Administrasi Perkantoran: Tugas, Unsur, Jurusan Pendidikan, dan Lowongan Kerja

Administrasi perkantoran adalah disiplin yang berfokus pada pengelolaan dan koordinasi berbagai tugas dan kegiatan administratif di lingkungan perkantoran atau kantor, sedangkan admin kantor adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk menjalankan pekerjaan dan tugas tersebut. Peran ini sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional dan mendukung manajer serta karyawan dalam menjalankan tugas-tugas mereka.

Untuk lebih jelasnya, sambil menikmati secangkir kopi mari baca sampai selesai ulasannya dalam artikel berikut ini…

Pengertian dan Unsur Administrasi Perkantoran

A: Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli

Apa yang dimaksud administrasi perkantoran?

Menurut para pakar dan ahli, pengertian administrasi perkantoran adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian aktivitas di lingkungan kantor atau organisasi untuk mencapai tujuan tertentu secara efisien dan efektif.

Agar tidak dianggap hanya ‘omong doang tanpa dalil’, berikut ini saya sajikan pendapat dari para pakar administrasi perkantoran:

1: Theo Haimann

Menurut pakar administrasi terkenal Theo Haimann, arti administrasi perkantoran adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian tugas-tugas karyawan dalam suatu organisasi atau perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu.

2: George R. Terry

Beliau adalah seorang ahli manajemen, dan mengartikan administrasi perkantoran adalah fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian melalui penggunaan kemampuan manusia dan material agar mencapai tujuan organisasi.

3: Koontz dan O’Donnell

Menurut Harold Koontz dan Cyril O’Donnell, dua ahli manajemen terkenal ini mendefinisikan administrasi perkantoran adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian sumber daya manusia dan materi dalam rangka mewujudkan tujuan organisasi.

4: Stoner, Freeman, dan Gilbert

Para ahli manajemen lainnya, yaitu James A.F. Stoner, R. Edward Freeman, dan Daniel R. Gilbert, mendefinisikan administrasi perkantoran sebagai proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

B: Unsur Administrasi Perkantoran

Komponen Pokok

Apa saja elemen atau unsur administrasi perkantoran?

Unsur-unsur administrasi perkantoran meliputi elemen dan komponen dasar yang merupakan bagian integral dari proses manajemen dalam lingkungan perkantoran. Berikut ini 10 unsur tersebut:

1: Perencanaan (Planning)

Unsur perencanaan melibatkan penetapan tujuan organisasi, penetapan tugas-tugas yang harus dilakukan, identifikasi sumber daya yang diperlukan, serta penentuan strategi untuk mencapai tujuan tersebut.

2: Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian melibatkan penataan dan pembagian tugas-tugas, pembentukan struktur organisasi, penunjukan wewenang dan tanggung jawab, serta pembagian sumber daya untuk mencapai tujuan dengan efisien.

3: Pengarahan (Directing)

Unsur directing berkaitan dengan pengawasan dan bimbingan terhadap karyawan untuk melaksanakan tugas-tugas mereka sesuai dengan perencanaan dan tujuan organisasi. Ini mencakup komunikasi, motivasi, dan fasilitasi kinerja anggota tim.

4: Pengendalian (Controlling)

Pengendalian adalah proses mengontrol dan menilai kinerja organisasi serta membandingkannya dengan tujuan yang telah ditetapkan. Apabila ada ketidaksesuaian, langkah-langkah perbaikan diambil untuk memastikan pencapaian tujuan yang diinginkan.

5: Pengkoordinasian (Coordinating)

Aktivitas pengkoordinasian adalah upaya untuk menyelaraskan dan mengintegrasikan berbagai kegiatan dan fungsi dalam organisasi agar dapat berjalan secara efisien dan efektif menuju pencapaian tujuan.

6: Pengambilan Keputusan (Decision Making)

Unsur administrasi perkantoran ini berhubungan dengan proses pengambilan keputusan yang rasional dan berdasarkan informasi yang relevan untuk mencapai tujuan organisasi.

7: Pengelolaan Sumber Daya (Resource Management)

Office administration juga berkaitan dengan pengelolaan berbagai sumber daya organisasi, seperti sumber daya manusia, keuangan, teknologi, dan infrastruktur, guna mendukung operasi dan mencapai tujuan.

8: Komunikasi (Communication)

Komunikasi yang efektif menjadi unsur penting dalam administrasi perkantoran, karena memungkinkan aliran informasi yang lancar antara berbagai tingkatan organisasi dan antara berbagai departemen.

9: Evaluasi Kinerja (Performance Evaluation)

Kegiatan yang dilakukan dalam unsur ini adalah penilaian terhadap kinerja karyawan dan proses kerja guna mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan serta mengidentifikasi peluang perbaikan.

10: Pengembangan Sumber Daya Manusia (Human Resource Development/HRD)

Aspek administrasi perkantoran juga harus memperhatikan pengembangan karyawan melalui pelatihan, pendidikan, dan pengembangan karir agar mereka dapat berkinerja lebih baik dan memberikan kontribusi maksimal pada organisasi.

Sepuluh unsur yang telah disebutkan di atas saling terkait dan saling mendukung satu dengan yang lain sebagai upaya meraih keberhasilan yang didambakan.

Unsur Komunikasi

Unsur administrasi perkantoran yang berhubungan dengan hubungan masyarakat adalah “Komunikasi”.

Apa itu komunikasi?

Komunikasi adalah suatu proses penting administrasi perkantoran dalam melakukan pertukaran informasi, gagasan, dan pandangan antara berbagai pihak di dalam dan di luar organisasi.

Apa saja yang termasuk dalam aspek komunikasi? Komunikasi internal antara anggota tim, departemen, atau tingkatan organisasi yang berbeda, serta komunikasi eksternal dengan klien, pelanggan, pemasok, dan masyarakat umum.

Komunikasi yang efektif memainkan peran kunci dalam menciptakan pemahaman yang jelas tentang tujuan, tugas-tugas, dan harapan organisasi. Dan berikut ini diberikan 8 (delapan) aspek penting komunikasi office administration:

1: Komunikasi Internal

Jenis komunikasi yang terjadi antara anggota tim dan departemen dalam organisasi dalam bentuk pertemuan tatap muka, email, surat, atau melalui alat komunikasi internal lainnya.

2: Komunikasi Eksternal

Adalah bentuk komunikasi dengan pihak di luar organisasi, antara pelanggan, pemasok, mitra bisnis, dan masyarakat umum. Aktivitas ini akan membentuk citra dan reputasi organisasi di mata publik.

3: Komunikasi Formal

Apa yang dimaksud komunikasi formal? Menurut ahlinya, artinya komunikasii yang diatur secara resmi oleh aturan dan prosedur organisasi, seperti laporan, memorandum, dan kebijakan.

4: Komunikasi Informal

Jenis komukasi yang berkebalikan dari poin #3, yaitu komunikasi yang tidak diatur secara resmi dan dapat terjadi di luar struktur organisasi formal, semisal percakapan di lorong atau di area istirahat.

5: Komunikasi Verbal

Makna komunikasi melalui kata-kata lisan, seperti pertemuan, diskusi, atau telepon.

6: Komunikasi Tertulis

Hampir semua orang tahu jenis komunikasi ini, yakni komunikasi melalui dokumen tertulis seperti email, surat, atau laporan.

7: Komunikasi Non-verbal

Adalah komunikasi melalui bahasa tubuh, ekspresi wajah, dan gerakan yang dapat mempengaruhi cara pesan diterima dan dipahami.

8: Komunikasi Formalitas

Tingkat formalitas atau keakraban yang diterapkan dalam komunikasi dapat mempengaruhi hubungan dan kerjasama di antara individu dan departemen.

Jadi, unsur administrasi perkantoran yang berupa hubungan masyarakat yaitu komunikasi.