2 Cara Sederhana Menyelesaikan Pekerjaan Kantor Tepat Waktu

memudahkan orang lain

Pekerjaan kantor seringkali terasa sulit untuk diselesaikan TEPAT WAKTU. Apa penyebabnya? Secara umum ada 2 penyebabnya, yaitu faktor dari dalam diri sendiri dan faktor eksternal, bisa rekan kerja  atau pihak di luar perusahaan.

Bila kesulitan tersebut dibiarkan terus menerus dan dalam jangka panjang, tentunya akan menyulitkan diri sendiri dan rekan kerja. Bahkan akan terus merembet ke persoalan keluarga.

Tidak ada yang menginginkan hal seperti itu menimpa kita kan?

Oleh karena itu, sebelum kejadian yang tidak menyenangkan itu menimpa kita, mari mengantisipasinya dengan 2 cara berikut ini : 1) Memudahkan situasi Anda dengan Memudahkan Situasi Bagi orang Lain, 2)  Kenali orang-orang yang bekerja pada tingkat yang lebih rendah.

Bagaimana detilnya? Yukkk telisik satu per satu…

Cara #1. Memudahkan Situasi Bagi Anda dengan Memudahkan Situasi Bagi Orang Lain

memudahkan orang lainBila anda membutuhkan sesuatu dari bagian lain, maka segera tanyakan pada diri sendiri :

apa yang dapat dilakukan untuk memudahkan mereka memberikannya kepada saya

Bila anda misalnya sedang memerlukan data-data penjualan, janganlah bersikeras untuk berbicara hanya dengan manajer penjualan.




Cobalah untuk berhubungan dengan orang-orang dari berbagai bagian.

Bila anda mempunyai persoalan dengan bagian lain, usahakan agar bagian itu menyadari persoalan itu sebelum anda mendesak jawaban dari mereka.

Tunjukkan kepada orang-orang di bagian lain, bahwa anda ingin bekerja sama dengan mereka dan jangan menunjukkan sikap seolah-olah mereka yang bekerja untuk anda, Anda akan melihat bahwa ketika anda memerlukan dukungan rekan kerja, anda akan segera memperoehnya.

Ada sebuah contoh bagus tentang hal ini, yaitu saat ada seorang karyawan di sebuah perusahaan yang sering mengeluh tentang bagian Legal di perusahaan tempatnya bekerja.

Menurut pendapat karyawan satu ini, waktu yang diperlukan untuk membuat konsep atau menandatangani kontrak sangat menganggu efektifitasnya.

Walaupun pendapatnya tidak sepenuhnya salah, namun bagian Legal juga memiliki Standard Operating Procedur (SOP) sendiri yang mungkin saja proses pekerjaan dari karyawan satu itu masih dalam daftar antrian dan belum menjadi prioritas yang harus segera diselesaikan.

Dan dengan berteriak-teriak  dan marah terus menerus sesungguhnya akan semakin menjauhkan dari terselesaikan pekerjaannya.

Suatu saat, manajer bagian Legal bertemu dengan karyawan satu itu dan dia menyampaikan sesuatu :

“ akan saya tunjukkan bagaimana cara bekerja sama dengan bagian Legal.

Bila kontrak-kontrak masuk, tinjaulah sendiri terlebih dahulu dan kemudian sebelum menyerahkannya ke bagian legal, lampirkan sebuah MEMO yang mencantumkan semua persoalan yang ada dan rekomendasi anda tentang CARA MENGATASINYA.

Selanjutnya kita amati, apakah cara seperti ini bisa mempercpat semuanya? Bila tidak, kita akan coba cara lain”

Dan setelah sekian lama, kebutuhan untuk mencoba cara-cara lain tidak pernah dilakukan lagi.

Intinya, mudahkan pekerjaan orang lain agar pekerjaan anda pun akan dimudahkan.

( Baca juga : Mengintip 4 Kebiasaan Karyawan Hebat )

 

Cara #2. Kenali orang-orang yang bekerja pada tingkat yang lebih rendah

mengenal dan menjalin hubungan baik dengan semua orangMengenali orang-orang yang berada satu atau dua tingkat lebih bawah dapat membuka mata kita.

Seringkali mereka akan mempunyai pandangan yang menyegarkan atas hal-hal yang sedang berlangsung dan hal-hal yang dikatakan orang kepada kita.

Pandangan-pandangan ini boleh jadi berat sebelah atau hanya untuk kepentingan sendiri seperti pendapat pendapat orang-orang lain, namun lebih baik mempunyai serangkaian pandangan daripada satu macam yang itu-itu saja.

Chris Lewington, seorang eksekutif perusahaan Vilkinson Sword mengatakan :

“kenalilah orang-orang yang berada dua tingkat di bawah anda, di situlah terletak masa depan anda dan mereka dapat memberikan ide yang lebih baik mengenai masa sekarang”

Para eksekutif di perusahaan seringkali terkucil dari hal-hal yang sedang berlangsung dalam perusahaan tempat mereka bekerja.

Mereka hanya berbicara dengan orang-orang yang sama berulang-ulang, biasanya dengan orang-orang dalam satu divisi.

Cobalah untuk mengenali karyawan yang selama ini tidak atau kurang anda kenal. Dari bagian manapun dan dari berbagai tingkatan, office boy, staf dan manajer. Banyak insight yang bisa diperoleh saat aktivitas ini dilakukan.

Sedikit waktu yang disisihkan untuk melakukan aktivitas ini tidak akan terbuang sia-sia. Semua akan terbayar indah pada waktunya.

Sebuah contoh nyata dari mengenali orang-orang yang bekerja pada tingkat yang lebih rendah terjadi di sebuah perusahaan distribusi minuman merk terkenal di kota terbesar kedua di Indonesia.

( Baca juga : Untukmu Karyawan yang Merasa Sengsara dengan Pekerjaan – Putuskan Pindah atau Terus Sengsara Hingga Ajal Menjemput! )

Sebagaimana dikisahkan oleh yang empunya cerita, seorang eksekutif muda yang bekerja di perusahaan distribusi.

Saat bekerja, ia sangat jarang berinteraksi dengan selain rekan-rekannya di kantor, baik sesama eksekutif atau bawahannya.Termasuk saat jam istirahat dan makan siang.

Jadi selama sehari kerja, praktis berinteraksi dengan rekan-rekan kerja yang itu-itu saja.




Seiring dengan berjalannya sang waktu, perubahan pun tak terelakan terjadi di kantornya.

Singkat cerita, entah karena politik kantor atau karena pengurangan karyawan, ia terkena pemutusan hubungan kerja atau PHK.

Saat berkemas untuk meninggalkan kantor, hanya office boy yang selama ini kurang dikenal yang membantu mengemasi barang-barang pribadi hingga mengantarkan ke kendaraannya.

Ada rasa ‘tidak enak’ dan canggung saat ia mengucapkan ‘terima kasih’ dan permohonan ma’af.

Dalam hati terdalamnya mengatakan “kenapa dulu sangat kurang berinteraksi dengan mereka”.

Dan lima tahun kemudian, kondisi perusahaan pun berubah lagi, ia diminta kembali ke perusahaan.

Ia pun menyanggupi dan kembali bekerja di perusahaan tersebut.

Ia kembali bertemu dengan beberapa rekan kerja yang masih tersisa di perusahaan tersebut, salah satunya adalah office boy yang setia dengan profesinya.

Sikap ia terhadap sang office boy berubah total, tidak seperti 5 tahun lalu yang cuek dan kurang peduli dengan karyawan di luar bagiannya.

Sekarang ia santun dan berbicara halus dengan sang office boy.

Jadi inti dari poin #2 ini adalah untuk mengenal dan menjalin hubungan baik dengan semua orang, dari level tertinggi sampai yang terendah. Yakinlah selalu ada manfaat besar di balik semua itu.

Demikian pembahasan mengenai 2 Cara Sederhana ini yang akan Membantu Menyelesaikan Pekerjaan Kantor Anda Tepat Waktu.

Ada yang ingin ditambahkan? Silahkan.

Terima kasih

***