Mengenal Internal Audit: Konsep, Tujuan, Dan Struktur Organisasi

Internal Audit – Setiap perusahaan jika ingin bertahan di dunia bisnis, harus meningkatkan daya saingnya secara berkelanjutan.

Salah satu cara yang bisa dilakukan adalah dengan meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari aktivitas usahanya.

Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari kegiatan usahanya, suatu perusahaan sangat memerlukan adanya departemen internal audit yang efektif.

Mengapa demikian?

Mari kita uraikan satu persatu, mulai dari pengertian audit, lengkap dengan segala seluk beluknya.

Dilanjutkan cara membentuk departemen internal audit yang andal, termasuk cara merekrut auditor yang tangguh.

 

01: Pengertian Internal Audit

audit internal yang efektif

A: Definisi Internal Audit

Internal audit adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian internal audit perusahaan, terhadap laporan keuangan dan catatan akuntansi perusahaan.

Termasuk ketaatan perusahaan terhadap kebijakan manajemen puncak yang telah ditentukan.

Dan ketaatan terhadap peraturan pemerintah serta ketentuan-ketentuan dari ikatan profesi yang berlaku.

Peraturan pemerintah, misalnya peraturan di bidang perpajakan, pasar modal, lingkungan hidup, perbankan, perindustrian, dan investasi.

Ketentuan dari ikatan profesi misalnya standar akuntansi keuangan.

Internal audit yang modern tidak lagi terbatas fungsinya dalam bidang pemeriksaan keuangan tetapi sudah meluas ke bidang lainnya.

Seperti audit manajemen, audit lingkungan hidup, audit sosial.

Bahkan mulai tahun 2000-an kegiatan internal audit sudah mencakup konsultasi yang didesain untuk menambah nilai dan meningkatkan kegiatan operasi suatu organisasi.

 

B: Pengertian Internal Audit Menurut Para Ahli

#1: Institute of Internal Auditor

Pengertian Internal Auditing menurut Institute of Internal Auditor yang dikutip oleh Pickett:

Internal auditing is an independent, objective assurance and consulting activity designed to add value and improve an organization’s  operations.

It helps an organization accomplish itsobjectives by bringing a systematic, disciplined approach to evaluate and improve the effectiveness by bringing a systematic; disciplined approach to evaluate and improve the effectiveness of risk management, control, and governance processes,”

Audit internal adalah kegiatan assurance dan konsultasi yang idenpenden dan obyektif, yang dirancang untuk memberikan nilai tambah dan meningkatkan kegiatan-kegiatan operasi organisasi.

Audit internal membantu organisasi untuk mencapai tujuannya, melalui suatu pendekatan yang sistematis.

Dan teratur untuk mengevaluasi dan meningkatkan efektifitas dari manajemen risiko, pengendalian, dan proses tata kelola”)

 

#2: Milton Stevens Fonorow

Milton Stevens Fonorow dalam bukunya “Internal Audit Manual” mengatakan:

internet auditing is an appraisal, by trained company employees, of the accuracy, reliability, efficiency and usefulness of company record and internal controls

(internal auditing adalah suatu penilaian yang dilakukan oleh pegawai perusahaan yang terlatih:

  • mengenai ketelitian,
  • dapat dipercayainya,
  • efisiensi dan kegunaan dari catatan-catatan (akuntansi) perusahaan,
  • pengendalian intern yang terdapat dalam perusahaan)

Ada yang menganggap bahwa internal auditor tidak independen, alasannya mereka adalah pegawai perusahaan.

Apakah memang seperti itu?

Anggapan seperti itu kurang tepat, karena ada perbedaan tugas dan tujuan antara internal auditor dengan eksternal auditor.

Pemeriksaan yang dilakukan oleh Kantor Akuntan Publik selaku eksternal auditor adalah memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan yang disusun manajemen.

Sedangkan tujuan pemeriksaan yang dilakukan oleh internal auditor adalah untuk membantu semua pimpinan perusahaan (manajemen) dalam melaksanakan tanggungjawabnya.

Dengan memberikan analisis, penilaian, saran, dan komentar mengenai kegiatan yang diperiksanya.

Untuk mencapai tujuan tersebut, internal auditor harus melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

  • Menelaah dan menilai kebaikan, memadai tidaknya dan penerapan dari sistem pengendalian manajemen, pengendalian intern dan pengendalian operasional lainnya serta mengembangkan pengendalian yang efektif dengan biaya yang tidak terlalu mahal.
  • Memastikan ketaatan terhadap kebijakan, rencana, dan standar operasional prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen.
  • Memastikan seberapa jauh harta perusahaan dipertanggungjawabkan dan dilindungi dari kemungkinan terjadinya segala bentuk pencurian, kecurangan dan penyalahgunaan.
  • Memastikan bahwa pengelolaan data yang dikembangkan dalam organisasi dapat dipercaya.
  • Menilai mutu pekerjaan setiap bagian dalam melaksanakan tugas yang diberikan oleh manajemen.
  • Menyarankan perbaikan-perbaikan operasional dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas.

 

02: Pedoman Kerja Internal Auditor

internal audit efektif

Pedoman kerja internal auditor menurut Institute of Journal Auditor (IIA):

A: Code of Ethics

Tujuan dari kode etik IIA adalah untuk memperkenalkan budaya etis dalam profesi internal auditing.

Kode etik ini mencakup dua komponen penting yaitu:

  • Principles, adalah komponen yang berkaitan dengan profesi dan praktik internal auditing. Internal auditor diharapkan untuk menerapkan dan menegakkan prinsip-prinsip: integrity, objectivity, confidentiality, dan competency.
  • Rules of Conduct, adalah komponen yang menjelaskan norma perilaku yang diharapkan dari seorang internal auditor. Rules ini merupakan alat bantu untuk menginterprestasikan principles ke dalam penerapan praktek dan dimaksudakan sebagai pedoman perilaku etis internal auditor.

 

B: Internal Auditor Charter

Internal audit charter (IIA) adalah suatu dokumen formal yang mendefinisikan tujuan, otoritas, dan tanggungjawab dari kegiatan audit internal.

Internal audit charter menetapkan posisi dan tanggungjawab dari kegiatan internal audit dalam organisasi.

Hak atas akses terhadap catatan-catatan pegawai dan kekayaan fisik yang relevan dengan kinerja penugasan, dan mendefinisikan ruang lingkup kegiatan internal audit.

Otorisasi internal audit charter harus diberikan oleh direksi dan atau komisaris.

Chief Audit Executive (Ketua internal audit) harus secara periodik me-review internal audit charter tersebut.

 

C: IIA Professional Practices Framework

IIA Professional Practices Framework terdiri atas: Attribute Standards, Performance Standards, Guidance Practice Advisories dan Guidance Development & Practice Aids.

Mengutip dari Boynton adalah seperti berikut ini:

Cara Kerja Audit Internal

 

03: Persamaan dan Perbedaan Internal Audit dan Eksternal Audit

A: Persamaan Internal Audit dan Eksternal Audit

Persamaan antara audit internal dan eksternal audit adalah sebagai berikut:

  • Masing-masing auditor harus memiliki latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja di bidang akuntansi, keuangan, perpajakan, manajemen dan komputer.
  • Keduanya harus membuat rencana pemeriksaan (audit plan) dan program pemeriksaan (audit program) secara tertulis.
  • Semua prosedur pemeriksaan dan hasil pemeriksaan harus didokumentasikan secara lengkap dan jelas dalam kertas kerja pemeriksaan (audit working papers).
  • Audit staf harus selalu melakukan Continuing Professional Education (Pendidikan Profesi Berkelanjutan)
  • Auditor internal maupun eksternal auditor harus mempunyai audit manual, sebagai pedoman dalam melaksanakan pemeriksaannya dan harus memiliki kode etik serta sistem pengendalian mutu.

 

B: Perbedaan Audit Internal dan Eksternal Audit

Perbedaan antara audit internaldan eksternal audit, adalah sebagai berikut:

#1: Internal Audit:

  • Dilakukan oleh auditor internal yang merupakan orang dalam perusahaan atau pegawai perusahaan.
  • Pihak luar perusahaan menganggap auditor internal  tidak independen (inappearance)
  • Tujuan pemeriksaannya adalah untuk membantu manajemen (top management, middle management dan lower management) dalam melaksanakan tanggungjawabnya dengan memberikan analisis, penilaian, saran, dan komentar mengenai kegiatan yang diperiksanya.
  • Laporan auditor internal tidak berisi opini mengenai kewajaran laporan keuangan, tapi berupa temuan pemeriksaan (audit findings) mengenai penyimpangan dan kecurangan yang ditemukan, kelemahan pengendalian intern, beserta saran-saran perbaikannya.
  • Pelaksanaan pemeriksaan berpedoman pada auditing internal standards yang ditentukan oleh Institute of Auditor Internal, atau norma Pemeriksaan Intern yang ditentukan BPKP atau BPK dan Norma Pemeriksaan Satuan pengawasan intern BUMN/BUMD oleh SPI.
  • Pemeriksaan intern dilakukan lebih rinci dan memakan waktu sepanjang tahun, karena auditor internal mempunyai waktu yang lebih banyak di perusahaannya.
  • Pimpinan atau penanggung jawab pemeriksaan intern tidak harus seorang registered accountant.
  • Auditor Internal mendapatkan gaji dan tunjangan sosial lainnya sebagai pegawai perusahaan.
  • Sebelum menyerahkan laporannya, auditor internal tidak perlu meminta “Surat Pernyataan Langganan”
  • Auditor Internal tertarik pada kesalahan-kesalahan yang material maupun tidak material.

 

#2: Eksternal Audit:

  • Dilakukan oleh eksternal auditor (kantor akuntan publik) yang merupakan orang luar perusahaan.
  • Eksternal auditor adalah pihak yang independen.
  • Tujuan pemeriksaannya adalah untuk dapat memberikan pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan yang telah disusun oleh manajemen perusahaan.
  • Laporan eksternal auditor berisi opini mengenai kewajaran laporan keuangan, selain itu mengenai management letter, yang berisi pemberitahuan kepada manajemen mengenai kelemahan-kelemahan dalam pengendalian intern beserta saran-saran perbaikannya.
  • Pelaksanaan pemeriksaan berpedoman pada Standar Profesional Akuntan Publik yang ditetapkan Institut Akuntan Publik Indonesia.
  • Pemeriksaan ekstern dilakukan secara sampling, karena waktu yang terbatas dan akan terlalu tingginya audit fee jika pemeriksaan dilakukan secara rinci.
  • Pemeriksaan ekstern dipimpin oleh/penanggungjawabnya adalah seorang akuntan publik yang terdaftar dan mempunyai nomor register (registered public accountant)
  • Eksternal auditor mendapat audit fee atas jasa yang diberikannya.
  • Sebelum menyerahkan laporannya, eksternal auditor terlebih dahulu harus meminta “Surat Pernyataan Langganan” (Client Representation Letter).
  • Eksternal auditor hanya tertarik pada kesalahan-kesalahan yang material, yang bisa mempengaruhi kewajaran laporan keuangan.

 

C: Perbedaan Internal Audit dan Eksternal Audit

Perbedaan Internal audit dan eksternal audit menurut para ahli seperti  Boynton,adalah sebagai berikut:

#1: Internal Auditor:

  • Employer: Companies and governmental units
  • National Organization: Institute of Internal Auditor (IIA)
  • Certifying designation: Certified Internal Auditor (CIA)
  • License to practice: No
  • Primary Responsibility: To board of directors
  • Scope of audits: All activities of an organization

 

#2: External Auditor:

  • Employer: CPA firms
  • National Organization: American Institute of Public Accountants (AICPA)
  • Certifying designation: Certified Public Accountant (CPA)
  • License to practice: Yes
  • Primary Responsibility: To third parties
  • Scope of audits: Primarily financial statements

 

04: Cara Membangun dan Memiliki Departemen Internal Audit yang Efektif

Cara Efektif Membentuk Internal Departemen yang Efektif

A: Tujuh Tips Membangun Departemen Internal Audit Andal dan Efektif

Hal penting yang harus diperhitungkan dalam mempertimbangkan perlu tidaknya departemen internal audit adalah cost benefit.

Artinya biaya yang dikeluarkan untuk mengadakan departemen internal audit tidak boleh lebih besar dari manfaat yang diperoleh perusahaan dari adanya departemen intern audit.


Perhatikan
7 hal berikut ini agar suatu perusahaan dapat membangun dan memiliki departemen audit internal yang efektif, yaitu:

 

Cara Membangun Internal Audit Andal dan Efektif #1:

Departemen Internal Audit harus mempunyai kedudukan yang independen dalam organisasi perusahaan.

Dibandingkan dengan KAP, merupakan pihak yang independen, intern audit sering dianggap tidak independen.

Karena merupakan orang dalam atau pegawai perusahaan yang menerima gaji dari perusahaan.

Jadi, walaupun in fact internal auditor bisa independen, namun in appearance tetap terlihat tidak independen.

Independensi internal auditor antara lain tergantung pada syarat-syarat berikut ini:

 

Syarat Independensi Internal Auditor #1:

Kedudukan departemen internal audit tersebut dalam organisasi perusahaan,

Artinya kepada siapa departemen internal audit bertanggung jawab.

Dalam suatu perusahaan yang besar, organisasi intern audit dipimpin oleh seorang Director of Auditing yang membawahi:

  • audit managers,
  • audit supervisors,
  • senior auditors,
  • associate auditors (semi seniors), dan
  • asistant auditors (junior auditors).

Dalam suatu survey di Amerika Serikat disebutkan bahwa dalam 10 tahun terakhir departemen internal audit yang melapor kepada vice president.

Atau yang lebih tinggi lagi meningkat dari 30% menjadi 47%.

 

Syarat Independensi Internal Auditor #2:

Apakah Departemen Audit intern dilibatkan dalam aktivitas operasional?

Bila departemen audit intern ingin independen, maka tidak boleh terlibat dalam kegiatan operasional perusahaan.

Misalnya, departemen audit intern tidak boleh ikut serta dalam aktivitas:

  • penjualan dan pemasaran,
  • penyusunan sistem akuntansi,
  • proses pencatatan transaksi, dan
  • penyusunan laporan keuangan perusahaan.

 

Cara Membangun Internal Audit Andal dan Efektif #2:

Departemen Internal Audit harus memiliki job description yang jelas

Job description (position description) dari masing-masing auditor Intern harus tersedia.

Sehingga setiap auditor intern mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

Selain itu job description juga penting bagi auditor intern untuk carrier planning.

 

Cara Membangun Internal Audit Andal dan Efektif #3:

Pedoman Kerja Internal Audit

Departemen Internal Audit harus mempunyai internal audit manual

Internal Audit Manual menggambarkan suara dari auditor director yang menjelaskan kepada stafnya tentang tanggung jawabnya kepada manajemen.

Selain itu juga tentang apa yang diharapkan dilakukan oleh stafnya untuk memenuhi tanggung jawab tersebut.

Dan yang tidak kalah pentingnya, internal audit manual juga merupakan petunjuk tertulis bagi auditor staf untuk:

  • Mencegah terjadinya penyimpangan dalam pelaksanaan tugas
  • Menentukan standar yang berguna untuk mengukur dan meningkatkan performance.
  • Memberi keyakinan bahwa hasil akhir departemen  sesuai dengan requirement dari intern audit director.

Internal Audit Manual setiap tahun harus ditelaah dan dimutakhirkan sesuai dengan perkembangan perusahaan.

Secara umum Internal Audit Manual dapat dibagi dalam kelompok berikut:

#1: Bagian yang mencakup teknik pemeriksaan:

Sebagai pedoman agar pelaksanaan tugas auditor intern memenuhi standar tertentu.

Bagian ini biasanya menjelaskan tentang tujuan pemeriksaan, teori dan pendekatan audit, ruang lingkup audit, review pendahuluan, audit program.

Dan cara pembuatan kerja pemeriksaan, dan petunjuk penyusunan laporan pemeriksaan.

Review pendahuluan meliputi:

  • review working paper tahun lalu,
  • riset buku-buku tentang auditing intern,
  • mempelajari bagan organisasi perusahaan dan
  • peraturan-peraturan direksi/top management.

 

#2: Bagian yang mencakup fungsi administratif

Suatu petunjuk tentang pendukung apa saja yang diperlukan (dari sisi administratif) agar departemen audit intern dapat berjalan efektif, antara lain berisi:

  • Bagan organisasi Departemen , filling system, perpustakaan, alat tulis kantor, korespondensi, laporan-laporan administrasi secara periodik.
  • Data personalia dari auditor staf seperti personal file, surat tugas keluar, dan laporan biaya perjalanan dinas, dan evaluasi staf.
  • Data tentang proyek-proyek audit seperti budget untuk proyek-proyek audit, permanent file, dan current file dari kertas kerja pemeriksaan.
  • Foto copy dari laporan dan temuan pemeriksaan.

 

Cara Membangun Internal Audit Andal dan Efektif #4:

Internal Auditor

Harus ada dukungan yang kuat dari Top management kepada departemen internal audit

Tanpa dukungan yang kuat dari top management, fungsi auditor akan impoten.

Atau seperti pasukan yang diperintahkan maju ke medan perang tanpa dibekali oleh persenjataan yang memadai.

Dukungan itu antara lain berupa:

  • Penempatan departemen ini dalam posisi yang independen dan akses untuk konsultasi dan memberikan laporan kepada komite audit yang merupakan organ (tenaga ahli) dari Dewan Komisaris.
  • Penempatan audit staf yang superior dengan rata-rata gaji dan insentif yang menarik (di atas rata-rata)
  • Penyediaan waktu yang cukup dari top management untuk mendengarkan, membaca, dan mempelajari laporan-laporan yang dibuat departemen ini dan respon yang cepat serta tegas terhadap saran-saran perbaikan yang diajukan bagian audit intern
  • Adanya company policy yang dikeluarkan top management dan ditujukan ke seluruh bagian dari organisasi perusahaan tentang kewajiban mereka dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas bagian ini.

 

Cara Membangun Internal Audit Andal dan Efektif #5:

kerjasama-internal-auditor-dengan-kap

Departemen Audit Intern harus memiliki orang-orang yang:

  • profesional,
  • kapabel,
  • bisa bersikap obyektif, dan
  • mempunyai integritas serta loyalitas yang tinggi.

Untuk bisa bekerja efisien, efektif dan ekonomis haruslah dipilih staf yang berkemampuan tinggi.

Apa saja syarat menjadi auditor andal?

Staf auditor harus memenuhi persyaratan-persyaratan sebagai berikut:

  • Walaupun tidak mutlak harus seorang registered accountant, minimal ia adalah seorang sarjana akuntansi atau yang mempunyai latar belakang pendidikan akuntansi.
  • Harus menguasai minimal mengerti tentang akuntansi dan software-nya.
  • Harus menguasai teori dan aplikasi statistik dan mempunyai dasar matematika yang kuat.
  • Sebaiknya berpengalaman di kantor akuntan publik (KAP) minimal pernah mempelajari auditing.
  • Menguasai peraturan-peraturan perpajakan dan peraturan pemerintah tentang hal-hal yang menyangkut bisnis perusahaan yang bersangkutan.
  • Harus bermoral tinggi, obyektif, berjiwa matang, sanggup bekerja keras, dan tidak stres menghadapi situasi yang bagaimanapun beratnya.

Tentu saja untuk bisa mendapatkan superior staf, perusahaan harus berani memberikan gaji dan fasilitas yang menarik kepada staf tersebut.

Hal lain yang harus diperhatikan adalah bahwa auditor (seperti juga akuntan publik) harus selalu meng-update dirinya dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan peraturan-peraturan pemerintah.

Selain itu juga dengan mengikuti pelatihan atau seminar-seminar (melakukan continuing professional education).

 

Cara Membangun Internal Audit Andal dan Efektif #6:

Auditor Intern Harus Bisa Bekerja Sama dengan Akuntan Publik

Seperti diketahui laporan auditor intern digunakan untuk kepentingan intern (digunakan untuk manajemen dan pemegang saham).

Sedangkan Laporan akuntan publik digunakan oleh pihak intern maupun ekstern seperti kreditur dan kantor pelayanan pajak.

Dalam menjalankan pemeriksaannya akuntansi publik akan menilai apa yang dikerjakan auditor intern

Dan laporan serta saran-saran apa saja yang telah dibuat oleh auditor intern sebagai hasil pemeriksaannya.

Walaupun akuntan publik tidak bisa menjadikan hasil pekerjaan auditor intern sebagai ganti dari audit prosedur yang harus dilakukannya.

Namun demikian akuntan publik tetap harus bekerja sama dengan staf dari perusahaan yang diaudit dan terutama bekerja sama dengan bagian audit intern.

Bila departemen ini sudah bisa bekerja secara efisien dan efektif.

Serta bisa bekerja sama dengan akuntan publik, maka audit fee yang harus dibayar kepada KAP bisa ditekan menjadi lebih rendah.

Hal tersebut karena hasil kerja departemen audit intern bisa mempercepat dan mempermudah penyelesaian pekerjaan KAP.

 

Cara Membangun Internal Audit Andal dan Efektif #7:

Departemen Audit Intern Harus Memiliki Internal Audit Charter

Intern audit charter harus disetujui oleh Direksi dan atau Dewan Komisaris dan secara periode terus di-review oleh Manajer.

Dan untuk me-review kembali materi audit, saksikan video singkat dan bermanfaat berikut ini…

Bagaimana? makin paham dan menambah wawasan kan?

 

05: Kesimpulan

Dari ketujuh cara di atas, dapat disimpulkan bahwa bila perusahaan ingin memiliki audit internal yang efektif dan tangguh, maka top management haruslah:

  • Menempatkan departemen ini pada posisi yang independen
  • Memberikan gaji dan insentif yang menarik bagi auditor intern
  • Memberik waktu yang cukup untuk mendengar dan mempelajari laporan-laporan yang disampaikan auditor intern.
  • Melakukan perbaikan berdasarkan saran-saran yang diajukan auditor intern
  • Mengharuskan auditor intern meningkatkan kemampuannya dengan melaksanakan continuing profesional education. Misalnya ingin meningkatkan kemampuan bidang akuntansi keuangan bisa memanfaatkan jasa pelatihan dan kursus akuntansi.
  • Secara periodik, biasanya 4 tahun sekali kegiatan departemen ini harus dievaluasi oleh pihak independen.

Dari pembahasan tentang audit intern mulai dari pengertian hingga struktur ini, saya rasa sudah cukup lengkap, sekarang yang paling penting adalah bagaimana implementasinya.

Bagaimana menurut Anda?*****

manajemen keuangan dan SOP