Administrasi perkantoran adalah disiplin yang berfokus pada pengelolaan dan koordinasi berbagai tugas dan kegiatan administratif di lingkungan perkantoran atau kantor, sedangkan admin kantor adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk menjalankan pekerjaan dan tugas tersebut. Peran ini sangat penting untuk menjaga kelancaran operasional dan mendukung manajer serta karyawan dalam menjalankan tugas-tugas mereka.
Untuk lebih jelasnya, sambil menikmati secangkir kopi mari baca sampai selesai ulasannya dalam artikel berikut ini…
Daftar Isi :
01: Pengertian dan Unsur Administrasi Perkantoran
A: Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli
Apa yang dimaksud administrasi perkantoran?
Menurut para pakar dan ahli, pengertian administrasi perkantoran adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian aktivitas di lingkungan kantor atau organisasi untuk mencapai tujuan tertentu secara efisien dan efektif.
Agar tidak dianggap hanya ‘omong doang tanpa dalil’, berikut ini saya sajikan pendapat dari para pakar administrasi perkantoran:
1: Theo Haimann
Menurut pakar administrasi terkenal Theo Haimann, arti administrasi perkantoran adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian tugas-tugas karyawan dalam suatu organisasi atau perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu.
2: George R. Terry
Beliau adalah seorang ahli manajemen, dan mengartikan administrasi perkantoran adalah fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian melalui penggunaan kemampuan manusia dan material agar mencapai tujuan organisasi.
3: Koontz dan O’Donnell
Menurut Harold Koontz dan Cyril O’Donnell, dua ahli manajemen terkenal ini mendefinisikan administrasi perkantoran adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian sumber daya manusia dan materi dalam rangka mewujudkan tujuan organisasi.
4: Stoner, Freeman, dan Gilbert
Para ahli manajemen lainnya, yaitu James A.F. Stoner, R. Edward Freeman, dan Daniel R. Gilbert, mendefinisikan administrasi perkantoran sebagai proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
B: Unsur Administrasi Perkantoran
Komponen Pokok
Apa saja elemen atau unsur administrasi perkantoran?
Unsur-unsur administrasi perkantoran meliputi elemen dan komponen dasar yang merupakan bagian integral dari proses manajemen dalam lingkungan perkantoran. Berikut ini 10 unsur tersebut:
1: Perencanaan (Planning)
Unsur perencanaan melibatkan penetapan tujuan organisasi, penetapan tugas-tugas yang harus dilakukan, identifikasi sumber daya yang diperlukan, serta penentuan strategi untuk mencapai tujuan tersebut.
2: Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian melibatkan penataan dan pembagian tugas-tugas, pembentukan struktur organisasi, penunjukan wewenang dan tanggung jawab, serta pembagian sumber daya untuk mencapai tujuan dengan efisien.
3: Pengarahan (Directing)
Unsur directing berkaitan dengan pengawasan dan bimbingan terhadap karyawan untuk melaksanakan tugas-tugas mereka sesuai dengan perencanaan dan tujuan organisasi. Ini mencakup komunikasi, motivasi, dan fasilitasi kinerja anggota tim.
4: Pengendalian (Controlling)
Pengendalian adalah proses mengontrol dan menilai kinerja organisasi serta membandingkannya dengan tujuan yang telah ditetapkan. Apabila ada ketidaksesuaian, langkah-langkah perbaikan diambil untuk memastikan pencapaian tujuan yang diinginkan.
5: Pengkoordinasian (Coordinating)
Aktivitas pengkoordinasian adalah upaya untuk menyelaraskan dan mengintegrasikan berbagai kegiatan dan fungsi dalam organisasi agar dapat berjalan secara efisien dan efektif menuju pencapaian tujuan.
6: Pengambilan Keputusan (Decision Making)
Unsur administrasi perkantoran ini berhubungan dengan proses pengambilan keputusan yang rasional dan berdasarkan informasi yang relevan untuk mencapai tujuan organisasi.
7: Pengelolaan Sumber Daya (Resource Management)
Office administration juga berkaitan dengan pengelolaan berbagai sumber daya organisasi, seperti sumber daya manusia, keuangan, teknologi, dan infrastruktur, guna mendukung operasi dan mencapai tujuan.
8: Komunikasi (Communication)
Komunikasi yang efektif menjadi unsur penting dalam administrasi perkantoran, karena memungkinkan aliran informasi yang lancar antara berbagai tingkatan organisasi dan antara berbagai departemen.
9: Evaluasi Kinerja (Performance Evaluation)
Kegiatan yang dilakukan dalam unsur ini adalah penilaian terhadap kinerja karyawan dan proses kerja guna mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan serta mengidentifikasi peluang perbaikan.
10: Pengembangan Sumber Daya Manusia (Human Resource Development/HRD)
Aspek administrasi perkantoran juga harus memperhatikan pengembangan karyawan melalui pelatihan, pendidikan, dan pengembangan karir agar mereka dapat berkinerja lebih baik dan memberikan kontribusi maksimal pada organisasi.
Sepuluh unsur yang telah disebutkan di atas saling terkait dan saling mendukung satu dengan yang lain sebagai upaya meraih keberhasilan yang didambakan.
Unsur Komunikasi
Unsur administrasi perkantoran yang berhubungan dengan hubungan masyarakat adalah “Komunikasi”.
Apa itu komunikasi?
Komunikasi adalah suatu proses penting administrasi perkantoran dalam melakukan pertukaran informasi, gagasan, dan pandangan antara berbagai pihak di dalam dan di luar organisasi.
Apa saja yang termasuk dalam aspek komunikasi? Komunikasi internal antara anggota tim, departemen, atau tingkatan organisasi yang berbeda, serta komunikasi eksternal dengan klien, pelanggan, pemasok, dan masyarakat umum.
Komunikasi yang efektif memainkan peran kunci dalam menciptakan pemahaman yang jelas tentang tujuan, tugas-tugas, dan harapan organisasi. Dan berikut ini diberikan 8 (delapan) aspek penting komunikasi office administration:
1: Komunikasi Internal
Jenis komunikasi yang terjadi antara anggota tim dan departemen dalam organisasi dalam bentuk pertemuan tatap muka, email, surat, atau melalui alat komunikasi internal lainnya.
2: Komunikasi Eksternal
Adalah bentuk komunikasi dengan pihak di luar organisasi, antara pelanggan, pemasok, mitra bisnis, dan masyarakat umum. Aktivitas ini akan membentuk citra dan reputasi organisasi di mata publik.
3: Komunikasi Formal
Apa yang dimaksud komunikasi formal? Menurut ahlinya, artinya komunikasii yang diatur secara resmi oleh aturan dan prosedur organisasi, seperti laporan, memorandum, dan kebijakan.
4: Komunikasi Informal
Jenis komukasi yang berkebalikan dari poin #3, yaitu komunikasi yang tidak diatur secara resmi dan dapat terjadi di luar struktur organisasi formal, semisal percakapan di lorong atau di area istirahat.
5: Komunikasi Verbal
Makna komunikasi melalui kata-kata lisan, seperti pertemuan, diskusi, atau telepon.
6: Komunikasi Tertulis
Hampir semua orang tahu jenis komunikasi ini, yakni komunikasi melalui dokumen tertulis seperti email, surat, atau laporan.
7: Komunikasi Non-verbal
Adalah komunikasi melalui bahasa tubuh, ekspresi wajah, dan gerakan yang dapat mempengaruhi cara pesan diterima dan dipahami.
8: Komunikasi Formalitas
Tingkat formalitas atau keakraban yang diterapkan dalam komunikasi dapat mempengaruhi hubungan dan kerjasama di antara individu dan departemen.
Jadi, unsur administrasi perkantoran yang berupa hubungan masyarakat yaitu komunikasi.
02: Job Desk dan Tugas Administrasi Perkantoran
Apa job desk dan tugas administrasi perkantoran? Administrasi perkantoran kerja apa?
Intinya, job desk dan tugas administrasi perkantoran berkaitan dengan kegiatan mendukung operasi dan pengelolaan kantor atau organisasi secara efisien. Dan berikut ini disajikan 15 tugas mereka:
1: Penerimaan dan Penanganan Telepon
Menangani panggilan telepon masuk, menyambut dan mengarahkan tamu atau pelanggan yang datang ke kantor, serta memberikan informasi yang diperlukan.
2: Administrasi Surat-menyurat
Mengelola surat masuk dan keluar, mengarsipkan dokumen-dokumen penting, dan menyusun surat-surat resmi yang diperlukan.
3: Manajemen Kalender dan Janji
Mengatur jadwal kegiatan, pertemuan, dan janji- janji penting bagi manajer atau staf kantor.
4: Pengelolaan Data dan Informas
Mengumpulkan, menyimpan, mengelola, dan memproses data dan informasi kantor dengan menggunakan perangkat lunak atau sistem yang sesuai.
5: Pengelolaan Fasilitas
Menjaga kebersihan dan keteraturan kantor, mengurus peralatan kantor, dan memastikan sumber daya fisik kantor berfungsi dengan baik.
6: Manajemen Keuangan Sederhana
Mencatat dan mengelola pemasukan dan pengeluaran kecil kantor, seperti biaya kecil atau pengeluaran operasional.
7: Pengelolaan Persediaan
Memastikan ketersediaan persediaan kantor seperti alat tulis, kertas, dan keperluan kantor lainnya.
8: Pengaturan Perjalanan Dinas
Mengurus perjalanan dinas bagi karyawan atau manajer, seperti reservasi tiket dan akomodasi ke agen travel
9: Pelayanan Pelanggan
Menangani pertanyaan atau keluhan pelanggan dan berusaha memberikan pelayanan yang memuaskan kepada customer.
10: Pengelolaan Data Karyawan
Membantu mengelola data karyawan seperti absensi, cuti, dan catatan kehadiran.
11: Penyusunan Laporan
Membantu dalam penyusunan laporan rutin atau khusus sesuai dengan kebutuhan manajer atau perusahaan.
12: Penyediaan Dukungan untuk Tim atau Manajer
Memberikan dukungan administratif bagi tim atau manajer, antara lain:
- menyusun presentasi,
- mengatur rapat,
- mendukung kegiatan operasional.
13: Manajemen Proyek Kecil dan Sederhana
Membantu dalam mengelola proyek-proyek kecil dengan mengkoordinasikan pekerjaan, mengawasi tenggat waktu, dan mengatur komunikasi tim.
14: Pengelolaan Korespondensi Elektronik
Menangani email, pesan instan, atau komunikasi elektronik lainnya untuk memastikan tanggapan yang tepat waktu dan efisien.
15: Pengarsipan dan Pengamanan Data
Mengelola dan mengamankan data dan informasi penting untuk menjaga kerahasiaan dan ketersediaan informasi tersebut.
03: Pendidikan Administrasi Perkantoran
A: Program Pendidikan
Bagaimana pendidikan administrasi perkantoran?
Pendidikan administrasi perkantoran adalah program pendidikan formal yang berfokus pada pengembangan keterampilan dan pengetahuan tentang administrasi, manajemen kantor, dan komunikasi bisnis.
Program pendidikan ini bertujuan untuk melatih peserta didik agar memiliki kemampuan untuk bekerja di lingkungan perkantoran dengan efisien dan efektif, seperti admin kantor.
Pendidikan administrasi perkantoran dapat ditemukan dalam beberapa tingkatan, termasuk:
1: Pendidikan Menengah Kejuruan (SMK)
Program studi jurusan Administrasi Perkantoran di SMK disediakan untuk siswa yang ingin mengembangkan keterampilan administratif dan manajemen kantor.
Siswa SMK akan belajar tentang administrasi kantor, komunikasi bisnis, teknologi informasi, akuntansi dasar, dan keterampilan lain yang diperlukan dalam pekerjaan administratif.
2: Diploma (D1/D2/D3)
Jenjang pendidikan administrasi perkantoran juga dapat ditemukan di tingkat diploma dengan berbagai tingkat, seperti Diploma 1, Diploma 2, atau Diploma 3. Program ini lebih lanjut mengembangkan keterampilan dan pengetahuan peserta didik dalam administrasi dan manajemen sumber daya manusia (SDM), serta menekankan lebih banyak pada aplikasi praktis.
3: Sekolah Tinggi (Sarjana Terapan)
Beberapa perguruan tinggi menawarkan program Sarjana Terapan dalam administrasi perkantoran. Program ini berfokus pada aspek manajemen, kepemimpinan, dan teknologi informasi dalam lingkungan perkantoran. Para mahasiswa akan memperoleh pengetahuan yang lebih mendalam dalam bidang administrasi.
4: Pelatihan dan Program Sertifikasi
Selain pendidikan formal, terdapat juga program pelatihan dan sertifikasi dalam administrasi perkantoran yang bisa diikuti oleh seseorang yang ingin mengembangkan keterampilan administratif dengan lebih cepat dan praktis.
Peluang Karir Bidang Office Administration
Bagaimana peluang karir lulusan bidang administrasi perkantoran?
Pendidikan administrasi perkantoran memberikan dasar yang kuat bagi lulusannya untuk memasuki berbagai bidang pekerjaan di lingkungan perkantoran, contoh asisten administratif, sekretaris, petugas administrasi, manajer kantor, dan peran administratif lainnya, misalnya admin proyek, admin finance, sales admin.
Skill atau keterampilan yang diperoleh dari pendidikan ini menjadi aset berharga dalam karir dan membuka peluang untuk pertumbuhan karir yang lebih baik di masa depan.
B: Jurusan Administrasi Perkantoran
Tujuan
Sebagai telah disampaikan secara singkat dalam sub topik sebelumnya bahwa jurusan administrasi perkantoran adalah salah satu pilihan jurusan di tingkat pendidikan menengah kejuruan (SMK) atau sekolah tinggi, yang fokus pada pengembangan keterampilan administratif dan manajemen kantor.
Apa tujuan jurusan administrasi perkantoran?
Program studi ini bertujuan untuk melatih peserta didik dalam berbagai aspek administrasi, komunikasi, manajemen sumber daya, dan teknologi informasi yang diperlukan untuk bekerja di lingkungan perkantoran.
Pengetahuan dan Skill
Berikut ini disajikan 9 (sembilan) pengetahuan yang umumnya diajarkan dalam jurusan Administrasi Perkantoran adalah:
1: Komunikasi Bisnis
Secara umum memberi pengetahuan dan skill untuk memahami cara berkomunikasi secara efektif dalam lingkungan bisnis dan kantor.
2: Office Administration
Mempelajari tentang tugas-tugas administratif sehari-hari, seperti manajemen data, pengarsipan dan surat-menyurat.
3: Manajemen Sumber Daya Manusia
Materi ini dirancang agar peserta didik bisa memahami konsep dasar manajemen sumber daya manusia, termasuk pengelolaan absensi, cuti, dan administrasi kepegawaian lainnya.
4: Teknologi Informasi dan Komputer
Teknologi sangat berperan men-support tugas dan job desk admin kantor yang terlibat langsung dalam pekerjaan tersebut. Oleh karena itu, para peserta didik perlu dikenalkan dan dilatih untuk menggunakan teknologi, seperti komputer, aplikasi office, dan teknologi informasi dalam office administration.
5: Akuntansi Dasar
Memahami prinsip dasar akuntansi dan pencatatan transaksi keuangan sederhana, misalnya prosedur pencatatan transaksi pembelian dan penjualan.
6: Etika Bisnis dan Perilaku Profesional
Manusia bukan mesin, tapi mahluk yang memiliki pemikiran dan perasaan, sehingga perlu memegang etika dalam bisnis dan bagaimana berperilaku secara profesional di lingkungan kerja.
7: Kemampuan Bahasa Asing
Beberapa program studi juga menyertakan pelajaran bahasa asing, contoh bahasa Inggris, sebagai bekal komunikasi dalam dunia bisnis internasional.
8: Manajemen Proyek
Memahami dasar-dasar manajemen proyek untuk mengelola tugas-tugas yang melibatkan banyak langkah atau pihak terlibat.
9: Kewirausahaan
Beberapa program studi dapat menyertakan pelajaran tentang kewirausahaan untuk membekali peserta didik dengan keterampilan dalam mengelola usaha sendiri.
C: Administrasi Perkantoran SMK (Sekolah Menengah Kejuruan)
Bagaimana jurusan administrasi perkantoran SMK?
Jurusan administrasi perkantoran di tingkat pendidikan menengah kejuruan (SMK) atau sekolah tinggi menawarkan pelatihan dan pengembangan keterampilan administratif, manajemen kantor, dan teknologi informasi.
Apa yang dipelajari?
Peserta didik dalam jurusan ini belajar tentang tugas-tugas administrasi sehari-hari, seperti pengelolaan data, administrasi surat-menyurat, dan manajemen sumber daya manusia. Program studi ini juga menekankan pentingnya komunikasi bisnis yang efektif dan penerapan teknologi informasi dalam operasi kantor.
Administrasi perkantoran adalah salah satu jurusan yang ditawarkan di tingkat pendidikan menengah kejuruan (SMK). Program studi office administration di SMK bertujuan untuk melatih siswa dalam berbagai keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk bekerja di lingkungan perkantoran atau kantor.
Dalam program studi office administration di SMK, siswa akan belajar tentang berbagai aspek administrasi, manajemen kantor, komunikasi bisnis dan satu lagi bahasa asing, misal Inggris sebagai bahasa Internasional.
Mata Pelajaran
Beberapa mata pelajaran yang umumnya diajarkan dalam jurusan administrasi perkantoran di SMK adalah:
1: Bahasa Indonesia
Bahasa resmi kita adalah Bahasa Indonesia, oleh karena itu kita harus mampu melakukan komunikasi secara tertulis dan lisan dalam bahasa Indonesia yang baik dan benar.
2: Bahasa Inggris
Penting untuk memahami komunikasi dalam bahasa Inggris, karena bahasa ini merupakan bahasa internasional yang banyak digunakan dalam dunia bisnis dan administrasi.
3: Teknologi Informasi
Mengajarkan penggunaan perangkat lunak kantor seperti pengolah kata, spreadsheet, presentasi, dan keterampilan dasar teknologi informasi lainnya.
4: Ekonomi
Dasar-dasar ekonomi yang berhubungan dengan bisnis dan dunia kerja.
5: Matematika Bisnis
Pengenalan konsep matematika yang relevan dengan dunia bisnis dan administrasi seperti perhitungan keuangan sederhana.
6: Keterampilan Pendukung Lainnya
Memiliki skil mengetik cepat dan akurat, termasuk mengunakan mesin fotokopi, faksimili, dan peralatan perkantoran lainnya.
—-
Jika ada yang bertanya administrasi perkantoran kerja apa? Begini jawabannya…
Setelah menyelesaikan program studi administrasi perkantoran di SMK, siswa akan mendapatkan sertifikat keahlian yang akan menjadi bekal mereka untuk mencari.
Ada beberapa jenis karir yang bisa dibangun setelah menyelesaikan pendidikan jurusan office administration SMK antara lain: asisten administratif, petugas administrasi, staf pengarsipan, dan peran administratif sejenis lainnya.
04: Kesimpulan
Walaupun ada beberapa perbedaan dalam bahasa yang digunakan, namun inti pokok dari pengertian administrasi perkantoran adalah suatu proses manajemen yang melibatkan berbagai aspek untuk mencapai tujuan organisasi dengan efisien dan efektif.
Unsur-unsur utama office administration mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, dan pengkoordinasian. Perlu disadari juga bahwa komunikasi memegang peranan penting untuk memastikan aliran informasi yang lancar di antara anggota tim dan antara departemen.
Job desk, pekerjaan dan tugas administrasi perkantoran dapat bervariasi tergantung pada ukuran dan jenis organisasi.
—
Komunikasi yang efektif adalah kunci untuk mencapai koordinasi yang optimal untuk mewujudkan tujuan perusahaan atau organisasi, antara lain: memberikan instruksi yang jelas mengenai tugas, memfasilitasi kolaborasi, dan mengatasi potensi konflik atau kesalahpahaman.
Gaji staf administrasi kantor di Indonesia bervariasi dan tidak sama antara satu perusahaan dengan perusahaan lain. Hal itu tergantung pada lokasi, tingkat pendidikan, pengalaman dan ukuran perusahaan. Bagaimana menurut Sampeyan Kisanak?
