Tugas Sekretaris Adalah Mendukung Operasional Organisasi

Sekretaris adalah seseorang yang memiliki tugas penting untuk mendukung kelancaran operasional dalam berbagai jenis organisasi, baik itu di tingkat sekolah, perusahaan, maupun organisasi.

Apa saja job desk dan tugas sekretaris? Artikel ini akan membahas pekerjaan dan tanggung jawab sekretaris dalam organisasi umum, Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS), kelas, perusahaan, desa, RT, tugas sekretaris kegiatan, dan organisasi kampus. Langsung saja mari baca sampai kelar artikel berikut ini….

Daftar Isi :

01: Pengertian Sekretaris Menurut Para Ahli

Setiap ahli mendefinisikan sekretaris berdasarkan pada sudut pandang dan konteks tertentu, dan berikut ini dipaparkan 5 pendapat dari para ahli yang mencerminkan fungsi, peran, tanggung jawab, dan menunjukkan fungsi penting sekretaris dalam menjaga efisiensi, mengelola informasi, serta memfasilitasi komunikasi yang efektif di dalam organisasi:

1: American Society of Administrative Professionals (ASAP)

Menurut ASAP, sekretaris adalah individu yang memiliki kontribusi penting dalam mengelola informasi, menyediakan dukungan administratif, dan menjalankan tugas-tugas yang mendukung operasional suatu organisasi. Mereka bertanggung jawab atas penyusunan dokumen, pengelolaan jadwal, serta komunikasi internal dan eksternal.

2: Peter Drucker, Pakar Manajemen

Beliau menggambarkan sekretaris sebagai “manager dari segala yang tidak terlihat”, yang berarti mereka berperan dalam mengatur detail-detail penting yang mendukung efisiensi kerja di dalam organisasi.

3: International Association of Administrative Professionals (IAAP)

Menurut IAAP, sekretaris adalah individu yang memiliki kemampuan dalam manajemen informasi, komunikasi, serta perencanaan dan koordinasi kegiatan. Mereka berkontribusi pada kelancaran operasional dan pengambilan keputusan dengan menyediakan data yang akurat.

4: Mary A. DeVries, Penulis Buku tentang Profesi Sekretaris

Menurut Mary A. DeVries mengartikan sekretaris sebagai “pengelola informasi dan waktu yang melibatkan diri dalam pekerjaan yang mencakup pencatatan, penyimpanan, pengaturan, penyediaan, dan penyampaian informasi”.

5: American Heritage Dictionary

Menurut kamus ini, sekretaris adalah “seseorang yang bekerja untuk orang lain dalam mendokumentasikan komunikasi tertulis, menjaga catatan, serta mengatur dan mengawasi jadwal dan kegiatan”.

Baca artikel tentang Key Performance Indicators KPI Karyawan Perusahaan.

02: Tugas Sekretaris Organisasi

Apa tugas sekretaris?

Perlu dipahami bahwa tugas sekretaris, secara spesifik berbeda-beda. Hal itu tergantung pada jenis organisasi dan lingkungannya. Tugas sekretaris OSIS tentunya tidak sama dengan tugas sekretaris organisasi kampus, demikian juga tugas sekretaris kelas tentu berbeda dengan sekretaris perusahaan, desa ataupun RT (Rukun Tetangga).

Namun, secara umum fungsi penting seorang sekretaris adalah membantu menjaga kelancaran operasional dan administratif organisasi, serta membangun komunikasi yang efektif di dalamnya.

A: Tugas Sekretaris Organisasi

Tugas sekretaris dalam sebuah organisasi meliputi berbagai tanggung jawab administratif, koordinasi, dan komunikasi yang mendukung kelancaran operasional organisasi tersebut.

1: Menerapkan Manajemen Administratif Efektif

Menyusun dan mengelola jadwal rapat, pertemuan, dan acara organisasi.
Mencatat dan mendistribusikan notulen rapat kepada anggota yang relevan.
Mengatur dan menjaga arsip dokumen dan informasi organisasi.

2: Melakukan Komunikasi Intensif

Menangani surat-menyurat, email, dan komunikasi lainnya antara organisasi dan pihak eksternal.
Menyampaikan informasi penting kepada anggota organisasi tentang kegiatan, perubahan, atau pengumuman lainnya.

3: Membangun Koordinasi Kegiatan

Mengatur logistik dan detail pelaksanaan acara atau kegiatan organisasi.
Berkoordinasi dengan anggota tim atau kelompok dalam mengatur tugas dan tanggung jawab mereka.

4: Melakukan Dokumentasi

Menyusun laporan kegiatan, perkembangan, atau pencapaian organisasi.
Menyimpan dan mengatur dokumen penting seperti kontrak, perjanjian, atau catatan organisasi.

5: Penyediaan Informasi

Memberikan informasi kepada anggota organisasi terkait tugas-tugas, jadwal, atau perkembangan terbaru.
Menjawab pertanyaan anggota atau pihak eksternal tentang organisasi.

6: Mengerjakan Pengarsipan

Mengatur sistem pengarsipan yang efisien untuk dokumen fisik atau digital.
Menata dokumen agar mudah diakses dan ditemukan saat dibutuhkan.

7: Mengatur Perjalanan

Mengkoordinasikan perjalanan bisnis atau kegiatan luar kota bagi anggota organisasi.
Mengatur tiket, akomodasi, dan detail lainnya terkait perjalanan.

8: Pemeliharaan Peralatan dan Ruangan

Mengurus peralatan kantor dan perangkat teknologi yang digunakan oleh organisasi.
Menjaga kebersihan dan keteraturan ruang kerja atau ruang pertemuan.

9: Penerimaan dan Penyambutan

Menangani penerimaan tamu atau pengunjung organisasi.
Mengarahkan mereka ke tempat yang tepat dan memberikan informasi dasar.

10: Membangun Kolaborasi Tim

Bekerjasama dengan anggota tim atau anggota organisasi lainnya untuk mencapai tujuan bersama.
Mendukung koordinasi antaranggota tim untuk tugas-tugas tertentu.

11: Menjaga Keamanan Informasi

Menjaga kerahasiaan dan keamanan informasi yang sensitif.
Melakukan tindakan pencegahan untuk mencegah akses yang tidak sah terhadap dokumen atau data organisasi.

B: Tugas Sekretaris OSIS

Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) memiliki kontribusi penting dalam mewadahi aspirasi siswa serta mengkoordinasikan berbagai kegiatan di lingkungan sekolah. Fungsi dan pekerjaan sekretaris dalam OSIS meliputi aspek manajemen administratif, melakukan koordinasi kegiatan, dan komunikasi.

Apa saja tugas sekretaris OSIS? Berikut diberikan 5 contoh lima contoh tugas yang umumnya dilakukan oleh seorang sekretaris Organisasi Siswa Intra Sekolah:

1: Mengelola Aspek Administratif

Menyusun daftar hadir dan mencatat hasil rapat OSIS.
Membantu menyusun agenda rapat dan mengatur jadwal pertemuan.

2: Menjalankan Surat-menyurat dan Dokumentasi

Mengurus surat-menyurat internal dan eksternal OSIS.
Menyimpan dan mengarsipkan dokumen-dokumen penting seperti notulen rapat, laporan kegiatan, dan keputusan organisasi.

3: Melakukan Koordinasi Kegiatan OSIS

Berperan dalam mengorganisir berbagai acara, seperti seminar, workshop, atau bazar.
Mengumpulkan informasi terkait acara dan mendukung persiapan pelaksanaannya.

4: Menjalin Komunikasi Internal

Menjaga komunikasi yang efektif antara anggota OSIS, baik melalui pertemuan langsung maupun melalui media komunikasi elektronik seperti grup chat.

5: Memberi Dukungan pada Anggota OSIS

Mendukung anggota OSIS dengan memberikan informasi tentang tugas-tugas, jadwal kegiatan, dan tanggung jawab masing-masing.
Menangani pertanyaan atau permintaan dari anggota OSIS terkait administrasi dan informasi organisasi.

Jadi, tugas seorang sekretaris OSIS adalah mencakup bidang administratif, komunikasi, dan koordinasi dalam rangka menjaga organisasi berjalan lancar dan efektif untuk mewujudkan tujuannya di lingkungan sekolah.

C: Tugas Sekretaris Kelas

Selain di tingkat Organisasi Intra Sekolah atau OSIS, di tingkat kelas, pekerjaan seorang sekretaris juga cukup penting untuk memfasilitasi koordinasi dan interaksi antar siswa dalam satu kelas.

Apa saja tugas sekretaris kelas? Secara umum tanggung jawab sekretaris kelas adalah mencatat hasil rapat kelas, membantu menyusun agenda rapat, dan menyediakan bantuan administratif kepada guru.

Dan, secara rinci, berikut adalah lima tugas yang sering dilakukan oleh seorang sekretaris dalam konteks kelas di lingkungan sekolah:

1: Pencatatan Rapat Kelas

Mencatat hasil rapat kelas, termasuk keputusan yang diambil dan rencana kegiatan mendatang.
Menyimpan catatan rapat dan membuatnya tersedia bagi anggota kelas yang membutuhkannya.

2: Penyusunan Agenda dan Pengingat

Mendukung dalam menyusun agenda rapat kelas, membantu agar semua topik penting dibahas.
Mengirimkan pengingat kepada anggota kelas tentang jadwal rapat, tugas, atau kegiatan yang akan datang.

3: Dukungan Administratif kepada Guru

Mengumpulkan tugas dari siswa dan menyimpannya dengan rapi untuk guru.
Mengorganisir jadwal presentasi atau kegiatan yang melibatkan siswa.

4: Pengaturan Kegiatan Kelas

Membantu dalam mengatur kegiatan kelas seperti kunjungan lapangan, proyek kelas, atau acara sosial.
Mengkoordinasikan detail logistik dan persiapan yang diperlukan.

5: Menjaga Komunikasi Internal

Menjaga komunikasi yang baik di antara anggota kelas, baik melalui pertemuan langsung maupun melalui media seperti grup chat.
Menyampaikan informasi penting, seperti pengumuman dari guru atau informasi terkait jadwal.

Sudah paham kan, apa saja tugas sekretaris kelas adalah membantu dan mendukung pelaksanaan aktivitas yang berkaitan dengan pembelajaran dan kegiatan sosial di lingkungan sekolah.

D: Tugas Sekretaris Perusahaan

Tugas Umum

Sekretaris perusahaan memiliki andil penting dalam menjaga efisiensi operasional dan komunikasi internal, seperti pengaturan jadwal, menyusun, mengedit, dan mengirim surat, memo, dan penyimpanan dan pengarsipan dokumen.

Selain itu, yang tidak kalah pentingnya adalah menjalankan pekerjaan seperti mengatur perjalanan dinas, reservasi akomodasi, dan logistik terkait keperluan perjalanan bisnis.

Rincian Tugas

Setelah memahami tugas mereka secara umum, berikut ini disajikan rinci dan detail tugas umum yang dilakukan oleh seorang sekretaris dalam lingkungan perusahaan:

1: Menerapkan Pengelolaan Jadwal dan Koordinasi

Mengelola jadwal rapat, pertemuan, dan acara penting bagi manajemen dan staf perusahaan.
Koordinasi dengan berbagai departemen agar tercipta kelancaran operasional dan komunikasi internal.

2: Melakukan Surat-menyurat dan Dokumentasi

Menyusun dan mengedit surat, memo, dan komunikasi tertulis lainnya atas nama perusahaan.
Mengarsipkan dokumen-dokumen penting seperti kontrak, perjanjian, dan laporan keuangan.

3: Pengaturan Perjalanan Bisnis

Mengatur perjalanan dinas, termasuk pemesanan tiket, akomodasi, dan detail perjalanan lainnya.
Menyiapkan bahwa perjalanan berjalan lancar dan sesuai dengan rencana.

4: Memberi Dukungan Administratif kepada Manajemen

Membantu manajemen dengan tugas-tugas administratif seperti pengelolaan pengeluaran, pembelian, dan pengarsipan.
Menyediakan data dan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.

5: Komunikasi Eksternal dan Penerimaan Tamu

Menangani komunikasi telepon, email, dan surat dari pihak eksternal, serta memberikan tanggapan atau mengarahkan sesuai kebutuhan.
Mengatur penerimaan tamu atau pengunjung, memberikan informasi, dan mengarahkan mereka ke tujuan yang tepat.

Jadi bisa diringkas bahwa tugas seorang sekretaris perusahaan adalah men-support manajemen dan staf dalam menjalankan operasional sehari-hari serta menjaga hubungan yang baik dengan pihak eksternal.

E: Tugas Sekretaris Organisasi Kampus

Tugas secara Umum

Sekretaris dalam organisasi kampus memiliki andil yang cukup krusial dalam mengoordinasikan kegiatan lintas fakultas dan menyediakan dukungan administratif.

Tanggung jawab sekretaris dalam organisasi kampus antara lain mendukung dalam merencanakan dan melaksanakan acara besar seperti festival, konferensi, dan kompetisi. Kedua, adalah menyimpan arsip kegiatan organisasi, catatan rapat, dan dokumentasi penting lainnya, dan yang terakhir adalah bekerja sama dengan anggota organisasi lainnya untuk mengatur tugas, tanggung jawab, dan tujuan bersama.

Tugas secara Detail

Berikut adalah lima tugas yang umumnya dilakukan oleh seorang sekretaris dalam organisasi kampus:

1: Menyusun Rencana Acara dan Kegiatan

Mendukung perencanaan dan pelaksanaan acara kampus, seperti seminar, workshop, atau festival.
Mengatur logistik, mengumpulkan informasi, dan berkoordinasi dengan anggota tim lainnya.

2: Pengarsipan dan Dokumentasi

Menyimpan dan mengatur arsip dokumentasi terkait kegiatan dan catatan organisasi.
Mencatat hasil rapat dan keputusan penting, serta membuat laporan mengenai perkembangan organisasi.

3: Menjalin Koordinasi Tim dan Anggota

Bekerja sama dengan anggota tim dalam membagi tugas, mengatur jadwal, dan memastikan tujuan organisasi tercapai.
Mengoordinasikan komunikasi internal dan eksternal.

4: Membangun Komunikasi dan Promosi

Menjaga komunikasi yang efektif antara anggota organisasi dan pihak-pihak terkait di dalam kampus.
Mengelola media sosial atau saluran komunikasi lainnya untuk mempromosikan kegiatan organisasi.

5: Memberi Dukungan Administratif

Mengatur jadwal pertemuan, mengirimkan pengingat, dan menjaga kelancaran pertemuan organisasi.
Menangani surat-menyurat, email, dan komunikasi lainnya dengan pihak eksternal.

Tugas-tugas ini membantu terciptanya kelancaran operasional organisasi kampus dan menciptakan lingkungan yang mendukung pertumbuhan dan perkembangan anggota organisasi. Sekretaris memiliki kontribusi penting dalam melakukan koordinasi, dokumentasi, dan komunikasi di dalam organisasi kampus.

03: Tugas Sekretaris Desa dan RT (Rukun Tetangga)

A: Tugas Sekretaris Desa

berikut adalah lima tugas umum yang dilakukan oleh seorang sekretaris desa:

1: Administrasi Desa

Menyusun laporan, agenda rapat, dan mendokumentasikan hasil pertemuan di tingkat desa.
Menyimpan arsip dokumen penting seperti keputusan desa, surat-menyurat, dan laporan keuangan.

2: Menerapkan Manajemen Keuangan Desa

Membantu dalam mengelola anggaran desa, pencatatan pendapatan dan pengeluaran, serta mengawasi administrasi keuangan desa.

3: Pelayanan Publik

Memberikan pelayanan kepada warga terkait administrasi desa, seperti pembuatan dokumen identitas, surat keterangan, atau perizinan.

4: Koordinasi Program Desa

Mengoordinasikan pelaksanaan program dan kegiatan desa yang mencakup berbagai aspek, seperti pembangunan infrastruktur atau kegiatan sosial.

5: Informasi dan Komunikasi

Menjaga komunikasi yang baik dengan warga desa, memberikan informasi tentang kebijakan, program, atau perubahan yang berpengaruh pada mereka.
Mengelola komunikasi dengan instansi pemerintah lainnya serta dengan komunitas di luar desa.

B: Tugas Sekretaris RT (Rukun Tetangga)

Berikut adalah lima tugas yang umumnya dilakukan oleh seorang sekretaris Rukun Tetangga (RT):

1: Pencatatan dan Administrasi

Mencatat kehadiran dan partisipasi warga dalam pertemuan RT.
Menyimpan arsip dokumen-dokumen penting seperti keputusan rapat, laporan kegiatan, dan daftar anggota RT.

2: Pengorganisasian Rapat

Mengatur jadwal pertemuan RT, mempersiapkan agenda, dan mengundang anggota RT.
Mencatat notulen rapat dan mendokumentasikan keputusan atau tindak lanjut yang diambil.

3: Koordinasi Kegiatan Lingkungan

Mengoordinasikan kegiatan atau acara yang melibatkan warga RT, seperti kebersihan lingkungan atau pertemuan sosial.
Berkomunikasi dengan warga terkait persiapan dan pelaksanaan kegiatan.

4: Komunikasi dan Informasi

Menjaga komunikasi yang baik dengan warga RT, memberikan informasi penting, dan menjawab pertanyaan mereka.
Mengelola saluran komunikasi seperti grup chat atau papan pengumuman.

5: Pengarsipan Data Warga

Menyimpan informasi dasar tentang warga RT seperti alamat, kontak, dan data lain yang mungkin diperlukan.
Membantu dalam pengorganisasian data warga untuk keperluan administratif atau penanganan masalah di lingkungan.

Tugas-tugas ini membantu sekretaris RT dalam menjalankan fungsi administratif dan komunikatif yang mendukung kegiatan dan keberlangsungan lingkungan Rukun Tetangga.

04: Tugas Sekretaris Kegiatan

Apa saja tugas seorang sekretaris kegiatan, seperti Panitia HUT RI ke-78?

Untuk lebih jelasnya berikut ini disajikan tiga tugas yang umumnya dilakukan oleh seorang sekretaris dalam mengelola kegiatan:

1: Pengelolaan Administratif

Menyusun agenda dan jadwal kegiatan, serta memastikan semua detail pelaksanaan tercatat dengan baik.
Mengirim undangan atau pengingat kepada peserta mengenai waktu, tempat, dan tujuan kegiatan.

2: Dokumentasi dan Notulensi

Mencatat notulen atau catatan dari pertemuan atau acara kegiatan.
Mengarsipkan dokumen-dokumen terkait kegiatan, termasuk presentasi, laporan, atau hasil diskusi.

3: Koordinasi dan Komunikasi

Berkoordinasi dengan pihak terkait seperti pembicara, peserta, atau pihak sponsor.
Menjaga komunikasi yang efektif dengan semua pihak terkait agar kelancaran pelaksanaan aktivitas benar-benar terwujud.

Baca artikel tentang contoh proposal kegiatan

05: Kesimpulan Tugas Sekretaris

Tugas sekretaris cukup vital dalam berbagai jenis organisasi, dari tingkat sekolah, seperti OSIS, kelas hingga perusahaan dan organisasi kampus. Pekerjaan dan tanggung jawab sekretaris mencakup administrasi, komunikasi, pengaturan, dan koordinasi.

Keberadaan seorang sekretaris sangat membantu menjaga kelancaran operasional dan mendukung pencapaian tujuan perusahaan maupun organisasi secara efektif.

Demikian sedikit yang bisa dibagikan, semoga ada guna dan manfaatnya. Apabila Anda merasa memperoleh manfaat dari tulisan ini, silahkan di-share ke yang lain ya, agar semakin banyak yang memperoleh manfaat. Terima kasih.