamaran Kerja yang menarik orang HRD.
B: Peluang Karir Admin Operasional
Apa saja yang perlu dilakukan untuk mengembangkan peluang karir admin operasional?
Perhatikan sepuluh poin yang perlu dilakukan berikut ini:
1: Pengembangan Keahlian
Untuk meningkatkan peluang karir Anda, penting untuk mengembangkan keahlian yang relevan dengan peran admin operasional, antara lain kemampuan dalam penggunaan perangkat lunak dan alat administrasi, manajemen waktu, dan komunikasi yang baik.
2: Pendidikan dan Pelatihan
Beberapa perusahaan seringkali mensyaratkan tingkat pendidikan tertentu atau sertifikasi dalam administrasi bisnis. Memperoleh sertifikasi atau pendidikan tambahan akan meningkatkan prospek Anda, misalnya sertifikat pelatihan komputer akuntansi dan membuat Laporan Keuangan.
3: Pengalaman
Membangun pengalaman melalui pekerjaan membuka peluang karir yang lebih baik, mulai sebagai admin operasional junior dan kemudian naik ke posisi yang lebih tinggi seiring berjalannya waktu.
4: Jaringan Kontak
Membangun jaringan kontak dalam industri Anda bisa membantu Anda menemukan peluang karir yang lebih baik. Terlibat dalam organisasi profesi, konferensi, atau grup LinkedIn yang relevan bisa membantu Anda terhubung dengan orang-orang yang membantu Anda dalam karir Anda.
5: Pemahaman Bisnis
Memahami operasi dan tujuan bisnis perusahaan akan menjadikan seorang admin operasional yang lebih efektif dan membantu Anda berkembang dalam tugas tersebut.
05: Kesimpulan
Pekerjaan sebagai seorang admin operasional adalah fungsi yang penting dalam berbagai industri dan organisasi. Dengan mengelola tugas-tugas sehari-hari dan memastikan operasi berjalan lancar, admin operasional berkontribusi pada kesuksesan perusahaan.
Kondisi loker untuk admin operasional cenderung stabil, terutama jika Anda memiliki keahlian yang relevan dan pengalaman yang memadai. Namun, peluang karir yang lebih baik bisa dicapai dengan pengembangan terus-menerus, pendidikan tambahan, dan jaringan kontak yang kuat.
Dengan komitmen untuk menjadi profesional yang efisien dan berkompeten, seorang admin operasional akan memperoleh keberhasilan yang berkelanjutan dalam karirnya.
Inilah sedikit yang bisa kami share tentang pengertian, job desk, dan tugas admin operasional. Moga ada guna dan manfaatnya, dan jika Anda merasa memperoleh manfaat dari artikel ini, silahkan bagikan kepada orang lain agar semakin banyak yang memperoleh kebermanfaatannya. Terima kasih.
